1、1/ 5上海貝爾綜合代維項(xiàng)目工作文檔標(biāo)準(zhǔn)化管理制度 Any document printed from the Document ControlSystem is an uncontrolled copy.目錄 Contents1. 目的.32. 適用范圍.33. 術(shù)語和定義.34. 職責(zé)權(quán)限.35.工作文檔管理內(nèi) 容.31. 目的通過對(duì)綜合代維項(xiàng)目內(nèi)文件資料的有效控制，確保工作現(xiàn)場使用唯一有效 的文件資料，并形成統(tǒng)一規(guī)范的編寫格式及處理程序。2. 適用范圍本制度適用于綜合代維項(xiàng)目內(nèi)所有公務(wù)文書、文件和資料的管理。3. 術(shù)語和定義2/ 53.1 公文：指綜合代維項(xiàng)目部在處理各種公務(wù)時(shí)使用的應(yīng)用

2、文書，包括：決 定、決議、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函（電報(bào)）、會(huì)議紀(jì)要。3.2 制度（程序）：指要求綜合代維項(xiàng)目部成員共同遵守的，按一定程序辦 事的規(guī)程性文件。3.3 辦法：指綜合代維項(xiàng)目部針對(duì)某項(xiàng)工作依照其所需標(biāo)準(zhǔn)制定的考核獎(jiǎng)懲 性的文件。3.4 標(biāo)準(zhǔn)：指綜合代維項(xiàng)目部對(duì)某項(xiàng)工作應(yīng)達(dá)到的要求進(jìn)行規(guī)范和約定的文 件。3.5 規(guī)章制度：綜合代維項(xiàng)目內(nèi)各種制度、規(guī)定、辦法的泛稱。3.6 記錄：指綜合代維項(xiàng)目內(nèi)對(duì)某項(xiàng)活動(dòng)的各工作環(huán)節(jié)、結(jié)果進(jìn)行記錄，可 供事后追溯該項(xiàng)活動(dòng)完成質(zhì)量的證據(jù)性文件，主要為表格形式。4. 職責(zé)權(quán)限4.1 總部綜合管理部負(fù)責(zé)公司級(jí)制度、辦法、標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃、記錄和以公司名 義

3、下發(fā)的公文的批準(zhǔn)。4.2 各綜合代維項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目內(nèi)相關(guān)文件資料的編寫、審核、打印、校 對(duì)工作。4.3 總部綜合管理部負(fù)責(zé)以公司名義下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編號(hào)、發(fā) 放、收回、作廢銷毀和歸檔，負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)目部文件資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢 查。4.4 各綜合代維項(xiàng)目部負(fù)責(zé)以本項(xiàng)目部名義下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編 號(hào)、 發(fā)放、收回、作廢銷毀和歸檔。5. 工作文檔管理內(nèi)容5.1 文件資料的編寫格式5.1.1 文件資料的用紙標(biāo)準(zhǔn)：各類文件資料的正式編印一般用 A4(210mm 297mm)型紙張。圖紙表格等不 宜減小時(shí)，該頁應(yīng)按以上紙型尺寸折疊裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際 需要確定。3 / 55.

4、1.2 文件和資料章、條、款的編排規(guī)則：5.121根據(jù)文件內(nèi)容的編排劃分，章”就是一個(gè)章節(jié)，包括條和款，條”是章的一個(gè)部分，款”是章或條的一個(gè)層次。章、條均用阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)。5.1.2.2章”應(yīng)左起書寫，如第 1 章用“ 1 標(biāo)注，右側(cè)空一格寫該章的標(biāo)題，標(biāo)題一 行書寫不夠時(shí)，可另起一行，這一行的第一個(gè)字與標(biāo)題的第一個(gè)字平排書寫。 章與章之間應(yīng)空一行編排。5.1.2.3條”在章”的編號(hào)右下加一個(gè)小圓點(diǎn)，再寫該條在該章所處的順序，如第4章第 1 條，用“4.1 表示，后空一格書寫該條的標(biāo)題。如果一章的各條根據(jù)需要 再分為若干下一層次的小條，其編號(hào)表示方法同上，如第4 章第 2 條，再分 3小條，

