1、11/11名翔恿線股份有限公司質(zhì)量記錄管制程序書文件編號(hào)MS-M2-1601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第1頁共4頁一、目的確保質(zhì)量系統(tǒng)之有效運(yùn)作及作為日后質(zhì)量改善及追溯之依據(jù)。二、范圍使用于質(zhì)量系統(tǒng)之各項(xiàng)窗體、記錄與報(bào)告均適用之。三、定義無流程圖NA移轉(zhuǎn)Y過期借閱歸檔、保存匯總填表質(zhì)量記錄管制時(shí)機(jī)來源測狀況需求記錄存查歸檔、保存銷毀A名翔恿線股份有限公司質(zhì)量記錄管制程序書文件編號(hào)MS-M2-1601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第2頁共4頁四、權(quán)責(zé)單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，How

2、 to do，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程相關(guān)單位1質(zhì)量記錄管制時(shí)機(jī)6.1質(zhì)量記錄管制時(shí)機(jī)6.1.1程序書質(zhì)量活動(dòng)運(yùn)作之窗體記載完成時(shí)。6.1.2作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書執(zhí)行運(yùn)作之窗體記載完成時(shí)。相關(guān)單位2填表6.2填表6.2.1各單位主辦人員，將該單位負(fù)責(zé)保管之各作業(yè)流程之窗體、記錄或報(bào)告，填入質(zhì)量記錄管制一覽表(MS-M4-1601)如附件1中，以傳真或影印一份交給總務(wù)人事組主任保管存檔。質(zhì)量記錄管制覽表(MS-M4-1601)相關(guān)單位3匯總6.3匯總6.3.1各單位主辦人員應(yīng)將程序書與作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書運(yùn)作所產(chǎn)生之質(zhì)量記錄，分類搜集。相關(guān)單位4歸檔、保存6.4歸檔、保存6.4.1各單位主辦人員依各

3、程序書類不將質(zhì)量記錄分類，再依每天產(chǎn)生的例行性窗體及不定期產(chǎn)生的非例行性窗體分不儲(chǔ)存、歸檔。6.4.1.1例行性窗體產(chǎn)生之當(dāng)月，依日期順序排列置于當(dāng)期之卷宗內(nèi)，歸檔時(shí)，以月為儲(chǔ)存單位，于每月初，將前一個(gè)月之窗體依日期順序排列整齊后，并將質(zhì)量記錄儲(chǔ)存標(biāo)示(MS-M4-1602)如附件2，置于窗體最上層，一并置入A4規(guī)格之愛護(hù)套中，依年份月份排列整齊，置于當(dāng)年度之卷宗內(nèi)。6.4.1.2非例行性窗體依產(chǎn)生日期順序排列，并登錄于置于窗體最上層之質(zhì)量記錄儲(chǔ)存目錄(MS-M4-1603)如附件3后，一并置于當(dāng)期之卷宗內(nèi)以利于日后追蹤，歸檔時(shí)，以月為儲(chǔ)存單位，置入A4規(guī)格質(zhì)量記錄儲(chǔ)存標(biāo)示(MS-M4-160

4、2)質(zhì)量記錄儲(chǔ)存目錄(MS-M4-1603)名翔恿線股份有限公司質(zhì)量記錄管制程序書文件編號(hào)MS-M2-1601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第3頁共4頁四、權(quán)責(zé)單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程之愛護(hù)套中，依年份月份排列整齊，置于當(dāng)年度之卷宗內(nèi)。6.4.2各單位主辦人員將質(zhì)量記錄卷宗依序置于櫥柜中，幸免受潮、日曬、毀損、變質(zhì)且不得遺失。6.4.3卷宗標(biāo)示式樣詳見卷宗標(biāo)示表(MS-M4-1604)如附表1。6.4.4保存期限6.4.4.1一般窗體須保存二年，有關(guān)會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)窗

5、體須保存5年。6.4.4.2各單位負(fù)責(zé)第一年的保存保管，其后之保存年限轉(zhuǎn)由總務(wù)人事組負(fù)責(zé)保管。卷宗標(biāo)示表(MS-M4-1604)相關(guān)單位5借閱6.5借閱6.5.1借閱人員須填寫文件申請(qǐng)單(MS-M4-0501)如附件4，經(jīng)原文件使用單位主管同意后，可借閱并遵守以下規(guī)定。6.5.1.1借出之文件應(yīng)維持其完整性及清潔性，并不得在其內(nèi)做任何記號(hào)，不得拆卸或復(fù)印，使用后應(yīng)盡速歸還。6.5.1.2歸還時(shí)，各單位主辦人員應(yīng)認(rèn)真檢查歸還文件之完整性后，將文件歸回定位，并于文件申請(qǐng)單(MS-M4-0501)如附件4上注明歸還后結(jié)案。文件申請(qǐng)單(MS-M4-0501)相關(guān)單位6過期6.6過期6.6.1各單位主辦

6、人員應(yīng)于每月清查質(zhì)量記錄保存日期是否屆滿一年；若未滿一年，則回到流程4，接著保存，若超過一年，則進(jìn)入流程7，進(jìn)行移轉(zhuǎn)。名翔恿線股份有限公司質(zhì)量記錄管制程序書文件編號(hào)MS-M2-1601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：A.0版頁 次第4頁共4頁四、權(quán)責(zé)單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程相關(guān)單位7移轉(zhuǎn)6.7移轉(zhuǎn)6.7.1各單位主辦人員將保存日期超過一年之質(zhì)量記錄，登錄于質(zhì)量記錄處置表(MS-M4-1605)如附件5，勾選移交欄，將該表與質(zhì)量記錄一并移交給事務(wù)員。質(zhì)量記錄處置表(MS-M4-1605)總務(wù)人事組8歸檔、保存6.8歸檔、保存6.8.1事務(wù)員依本作業(yè)內(nèi)容6.4之相關(guān)規(guī)定辦理。總務(wù)人事組9銷毀6.9銷毀6.9.1事務(wù)員于每月清查質(zhì)量記錄是否超過保存期限，若已超過保存期限，開立質(zhì)量記錄處置表(MS-M4-1605)如附件5，勾選逾期銷毀欄，經(jīng)總務(wù)人事組主管審核確認(rèn)后，以碎紙機(jī)將文件銷毀或于文件上劃記