1、主講(zhjing):吳湘洪辦公室工作效率共三十七頁課程(kchng)目錄一、明確職責(zé)、權(quán)限二、信息的交流、傳達(dá)三、工作環(huán)境、四、如何保持清醒頭腦五、確定工作中的優(yōu)先主次關(guān)系與重點(diǎn)(zhngdin)項(xiàng) 目管理共三十七頁課程(kchng)目錄六、如何(rh)減少無謂的干擾七、讓工作效率成為致勝武器共三十七頁一、職責(zé)(zhz)、權(quán)限一、明確自己(zj)的職責(zé)、權(quán)限 不管從事什么樣的工作，首先要明白自己的職責(zé)與權(quán)限。二、請學(xué)員回答自己的職責(zé)是什么？權(quán)限呢？共三十七頁二、信息(xnx)交流二、信息的交流、傳達(dá) 任何工作的開始(kish)，都離不開信息的傳遞，如何傳達(dá)可靠信息？確保信息的準(zhǔn)確性？共三十七

2、頁三、工作(gngzu)環(huán)境 5S促成效率(xio l)的提高保障人員安全工作減少甚至消除故障組織活力化，改善員工的精神面貌改善和提高企業(yè)形象培養(yǎng)員工的主動性和積極性創(chuàng)造適宜的工作環(huán)境培養(yǎng)團(tuán)隊精神和合作精神提高管理水平，改善企業(yè)的經(jīng)營狀況形成自主改善的機(jī)制縮短作業(yè)周期5S活動的目的共三十七頁辦公室推行(tuxng)5S目的1.改善和提高企業(yè)形象 整齊、清潔的工作環(huán)境，容易吸引顧客(gk)，讓顧客(gk)有信心；另外口碑相傳，會成為其它公司的學(xué)習(xí)對象2.促成效率的提高 良好的工作環(huán)境和工作氣氛，有修養(yǎng)的工作伙伴，物品擺放有序，不用尋找，員工可以集中精神工作，工作興趣高，效率自然會提高。3.保障企

3、業(yè)安全工作 儲存明確，物歸原位，辦公場所寬敞明亮，通道暢通，地上不會隨意擺放不該放置的物品。如果辦公場所有條不紊，意外的發(fā)生也會減少，當(dāng)然安全就會有保障4.改善員工精神面貌，使組織活力化 人人都變成有修養(yǎng)的員工，有尊嚴(yán)和成就感，對自己的工作盡心盡力，并帶動改善意識（可以實(shí)施合理化提案改善活動），增加組織的活力共三十七頁5S定義(dngy)整理：工作現(xiàn)場，區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的東西， 撤除不需要的東西；整頓：把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標(biāo)識進(jìn)行管理；清掃：將不需要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場無垃圾，無污穢狀態(tài)；清潔：維持以上整理、整頓、清掃后的局面，使工作人員覺得整潔、衛(wèi)生(

4、wishng)；修養(yǎng)：通過進(jìn)行上述4S的活動，讓每個員工都自覺遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，做到“以廠為家、以廠為榮”的地步共三十七頁項(xiàng)目內(nèi)容整理每張臺都有一套相同的辦公文具，未能共用辦公臺面干凈，抽屜里邊雜亂無章不能用的文具也在臺上私人物品隨意放置茶杯、煙灰缸放在上面堆放了許多文件、報表整頓現(xiàn)場辦公臺設(shè)備位置主次不分辦公臺用作其他用途臺面辦公文具、電話沒有定位公共物品放在個人抽屜抽屜上鎖，其他人拿不到物品清掃臺面臟污，物品擺放雜亂無章，并且有積塵辦公文具、電話污跡明顯臺下辦公垃圾多日未傾倒共三十七頁項(xiàng)目內(nèi)容整理各種新舊版本文件并存，分不清孰是孰非過期的仍在使用需要的人員沒有，無關(guān)人員

