房地產(chǎn)公司材料設(shè)備招標(biāo)管理流程

1.目的

為規(guī)范工程物資（以下稱物資）核價、定廠定價和采購行為，合理控制工程物資綜合成本，提高物資核價、定廠定價和采購及時性和準(zhǔn)確性，建立和完善有序的采購體系，保證項目所用材料設(shè)備的品質(zhì)

2.適用范圍

適用于集團(tuán)及各所屬地產(chǎn)公司一切工程物資的核價、定廠定價及采購活動。在具體工作中，優(yōu)選核價，次選定廠定價。

3.術(shù)語和定義

無

4.職責(zé)

4.1所屬公司成本控制部(材設(shè)組)

4.1.1編制《年度招標(biāo)采購計劃》和《月采購計劃》，明確產(chǎn)品技術(shù)要求；

4.1.2編制和審查供應(yīng)商入圍資格，組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行考察(詳見材料設(shè)備供應(yīng)商選擇辦法)、市場調(diào)研和評估，建立健全合格供應(yīng)商及相關(guān)材料、設(shè)備信息庫，組織合格供應(yīng)商評審工作。

4.1.3組織《招標(biāo)文件》和評標(biāo)報告的編制；

4.1.4組織實施招標(biāo)活動；

4.1.5發(fā)出《中標(biāo)通知書》；

4.1.6組織招標(biāo)合同洽商及合同的擬定、報批和簽訂；

4.1.7招標(biāo)要點變更的提出。

4.1.8建立健全所屬地產(chǎn)公司工程物資管理細(xì)則。為集團(tuán)工程管理部編制和完善工程物資管理制度提供意見。負(fù)責(zé)材料、設(shè)備樣品庫的建立。

4.1.9關(guān)注市場動態(tài)，加強與供應(yīng)商之間的信息和業(yè)務(wù)交流，不斷擴(kuò)大信息收集渠道。

4.1.10定期開展采購工作總結(jié)、經(jīng)驗教訓(xùn)交流，建立經(jīng)驗教訓(xùn)評估檔案，以資借鑒和改進(jìn)。

4.1.11建立采購明細(xì)帳，提供采購相關(guān)報表，為工程材料成本控制提供參考依據(jù)。

4.1.12負(fù)責(zé)收集并反饋材料、設(shè)備到場及使用信息。

4.1.13每月25日各所屬地產(chǎn)公司將本月定廠定價、核價和采購物資的情況提交集團(tuán)工程管理部。

4.2成本控制部：

4.2.1根據(jù)需要，審核、提交物資采購計劃；

4.2.2對材設(shè)組所發(fā)材料價格的收集、整理和發(fā)放。

4.2.3參與評議供應(yīng)商履約情況，為合格供應(yīng)商評審和工程物資采購結(jié)算提供依據(jù)。

4.2.4負(fù)責(zé)甲供材料設(shè)備合同的簽訂，分包工程（含人工費、材料費、機(jī)械費等）招標(biāo)由成本控制部組織，材設(shè)組、工程部等相關(guān)部門參加。

4.2.5搞好工程物資現(xiàn)場管理，參與材料驗收工作，嚴(yán)把數(shù)量關(guān)。

4.2.6負(fù)責(zé)甲供材料設(shè)備的統(tǒng)計。

4.2.7負(fù)責(zé)已簽訂合同的存檔。

4.3工程部：

4.3.1參與物資采購招標(biāo)工作，負(fù)責(zé)對產(chǎn)品質(zhì)量及技術(shù)方面要求進(jìn)行認(rèn)定與驗收，組織監(jiān)理部、材設(shè)部對不涉及觀感物資（外墻磚、石材、屋面瓦等）的樣品選擇和封樣工作。

4.3.2負(fù)責(zé)對材料計劃中產(chǎn)品質(zhì)量及技術(shù)方面的審核。

4.3.3協(xié)調(diào)供應(yīng)商與監(jiān)理單位、施工承包單位等之間的合作關(guān)系。

4.3.4參與評議供應(yīng)商履約情況，為合格供應(yīng)商評審和工程物資采購結(jié)算提供依據(jù)。

4.3.5搞好工程物資現(xiàn)場管理，參與材料驗收工作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān),拒收不合格材料、設(shè)備。

