1、居民小區(qū)物業(yè)公司客戶檔案管理制度一、總則一為全面強化本公司檔案管理工作，確保公司各類檔案資料 充分、有效利用，實現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化和標準化，特制定本制 度。二本制度所指的檔案資料是指公司及下屬客戶服務部門成立 以來，在經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，具有查閱、利用價值的各 種形式的資質證照、文書、公文、公函、合同、圖紙、業(yè)戶資料以及 音像、圖表等檔案資料。三檔案資料工作的基本原則：集中統(tǒng)一管理公司及各下屬客 戶服務中心有關資料檔案，確保檔案資料的完整和安全。二、人員配備四公司檔案采用分級管理模式，即分為物業(yè)公司檔案資料管 理員和下屬各客戶服務中心檔案資料管理員。物業(yè)公司主要收集和保 管公司級

2、別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，下屬各客戶服務中心具體負責管理 各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)公司及下屬各客戶服務中心均必須設立獨 立的檔案室。五物業(yè)公司須配備檔案管理的專責人員，下屬的各客戶服務 中心依據(jù)自身實際狀況，可指定專人負責也可由其他人兼職檔案管理 員。三、檔案資料的收集和整理六物業(yè)公司主要統(tǒng)一收集和管理公司級別物業(yè)檔案和物業(yè)資 料，主要包括以下內容。物業(yè)公司公章和相關證照。文件、公函、工作計劃、上級來文以及國家與當?shù)赜嘘P的法律 法規(guī)等檔案資料，主要指房地產(chǎn)公司、物業(yè)公司領導簽字的各類批示， 以公司及職能部門等名義發(fā)出或制定的文件以及與公司職能有密切 關系或由公司承當有關責任并必須要執(zhí)行的重要文件

3、。重大、突發(fā)事件的處理資料，主要包括樓宇、交通、治安、公 共配套設備設施等方面及自然災害等突發(fā)重大事件的經(jīng)過和處理過 程記錄及相關材料。公司所簽訂的合同資料，監(jiān)察職能部門對公司進行檢查的書面 及取證材料以及公司固定資產(chǎn)相關材料。人事檔案資料。實物、聲像類檔案，包括各種電子檔案。在實際工作中，實物、 聲像檔案資料比較少，依據(jù)使用頻率及重要性選擇自行存放或移交公 司檔案管理部門，自行保管時要注意保護完整性。榮譽類檔案等其他各種檔案資料。七各客戶服務中心管理自身樓盤、業(yè)主和經(jīng)營相關的檔案和 資料，主要包括以下內容?？蛻舴罩行臉I(yè)務章及相關證照。小區(qū)基本狀況材料。1房產(chǎn)資料包括房屋、設備及其附著物清單

4、及表格等。接管資料包括驗收合格憑證、物業(yè)完好狀況、接管文件。技術資料包括工程預決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、 地質勘察報告、圖紙會審記錄、完工驗收證實書、房屋及設備使用技 術資料。業(yè)主檔案資料(包括修理基金檔案資料)主要包括人住通知書、 住戶家庭狀況登記表、房屋交接單、住戶入住合約、身份證實材料以 及裝修申請表等，業(yè)戶資料必須妥善保管并及時更新。日常管理服務資料，主要包括以下內容。人事管理相關資料。客戶服務中心人員的招聘、培訓、定 崗定編、調配、變遷文件、技術職稱等文件。各部門日常的值班記錄，各種往來函件，各種內部通啟等 文書資料。設備檔案管理，包括設備的標志、設備臺賬和設備資料等。物業(yè)經(jīng)

5、營管理材料。各客戶服務中心經(jīng)營發(fā)展文件、小區(qū) 管理文件、小區(qū)建設文件、委外、合作文件等。物業(yè)租賃材料，包括租賃審批材料、租賃合同、物業(yè)權屬 證實材料、房屋安全鑒定材料、同意出(轉)租文件、委托書、公證 書、證實、報告、分戶圖等。工程圖紙檔案資料，包括建筑施工圖、給排水施工圖、結 構施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調系統(tǒng)圖。各客戶服務中心或個人參加各種活動的材料。小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。四、檔案資料的移交和歸檔八資料移交前管理。各客戶服務中心的檔案資料在移交前由各客戶服務中心檔案 資料管理員負責存檔管理。各客戶服務中心必須將檔案資料分類存放人不同的檔案袋或 盒內，確保檔案資料的完好。

6、各客戶服務中心存放的檔案資料要依據(jù)自己的使用頻率和保 密程度進行分類存放。九檔案資料的移交，每半年向物業(yè)公司檔案室進行一次移交。資料移交前，各客戶服務中心檔案資料管理員須將檔案按類整 理好，并填寫檔案資料移交表，履行移交手續(xù)。進行移交時，物業(yè)公司須仔細核對移交的資料，確定無誤后， 交接雙方在移交清單上簽字，并加蓋部門公章。移交清單一式兩份，物業(yè)公司和各客戶服務中心交接人各留存 一份。對調出、離職的工作人員檔案，在辦理調離手續(xù)前，必須清還 檔案資料，經(jīng)檔案室簽字確認，方可辦理調離手續(xù)。十歸檔。主要有以下要求。物業(yè)公司及下屬各客戶服務中心必須按照本管理辦法的歸檔范 圍、歸檔日期及時、準確、規(guī)范地進

