1、日期編寫人員版本備注文檔管理流程深圳天音通信有限公司分銷信息系統(tǒng)編寫人員 :AMT咨詢項(xiàng)目組編寫日期 :2001 年 11 月 12 日更新日期 :2001 年 11 月 12 日文檔編碼 :天音/0001文檔版本 :1.0批準(zhǔn)人員 :文檔控制修改記錄日期編寫人員版本備注審閱記錄審閱人員審閱日期備注序號(hào)分發(fā)至備注項(xiàng)目資料庫分發(fā)記錄按照項(xiàng)目文檔管理流程的要求，文檔接收者請(qǐng)注意：如果您收到本文檔的電子版，請(qǐng)打印本頁并在相應(yīng)的欄目中簽字。如果您收到本文檔的原件，請(qǐng)直接在相關(guān)欄目中簽字。目錄文檔控制i修改記錄i審閱記錄ii分發(fā)記錄iii文檔概述5目的5適用范圍5相關(guān)文檔6項(xiàng)目資料庫6目的6資料庫結(jié)構(gòu)及

2、分類7文檔控制流程10目的10流程說明10文檔控制標(biāo)準(zhǔn)12目的12軟件標(biāo)準(zhǔn)12編寫標(biāo)準(zhǔn)13命名標(biāo)準(zhǔn)18附錄：項(xiàng)目文檔模板18文檔概述目的本文檔主要明確所有交付成果及其項(xiàng)目文檔的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，并將在深圳天音通信有限公司分銷信息系統(tǒng)的全過程中加以運(yùn)用和控制。適用范圍本文檔就項(xiàng)目文檔管理中的以下方面進(jìn)行明確。項(xiàng)目資料庫文檔控制流程文檔控制標(biāo)準(zhǔn)文檔發(fā)布流程本文檔管理流程將同時(shí)適用于參與實(shí)施的AMT實(shí)施項(xiàng)目組（包括實(shí)施聯(lián)合體科訊公司實(shí)施組及PTC公司技術(shù)支持組等）和深圳天音項(xiàng)目組的所有成員。相關(guān)文檔AMT項(xiàng)目實(shí)施文檔標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目資料庫目的按照本項(xiàng)目的實(shí)施范圍和總體策略，將建立集中管理的項(xiàng)目資料庫，便于 各

3、類實(shí)施文檔的更新、 審閱、批準(zhǔn)和發(fā)布管理。 同時(shí)將在項(xiàng)目開始的初期， 快速建立企業(yè)信息門戶作為項(xiàng)目組進(jìn)行溝通和文檔發(fā)布的交互平臺(tái)，本文 檔中確定的資料庫分類及其他相關(guān)的流程都將作為此信息平臺(tái)建立的需求標(biāo)準(zhǔn)之一。項(xiàng)目資料庫由以下要素構(gòu)成：主目錄目錄子目錄主頁標(biāo)題資料庫結(jié)構(gòu)及分類主目錄與本實(shí)施項(xiàng)目有關(guān)的所有文檔及其他相關(guān)資料將統(tǒng)一存放在“分銷信息系統(tǒng)資料庫 ”主目錄內(nèi)。目錄根據(jù)實(shí)施項(xiàng)目的范圍和總體策略，將按照各個(gè)分項(xiàng)目對(duì)目錄進(jìn)行分類：項(xiàng)目管理文檔財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施文檔人力資源管理系統(tǒng)實(shí)施文檔項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)實(shí)施文檔項(xiàng)目施工管理系統(tǒng)實(shí)施文檔辦公與企業(yè)信息門戶系統(tǒng)實(shí)施文檔集成與技術(shù)開發(fā)文檔子目錄按照AM

4、T實(shí)施方法論 (AIM) 和項(xiàng)目管理方法論 (PJM)，建立以下分類子目錄：項(xiàng)目管理文檔目錄下：總體實(shí)施計(jì)劃及管理標(biāo)準(zhǔn)每周工作計(jì)劃每周項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告變更報(bào)告問題報(bào)告風(fēng)險(xiǎn)和爭(zhēng)議報(bào)告階段確認(rèn)報(bào)告?zhèn)渫浖皶?huì)議紀(jì)要質(zhì)量檢查和審計(jì)報(bào)告文檔發(fā)布通知文檔模板其他文檔及參考資料分別在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)、項(xiàng)目施工管理系統(tǒng)和辦公及企業(yè)信息門戶系統(tǒng)目錄下：流程重組需求報(bào)告解決方案系統(tǒng)設(shè)置數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)測(cè)試用戶培訓(xùn)上線運(yùn)行及維護(hù)其他集成與技術(shù)開發(fā)目錄下：主頁以下的文檔同時(shí)要求以主頁的方式存放：總體實(shí)施計(jì)劃及管理標(biāo)準(zhǔn)每周工作計(jì)劃每周項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告階段確認(rèn)報(bào)告文檔發(fā)布通知備忘錄及會(huì)議紀(jì)要重大的變更

