文件和資料控制程序文件和資料控制程序文件和資料控制程序xxx公司文件和資料控制程序文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度QB湖南省工業(yè)設(shè)備安裝公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)XA-體系-02-2004文件和資料控制程序GB/T19001-2000idtISO9001:2000根據(jù)GB/T24001-1996idtISO14001:1996標(biāo)準(zhǔn)GB/T28001—2001A版2004-8-1發(fā)布2004-8-15實(shí)施湖南省工業(yè)設(shè)備安裝公司文件和資料控制程序目的對(duì)文件和資料進(jìn)行控制，防止誤用、混用、該用未用，確保在相關(guān)場(chǎng)所使用的文件和資料有效、充分。適用范圍公司所屬單位文件和資料的管理與控制。相關(guān)術(shù)語(yǔ)文件資料：公司及各單位、項(xiàng)目部產(chǎn)生或收到的所有文字材料或聲光軟件統(tǒng)稱為文件資料。文件控制：對(duì)文件的發(fā)布、簽收、登記、使用、更改、傳閱、歸檔進(jìn)行分類管理的過(guò)程。工作程序文件的分類：法律法規(guī)：標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范（指國(guó)家、行業(yè)或地方頒布的施工規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、圖集、定額等）、與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安管理相關(guān)的法律法規(guī)、部門適用的本專業(yè)法律法規(guī)。行政文件：與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安管理相關(guān)的外來(lái)、內(nèi)部行政文件；其它的外來(lái)、內(nèi)部行政文件（內(nèi)部行政文件是指公司、分公司或項(xiàng)目部產(chǎn)生的行政文件）。經(jīng)營(yíng)性文件：合同、協(xié)議及相關(guān)方面文件。產(chǎn)品與服務(wù)類文件管理體系文件：手冊(cè)、程序文件（含相應(yīng)的管理辦法和指南）。表述管理體系應(yīng)用于特定產(chǎn)品、項(xiàng)目、合同、場(chǎng)所的文件，如質(zhì)量計(jì)劃、管理方案、各種預(yù)案等。技術(shù)文件企業(yè)自編技術(shù)文件：指公司、分公司和項(xiàng)目部制定的施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工工藝、施工工法、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、技術(shù)交底、專項(xiàng)技術(shù)措施、操作規(guī)程、技術(shù)管理文件等。業(yè)主提供的技術(shù)文件或其它要求：指各類施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、設(shè)備隨機(jī)技術(shù)文件、監(jiān)理或國(guó)家監(jiān)督部門提出的相關(guān)要求。綜合或其它管理文件：包括財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)人事管理、項(xiàng)目管理、階段性管理文件和其它方面管理文件。文件和資料的編制和審批內(nèi)部行政文件由歸口管理部門編制并填寫《發(fā)文審批表》，需要時(shí)由相關(guān)部門會(huì)簽，辦公室審核，分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。管理手冊(cè)由企業(yè)發(fā)展部編制，管理者代表審核，最高管理者批準(zhǔn)。程序文件由各程序歸口管理部門編制，企業(yè)發(fā)展部統(tǒng)一協(xié)調(diào)，管理者代表批準(zhǔn)。技術(shù)或管理類文件由相關(guān)人員編制，按相關(guān)文件規(guī)定的權(quán)限簽發(fā)，重大和特殊工程的施工方案由公司總工程師審批。文件和資料的標(biāo)識(shí)文件的編號(hào)標(biāo)識(shí)行政文件的編號(hào)標(biāo)識(shí)行政文件打印前，由辦公室按公文處理的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一編號(hào)：例：××字（××）××號(hào)文件順序號(hào)文件批準(zhǔn)年號(hào)（公司或分公司）職能部門簡(jiǎn)稱其中職能部門簡(jiǎn)稱如下：公司行政------辦工程管理部門----工管安全管理部門-----安質(zhì)量管理部門------質(zhì)物資管理部門-----物人力資源管理部門------勞人監(jiān)察審計(jì)部門-----監(jiān)或?qū)徹?cái)務(wù)管理部門----財(cái)企業(yè)管理部門——企其它文件的編號(hào)標(biāo)識(shí)：由編制單位在正式文件封面的右上角標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)方法如下：XA-*1-*2-*3-*4，其中：*1-文件類別及簡(jiǎn)稱手冊(cè)、程序文件----體系；施工組織設(shè)計(jì)----組；施工方案----案；施工工法----法；施工工藝----藝；作業(yè)指導(dǎo)書(shū)----指；專項(xiàng)技術(shù)措施----措。其它未列出的標(biāo)識(shí)全稱，如質(zhì)量計(jì)劃、管理方案等.*2----項(xiàng)目或分公司簡(jiǎn)稱（公司免寫）。分公司簡(jiǎn)稱依次用01～12或簡(jiǎn)稱代替，職能部門簡(jiǎn)稱同，施工項(xiàng)目簡(jiǎn)寫為兩個(gè)漢字。*3----文件版次或同類文件順序號(hào)*4----發(fā)布年份管理體系文件的版次和更改狀態(tài)標(biāo)識(shí)手冊(cè)、程序文件的封面應(yīng)有版次和更改狀態(tài)標(biāo)識(shí)，版次用A版、B版、C版……表示。更改狀態(tài)，分別用A/0、A/1、A/2、A/3……表示。