1、第PAGE12頁共NUMPAGES12頁2022年行政事務(wù)管理制度(一)總則第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發(fā)管理等。(二)檔案管理第三條歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。第五條檔案的借閱與索取

2、：1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；_公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準，并辦理借閱手續(xù)；3.借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復(fù)制。第六條檔案的銷毀：1.任何_或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；2.若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準后方可銷毀。3.經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編

3、制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。(三)印鑒管理第七條公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負責保管。第八條公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責任人員負責。第九條公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備查詢，存檔。第十條公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。第十一條蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。(四)公文打印管理第十二條公司公文的打印工作由總經(jīng)理辦公室負責。第十三條各部室打印的

4、公文或其他資料須經(jīng)本部門負責人簽字，交電腦部打印，按價計費。第十四條公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交總經(jīng)理辦公室留底存檔。(五)辦公及勞保用品的管理第十五條辦公用品的購發(fā)：1.每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經(jīng)理辦公室；2.總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預(yù)算；經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負責將辦公用品購回，根據(jù)實際工作需要有計劃的分發(fā)給各個部、室。由部室主任簽字領(lǐng)回；3.除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準方可領(lǐng)用；_公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)部室負責人提供的_和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員

5、的正常工作；5.負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當、用品保管好；6.負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字；7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。第十六條勞保用品的購發(fā)：勞保用品的配給，由總經(jīng)理辦公室根據(jù)各部、室的實際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。(六)庫房管理第十七條庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。第十八條采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包

6、清點數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時，庫房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負責人。第十九條物資入庫后，應(yīng)當日填寫帳卡。第二十三條庫房內(nèi)嚴禁吸煙，禁止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫內(nèi)必須配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。(七)報刊及郵發(fā)管理第二十四條報刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預(yù)算，負責辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。第二十六條任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準。(八)附則第二十七條公司辦公室負責為各部室郵發(fā)信件、郵件。(一)私人信件，一律實行自費，貼足郵票，交辦公室或自己送往郵局。(二)所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負責寄發(fā)；(三)控

7、制各類掛號信凡因公需掛號者，須經(jīng)各部室主任批準，總經(jīng)理辦公室登記后方可郵發(fā)。第二十八條本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應(yīng)工作需要的，各部門可提出修改意見交總經(jīng)理辦公室研究并提請總經(jīng)理批復(fù)。第二十九條本規(guī)定解釋權(quán)歸總經(jīng)理辦公室。第三十條本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。2022年行政事務(wù)管理制度（二）第一章公文、文件審批管理第一條公司的各類公文、文件、傳真、報告和資料，由公司行政部負責管理。第二條收文、發(fā)文的簽批管理(一)收文。各級政府下發(fā)的公文、文件，政府和行業(yè)主管部門發(fā)來的公文、文件及與公司有業(yè)務(wù)往來的企事業(yè)單位的信函等，應(yīng)由公司文員進行收文登記，并填寫收文處理單，由行政部部長簽署批轉(zhuǎn)意

8、見后，呈送公司主管領(lǐng)導(dǎo)閱示，文員按主管領(lǐng)導(dǎo)的批示，轉(zhuǎn)送有關(guān)部門或相關(guān)人員傳閱辦理。(二)發(fā)文。公司對外發(fā)出的文件、報告、請示、信函等正式公文，應(yīng)由與擬發(fā)文件內(nèi)容相關(guān)的部門負責起草文稿，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽批后，傳至公司行政部打英備檔和發(fā)送。(三)凡公司對外發(fā)出的正式公文、文件、報告、請示、信函等，以及公司下發(fā)的各種公文、文件，須由總經(jīng)理、董事長簽批才能生效。(四)公司_件的接收和發(fā)出，均應(yīng)由文員負責并做好記錄，對以公司名義發(fā)出的傳真件，將底稿存檔;接收的傳真件，要及時進行登記，收件人簽字并存檔。第三條公文打印的管理(一)公司公文、文件的打印，由文員負責。(二)公司各部門需打印以公司名義發(fā)送的正式公