5、反倒持有保密文件未有管理，任人閱讀個人隨意復(fù)印留底整頓未能分門別類，也沒有用文件柜、文件夾存放沒有定點(diǎn)擺放，四處都有，真正要用的又不能及時找出文件種類繁多，難以管理接收、發(fā)送未記錄或留底稿即使遺失不見了，也沒有人知道清掃復(fù)印不清晰，難以辨認(rèn)隨意涂改，沒有理由和負(fù)責(zé)人文件破損、臟污文件柜、文件夾污跡明顯未有防潮、防蟲、防火措施共三十七頁項(xiàng)目內(nèi)容整理空間用來堆放雜物消防通道堵塞排水、換氣、調(diào)溫、照明設(shè)施不全 洗手間男女不分，時常弄出令人尷尬場面整頓區(qū)域、場所無標(biāo)識無整體規(guī)劃圖物品無定位、定置逃生路線不明確布局不合理，降低工作效率清掃玻璃破爛，不能擋風(fēng)遮雨門、窗、墻被亂涂亂畫采光不好，視線不佳到處污

6、跡明顯，無人擦洗無人定期進(jìn)行必要的清潔共三十七頁整理整頓清掃沒有進(jìn)行3S將3S習(xí)慣化將3S制度化（清潔）必需品和非必需品混放找不到必需品工場到處都是臟污、灰垢清除非必需品用完的物品放回原處清掃臟污不產(chǎn)生非必需品的機(jī)制取放方便的機(jī)制不會臟污的機(jī)制共三十七頁5S水平具體項(xiàng)目本公司水 平其他優(yōu)秀企業(yè)水平優(yōu)秀公司上下都散發(fā)著努力改進(jìn)的氣氛；一進(jìn)入工廠，能感覺到大家都在親自動手進(jìn)行各種改善。合格過道和現(xiàn)場無亂擺放現(xiàn)象，非常整潔；員工積極提出改進(jìn)方法，其他崗位的員工也都效仿；工具等整齊地放回原位。某某電腦公司某某機(jī)械廠小有成績開始出現(xiàn)整潔的工作崗位；所有物品的放置場所都已規(guī)定；開始具有直角、平行意識。某某

7、電子公司繼續(xù)努力能拿到抽屜的鑰匙，但物品常常找不到；通道和工作區(qū)已經(jīng)區(qū)分；相似的物品被集中擺放，沒有明確的區(qū)分。某某復(fù)印機(jī)公司開始奮斗抽屜被鎖上，拿不到所需要的物品；一知道有客人來，急忙打掃；共三十七頁區(qū)分活動內(nèi)容五分鐘5S活動1檢查你的著裝狀況和清潔度2檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上的物品都撿起來，如橡皮擦、回形針、文件及其他3整理和徹底清潔桌面4檢查存放文件的位置，將文件放回他們應(yīng)該放置的地方5扔掉不需要的物品，包括抽屜內(nèi)的私人物品6檢查檔案柜、書架及其他夾具等，將放得不恰當(dāng)?shù)奈锲犯恼^來十分鐘5S活動1實(shí)施五分鐘5S活動的所有內(nèi)容2用抹布擦干凈電腦、傳真機(jī)及其他辦公設(shè)備3固定可能脫落

8、的標(biāo)簽4清潔地面5傾倒垃圾簍內(nèi)的垃圾6檢查電源開關(guān)、門窗、空調(diào)等是否已關(guān)上辦公室5S活動(hu dng)表共三十七頁辦公室6S檢查表部門(bmn)： 檢查日： 檢查人：項(xiàng)目內(nèi)容滿分得分問題點(diǎn)整理1.有無實(shí)施紅牌作戰(zhàn)管理（拋棄非必需品）2.公告欄有無過期的公告3.桌子抽屜是否雜亂4.有無不必要的隔間妨礙辦公室良好視野5.下班時桌面上是否干凈利落44444整頓1.文件類有無定位化（配合顏色、斜線）2.能否隨時取出必要文件、磁盤等3.桌子、文件架有無控制在最低數(shù)量4.有無以區(qū)域線規(guī)劃桌子、文件架、通道位置5.有無規(guī)定常用品存放場所，并加以管理44444清掃1.地面、桌面是否雜亂2.垃圾箱有無溢滿3.