7、行歸檔。將必須要歸檔的文件材料對照歸檔范圍，完整、準確、系統(tǒng)地進 行收集，歸檔案卷要進行分類排列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案 目錄。除歸檔范圍表中列明為復印件外，歸檔的文件原則上一律為原 件，必要時復印件加蓋紅章注明原件存放處，凡有原件的文件，不能 以復印件歸檔。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。實物類、聲像類檔案資料要清楚完整，并按歸檔要求提供拍攝 內容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應有相應的紙質文件 材料，并儲存。十一歸檔檔案資料檢查。物業(yè)公司負責檢查、監(jiān)督、指導并 考核各客戶服務中心檔案資料的管理工作。統(tǒng)計匯總各客戶服務中心 歸檔資料目錄清單，定期對各客戶服

8、務中心檔案的歸檔工作進行實地 檢查。五、檔案資料的借閱和使用十二檔案資料借閱要求。在進行檔案資料借閱使用時，如果是在檔案室查閱一般資料，辦 理一般登記手續(xù)即可；如果要查閱重要密級資料，須履行檔案借閱審 批手續(xù)，且必須在檔案室當場查閱后歸還，不得私自帶出復印。十三檔案資料借閱的相關規(guī)定。借閱的檔案資料必須按時歸還，并及時辦理清戶手續(xù)。一般不 得超過7天，超過7天則必須辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理延期手續(xù)且借出檔 案超過15天者，對相關責任人進行失職問責處理，在借閱期間造成 資料丟失者，依據(jù)資料的重要程度進行相應的處理。借閱者必須確保原樣歸還所借的檔案資料，確保資料完整無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標

9、記等。未通過同意，借閱者不得隨便摘抄、拍照、復制檔案資料，凡經(jīng) 同意摘抄、復制的檔案資料必須由檔案資料管理人員進行檢察和核對。實物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復印件提供利用。十四要注意保護業(yè)主和住戶的個人信息，業(yè)主個人信息檔案 只儲存在有關客戶服務中心的檔案庫中，如必須調用含有業(yè)主個人隱私 信息的資料，須經(jīng)客戶服務中心負責人批準，有些必須經(jīng)業(yè)主本人同意， 并由有關檔案人員記錄去向，跟蹤有關信息資料的使用及其銷毀狀況。六、檔案資料管理和鑒定十五物業(yè)公司及各客戶服務中心依據(jù)自身實際狀況設置綜合 檔案室、資料保管室和庫房等，必須確保有相對獨立的空間，并能保 證資料的安全與完備。十六庫房設置的具體要

10、求庫房要相對獨立，并具有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防 蟲、防鼠、防高溫等功能，庫房內和庫房四周禁止放置易燃易爆物品 或其他危險物品，并配備滅火器材，標示禁止煙火標志。庫房內盡力按分類設置，檔案資料按類別整齊排放，堅持通風， 并與窗戶垂直，避免陽光直射，將所有檔案架統(tǒng)一編號，編制檔案資 料存放位置索引。十七檔案資料統(tǒng)計，具體要求如下物業(yè)公司及各客戶服務中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進、整理、鑒定、保管的數(shù)量和狀況及檔案資料的借閱利 用等狀況進行統(tǒng)計。物業(yè)公司檔案員將統(tǒng)計結果報物業(yè)公司負責人，下屬各客戶服 務中心檔案員將統(tǒng)計結果報給客戶服務部負責人。統(tǒng)計工作必須做到實事求是，如

11、實反映狀況，務必確保提供的 數(shù)據(jù)準確，符合客觀實際。十八檔案資料的鑒定，包括以下要求檔案資料一經(jīng)歸檔，未通過領導鑒定和批準，任何人不得擅自銷 毀。經(jīng)鑒定后仍無法確定其儲存價值的檔案資料，應持續(xù)儲存至次 年再進行鑒定。技術檔案資料鑒按時，必須附加工程技術部門的專業(yè)看法。十九檔案資料的銷毀。經(jīng)鑒定后批準銷毀的檔案資料，由檔案室負責人妥善處理，不 得作其他用途或當作廢紙出售。銷毀檔案資料須有至少兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人應認真復核要銷毀 的檔案資料。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀字樣和銷毀日 期，監(jiān)銷人在銷毀清冊上簽字。檔案資料管理員應及時做好檔案資料整理、檢索工具調整等工 作。七、獎罰二十公司依據(jù)每年考核結果，關于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或者進步非常特別的部門和個人給予