1、 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTINGnISO9001:2000 體體系文件編寫系文件編寫0 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING一體系文件編寫的重要性一體系文件編寫的重要性 體系文件在ISO9000、ISO14000及QS9000體系建立和運(yùn)行的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色： （1）符合標(biāo)準(zhǔn)要求 在ISO9001和QS90004.2及ISO14001的條文中，均要求組織 “建立并保持局面的體系，以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求”。 （2）工作的依據(jù) 建立體系文件最重要的作用即是所有的工作有

2、所依循，保持 一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作 時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工 作的方式和方法欠明確和清楚。1 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING一體系文件編寫的重要性一體系文件編寫的重要性 （3）提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ) 當(dāng)所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基礎(chǔ)通過日 常工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。 （4）防止經(jīng)驗(yàn)的流失 書面化的運(yùn)行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的 流失，從而造成動作上的因難。2 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CON

3、SULTING一體系文件編寫的重要性一體系文件編寫的重要性 （5）改善人際關(guān)系 由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大 大減少了口頭式的命令和溝通，同時(shí)降低了同事之間的磨 擦的機(jī)會。 （6）員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感 執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確 了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感。 3 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING二體系文件的架構(gòu)二體系文件的架構(gòu) （一）目前建立的體系文件，一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個(gè)層次，即： 一階文件：手冊 二階文件：程序 三階文件；工作指導(dǎo)書 四階文件：表單或表格

4、但是，并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件，許多 規(guī)模較小制程簡單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為3個(gè)層次，即： 一階文件：手冊 二階文件：程序/工作指導(dǎo)書 三階文件：表單 文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時(shí) 亦需考慮公司未來的擴(kuò)充和發(fā)展等。4 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING二體系文件的架構(gòu)二體系文件的架構(gòu) （二）文件架構(gòu)的說明 1手冊 對于一個(gè)國家來說，憲法是根本大法，任何法律的制訂都必 須依憲法的要求來擬制，而對于一間公司來說，手冊即是公 司在管理制度上的根本大法，它會敘述公司在體系運(yùn)行上的 大綱要求，簡

5、言之，手冊即要求我們應(yīng)該要做哪些工作。 2程序書 程序即是明確規(guī)定工作進(jìn)行的途徑，亦就是說，針對手冊要 求的工作和要求程序需詳細(xì)描述。文件化的程序通常包括活 動的目的和范圍；做什么事情和由誰來做；何時(shí)、何地和由 誰來做；應(yīng)使用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動進(jìn)行控 制和記錄等。5 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING二體系文件的架構(gòu)二體系文件的架構(gòu) 3工作指導(dǎo)書 工作指導(dǎo)書是工作的明確指示，它需詳細(xì)敘述某一具體的工 作如何來執(zhí)行和操作，很多公司亦稱為工作指引或作業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 書。 4表單 格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編撰文件時(shí)，就

6、應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)用以做記錄的表格，值得注意的是大量的或設(shè) 計(jì)復(fù)雜的表格會令工作復(fù)雜化，降低效率，所以設(shè)計(jì)表格應(yīng) 力求共享，在表達(dá)明白的前提下，精簡填寫項(xiàng)目和內(nèi)容。6 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING二體系文件的架構(gòu)二體系文件的架構(gòu) 一般來說，一項(xiàng)工作涉及到多個(gè)部門則我們寫文件時(shí)編制成程序，例如：采購程序、糾正和預(yù)防措施程序等，而工作只和自己部門有關(guān)的作業(yè)在編制文件時(shí)做成指導(dǎo)書的格式，例如：設(shè)備使用指導(dǎo)書、指導(dǎo)書產(chǎn)品檢驗(yàn)指導(dǎo)書等。 一般對于圖紙、設(shè)備說明書、國內(nèi)、國際的標(biāo)準(zhǔn)亦歸納為工作指導(dǎo)書類文件。7 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GRE

