企業(yè)辦公用品分類管理企業(yè)辦公用品分類管理企業(yè)辦公用品分類管理資料僅供參考文件編號：2022年4月企業(yè)辦公用品分類管理版本號：A修改號：1頁次：1.0審核：批準:發(fā)布日期：辦公用品管理制度為了加強辦公用品的管理，控制費用開支，規(guī)范辦公用品的采購與領用，本著節(jié)約和有利于工作的原則，根據(jù)我公司實際情況，特制定本制度。一、辦公用品的分類按使用的性質分為一般消耗品和耐用消耗品兩類一般消耗品包括：筆芯、鉛筆、筆記本、記事本、固體膠、液體膠、膠帶、回形針、大頭針、訂書針、復印紙、復寫紙、便條紙、稿紙、封皮紙、易事貼、檔案袋、透明袋、檔案盒、印油、印泥、工具刀、拉桿夾、文件夾、文件框、裝訂夾、裝訂簽、裝訂膠片、記號筆墨水、白板筆墨水、橡皮、雙面膠、口取紙、創(chuàng)可貼耐用消耗品包括：圓珠筆、中性筆、記號筆、白板筆、熒光筆、卷筆刀、筆筒、修正液、計算器、訂書機、打孔器、起釘器、直尺、長尾票夾、票據(jù)夾、山形票夾、剪刀、電池、印臺、黑板擦、名片夾、U盤二、辦公用品管理部門（一）公司辦公用品統(tǒng)一歸口管理部門為人事行政部。人事行政部于每月月末的25號-30號完成公司下月辦公用品購置計劃，上交公司常務副總審批后由后勤中心采購。（二）人事行政部負責公司辦公用品的采購計劃、驗收入庫、保管、發(fā)放與統(tǒng)計等管理工作，同時各部門設立專門的辦公用品管理員負責本部門辦公用品的領用及保管，各部門經(jīng)理對本部門的辦公用品使用情況進行監(jiān)督和管理。（附件：表1《各部門辦公用品管理員名單》）三、辦公用品管理流程各部門辦公用品管理員每月25日前填寫《部門辦公用品申領單》表2各部門辦公用品管理員每月25日前填寫《部門辦公用品申領單》表2部門經(jīng)理審批后勤中心每月5日前采購，臨時急需的辦公用品3日內采購人事行政部每月30日前填寫《辦公用品申請購置計劃表》表3臨時急需的辦公用品由申請部門填寫《采購申請單》常務副總審批人事行政部登記入庫各部門辦公用品管理員領取辦公用品，人事部發(fā)放新員工、公司副總級別以上人員辦公用品，由人事行政部填寫《個人辦公用品領取登記表》表4，經(jīng)登記后發(fā)放。（一）后勤中心根據(jù)辦公用品購置計劃明細、規(guī)格以及數(shù)量購買，在每月5日前將辦公用品采購入庫。辦公用品入庫時，人事行政部查看是有否有遺漏或與購置計劃規(guī)格、數(shù)量不符時，人事行政部應及時與采購人員聯(lián)系更換或補充。（二）臨時急需的辦公用品（價值大于200元），由所需部門填寫采購申請單，常務副總批準后購置。（三）各部門辦公用品管理員據(jù)表單如實發(fā)放所領取的辦公用品，并將使用情況登記在冊，人事行政部將進行不定期檢查辦公用品使用記錄。四、辦公用品的發(fā)放及領用（一）個人辦公用品的領用和發(fā)放1、新員工入職每人按崗位工作需要由人事行政部填寫《個人辦公用品領取登記表》表4，經(jīng)登記后發(fā)放。2、公司副總級別以上人員辦公用品，由人事行政部填寫《個人辦公用品領取登記表》，經(jīng)登記后發(fā)放。3、除以上情況以外，其他人員不得以個人名義領用辦公用品。（二）部門辦公用品的領用和發(fā)放每月各部門辦公用品管理員根據(jù)本部門已簽批的《部門辦公用品申領單》及上月使用記錄在人事行政部領取辦公用品。當月申領辦公用品三次以上，需報各分管副總審批。（三）辦公用品的領用規(guī)定1）耐用消耗品，重新領用時以舊換新，需攜帶原物品方可領取新辦公用品，以舊換新的辦公用品交各部門辦公用品管理員處匯總，在新領取時統(tǒng)一交人事行政部。2）一般消耗品則不用依舊換新，可直接領取。