4.4.監(jiān)理機(jī)構(gòu):

4.4.1負(fù)責(zé)對產(chǎn)品質(zhì)量及技術(shù)方面要求進(jìn)行認(rèn)定與驗收，參與材料、設(shè)備樣品的選擇和組織樣品封樣工作。

4.4.2組織評議供應(yīng)商履約情況，為合格供應(yīng)商評審和工程物資采購結(jié)算提供依據(jù)。

4.4.3搞好工程物資現(xiàn)場管理，組織材料驗收、送樣復(fù)檢工作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān),拒收不合格材料、設(shè)備。

4.5.集團(tuán)規(guī)劃設(shè)計部：組織工程部、監(jiān)理部、材設(shè)組對涉及觀感物資（外墻磚、石材、屋面瓦等）的選擇和封樣工作。為采購工作提供設(shè)計參數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計等技術(shù)支持。

4.6集團(tuán)工程管理部：負(fù)責(zé)收集各所屬地產(chǎn)公司材設(shè)部所報送材料價格并予以公布，負(fù)責(zé)合同（協(xié)議）范本的編制及修訂。

4.7集團(tuán)人事行政部：負(fù)責(zé)物資采購格式合同范本的發(fā)布，為采購合同糾紛和索賠事務(wù)提供法律支持。

4.8集團(tuán)審計監(jiān)察部：負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計、監(jiān)察。

5.流程說明

5.1采購計劃及產(chǎn)品技術(shù)要求確認(rèn)

5.1.2所屬地產(chǎn)公司成本控制部應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)需要編制年度采購需求計劃，以便材設(shè)部好組織招標(biāo)。

5.1.3所屬公司材設(shè)部根據(jù)項目工程進(jìn)度計劃編制《年度采購計劃》和《月度采購計劃》，明確產(chǎn)品的技術(shù)要求；

5.1.4所屬公司工程部、技術(shù)部、集團(tuán)規(guī)劃設(shè)計部提供所需產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求等資料。

5.1.5由各所屬地產(chǎn)公司使用部門編制材料設(shè)備采購申請表，經(jīng)過工程部、成本控制部審核后由成本控制部統(tǒng)一以O(shè)A平臺的方式提交材設(shè)組，材設(shè)組對計劃確認(rèn)后進(jìn)入采購程序。采購申請表的各項參數(shù)必須詳細(xì)、準(zhǔn)確、字跡工整的填寫，并結(jié)合施工承包合同注明材料設(shè)備的核價內(nèi)容。同時按安裝、土建、零星、裝飾、苗木等分類編制計劃。

5.1.6計劃接收與確認(rèn):材料設(shè)備采購申請表由材設(shè)組文員負(fù)責(zé)登記接收，接收后當(dāng)日內(nèi)發(fā)相關(guān)經(jīng)辦人員,經(jīng)辦人員在2個工作日內(nèi)審核計劃的符合性，2個工作日內(nèi)未返回則視為已經(jīng)確認(rèn)。

5.1.7單次采購金額在10萬元（含）以上的物資，必須進(jìn)行招標(biāo)采購；特殊情況，屬于招標(biāo)范圍但不能招標(biāo)的，經(jīng)所屬地產(chǎn)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可改為議標(biāo)。

5.2招標(biāo)前準(zhǔn)備工作

5.2.1招標(biāo)信息發(fā)布

所屬地產(chǎn)公司材設(shè)組應(yīng)盡可能向社會公開招標(biāo)信息，公開征集投標(biāo)單位，不得無故拒絕任何愿意參加投標(biāo)的供應(yīng)商。因工作需要，擬要求招標(biāo)的，要求范圍須報分管工程副總批

所屬公司材設(shè)組擬定招標(biāo)公告。公開招標(biāo)公告的內(nèi)容包括：招標(biāo)人的名稱、地址、招標(biāo)項目性質(zhì)、數(shù)量、實施地點和時間、投標(biāo)截止日期，以及獲得招標(biāo)文件的方法等事項。發(fā)布方式主要通過報紙、網(wǎng)站等媒體發(fā)布，同時電話通知公司供應(yīng)商信息庫中合格的供應(yīng)商，并做好電話記錄；