9、文，須按程序填寫發(fā)文審批單;文員依據(jù)發(fā)文審批單中總經(jīng)理的簽批，進行打印和發(fā)放。(三)凡經(jīng)行政部打印的公文、文件，必須預(yù)留一份與原稿一起，統(tǒng)一存檔。第四條文件借閱和復(fù)制的管理公司各部門管理人員，因工作需要借閱或復(fù)制公司存檔的各類文件時，按檔案管理中“檔案的借閱與復(fù)制”的規(guī)定執(zhí)行。第二章檔案管理第五條歸檔范圍(一)上級政府和相關(guān)主管部門下發(fā)的文件、通知及相關(guān)許可證批件，企業(yè)上呈的報告、請示，企業(yè)發(fā)出的信函。(二)公司近遠期規(guī)劃、工作計劃、各類統(tǒng)計報表、規(guī)章制度、項目可行性研究報告。(三)公司各類會議記錄、紀要、決議等文件。(四)業(yè)務(wù)往來信函、合同、協(xié)議、項目工程內(nèi)業(yè)資料等。(五)人事勞資檔案、企業(yè)

10、營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、資質(zhì)證書等。第六條歸檔要求(一)凡屬應(yīng)歸檔范圍的收文，均應(yīng)及時辦理歸檔手續(xù)。(二)相關(guān)業(yè)務(wù)部門獲得的批件手續(xù)，要及時登記歸檔，如要使用，可辦理正常借用手續(xù);項目工程施工內(nèi)業(yè)資料、文件(竣工批件)，在工程結(jié)束后，由相關(guān)責任部門進行裝訂整理，并將其完整歸檔，同時辦理交接手續(xù)。(三)公司的檔案由檔案員負責整理歸檔，并按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，進行檔案的密級及類別劃分，針對不同密級的劃分，進行相應(yīng)的檔案管理。第七條檔案的借閱與復(fù)制(一)公司董事會成員、經(jīng)理班子成員需借閱檔案、文件時，在填寫文件借閱、復(fù)制記錄表后，可通過檔案員辦理借閱手續(xù)，提檔或復(fù)制，閱后返還。(二)公司其它人員因工

11、作或業(yè)務(wù)活動需要借閱公司檔案時，在填寫文件借閱、復(fù)制記錄表、經(jīng)行政部部長批準后，公司檔案員方可辦理檔案的借閱、提檔或復(fù)制手續(xù)。(三)公司檔案、文件的借閱人，應(yīng)當愛護并保持借閱檔案的整潔和完整，嚴禁私自涂改、外借、翻印和抄錄，杜絕遺失現(xiàn)象的發(fā)生。如確屬工作或業(yè)務(wù)活動需要，對檔案文件進行摘錄和復(fù)制的，必須經(jīng)行政部長批準后，方可由公司檔案員進行摘錄或復(fù)制。第八條檔案的標識對于失效或已更改的文件如。公司有關(guān)規(guī)定、制度、管理及辦法等，公司檔案員要標識明確并做明顯的標記，以防止誤用。第九條檔案的銷毀(一)公司的任何人未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)允許，無權(quán)隨意銷毀公司保存檔案資料。(二)對于超過規(guī)定保存期限無保存價值的檔

12、案資料，應(yīng)當按規(guī)定的時限予以銷毀。銷毀檔案資料時，應(yīng)當由公司檔案員，提交檔案銷毀報告并附銷毀檔案資料明細表，經(jīng)行政部長審核簽字，呈報副總經(jīng)理批準，方可_銷毀。銷毀的全過程至少應(yīng)由兩人參加。第三章介紹信和印鑒管理第十條公司印信是指公司的印章、公司法定代表人的名章、財務(wù)專用章及公司的介紹信、證明信、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等。第十一條公司印信由_公司辦公室統(tǒng)一保管。第十二條除公文外，需加蓋公司公章的文件、資料，由使用人提出申請，填寫印信申請單，經(jīng)副總經(jīng)理授權(quán)或批準，方可用櫻申請單應(yīng)注明資料名稱、份數(shù)、經(jīng)手人批準人。第十三條公司的重大經(jīng)濟合同須加蓋公章，應(yīng)由主辦部門提出申請，報董事長批準后，方可加蓋公章。