7、EM CONSULTINGGREEM CONSULTING三、文件的結(jié)構(gòu)三、文件的結(jié)構(gòu) 一、一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要，一份文件一般完整 結(jié)構(gòu)有： 1目的 2范圍 3權(quán)責(zé) 4定義 5作業(yè)內(nèi)容/文件內(nèi)容 6附件 現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一詳細(xì)敘述： 1目的 應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的，即“做這件事是為了什么”？8 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING三、文件的結(jié)構(gòu)三、文件的結(jié)構(gòu) 2范圍 規(guī)定此文件應(yīng)用的場合和時(shí)機(jī)，范圍的界定直接決定文件的功能 范圍，所以編寫時(shí)應(yīng)注意它的涵蓋性。例如某公司有手動和自動 的繞線機(jī)，如果文件的內(nèi)容

8、只針對手動的繞線機(jī)，卻將文件的范 圍寫成“適用于公司所有繞線機(jī)的使用”，即是明顯的錯誤。 3權(quán)責(zé) 即在文件運(yùn)行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)，一般時(shí)常會就相 關(guān)人員擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)做簡單敘述，但是亦有公司只敘述和此文件有 關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)部門的權(quán)責(zé)。 4定義 亦即名詞解釋，針對文件中用到的專業(yè)術(shù)語、英文縮寫做明確說 明，會令文件內(nèi)容更清楚明白。9 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING三、文件的結(jié)構(gòu)三、文件的結(jié)構(gòu) 5作業(yè)內(nèi)容 即工作執(zhí)行的方法、過程和要求，一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩 個(gè)部份。 （1）流程圖：以流程圖的形式描述工作進(jìn)行和程序，會更

9、容易了解文件內(nèi)容，但是并非每份文件都需流程圖，完全視乎文件類型。 （2）文件內(nèi)容：在編寫文件內(nèi)容時(shí)，一定需注意5W1H（WHO，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW）結(jié)合，即由誰（WHO），在何時(shí)（WHEN），在何地（WHERE），做何事（WHAT），為什么做（WHY），怎樣做（HOW），缺少任何一個(gè)W或 H，都有可能使文件的內(nèi)容不易理解。10 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING三、文件的結(jié)構(gòu)三、文件的結(jié)構(gòu) 6參考文件資料 用以索引文件中所提到或引用的文件資料，在索引文件時(shí)，最 好將文件的編號同時(shí)附在文件名之后，以及便查找，

10、但是不可 將文件版本附上。 7附件 一般用以對應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單，公司所 有的表單都應(yīng)從此而來，最好將表單的編號附在名稱后，但是 也不可以附版本。 8以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu)，為了整齊可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu)。但 是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu)，鑒于文件的內(nèi)容的 需要，可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項(xiàng)目。11 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING四流程圖繪制四流程圖繪制 在編制文件的過程中，適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D，會更容易理解文件內(nèi)容和加深印象，流程的制作不拘形式，最主要的是能做到清楚明了即可。 1流程圖常用的符號12 冠冠 智智

11、 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING四流程圖繪制四流程圖繪制 例一：收貨流程供應(yīng)商送貨本公司倉庫核對送貨單與實(shí)物收貨13 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING四流程圖繪制四流程圖繪制 此范例將工作單位以 表示而將執(zhí)行的工作以 來區(qū)分，這是一個(gè)最簡單的流程圖，您可以任意發(fā)揮。 例二：生產(chǎn)流程 執(zhí)行項(xiàng)目 負(fù)責(zé)人 記錄 備 料 備料員 材料日用表 加溫烘干 烤箱操作員 材料溫度控制表 投 料 備料員 無 設(shè)定技術(shù)參數(shù) 技術(shù)員 成型參數(shù)記錄表 正常生產(chǎn) 技術(shù)員 產(chǎn)品生產(chǎn)日報(bào) 14 冠冠 智智 達(dá)達(dá)

12、 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING四流程圖繪制四流程圖繪制 例二：流程圖將執(zhí)行項(xiàng)目、負(fù)責(zé)人及使用的記錄分開注明，易看易懂，也是制作流程圖的常用方法之一。 總之，使用流程圖的目的就是清晰、一目了然，如果有些工作太過繁雜和繁瑣，當(dāng)制成流程圖時(shí)或許不容易看明白，所以應(yīng)注意流程圖使用的時(shí)機(jī)。15 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING五、編寫文件的五忌五、編寫文件的五忌 （一）、忌簡單草率，未將所有的工作要求都納入體系。（二）、忌過于彈性化，失去可操作性。（三）、忌理想主義化，導(dǎo)致無法實(shí)施。（四）、忌部