9、有無雜亂布置的導(dǎo)線4.辦公自動化設(shè)備有無污穢、塵埃5.開水供應(yīng)處是否干凈44444共三十七頁項(xiàng)目內(nèi)容滿分得分問題點(diǎn)清潔1.有無文件檔案管理制度2.有無依照檔案制度將文件歸檔3.本部門重點(diǎn)目標(biāo)管理有無目視化4.供應(yīng)開水處有無標(biāo)識清掃責(zé)任人5.有無指定書庫、書架維護(hù)負(fù)責(zé)人44444修養(yǎng)1.有無工作計劃管理2.工作去向表示板有無妥善利用3.文件傳閱有無按規(guī)定進(jìn)行4.有無積極參加工作會議5.有無按規(guī)定穿制度44444評語100共三十七頁辦公室5S判定(pndng)標(biāo)準(zhǔn)區(qū)域NO 內(nèi) 容判定標(biāo)準(zhǔn)（“否”得滿分；“是”得零分評分得分辦公室臺面1文件、資料整齊放置，不得凌亂成沓的文件是否參差不齊，零散的文件是

10、否歪斜、凌亂52非每日必需品不得存放在辦公臺上辦公臺上是否只放置每日最低限度內(nèi)的用品5臺下3除垃圾桶外不得放置任何物品是否堆放有其他物品或是否沒標(biāo)識54個人用的垃圾桶不得露出工作臺外，幾人共用的垃圾桶應(yīng)規(guī)劃區(qū)域是否露出臺外，未傾倒或是否沒規(guī)劃區(qū)域55地面保持干凈，無垃圾及碎粒是否有垃圾及碎粒5辦公椅6椅套要保持干凈，無污跡是否有污跡、黑垢57人離開辦公臺，辦公椅應(yīng)推至臺下，且應(yīng)緊挨辦公臺且平行放置是否沒推至臺下或未呈水平放置58辦公椅、辦公臺應(yīng)保持干凈，無污跡、灰塵是否有污跡、灰塵5共三十七頁區(qū)域NO 內(nèi) 容判定標(biāo)準(zhǔn)（“否”得滿分；“是”得零分評分得分文件柜9應(yīng)保持柜面干凈、無灰塵是否有污跡、

11、灰塵510柜外的明細(xì)表應(yīng)用規(guī)定的表格貼附在右上角是否不按要求標(biāo)識511同一部門的文件夾外側(cè)的標(biāo)識應(yīng)統(tǒng)一是否不統(tǒng)一5人員13在辦公區(qū)（室）任何時候不得拖（脫）工鞋，并保持干凈是否有拖（脫）工鞋的現(xiàn)象或工鞋有污垢514男性職員工作時間必須打領(lǐng)帶，女性必須穿裙子或西褲；不得穿休閑服是否有不打領(lǐng)帶或穿休閑服的現(xiàn)象515工衣的扣子必須全部扣上，掉了的扣子及時補(bǔ)釘，并保持干凈是否有沒有扣上的扣子或有扣子脫落、衣領(lǐng)上是否有黑垢516不得在辦公區(qū)（室）吸煙是否有在辦公區(qū)（室）吸煙的現(xiàn)象5共三十七頁區(qū)域NO內(nèi)容判定標(biāo)準(zhǔn)（“否”得滿分；“是”得零分評分得分電腦17應(yīng)保持干凈，無灰塵、無污跡是否有灰塵或污跡518電

12、腦線應(yīng)束起來，不得凌亂是否沒束起或很凌亂5其他19應(yīng)保持干凈，電話線不得凌亂是否有灰塵或電話線凌亂520白板必須定期進(jìn)行整理，并保持干凈是否有過期的內(nèi)容或灰塵5評價100共三十七頁四、如何保持清醒頭腦利用茶和咖啡 飲料提神醒腦，從古至今都很有效。同時，從起身、洗杯子，到飲水機(jī)旁倒水，整個動作過程都會給你帶來片刻的清醒。聞香味 在辦公室的桌上放一些清新怡人的香氛飾品或者干花，在精神不振的時候，聞一下，立刻覺得恍若置身于美麗的大自然中，閉上眼睛，辦公室里的乏悶便消失得無影無蹤。心情舒暢，自然精神也會煥發(fā)起來。共三十七頁做運(yùn)動 辦公室中三分動七分靜最適宜。運(yùn)動僵硬的頸脖、四肢，身體得到適度的活動之后

