1、第 PAGE3 頁 共 NUMPAGES3 頁高效會(huì)議管理技巧 - 寫作指導(dǎo) - 當(dāng)今會(huì)議面面觀 一、會(huì)議的意義 二、會(huì)議的目的 三、會(huì)議的種類 四、會(huì)議的頻率 五、會(huì)議成本的計(jì)算 會(huì)議的主要目的就是解決問題，但由于開會(huì)技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時(shí)間在無效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會(huì)議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會(huì)議管理技巧”的中心議題。 會(huì)議的意義 1會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道 圖1-1集思廣益圖 如上圖1-1，會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過會(huì)議使不同的人、不同的想法

2、匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。 2會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在 會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒有不開會(huì)的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。 圖1-2組織或部門與會(huì)議 3會(huì)議是一種群體溝通的方式 開會(huì)很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都

3、無法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。 會(huì)議的目的 開展有效的溝通 會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。 傳達(dá)資訊 通過會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。 監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾 許多公司或部門的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。 達(dá)成協(xié)議與解決問題 達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。 圖1-3達(dá)成協(xié)議與解決問題的6個(gè)步驟 資共享 利用開會(huì)匯集資，以期相互幫助，共同進(jìn)步。 開發(fā)創(chuàng)意 開發(fā)創(chuàng)意的會(huì)