5、報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告及問題報(bào)告其他需要跨項(xiàng)目小組或職能部門協(xié)調(diào)的報(bào)告或文檔標(biāo)題以下的文檔同時(shí)要求以標(biāo)題的方式存放：文檔模板質(zhì)量檢查和審計(jì)報(bào)告主要的培訓(xùn)教材其他需要發(fā)布的參考資料等文檔控制流程目的本控制流程明確項(xiàng)目文檔的編寫、分發(fā)和更新流程，并適用于所有項(xiàng)目文檔的編寫和收發(fā)過程。流程說明新建項(xiàng)目文檔所有文檔的復(fù)核、審批、更新均需遵照以下的程序和標(biāo)準(zhǔn)。按照 AMT實(shí)施方法論和項(xiàng)目管理方法論以及項(xiàng)目工作計(jì)劃和交付成果清單， 采用本項(xiàng)目特定的文檔模板創(chuàng)建項(xiàng)目文檔，并：分配文檔的版本號(hào)和文檔編碼，參見文檔版本標(biāo)準(zhǔn)和文檔編碼標(biāo)準(zhǔn)。在文檔控制的修改記錄欄記錄文檔更新的所有記錄。在審閱欄中，將需要審閱本文檔的人員填

6、列出。在分發(fā)欄中，將本文檔所有的分發(fā)對(duì)象分別填列，包括項(xiàng)目資料庫。創(chuàng)建文檔目錄，目錄的顯示級(jí)別為3層。創(chuàng)建文檔概述，表明此文檔的閱讀對(duì)象、目的以及工作關(guān)聯(lián)等。編寫實(shí)施文檔。文檔復(fù)核、修改所有文檔在分發(fā)前必須通過項(xiàng)目管理計(jì)劃中指定人員的復(fù)核和審閱。本項(xiàng)目中各類文檔的審閱級(jí)別請(qǐng)參見附表，并遵照以下的流程和標(biāo)準(zhǔn)：由文檔編寫人或項(xiàng)目小組組長按照文檔審閱級(jí)別填列審閱人。將文檔分發(fā)給相關(guān)的審閱人，并將拷貝件存放在項(xiàng)目資料庫。由審閱人審閱后提出意見并書面通知文檔編寫人或項(xiàng)目小組組長。若需要，由指定人員對(duì)文檔進(jìn)行修改更新。按照文檔級(jí)別，獲得最終的審批（審批可以通過會(huì)議紀(jì)要或電子郵件的方式）但電子審批件需要并會(huì)

7、同該文檔一并保存于項(xiàng)目資料庫。正式發(fā)布文檔，定期通過文檔發(fā)布通知項(xiàng)目組及所有的相關(guān)人員。對(duì)已經(jīng)批準(zhǔn)的文檔更新對(duì)所有的經(jīng)過最終審批發(fā)布的文檔需要進(jìn)行修改的，必須按照項(xiàng)目管理計(jì)劃中的變更流程進(jìn)行方能進(jìn)行文檔的修改和更新，未通過變更報(bào)告并獲得批準(zhǔn)的修改將視為無效。文檔控制標(biāo)準(zhǔn)目的文檔控制標(biāo)準(zhǔn)對(duì)以下事項(xiàng)進(jìn)行明確，在創(chuàng)建、更新和審批項(xiàng)目文檔過程中將嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的文檔標(biāo)準(zhǔn)：文檔軟件標(biāo)準(zhǔn)文檔編碼文檔版本文檔封面文檔頁眉頁腳文檔字體文檔命名標(biāo)準(zhǔn)軟件標(biāo)準(zhǔn)文檔軟件標(biāo)準(zhǔn)建議項(xiàng)目文檔采用統(tǒng)一的MS OFFICE 2000版本作為編寫工具，對(duì)于部分技術(shù)文獻(xiàn)資料需要采用ACROBAT READER 4以.0上進(jìn)行瀏覽，其