13、便會有微微的興奮感，頭腦也會隨之清醒不少調(diào)溫度 現(xiàn)代的辦公條件，中央空調(diào)總是將冬日的OFFICE變得如春天一般的溫暖。免不了昏昏欲睡。唯一(wi y)的辦法是：降溫，開窗透氣，外來的新鮮空氣可能一下子會給你注入精神和活力，當(dāng)然，也許有些怕冷的同事會抱怨，但是沒關(guān)系，頭腦一涼就清醒多了，跟他講道理也會更有說服力，而更主要的是你已經(jīng)度過了“瞌睡危險期”。 共三十七頁嚼薄荷糖 吃一片香口膠或者薄荷糖，無疑也有助于提神醒腦，當(dāng)然最好是挑選無糖型而且口味特別強(qiáng)烈的那種。去洗手間 如果你實(shí)在克制不住地犯困，也沒有別的辦法可以止住，倒不如索性去洗手間。坐在里面打個5分鐘的小盹，沒有人會怪你瀆職。同時，在進(jìn)入

14、辦公室之前，你可以對著鏡子梳洗一下。如果妝不是很濃，也不妨用涼水沖洗臉頰(lin ji)，同時做一些輕度的面部按摩，既有助于臉部的皮膚保養(yǎng)，也可以使自己更加清醒，而且你會驚奇地發(fā)現(xiàn)周圍的人說你精神好多了。 共三十七頁想心事 這不算開小差，手頭工作告一段落，可以在電腦前裝模作樣?；貞?huy)一些刻骨銘心的快樂或悲傷的事，也許是開心，也許會難過，但無論如何，你不會犯困了。但是關(guān)鍵的一點(diǎn)，你千萬不可以沉浸其中，盡量不要去想那些煩心勞神的事，不然豈不是“剛出狼穴，又入虎口”？找經(jīng)理 如果你和經(jīng)理的位置比較近，（最好又是那些不大不小的經(jīng)理），他對你構(gòu)不成什么威脅，你也不是很怕他，那么就不妨找一些無傷大

15、雅的事去“煩”他一下，要去見經(jīng)理的人總是會振作精神，不會萎靡不振，也許不知不覺就把你的精神狀態(tài)變好了 共三十七頁最后： 犯困只是一個信號。若是并非一些特殊的原因，比如熬夜、加班或者較大的情緒波動和健康原因所致。那么你應(yīng)該反省一下自己是否喜歡這份工作。如果(rgu)是，那么投入地工作一定會使你精神煥發(fā)的請問學(xué)員們還有哪些方法？共三十七頁五、確定工作中的優(yōu)先主次關(guān)系(gun x)與重點(diǎn)項(xiàng)目管理了解工作流程經(jīng)營模式 這就是通過各種活動把投入“轉(zhuǎn)化為”產(chǎn)出的過程。 為什么(shn me)要關(guān)心這一轉(zhuǎn)化過程呢？這是因?yàn)?，如果所有的轉(zhuǎn)化過程都是以獲取利潤為指向的話，它們就應(yīng)該能增值。你的工作流程增加了什么

16、(shn me)價值呢？共三十七頁確定工作中的優(yōu)先主次(zhc)關(guān)系與重點(diǎn)項(xiàng)目管理把工作各個過程(guchng)中的重點(diǎn)列出來入流程出/入流程出/入流程出/入流程出/入流程出/入流程出共三十七頁確定工作中的優(yōu)先(yuxin)主次關(guān)系與重點(diǎn)項(xiàng)目管理 如果你的工作是第一個工作環(huán)節(jié)，那么你的供應(yīng)商可能在公司之外。如果你處于最后一個環(huán)節(jié)，你的客戶可能是另一家公司或者是“大街上任何人”。然而，我們中的大多數(shù)人都是公司內(nèi)部的客戶-供應(yīng)商這個鏈狀流程上的一個小環(huán)節(jié)，因?yàn)槲覀兪乔耙粋€工作環(huán)節(jié)的客戶，又是后一環(huán)節(jié)的供應(yīng)者。 如果我們要避免浪費(fèi)、超支、重復(fù)勞動、內(nèi)部的權(quán)力(qunl)紛爭或者其他不能增值的活動，我