5、則分另表示為“421、” “422、” “423, ”如果“421 再分為 2 個(gè)小條，則 分別表示為“421.1 4.2.1.2 ;”條一般只劃分到第三層次，即只以4 位數(shù)字表示為限，下一層次的內(nèi)容用 款”的形式進(jìn)行敘述，可用英文字母編號(hào)。5.1.2.4章條”編號(hào)最未阿拉伯?dāng)?shù)字右下角不加小圓點(diǎn)，編號(hào)頂格書寫。5.1.3 文件資料的字體、排版、裝訂標(biāo)準(zhǔn)。文件資料標(biāo)題一般采用一號(hào)宋體、正文采用小四號(hào)宋體字。章的標(biāo)題采 用小四號(hào)黑體字。縱向行文排版時(shí)，A4 型紙頁邊距分別為：上邊距為 37mm、下邊距為35mm、左邊距為 28mm、右邊距為 26mm，上下行跨為 1.15 倍行跨；橫向行文排版時(shí)，

6、A4 型紙頁邊距分別為：上邊距為 28mm、下邊距為20mm、左邊距為 26mm、右邊距為 26mm,上下行跨為 1.15 倍行跨；5.1.4 文件資料一般左側(cè)死頁裝訂，一些處于需持續(xù)改進(jìn)或修訂的文件資料 可采用4 / 5活頁裝訂，但應(yīng)確保文件資料的完整。5.2 文件資料的撰寫格式及內(nèi)容5.2.1 格式及內(nèi)容：一般由目的、適用范圍、職責(zé)權(quán)限、文件內(nèi)容等內(nèi)容構(gòu)成。根據(jù)不同文件 的需要不同，可靈活使用。5.2.2 公文格式及內(nèi)容：一般公文一般由標(biāo)題、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、印發(fā) 機(jī)關(guān)等部分組成。發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱， 如果是聯(lián)合行文， 主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng) 排列在前。一般公文如有

7、附件， 應(yīng)當(dāng)在正文之后、 印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間之前注明附件順 序和名稱。成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文，其成文時(shí)間以最后簽發(fā)機(jī) 關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。應(yīng)當(dāng)加蓋印章，加蓋印章的位置應(yīng)與印發(fā)機(jī)關(guān)和成文時(shí)間相疊。5.2.3 規(guī)章制度格式及內(nèi)容：規(guī)章制度根據(jù)具體需要一般應(yīng)包括標(biāo)題、目的、適用范圍、職責(zé)權(quán)限、程 序條款、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等組成內(nèi)容。5.3 文件資料的擬寫要求：5.3.1 符合國家的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定。若提出新的政策規(guī) 定，要切實(shí)可行、并加以說明。5.3.2 情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清晰，文字精煉、書寫工整、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確， 篇幅力求簡短。5.3.3 用詞用字準(zhǔn)確，人名、地名、數(shù)字、引文規(guī)范。文內(nèi)若使用簡稱，一 般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱。引用公文應(yīng)當(dāng)先引用標(biāo)題，后引用發(fā)文字號(hào)， 日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年月日。5/ 55.3.4 須使用國家法定計(jì)量單位。5.3.5 文件資料中的數(shù)字，除詞、詞組、慣用詞，以及具有修辭色彩的句中 作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。5.4 文件資料的審批程序5.4.1 公司級(jí) /部門級(jí)文件審批要求?？偛烤C合管理部根據(jù)職責(zé)權(quán)限起草的公司級(jí) / 部門級(jí)文件，應(yīng)遵守上海貝爾 “ AS規(guī)章、流程與體系文件管理規(guī)定”中的相關(guān)要求。5.4.2 各綜合代維項(xiàng)目部根據(jù)職責(zé)權(quán)限起草本項(xiàng)目部相關(guān)公文，經(jīng)分公司領(lǐng) 導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各項(xiàng)目部