1、6/7Z/XXC-10-202X溝通控制程序版本：A0編制/日期： 審核/日期： 批準/日期： 202X1010發(fā)布 202X112實施xx公司 發(fā) 布Z/XXC-10-202X目 次前言1 目的12 范圍13 引用標準14 職責權限15 程序要求16 相關文件27 產生記錄28 流程圖29 附表2Z/XXC-10-202X前 言本標準由xx公司標準化技術委員會提出。本標準由xx公司標準化技術委員會歸口。本標準由xx公司總經理辦負責起草。本標準主要起草人：xx。修訂記錄修訂版本修訂日期修訂概要A0202X-2-10初版發(fā)行Z/XXC-10-202X溝通控制程序1 目的規(guī)范公司內外溝通的方法，在

2、公司內部與外部建立適當?shù)男畔贤ㄟ^程，以確保對管理體系的有效性進行信息溝通2 范圍本程序適用于公司內各層次和職能間的內部信息溝通，以及與外部相關方聯(lián)絡的接收、文 件化形成和答復等溝通。3 引用標準無4 職責權限4.1總裁辦負責與政府機關單位的信息溝通。4.2客戶部負責與公司客戶的信息聯(lián)絡溝通。4.3采購部負責與供方廠商的信息聯(lián)絡溝通。4.4 各部門負責質量管理體系文件中所涉及的工作內容的溝通。5 程序要求5.1內部溝通5.1.1公司內各不同層次之間的信息溝通a)管理層以發(fā)放文件的形式將管理信息傳達至各部門，以利于各部門及時了解公司的領導方案。b)公司建立工作例會制度，通過各種會議及時將最高管理

3、者的指示傳達到各級人員，同時也能傾聽各部門負貴人的意見及合理化建議，以便有效的進行改進。與會人員在此會議簽到表簽字，必要時應填寫會議紀要進行決議事項跟進。5.1.2公司內各職能部門之間的信息溝通a)各部門需建立良好的聯(lián)絡溝通渠道，凡須大家周知的事項將以公司內部公告的形式轉達到各相關部門。b）總裁辦負責將公司的經營理念、管理方針、管理目標以墻報、板報或文件的形式進行宣傳，各項需要掌握的內容也可通過培訓的方式進行交流。c)公司鼓勵各部門和上下級之間開展各種非正式溝通活動，利用重大節(jié)假日，如五一、 十一、中秋、元旦、春節(jié)等，組織舉辦一些豐富多彩，寓教于樂的知識競賽和文體活動，以增進大家的相互了解和信

4、任。5.2外部溝通5.2.1與客戶的溝通a)客戶部應及時、準確地將客戶要求傳達到公司各相關部門，同時把訂單的生產進度狀況和問題及時通報客戶，聽取客戶意見。b）在合同簽訂前，充分獲取客戶要求，并進行合同評審。c)合同簽訂后，若客戶有任何要求變更，客戶部按與顧客有關的過程控制程序程序要求迅速傳達到相關部門，必要時召開會議，對合同進行重新評審。d)產品交付后，由客服通過預留售后處理電話進行技術服務及投訴處理。e)客戶部每年年底通過顧客滿意度調查與客戶溝通，及時了解顧客需求，傾聽顧客意見和建議。5.2.2與供方的溝通a)采購部向供方訂購產品時，應在訂單中載明所購產品的名稱、規(guī)格、型號、品質要求等；b)供方產品到貨后，有任何異常及時告知供方，聯(lián)絡供方加強改進，并由品管部在下一批產品進廠時進行驗證。詳見證不合格控制程序。5.2.3與其他相關方的溝通a)總裁辦前臺號碼，對內外公布。負責內外部聯(lián)系和溝通，處理相關投訴和建議，以滿足相關方的要求。b）對于公司接收的相關方信息，由總裁辦進行對其進行存檔，形成文件化，必要時作答復和處理。5.3信息溝通內容 5.3.1內部溝通內容a)法律法規(guī)、國際標準、國家標準及其他要求；b)管理體系方面產生的信息；c)經營理念、管理方針、目標和指標；d)環(huán)境因素、危險源特別是重大環(huán)境因素、危險源；e)緊急狀態(tài)信息。5.3.2外部溝通內容a)相關方環(huán)境、安全、社會責任信