13、門主義化，導(dǎo)致其它部門無法配合。（五）、忌咬文嚼字，理解困難。16 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING六、文件的審查、批準(zhǔn)六、文件的審查、批準(zhǔn) 一般規(guī)模較小的公司，文件制作完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可頒布使用，但是對于規(guī)模較大的公司，這種做法欠妥當(dāng)，因?yàn)椴块T專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批可能沒有問題，但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制作部門核準(zhǔn)使用，掩蓋了其它部門的要求的意見，在使用中難免會對其它部門造成困撓，甚至引起磨擦，所以對于文件的審查和核準(zhǔn)，許多公司規(guī)定了不同審查和核準(zhǔn)方式，例： 17 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧

14、顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING六、文件的審查、批準(zhǔn)六、文件的審查、批準(zhǔn) 陽光企業(yè)有限公司公司文件審查、核準(zhǔn)陽光企業(yè)有限公司公司文件審查、核準(zhǔn)文件類別 審 查 核 準(zhǔn) 手冊 各部門主管 董事長 程序 各部門主管 總經(jīng)理 工作指導(dǎo)書 部門主管 總經(jīng)理 圖紙 工程部主管 一般來說結(jié)合相關(guān)部門主管審查文件最主要的作用是提出適合于其部門的意見，并加以修訂補(bǔ)充，以使文件的內(nèi)容更完善和具操作性。 18 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING七質(zhì)量手冊范例七質(zhì)量手冊范例 現(xiàn)以ISO9001&ISO140

15、01標(biāo)準(zhǔn)要求為例，例舉質(zhì)量手冊的結(jié)構(gòu)和部份內(nèi)容要求。質(zhì)量手冊目錄質(zhì)量手冊目錄 0質(zhì)量手冊實(shí)施令 1前言 2組織機(jī)構(gòu) 3管理層職責(zé)（包括最高管理層） 4質(zhì)量管理體系 41 總要求（包括質(zhì)量管理體系的范圍，任何剪裁的細(xì)節(jié)與合理性， 以及識別過程、確定過程順序和相互作用） 42 文件的總要求（本組織對質(zhì)量管理體系文件的具體規(guī)定）19 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING七質(zhì)量手冊范例七質(zhì)量手冊范例 5 管理職責(zé) 51 管理承諾 52 以顧客為中心 53 質(zhì)量方針（此處可說明對質(zhì)量方針的控制要求） 54 策劃（此處是對質(zhì)量管理體系的策劃，策劃輸

16、出的文件可 以是質(zhì)量手冊） 55 職責(zé)、權(quán)限和溝通 56 管理評6 資源管理 61 資源的提供 62 人力資源 63 基礎(chǔ)設(shè)施 64 工作環(huán)境20 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING七質(zhì)量手冊范例七質(zhì)量手冊范例 7產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)71產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的策劃（此處是對具體的產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同實(shí)現(xiàn)過程的策劃，策劃的結(jié)果表述在質(zhì)量計(jì)劃中）72與顧客有關(guān)的過程73設(shè)計(jì)和開發(fā)74采購75生產(chǎn)和服務(wù)的運(yùn)作76監(jiān)控和測量裝置的控制8測量、分析和改進(jìn)81總則82監(jiān)控和測量83不合格品控制84數(shù)據(jù)分析85改進(jìn)21 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULT

17、INGGREEM CONSULTING七質(zhì)量手冊范例七質(zhì)量手冊范例 9對質(zhì)量手冊制定、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改和換版的規(guī)定10引用程序文件清單A質(zhì)量手冊范例一質(zhì)量手冊范例一.文件資料管理文件資料管理10目的使質(zhì)量管理系統(tǒng)中所使用之文件有一個(gè)明確的處理流程，以確保文件之適合性、有效性及各相關(guān)部門能適時(shí)獲得正確之最新文件。20范例本公司質(zhì)量管理系統(tǒng)使用之內(nèi)部、外部文件皆屬之。30權(quán)責(zé)a文件分發(fā)、回收、保管：文件管制中心b文件制定審核：各權(quán)責(zé)部門22 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING七質(zhì)量手冊范例七質(zhì)量手冊范例 40內(nèi)容a文件應(yīng)予以統(tǒng)一分類