失效和作廢文件和資料標(biāo)識(shí)：失效和作廢文件應(yīng)在文件清單和文本上進(jìn)行標(biāo)識(shí)，相應(yīng)的電子版本應(yīng)在文件名稱最前端標(biāo)明“廢”或刪除。文件和資料的更改收到有關(guān)人員提出文件更改建議后，原起草部門或授權(quán)部門填寫《文件更改審批表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后予以更改（其中手冊(cè)的更改應(yīng)經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)，程序文件的更改應(yīng)經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)），并根據(jù)原文件發(fā)放范圍發(fā)放。文件更改時(shí)，若與其它文件相關(guān)，則應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽，并同時(shí)更改相關(guān)文件的內(nèi)容，以保證相關(guān)文件的相容性和有效性。當(dāng)文件多次更改或進(jìn)行重大更改時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版，新版文件發(fā)布時(shí)，上一版文件同時(shí)作廢。文件和資料的控制及定期評(píng)審文件清單的建立：各級(jí)部門或項(xiàng)目部（廠）將本級(jí)需要持有或應(yīng)知的文件和資料按的分類方式，建立動(dòng)態(tài)的本級(jí)《適用有效文件清單》，要求分類清晰，充分有效，便于檢索。收文、發(fā)文：各級(jí)部門和項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)置專（兼）職資料員，收到文件后及時(shí)歸類入本級(jí)適用有效文件清單。行政文件、重要通知或發(fā)放覆蓋面比較廣的文件發(fā)放，應(yīng)根據(jù)發(fā)放范圍填寫《發(fā)文確認(rèn)記錄單》發(fā)放，其它文件可根據(jù)發(fā)放范圍填寫《文件發(fā)放登記表》發(fā)放。其中體系文件的持有人崗位調(diào)整后，新崗位不屬發(fā)放范圍的，其保管的文件由同級(jí)辦公室予以收回，發(fā)放給原崗位的繼任者。失效和作廢文件的處理：階段性文件（如年度計(jì)劃、臨時(shí)性通知、項(xiàng)目部文件等，使用期限滿后，即自行作廢，不另行文）。公司歸口管理部門通過(guò)公司網(wǎng)站向內(nèi)部發(fā)布技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、公司一級(jí)的技術(shù)和管理類適用有效文件清單，分公司的職能部門必須通過(guò)公司網(wǎng)站及時(shí)傳遞適用有效的本級(jí)自行編制或外來(lái)公司未知的文件清單。資料員或文件持有人據(jù)此及時(shí)更新本級(jí)適用有效文件清單，并對(duì)作廢文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)。有關(guān)文件和資料的保密：注意管理體系文件和涉及企業(yè)核心技術(shù)與管理的文件的保密，此類文件原則上不得外借或復(fù)印，確需外借或復(fù)印時(shí)，應(yīng)填寫申請(qǐng)單報(bào)公司辦公室，經(jīng)管理者代表或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。文件的閱辦：上級(jí)來(lái)文由辦公室或項(xiàng)目部綜合辦填寫《公文處理單》，進(jìn)行傳閱和處理。文件資料的借閱、歸檔、銷毀：按湘安辦字（1997）110號(hào)《湖南省工業(yè)設(shè)備安裝公司檔案管理若干制度》執(zhí)行。文件資料控制的定期評(píng)審：各級(jí)辦公室定期對(duì)下屬單位的文件資料控制進(jìn)行抽檢，至少半年1次。公司辦公室定期對(duì)該程序的運(yùn)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)分析并出具分析報(bào)告。公司、分公司根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展情況，及時(shí)評(píng)價(jià)所轄范圍內(nèi)現(xiàn)行文件的有效性與適用性，修訂、合并文件或宣布文件作廢。記錄發(fā)文審批表體系BG02-1文件更改審批表體系BG02-2發(fā)文確認(rèn)記錄體系BG02-3適用有效文件清單公文處理單體系BG02-4文件發(fā)放回收記錄_________________________________________________________________附加說(shuō)明：本程序起草人:彭瑛本程序由公司管理者代表審批本程序由公司辦公室解釋文件和資料的控制流程使用收發(fā)登記《適用有效文件清單》《發(fā)文確認(rèn)記錄單》傳閱制度《公文處理單》文件清單收集保管處理作廢處理更改再審批使用收發(fā)登記《適用有效文件清單》《發(fā)文確認(rèn)記錄單》傳閱制度《公文處理單》文件清單收集保管處理作廢處理更改再審批發(fā)布審批編制管理體系策劃留下標(biāo)識(shí)別管理體系策劃留下標(biāo)識(shí)別外部文件控制流程：處理分發(fā)識(shí)別處理分發(fā)識(shí)別作廢作廢留下標(biāo)識(shí)《公文處理單》留下標(biāo)識(shí)《公文處理單》轉(zhuǎn)發(fā)《發(fā)文審批表》《發(fā)文確認(rèn)記錄單》湖南省工業(yè)設(shè)備安裝公司發(fā)文審批表體系BG02-1編號(hào)緩急發(fā)文日期簽發(fā)：會(huì)簽辦公室審稿主送抄報(bào)抄送發(fā)：擬稿單位擬稿人打字校對(duì)共印份附件主題詞標(biāo)題

湖南省工業(yè)設(shè)備安裝公司文件更改審批表體系BG02-2文件名稱及代號(hào)修改者修改日期年月日修改版次：批準(zhǔn)人序號(hào)修改條款原文件內(nèi)容修改后內(nèi)容注：文件原持有人對(duì)文件修改，字跡應(yīng)工整。此表附原文件前。

湖南省工業(yè)設(shè)備安裝公司發(fā)文確認(rèn)記錄表體系BG02-3編號(hào)總份數(shù)版次發(fā)布日期標(biāo)題收文單位份數(shù)分發(fā)號(hào)簽收人簽發(fā)日期回收人回收日期收文單位份數(shù)分發(fā)號(hào)簽收人簽收日期回收日期湖南省工業(yè)設(shè)備安裝公司公文處