5.2.2資格預(yù)審

所屬公司材設(shè)組收集投標(biāo)單位資料后，由技術(shù)標(biāo)評標(biāo)組對投標(biāo)單位進(jìn)行資格預(yù)審，預(yù)審合格才可以參加投標(biāo)（已經(jīng)進(jìn)入德興合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫的單位，可以直接參與投標(biāo)）。

5.2.3投標(biāo)單位考察：

（1）招標(biāo)考察必須在經(jīng)濟(jì)標(biāo)開標(biāo)前完成。

（2）除經(jīng)評標(biāo)委員會同意或符合免于考察要求的單位外，所有參與投標(biāo)的單位均應(yīng)在考察合格后，方可參與經(jīng)濟(jì)標(biāo)。

（3）安排考察應(yīng)遵循以下原則：

①投標(biāo)單位在8家（含）以下的，應(yīng)對所有單位進(jìn)行考察；投標(biāo)單位在8家以上的，應(yīng)通過一輪技術(shù)評審，篩選至8家再進(jìn)行考察。

②評標(biāo)委員會認(rèn)可的國際國內(nèi)著名品牌可免于考察，但同一品牌有多家生產(chǎn)或供應(yīng)單位的，應(yīng)對生產(chǎn)單位和供應(yīng)單位進(jìn)行考察。

③已經(jīng)列入德興合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫的單位，且無不良記錄并滿足本次招標(biāo)條件的投標(biāo)單位可免于考察。

④對于距離較遠(yuǎn)（400公里以上）的投標(biāo)單位，或有其他困難不能在規(guī)定時間內(nèi)安排考察的，可先進(jìn)行經(jīng)濟(jì)標(biāo)評標(biāo)，如性價比最高，則再進(jìn)行重點考察。

（4）考察由所屬地產(chǎn)公司材設(shè)部組織按照《材料設(shè)備供應(yīng)商選擇辦法》的規(guī)定進(jìn)行。

（5）考察內(nèi)容包括：核實投標(biāo)單位的工商營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營資質(zhì)證書、檢測報告、合作合同原件；察看核實投標(biāo)單位的生產(chǎn)銷售報表、財務(wù)狀況報表；核實主要技術(shù)管理人員職稱證書、保險表原件；實地考察投標(biāo)單位的生產(chǎn)規(guī)模、設(shè)備狀況、生產(chǎn)管理手段、質(zhì)量控制手段、技術(shù)研發(fā)力量、原材料和成品儲備情況。

（6）招標(biāo)考察必須有考察報告（考察單位被評為不合格要詳細(xì)說明原因），并填寫《考察結(jié)果審批表》，報工程副總批準(zhǔn)。

5.3招標(biāo)文書編制：

5.3.1所屬公司材設(shè)組組織編制招標(biāo)文件并組織內(nèi)部審批，形成《材料、設(shè)備招（邀）標(biāo)文件審批表》。招標(biāo)文件的內(nèi)容可包括：

（1）所屬地產(chǎn)公司材設(shè)組根據(jù)招標(biāo)物資的特點和本公司提供的資料編制招標(biāo)文件。

（2）招標(biāo)文件應(yīng)包括：招標(biāo)說明書、投標(biāo)報價清單、材料（設(shè)備）技術(shù)質(zhì)量要求、圖紙、合同范本、評分表等。

（3）招標(biāo)說明書、合同范本必須采用物資采購格式合同，無格式合同的由經(jīng)辦人另行編制，經(jīng)批準(zhǔn)后方可采用。

5.3.2招標(biāo)的技術(shù)要求編制與審查：

（1）招標(biāo)項目應(yīng)有完整、合理的技術(shù)要求，技術(shù)要求不明確的不得進(jìn)行招標(biāo)。

（2）同一產(chǎn)品，幾個項目集中招標(biāo)時，技術(shù)要求應(yīng)征求使用單位意見，在2/3以上（含）項目負(fù)責(zé)人同意的情況下，方可按該技術(shù)要求集中招標(biāo)；單項技術(shù)要求由所屬地產(chǎn)公司項目工程部編制，經(jīng)其部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后方可應(yīng)用于單項招標(biāo)。