18、及編號b文件由各部門指定專人擬案，經(jīng)權(quán)責(zé)主管審核后發(fā)行c應(yīng)定期檢討相關(guān)環(huán)境管理系統(tǒng)文件之適宜性及有效性d文件修改、增訂、發(fā)行者得由相關(guān)單位提出申請，交原擬案單位研議處理e文件分發(fā)、回收由文件管制中心負(fù)責(zé)50相關(guān)文件文件資料管理程序（DL-011）23 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING七質(zhì)量手冊范例七質(zhì)量手冊范例 B質(zhì)量手冊范例二質(zhì)量手冊范例二.緊急事件準(zhǔn)備及應(yīng)變緊急事件準(zhǔn)備及應(yīng)變10目的建立及時(shí)有效的緊急應(yīng)變措施以減少天然或人為的災(zāi)害所造成的環(huán)境沖擊20范圍各制程活動之緊急情況處理均屬之30權(quán)責(zé)應(yīng)變措施之?dāng)M定與管理：環(huán)境工作小組24

19、 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING七質(zhì)量手冊范例七質(zhì)量手冊范例 40 內(nèi)容 a.各種可能重大環(huán)境影響之意外均應(yīng)訂立緊急應(yīng)變計(jì)劃 b.緊急應(yīng)變計(jì)劃系針對緊急情況規(guī)模、性質(zhì)及對環(huán)境沖擊程度 c. 緊急應(yīng)變計(jì)劃應(yīng)擬事故發(fā)生時(shí)應(yīng)變方式及處理緊急狀況之權(quán) 責(zé) d. 緊急應(yīng)變計(jì)劃應(yīng)明訂通報(bào)及各項(xiàng)聯(lián)絡(luò)作業(yè)，例消防、醫(yī)務(wù) 等等 e. 緊急應(yīng)變計(jì)劃應(yīng)定期測試其效果 50 相關(guān)文件 緊急應(yīng)變措施管理程序（DL-014）25 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING八程序文件范例八程序文件范例 A程序

20、文件范例一、文件資料控制程序程序文件范例一、文件資料控制程序 10 目的 此程序文件規(guī)范了公司文件和資料的制作、核定、發(fā)放、修 改的程序，確保公司文件的使用受到嚴(yán)密的控制。 20 適用范圍 此程序文件適用于控制手冊、程序文件、工作指導(dǎo)、有關(guān)圖 紙、公司用國際或國家的標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)部門指定的設(shè)備說明書及 本公司制定、客戶/供應(yīng)商提供的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。26 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING八程序文件范例八程序文件范例 30 職責(zé)和權(quán)限 31 經(jīng)理 負(fù)責(zé)監(jiān)察文件控制中心的工作。 32 文件控制中心 a.負(fù)責(zé)保管文件和資料的原稿； b.安排文件的編號

21、； c.控制文件的版本、發(fā)放、回收、修改及失效的處理。 40 定義：無27 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING八程序文件范例八程序文件范例 50 程序 51 文件和資料的格式 文件名稱 文件編號（具唯一性即可） 文件核定 文件版本（以A、B、C或發(fā)行日期均可） 文件頁數(shù) 其它項(xiàng)目可視需要增加28 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING八程序文件范例八程序文件范例 512 文件編號方式 全廠性的手冊文件以NDS（公司英文簡寫）001始編 二層程序文件以NP001始編 三層文件以NI

22、A（A是部門代號）001始編 A代表品管部 B- 具體產(chǎn)品的工藝文件以產(chǎn)品編號作為文件編號，外部文件以 原有的編號為準(zhǔn)，沒有編號的以本公司三階文件的編號方式 編。29 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING八程序文件范例八程序文件范例 513 文件的編制可參考以下模式 文件模式文件模式 說說 明明 目 的 文件編制的目的 適用范圍 文件適用的場合 定 義 文件中的專業(yè)用語和限定范圍的用詞 職責(zé)和權(quán)限 文件中有關(guān)人員的職責(zé) 內(nèi) 容 （文件簡述的規(guī)則內(nèi)容） 附 件 文件運(yùn)用中用到的表格或其它資料 以上是一份文件的完整架構(gòu)，但是它的適用性完全取