13、第十四條公司所有需要加蓋印鑒的介紹信、合同文本、協(xié)議文本，及以公司名義對外發(fā)出的所有公文，必須經(jīng)行政部審核，并進行統(tǒng)一編號登記、存檔備查。第十五條行政部應(yīng)建立印信臺帳，每一個印信都應(yīng)預(yù)留樣式，并存檔。第十六條公司印鑒的使用，應(yīng)當按公司發(fā)文的審批程序規(guī)定進行審核批準，公司文員方可蓋章。對于不屬于公司正式發(fā)文審批程序的，對公司利益會產(chǎn)生重要影響的文件的簽章，要通過主管副總經(jīng)理的批準方可進行;如果違反此項規(guī)定而造成的后果，由違反規(guī)定的直接責任人負責。印信管理人員不得在審核手續(xù)不完備的文本上加蓋印章。第十七條介紹信的填寫，必須注明辦事人、去往單位、辦理事由、時間等，不允許攜帶空白介紹信。嚴禁在空白介紹

14、信和空白紙上加蓋印章。第十八條公司印章除特殊規(guī)定外，一律用紅色印泥。第十九條印信管理人員應(yīng)在每年的_月前將上一年的介紹信存根歸檔，一本介紹信不得跨年度使用。第二十條經(jīng)公司加蓋印鑒的公文，如出現(xiàn)意外情況或不利后果時，應(yīng)當由公文批準人和直接責任人承擔相應(yīng)責任。第二十一條使用公司法定代表人名章、財務(wù)負責人名章時，須征得公司法定代表人及財務(wù)負責人本人的同意。第二十二條公司印章因特殊原因借出使用，需要報董事長批準，并認真填寫公司印章借據(jù)，印章借據(jù)應(yīng)注明資料名稱、份數(shù)、經(jīng)手人、批準人及借出時間和歸還時間，印章歸還后，該借據(jù)不得消毀，存檔備查。第二十三條經(jīng)董事長批準方可銷毀印章，銷毀時必須有兩人監(jiān)督，并做好

15、登記。第四章會議管理第二十四條公司召集的會議，由行政部負責通知并_人員準時到會。第二十五條公司級的會議只設(shè)有公司例會、專題例會和總經(jīng)理辦公會。第二十六條行政部負責上述會議的會務(wù)工作，必要時負責形成_。第二十七條公司例會和總經(jīng)理辦公會形成_決定，由行政部負責督辦和檢查落實情況;專題例_做出_決定，由主管領(lǐng)導(dǎo)負責落實。第二十八條公司例會是公司行政、業(yè)務(wù)及其他事務(wù)管理的會議，會議由總經(jīng)理主持或授權(quán)主持，全體員工參加，主要是報告和處理公司臨時性重要問題，一周召開一次。第二十九條專題例會是根據(jù)部門業(yè)務(wù)上的關(guān)系而召開的業(yè)務(wù)工作會議，由主管領(lǐng)導(dǎo)主持，對生產(chǎn)經(jīng)營過程進行階段性分析和總結(jié)，并做出決定，報告董事長