（3）已確認(rèn)的技術(shù)要求，因故要變更的，必須重新由項目工程部經(jīng)理確認(rèn)。

（4）編制技術(shù)要求應(yīng)科學(xué)、合理、經(jīng)濟(jì)、適用，內(nèi)容應(yīng)包括產(chǎn)品規(guī)格、型號、技術(shù)要求、產(chǎn)品檔次、圖紙資料、資質(zhì)要求等，對安裝或施工有特殊要求的，應(yīng)包含工藝要求。

（5）編制技術(shù)要求不得以任何不合理的條件限制或排斥潛在的投標(biāo)人，應(yīng)以國家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)規(guī)范為準(zhǔn)，當(dāng)國家規(guī)范與行業(yè)規(guī)范不一致時應(yīng)以要求高者為準(zhǔn)。

（6）技術(shù)要求不得以投標(biāo)單位中其中一家的生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)作為技術(shù)要求中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)國家、行業(yè)無規(guī)范時，投標(biāo)單位的生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)只能作為參照技術(shù)要求。

（7）對于招標(biāo)項目中的原材料、主要部件，市場上能夠普遍采購的，可以在技術(shù)要求中指定三個以上同檔次品牌；市場上不能普遍采購的，不得在技術(shù)要求中指定唯一品牌，避免壟斷。

（8）供應(yīng)商征求：所屬地產(chǎn)公司材設(shè)部應(yīng)盡可能向社會公開招標(biāo)信息，公開征集投標(biāo)單位，不得無故拒絕任何愿意參加投標(biāo)的供應(yīng)商。因工作需要，擬要求招標(biāo)的，要求范圍須報分管工程副總批準(zhǔn)。

5.4招標(biāo)文件發(fā)布

5.4.1招標(biāo)文件發(fā)布會由所屬公司材設(shè)組主持，如招標(biāo)文件涉及產(chǎn)品外觀品質(zhì)或設(shè)計方案，必要時可邀請設(shè)計人員和所屬項目公司工程部列席；

5.4.2所有參加招標(biāo)文件發(fā)布會人員須在《招標(biāo)過程簽到表》上簽到，然后由會議主持人發(fā)布招標(biāo)文件，并宣讀招標(biāo)文件要點、答疑申請書提交及答疑時間。

5.5招標(biāo)文件答疑

原則上所用的招標(biāo)項目均應(yīng)召開招標(biāo)答疑會，招標(biāo)答疑由材設(shè)組組織，可邀請設(shè)計人員、工程人員、評標(biāo)人向投標(biāo)人答疑，必要時可以到現(xiàn)場答疑。答疑結(jié)果要做記錄，并在2個工作日內(nèi)發(fā)送給投標(biāo)單位，答疑記錄為招標(biāo)文件的組成部分。

5.6截標(biāo)、開標(biāo)

5.6.1所屬公司材設(shè)組按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間收標(biāo)，并填寫《投標(biāo)文件簽收表》和組織召開開標(biāo)會，公司參加開標(biāo)會人員應(yīng)不少于3人；

5.6.2開標(biāo)會結(jié)束，形成《開標(biāo)會簽到表》，與會各方在《開標(biāo)會簽到表》上簽字確認(rèn)。

5.7評標(biāo)

5.7.1技術(shù)標(biāo)方案復(fù)雜的安裝、設(shè)備類物資（如電梯、中央空調(diào)系統(tǒng)、智能化系統(tǒng)、集中招標(biāo)的大宗電線電纜、給排水等）的技術(shù)標(biāo)與經(jīng)濟(jì)標(biāo)分開開標(biāo)、評標(biāo)。

5.7.2其他物資，可根據(jù)需要采取經(jīng)濟(jì)標(biāo)、技術(shù)標(biāo)合并或分開評標(biāo)的方式，合并進(jìn)行則參照技術(shù)標(biāo)評標(biāo)辦法。

5.7.3開標(biāo)前，評標(biāo)人員應(yīng)認(rèn)真分析評分表各項評分參數(shù)的合理性，并修改、確定評分表。

5.7.4評標(biāo)小組由招標(biāo)部門的代表和有關(guān)技術(shù)經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，成員人數(shù)為五人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家不少于成員總數(shù)的三分之一。