23、決于文件 需要。30 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING八程序文件范例八程序文件范例 5. 2 文件的批準(zhǔn)核定 公司文件由授權(quán)的人士核定： 文件種類文件種類 核定人核定人 品質(zhì)方針 總經(jīng)理 品質(zhì)手冊 總經(jīng)理 ISO9002程序 經(jīng)理 部門運(yùn)作程序 經(jīng)理/總經(jīng)理 工作指導(dǎo) 經(jīng)理/總經(jīng)理 產(chǎn)品檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn) 相關(guān)部門主管 規(guī)程管制標(biāo)準(zhǔn)/工藝 規(guī)程文件/有關(guān)圖紙 外部文件 經(jīng)理 如授權(quán)人缺席時(shí)，由其上級或指定的代理人核定。31 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING八程序文件范例八程序文件范

24、例 53 文件和資料的控制/ 發(fā)放 a.文件/資料的編制人在編制文件后填寫“文件控制申請&文件 收發(fā)記錄”，注明此文件應(yīng)該發(fā)放的部門，給相關(guān)部門主管 會簽并決定持有的份數(shù)，無異議后交由文件的核定人批準(zhǔn), 非公司編制的資料由使用部門（部門專用）或文控中心 （全廠性）申請受控； b.文件中心在接到批準(zhǔn)的“文件控制申請&文件收發(fā)記錄”時(shí) 復(fù)印發(fā)放的總份數(shù)，并在每面蓋上控制文件的印章和序號 發(fā)放給相應(yīng)的部門并提請其部門負(fù)責(zé)人或代理人簽收。32 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING八程序文件范例八程序文件范例 54 文件和資料的修

25、改 各部門根據(jù)工作的需要均可提出修改，填寫文件修改說明書， 注明修改原由，交文件的原會簽人和核定人核定同意后由文件 中心安排修改。 55 版本變更和處理 一般文件的修改沒有引起頁次的，修改時(shí)只在修改頁上注 明此版修改的次數(shù)，由文件中心把修改頁和各部門調(diào)換，重大 變更（3頁）可變改版本，文件換版時(shí)修改次數(shù)重新計(jì)算。33 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING八程序文件范例八程序文件范例 56 文件和資料的回收 當(dāng)文件和資料更換版本需回收時(shí)，應(yīng)按相應(yīng)的收發(fā)記錄收回， 文件控制中心須簽署收發(fā)記錄的回收欄以確定收回，新版文件需 執(zhí)行5.3.1的程

26、序。 57 一般文件和資料經(jīng)核定修改后由文件控制中心根據(jù)收發(fā)記 錄將其副本收回銷毀，正稿由文件控制中心加蓋“失效文件 和日期”印章，分隔存放，失效文件如無特別要求保留一年。34 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING八程序文件范例八程序文件范例 58 文件的需求申請 當(dāng)各部門有需要申請或借閱的文件時(shí)，由負(fù)責(zé)人填寫文件申請 單，交經(jīng)理核定后，由文件中心發(fā)放或借閱 59 文件的保存 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)將文件放在適當(dāng)?shù)膱鏊苊鈸p壞和遺失，文 件和資料應(yīng)按不同種類/名稱分別存檔，應(yīng)根據(jù)需要制作目錄索 引以便于查閱，原稿文件存檔在文件中心，登記在“文

27、件控制總 表”并需注明編號和版次。35 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING八程序文件范例八程序文件范例 510 非受控文件的發(fā)行 非受控文件由經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可發(fā)行，不受文件的控制要求，非受控文件一般指發(fā)放客戶或其它外部機(jī)構(gòu)的文件。 511 附件參見 a文件控制申請&文件收發(fā)記錄（A-001） b文件修改說明書（A-002） c文件申請單（A-003）36 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING八程序文件范例八程序文件范例 A 程序文件范例二、糾正和預(yù)防措施程序程序文