16、。第三十條總經(jīng)理辦公會不定期召開，會議主要討論、決定公司的發(fā)展規(guī)劃、年度及月工作計劃及其他有_司重大問題的會議。第三十一條公司任何級別的會議，均要經(jīng)過周密的準備工作，準備好議題、提案，不開無準備的會議。第五章固定資產(chǎn)及設(shè)施設(shè)備管理第三十二條為加強對公司固定資產(chǎn)及設(shè)施設(shè)備的管理，特制定如下規(guī)定：(一)公司固定資產(chǎn)及設(shè)備設(shè)施，由行政部指定專人負責，統(tǒng)一進行管理。(二)公司固定資產(chǎn)及設(shè)備設(shè)施，必須建立固定資產(chǎn)管理臺帳及設(shè)備設(shè)施(辦公設(shè)備)登記表。(三)固定資產(chǎn)除不動產(chǎn)之外，均應(yīng)建立實物負責人制度，由責任人對所負責的設(shè)備設(shè)施定期提出保養(yǎng)和維護維修計劃，經(jīng)行政部長審核，副總經(jīng)理批準后，按計劃安排專業(yè)人員

17、進行維修和修養(yǎng)，確保設(shè)備設(shè)施的完好。(四)因工作業(yè)務(wù)的需要，需更換或新增辦公設(shè)備設(shè)施的，應(yīng)由各部門按規(guī)定填寫設(shè)施配置申請單，報經(jīng)副總經(jīng)理批準后，由行政部負責_安排采購;日常辦公用品和低值易耗品，由副總經(jīng)理批準后按需購買;(五)各部門責任人要認真管理和維護好本部門使用的資產(chǎn)設(shè)備，部門間不得隨意調(diào)換辦公設(shè)備，不得隨意把辦公所用的桌椅、沙發(fā)等搬出辦公樓外。(六)作好辦公樓外(如施工現(xiàn)嘗售樓處等)的設(shè)備設(shè)施、辦公家具的管理，如因階段性工作結(jié)束而對設(shè)備設(shè)施及辦公家具停止使用時，應(yīng)負責與行政部進行交接，或以其它方式妥善保管以備再用。第六章保密管理總則為增強公司全員的保密意識，加強公司的保密工作，特制定本制

18、度。第三十三條保密范圍和密級確定(一)公司_包括下列_事項。_公司重大決策中的_事項。_公司正在決策中的_事項。_公司內(nèi)部掌握的客戶、意向客戶資料，合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議記錄。_公司財務(wù)預(yù)算報告及各類財務(wù)報表、統(tǒng)計報表。_公司計劃開發(fā)的的、尚不宜對外公開的項目信息。_公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料。7.其他經(jīng)公司確定應(yīng)當保密的事項。一般性決定、決議、通知、行政管理資料等內(nèi)容文件不屬于保密范圍。(二)公司_的密級分為“絕密”、“_”、“_”三級絕密是最重要的公司_，泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受特別嚴重的損害;_是重要的公司_，泄露會使公司權(quán)力和利益遭到嚴重的損害;_

19、是一般的公司_，泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受損害。(三)公司密級的確定_公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策、文件資料和正在洽談的尚未公開的新項目為絕密級。_公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為_級。_公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入的各類信息為_級。4.屬于公司_的文件、資料，應(yīng)當依據(jù)規(guī)定標明密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。第三十四條保密措施(一)屬于公司_的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由主管經(jīng)理委托專人執(zhí)行。(二)對于密級的文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施1.未經(jīng)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準，

20、不得復(fù)制和摘抄.2.收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施。3.保存在設(shè)備完善的保險裝置內(nèi)。(三)屬于公司_的，由公司指定專門部門負責執(zhí)行，并采用相應(yīng)的保密措施。(四)在對外交往與合作中需要提供公司_事項的，應(yīng)當事先經(jīng)總經(jīng)理批準。(五)具有屬于公司_內(nèi)容的會議和其他活動，主辦部門應(yīng)采取下列保密措施：1.選擇具備保密條件的會議場所。2.根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定。3.依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件。4.確定會議內(nèi)容是否傳達及傳達范圍。(六)不準在私人交往和通信中泄露公司_，不準在公共場所談?wù)摴綺，不準通過其他方式傳遞公司_。(七)公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司_已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應(yīng)當立即采取補救措施并及時報告總經(jīng)理;總經(jīng)理接到報告，應(yīng)立即做出處理。第三十五條責任與處罰(一)出現(xiàn)下列情況之一