8、他相關(guān)軟件的采用都需要通過項(xiàng)目經(jīng)理的審定。以下是常用的文檔類型及軟件列 表：文檔類型建議采用的軟件文字類MS-OFFICE WORD 2000表格類MS-OFFICE EXCEL 2000培訓(xùn)演示類MS-OFFICE POWERPOINT 2000流程圖類VISIO 2000計(jì)劃類MS PROJECT 2000每/ 周工作計(jì)劃采用 MS-OFFICE WORD 2000編寫標(biāo)準(zhǔn)文檔編碼文檔編碼是所有項(xiàng)目交付成果及實(shí)施文檔的唯一標(biāo)識(shí)，要求按照以下的格式進(jìn)行編排： 項(xiàng)目/ PPP/ CCC/ NNNN， 其中:PPP= 分類名稱縮寫CCC= 功能分類縮寫NNNN =順序 4 位數(shù)字編號(hào)按照 AMT

9、實(shí)施方法論和項(xiàng)目管理方法論的要求結(jié)合地鐵項(xiàng)目文檔的分類，各類文檔編碼參見下表：文檔對(duì)應(yīng)目錄文檔對(duì)應(yīng)子目錄文檔編碼項(xiàng)目PPPCCCNNNN總體 實(shí)施 計(jì)劃 及管理標(biāo)準(zhǔn)每周工作計(jì)劃每周項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告WWPPPR變更報(bào)告CRF問題報(bào)告TSF風(fēng)險(xiǎn)和爭(zhēng)議報(bào)告分銷PMRIF階段確認(rèn)報(bào)告AC備忘錄及會(huì)議紀(jì)要MMSOP項(xiàng)目管理文檔質(zhì)量 檢查 和審 計(jì)報(bào)告以0001為起始號(hào)順序編排QA文檔發(fā)布通知RN文檔模板DT其他 文檔 及參 考資料流程重組PI需求報(bào)告RD解決方案SD系統(tǒng)設(shè)置TA分銷系統(tǒng)實(shí)施文檔數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換ERPDC系統(tǒng)測(cè)試ST用戶培訓(xùn)TR上線運(yùn)行及維護(hù)TM其他REF系統(tǒng)安裝及維護(hù)IM集成與技術(shù)開發(fā)文檔需求報(bào)告T

10、IDRD數(shù)據(jù)接口解決方案ISD客戶化開發(fā)方案CUXREF開發(fā)程序文件PRG系統(tǒng)測(cè)試ST用戶培訓(xùn)TR集成 切換 及后 期維TM護(hù)其他REF文檔版本所有文檔都要以遞增的順序號(hào)來反映每個(gè)版本，當(dāng)所提交的項(xiàng)目文檔經(jīng)過另一方的確認(rèn)并做修改時(shí)，主版本號(hào)進(jìn)行遞增；如果所提交的項(xiàng)目文檔只在實(shí)施同一方進(jìn)行審閱修改時(shí)，主版本號(hào)不變，次版本號(hào)進(jìn)行遞增。以下為版本控制示例：版本版本說明文檔的起始版本文檔經(jīng)過內(nèi)部的修改或?qū)忛單臋n提交實(shí)施另一方審閱或修改在對(duì)方確認(rèn)后的再次修改文檔封面文檔封面一般由以下內(nèi)容組成：主標(biāo)題，包括：分項(xiàng)項(xiàng)目名稱縮寫，參見文檔編碼表文檔名稱，參見文檔命名標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目單位，統(tǒng)一采用“深圳天音通信有限公司

11、”項(xiàng)目名稱，統(tǒng)一采用“分銷信息系統(tǒng)”文檔說明，包括：編寫人員， 統(tǒng)一采用“深圳天音項(xiàng)目組” 、“AMT咨詢項(xiàng)目組” 、“科訊實(shí)施小組”和“ PTC技術(shù)支持小組”等編寫日期，按照文檔創(chuàng)建的日期，一般不做修改更新日期，按照文檔更新或修改的最新日期文檔編碼，參見文檔編碼標(biāo)準(zhǔn)文檔版本，參見文檔版本標(biāo)準(zhǔn)審批記錄：對(duì)需項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)的，應(yīng)以原件打印并簽字后由項(xiàng)目經(jīng)理保留原件。文檔頁眉頁腳所有文檔應(yīng)保持統(tǒng)一的版式，其中：頁眉：左側(cè)為深圳天音的圖標(biāo)，右側(cè)為AMT和科訊公司的圖標(biāo)頁腳：左側(cè)為文檔名稱，右側(cè)為分頁號(hào)文檔字體本項(xiàng)目文檔的標(biāo)準(zhǔn)字體為宋體五號(hào)字（除演示文檔和程序文件外）。命名標(biāo)準(zhǔn)文檔命名標(biāo)準(zhǔn)按照實(shí)施范圍和階段性交付文檔分類，所有文檔將以如下規(guī)則進(jìn)行文件的命名：附錄：項(xiàng)目文檔模板以下文檔作為地鐵實(shí)施項(xiàng)目的