28、件范例二、糾正和預(yù)防措施程序 1 0 目的 就公司的品質(zhì)、環(huán)境活動，提供一套系統(tǒng)性的程序以指明和正 視問題的存在，并采取適當(dāng)?shù)拇胧┮员苊鈫栴}的重復(fù)發(fā)生。 20 適用范圍 適用于本公司所有品質(zhì)、環(huán)境管理上糾正和預(yù)防措施的執(zhí)行。37 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING八程序文件范例八程序文件范例 30 職責(zé)和權(quán)限 31 總經(jīng)理 a. 審查糾正和預(yù)防措施要求書的發(fā)出 b. 確認(rèn)有關(guān)的糾正和預(yù)防措施的效果 c. 確認(rèn)此文件的有效性 32文件中心 a. 安排統(tǒng)籌糾正和預(yù)防措施 b. 發(fā)出糾正和預(yù)防措施要求書知會相應(yīng)部門 c. 安排跟催糾正預(yù)防措

29、施的招待過程38 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING八程序文件范例八程序文件范例 33 糾正和預(yù)防措施要求書的發(fā)出部門/負(fù)責(zé)人 a. 明確問題的存在，分析不良的潛在原因 b. 提出糾正和預(yù)防措施要求而且指明應(yīng)執(zhí)行的部門和要求回復(fù)日期 c. 確認(rèn)糾正和預(yù)防措施的有效性 d. 當(dāng)前糾正和預(yù)防措施無效時(shí)，應(yīng)考慮重新發(fā)出糾正預(yù)防措施要求書 34 糾正和預(yù)防措施的執(zhí)行部門/負(fù)責(zé)人 a. 明確問題的存在，分析不良的原因 b. 執(zhí)行糾正和預(yù)防措施并確定完成的日期 c. 向發(fā)出部門/負(fù)責(zé)人按時(shí)回復(fù)執(zhí)行結(jié)果 d. 預(yù)防不符合項(xiàng)目的發(fā)生39 冠冠 智智

30、達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSULTING八程序文件范例八程序文件范例 40 定義 a.糾正措施：采取相應(yīng)的行動，消除不符合項(xiàng)目 b.預(yù)防措施：采取適當(dāng)?shù)姆椒ㄒ苑乐共环享?xiàng)目的發(fā)生50 內(nèi)容51 糾正和預(yù)防措施（要求書）可在以下情況使用 a.內(nèi)部審核/管理層復(fù)審 當(dāng)內(nèi)部審核、管理層復(fù)審時(shí)發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)目，經(jīng)分析鑒定后 決定采取糾正和預(yù)防措施 b. 客戶不良反饋退貨/特采產(chǎn)品 凡收到客戶不良反饋退貨聯(lián)絡(luò)以及生產(chǎn)中經(jīng)確認(rèn)特別采用 的產(chǎn)品經(jīng)分析鑒定后可決定采取糾正和預(yù)防措施40 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULTINGGREEM CONSU

31、LTING八程序文件范例八程序文件范例 c. 檢驗(yàn)儀器校正/設(shè)備保養(yǎng) 當(dāng)品管部收到或發(fā)現(xiàn)檢測儀器偏離精確度要求，設(shè)備工程部收到或發(fā)現(xiàn)有 關(guān)設(shè)備遇到故障，經(jīng)分析鑒定后，可決定采取糾正和預(yù)防措施。 d. 來料不良 當(dāng)供應(yīng)商提供的物料或有關(guān)項(xiàng)目不符合規(guī)定要求時(shí)，由品管和資材及相 關(guān)部門根據(jù)情況發(fā)出供應(yīng)商糾正和預(yù)防措施要求書。 e. 制程/成品檢驗(yàn)不良 當(dāng)制程/成品檢驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)有不良的項(xiàng)目時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)分析以決定采取 糾正和預(yù)防措施。 f. 當(dāng)已確定某個(gè)不良因素源于某部門或某部門存在不符合項(xiàng)目時(shí)，由總經(jīng) 理分析、鑒定是否有需采取糾正和預(yù)防措施，指定由專人發(fā)出糾正和預(yù) 防措施要求書并作效果追蹤。 g. 其它影響品質(zhì)和工作的情況各部門酌情發(fā)出。41 冠冠 智智 達(dá)達(dá) 顧顧 問問 GREEM CONSULT