17、們就必須對整個工作流程內(nèi)每個環(huán)節(jié)的相互聯(lián)系進(jìn)行更好的管理。多考慮一些簡單的問題有助于避免以上這些難題，在內(nèi)部建立起更好的合作關(guān)系。請看接下來兩頁中的內(nèi)部客戶和供應(yīng)商核對表共三十七頁確定(qudng)工作中的優(yōu)先主次關(guān)系與重點(diǎn)項(xiàng)目管理1.誰是我的客戶？2.他們需要什么？3.我所提供的產(chǎn)品(chnpn)和服務(wù)是什么？4.客戶的期望和標(biāo)準(zhǔn)是什么？5.產(chǎn)品的服務(wù)符合他們的期望嗎？6.提供產(chǎn)品和服務(wù)的流程是什么？7.需要采取什么措施來改進(jìn)流程？共三十七頁確定工作(gngzu)中的優(yōu)先主次關(guān)系與重點(diǎn)項(xiàng)目管理內(nèi)部供應(yīng)商核對表 我們也可以使用一份內(nèi)部供應(yīng)商核對表，這很有用(yu yn)，有助于獲得流程所需的資

18、源。1.我們的供應(yīng)商是誰？2.需要他們?yōu)槲覀兲峁┦裁矗?.他們能夠提供什么資源？4.對他們所期望以及對他們的標(biāo)準(zhǔn)是什么？5.他們所提供的資源是否符合我們的期望？6.獲資源需要經(jīng)過什么程序？7.需要采取什么行動來改進(jìn)流程？8.我們了解供應(yīng)商的流程嗎？9.我們能夠做些什么來幫助他們改進(jìn)工作流程？共三十七頁確定工作中的優(yōu)先主次(zhc)關(guān)系與重點(diǎn)項(xiàng)目管理 當(dāng)內(nèi)部的客戶或者供應(yīng)商對你不滿意(mny)或者你對他們不滿意(mny)時，他們是不可能一走了之的。為了解決業(yè)務(wù)上的問題，你們必須共同合作共三十七頁確定工作中的優(yōu)先主次關(guān)系(gun x)與重點(diǎn)項(xiàng)目管理 使用內(nèi)部客戶和供應(yīng)商核對表能夠使他們確實(shí)或改善：

19、服務(wù)水準(zhǔn)協(xié)議：你們能夠就相互之間的需求達(dá)成一致或進(jìn)行量化嗎？共同行動措施：確認(rèn)你們在朝同一方向努力，這樣任何一方的成功就不會傷害另一方。溝通：相互之間必須開放(kifng)，坦誠，多想想“雙贏”；通常你們需要做的所有事情就是交流.共三十七頁確定(qudng)工作中的優(yōu)先主次關(guān)系與重點(diǎn)項(xiàng)目管理外部客戶不是為你的組織工作的，如果你的工作不能令他們滿意的話(dehu)，如今比過去任何時候都更容易找到另一家供應(yīng)商。為了使外部客戶滿意，需要在生產(chǎn)流程和市場營銷之間建立起緊密的聯(lián)系，這兩個環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系對于提高效率來說是至關(guān)重要的。Internet共三十七頁六、如何(rh)減少無謂的干擾一、作忙碌狀二、請勿打擾三、找人擋駕四、讓對方知難而退五、藉詞搪塞六、規(guī)定會見時間七、掌握主導(dǎo)權(quán)八、促進(jìn)(cjn)溝通系統(tǒng)共三十七頁七、讓工作效率成為(chngwi)致勝的武器從預(yù)測需求開始 對需求的預(yù)測能夠(nnggu)使你計劃好用于處理工作量所需的合適的資源量。預(yù)測需求計劃鑒別模式：高峰期，低俗期，每年、每月、每周甚至每小時的情況想一想5WS和3HS吧事件、時間、原因、