5.7.5材設(shè)組組織召開評標(biāo)會，根據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)辦法對投標(biāo)人進(jìn)行評分，評標(biāo)過程形成《經(jīng)濟(jì)標(biāo)評分表》和《技術(shù)標(biāo)評分表》。

5.7.6材設(shè)組根據(jù)評標(biāo)結(jié)果擬定中標(biāo)順序，確定中標(biāo)單位，報所屬地產(chǎn)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，如為三新項目還需報規(guī)劃設(shè)計部和工程管理部。

廢標(biāo)及廢標(biāo)的處理：出現(xiàn)（不限于）以下情形，宣布原投標(biāo)為廢標(biāo)。

（1）投標(biāo)文件不符合規(guī)范的；

（2）開標(biāo)后招標(biāo)的主材發(fā)生變更、需新增投標(biāo)人；

（3）多個投標(biāo)人放棄投標(biāo)或者投標(biāo)人有弄虛作假、串通壓抬價等行為。

5.8中標(biāo)通知書的發(fā)放

所屬公司材設(shè)組向中標(biāo)人發(fā)出《中標(biāo)通知書》和《定廠定價通知書》。

5.9簽訂合同

5.9.1材設(shè)組在采購活動中，可以充分借助相關(guān)部門工程專業(yè)人員力量，共同參與相關(guān)環(huán)節(jié)的談判，談判活動完成后，金額大于10000元（含）的材料設(shè)備（其中智能化材料設(shè)備、水泵等容易出現(xiàn)質(zhì)量問題和產(chǎn)生法律糾紛的，不論金額大小）均由成本控制部組織簽署合同

5.9.2所屬公司材設(shè)組對乙供材的工程承包商提出的價格進(jìn)行核定，形成《核價通知書》，并發(fā)所屬公司成本控制部。

5.10物資到場與接收階段

物資采購到場，材設(shè)組、工程部與監(jiān)督監(jiān)理機(jī)構(gòu)驗收甲供材料（設(shè)備）質(zhì)量；材設(shè)部、成本控制部、使用單位和供貨單位共同認(rèn)定甲供材料（設(shè)備）數(shù)量，并在交接清單上詳細(xì)寫明，完善交接手續(xù)，以此作為付款/結(jié)算憑據(jù)。

物資接收單位應(yīng)將到貨的隨箱資料，如質(zhì)量保證書（合格證）、備品備件、驗貨清單、原產(chǎn)地證書、檢測報告、使用說明書等分門別類存檔。

對于需要提供保修服務(wù)的物資，工程部門應(yīng)將有關(guān)售后服務(wù)的資料轉(zhuǎn)交物業(yè)管理部門，由物業(yè)管理部門與供應(yīng)商對口聯(lián)系維修業(yè)務(wù)。如發(fā)生困難或遇阻力時，由材設(shè)部和工程部門協(xié)助。

送貨清單、交接單必須填寫準(zhǔn)確、完整，單據(jù)上應(yīng)詳細(xì)寫明貨品的名稱、規(guī)格/型號、數(shù)量、單價、金額、使用的部位或項目名稱，并有完整的簽字手續(xù)，不得涂改。

每月25日前將本月所發(fā)生的甲供材料（設(shè)備）按照單位工程分別統(tǒng)計核對。

5.11款項支付階段：

供貨單位根據(jù)合同約定的付款時間,將送貨清單、材料設(shè)備交接清單、合同復(fù)印件及發(fā)票交成本控制部。經(jīng)成本控制部經(jīng)辦人員審核，錄入財務(wù)軟件后，打印出付款審批表，經(jīng)相關(guān)人員審批后，方可付款。

貨款報銷單：嚴(yán)格按照報銷單要求項目填寫，填寫內(nèi)容符合財務(wù)核算要求，即時間、單位、品名、數(shù)量、單價金額、制單人、大寫小寫相符。

5.12備注：

5.12.1評標(biāo)小組：

（1）評標(biāo)小組由招標(biāo)部門的代表和有關(guān)技術(shù)經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，成員人數(shù)為五人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家不少于成員總數(shù)的三分之一。

（2）房地產(chǎn)開