3）按崗位工作需要需配備辦公用品的新員工，每人限領簽字筆一支、筆記本一本等必備辦公用品。五、辦公用品的使用及保管（一）辦公用品保管1）辦公用品的保養(yǎng)，主要由各部門自行負責，人事行政部將進行不定期檢查，不得故意破壞辦公用品。個人領用的辦公品必須認真保管，因人為保管不當造成辦公用品損壞需自行購買。2）凡離職人員在辦理離職交接手續(xù)，填寫離職交接單時，應將所領用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還，人事行政專員負責登記入庫，如有缺失的應照價賠償，否則不予辦理有關手續(xù)。3）備用辦公用品由人事行政部統(tǒng)一管理，實行定期盤存制。盤存頻率為每月一次，人事行政部每月10前抽出時間進行備用辦公品的盤存。要求月初庫存與期間采購、領用、月尾結余在數(shù)量上一致，若不一致必須查找原因及問題環(huán)節(jié)。人事行政部應定期檢查辦公用品的庫存量，對日常必需品、不易采購品或用量大的用品應酌量庫存，以備不時之需。（三）復印紙管理1）凡需復印/打印的各種文件、資料，一次性復印/打印超過10頁的，在人事行政部登記后方可復印/打印。（登記的內容有：復印/打印日期、復印/打印內容、張數(shù)、經(jīng)辦人、使用用途等。）2）若復印數(shù)量較多時，應先復印一份，確認復印效果合格再輸入余數(shù)，以免浪費。如非特殊要求，盡可能使用二次紙，節(jié)約用紙，降低成本。3）人事行政部對復印紙進行統(tǒng)一管理，個人不得復印/打印與公司公務無關的私人資料，違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)罰款50元/次。（三）傳真機的管理1）公司保留兩臺傳真機，由人事行政部統(tǒng)一管理，其他無關部門不得私自保留傳真機。2）傳真統(tǒng)一由人事行政部存放的傳真機接收。所有傳真由行政專員填寫收件登記簿，并將接收到的傳真及時分發(fā)給收件部門和人員。3）重要傳真接收可通知行政專員加急處理，無明確收件人和垃圾傳真件，不予接收。涉及公司事務的原件在行政部留存，接受部門留復印件。表1：各部門辦公用品管理員名單序號部門崗位辦公用品管理員備注123456789101112表2：部門辦公用品申領單申請部門：經(jīng)辦人：年月日編號名稱規(guī)格單位數(shù)量是否領取實際領取量備注部門經(jīng)理簽字人事行政部經(jīng)理簽字注：辦公用品管理員填寫→部門經(jīng)理簽批→人事部經(jīng)理簽批→人事部如實發(fā)放→管理員簽字確認表3：辦公用品申請購置計劃單日期：年月日申請部門預計購置時間編號品名規(guī)格單位數(shù)量預算額度實際金額備注人事行政部經(jīng)理簽字申請人常務副總簽字采購人注：人事行政部編制購買清單→部門經(jīng)理審核簽字→常務副總簽批→后勤中心采購。表4：個人辦公用品領取登記表所在部門登記人領取時間物品名稱規(guī)格單位數(shù)量領取人備注注：此表由人事行政部負責登記、建檔。一、文件管理用品桌面文件柜或多聯(lián)文件框、文件夾、檔案盒、紐扣文件袋、拉桿夾、按扣袋、標簽紙、風琴包、大小夾子等；二、桌面辦公文具臺歷、名片冊（盒）、計算器、訂書機、訂書釘、取釘器、回形針、圖釘、剪刀、美工刀、筆筒、書立、電話機、尺規(guī)、雙面膠、固體膠（液體膠）等；三、書寫工具圓珠筆、中性筆、中性筆芯、鋼筆、白板筆、記號筆、POP筆、毛筆、修正液、橡皮、鉛筆（繪圖筆）、削筆刀、墨水等；四、紙制品復（打）印紙、彩色復印紙、復寫紙、便箋本、筆記本（軟面抄）等；金融用品點驗鈔機、印章墊、印泥（油）、賬本、單據(jù)（費用報銷單）六、辦公機械碎紙機、考勤機（考