公司檔案管理辦法(試行)公司檔案管理辦法(試行)公司檔案管理辦法(試行)xxx公司公司檔案管理辦法(試行)文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設(shè)計，管理制度檔案管理辦法（試行）第一章總則第一條為加強公司檔案管理，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化，更好地為公司各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等文件的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。第二條

檔案工作是管理工作的組成部分，是維護公司經(jīng)濟利益、合法利益和歷史真實面貌的一項專業(yè)技術(shù)工作。公司檔案實行分級管理原則。第三條公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理各項活動中形成的對國家、社會和企業(yè)具有利用和保存價值的各種文件材料（包括不同的載體形式）。第四條本辦法適用于公司所屬各部門（單位）。第二章檔案管理體制第五條檔案管理工作涉及生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等各項活動，涉及黨、政、群各個部門，公司應(yīng)將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，并確定一名單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。第六條公司總經(jīng)理工作部歸口管理公司檔案工作，職責(zé)如下：（一）貫徹執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標準，建立健全公司各項檔案管理制度。（二）對公司所屬各單位的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。（三）公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案。（四）負責(zé)公司檔案資格、評優(yōu)等方面工作的申報。（五）檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。第七條公司所屬各部門（單位）范圍內(nèi)的檔案管理工作，職責(zé)如下：（一）參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好檔案管理工作。（二）負責(zé)收集、整理、歸檔、保管本部門或本單位的檔案資料。第八條公司所屬各部門（單位）要配備?；蚣媛殭n案工作人員，負責(zé)本部門形成的應(yīng)歸檔文件材料的積累、整理和歸檔工作。第九條檔案工作人員應(yīng)認真貫徹國家檔案工作法律、法規(guī)，健全企業(yè)檔案工作各項規(guī)章制度。遵紀守法，忠于職守，具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，熟悉和了解企業(yè)的各項管理活動。第十條檔案部門的主要責(zé)任人應(yīng)具備中級及以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)的水平和工作能力。第三章歸檔范圍和歸檔要求第十一條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片等）均屬歸檔范圍。上級企業(yè)文件材料應(yīng)歸檔的有：（一）上級企業(yè)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議主要文件材料。（二）黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。（三）代上級企業(yè)草擬并被采用為文件的定稿和印本。（四）其他文件材料。第十二條公司文件材料應(yīng)歸檔的有：（一）公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。（二）公司的請示與上級企業(yè)的批復(fù)文件，公司基層單位報給公司的請示與批復(fù)文件。（三）公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告。（四）公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料。（五）公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料。（六）公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負責(zé)人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本。（七）反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如投資項目、設(shè)備購買、貿(mào)易、重大課題、信貸、租賃等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等。（八）公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料（包括計算機盤片等）。（九）公司及各部門(單位)成立、啟用印章及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料。（十）公司及各基層單位制定的規(guī)章制度等。（十一）公司的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。（十二）公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本。（十三）公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料。（十四）公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表。（十五）公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團關(guān)系的介紹信存根。（十六）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等。（十七）公司解決法律糾紛問題形成的文件材料。（十八）公司或部門與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料。（十九）公司固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證。（二十）公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。第十三條不歸檔文件材料的范圍（一）上級企業(yè)的文件材料1．上級企業(yè)任免、獎懲非本企業(yè)工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不辦的文件材料；2．上級企業(yè)發(fā)來供工作參考的抄件；3．上級企業(yè)征求意見的未定稿文件。（二）本企業(yè)的文件材料1．重份文件；2．無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；3．未經(jīng)會議討論、領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)和未生效的文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要制度性文件，定稿除外），打印文件的各次校對稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負責(zé)人簽字的最后定稿除外）；4．從正式文件、電子郵件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；5．無特殊保存價值的信封或信件，一般性表態(tài)，詢問一般性問題，提出一般性建議或意見的人民來信；6．各部門互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；7．本企業(yè)負責(zé)人兼任外企業(yè)職務(wù)形成的與本企業(yè)無關(guān)的文件材料；8．為參考目的從各方面收集的文件材料。（三）同級企業(yè)和非隸屬企業(yè)的文件材料1．參加非主管企業(yè)召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無參考價值的文件材料；2．非隸屬企業(yè)抄送的不需要辦理的文件材料。第十四條對歸檔文件材料的基本要求（一）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確，各項簽字手續(xù)完備。（二）歸檔的文件材料應(yīng)為原件。（三）重要的電子文件，應(yīng)另外形成紙質(zhì)文件材料歸檔保存。歸檔的文件材料如不符合上述要求，檔案室有權(quán)要求有關(guān)人員進行重新整理和補充。第十五條對歸檔文件的質(zhì)量要求（一）歸檔文件應(yīng)全面系統(tǒng)地反應(yīng)本單位的歷史面貌。（二）一份文件、一個事由其內(nèi)容完整無缺，已破損的文件予以托被、修復(fù)。（三）應(yīng)永久、長期保存的文件，如用易于退變的材料書寫，要予以復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔。（四）整理歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料、裝具等要符合檔案保護要求。第四章文書歸檔文件材料的整理方法第十六條本章所稱歸檔文件專指文書歸檔文件。（一）歸檔文件：本單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。（二）件：歸檔文件整理的單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，簽報及有領(lǐng)導(dǎo)批示或有處理結(jié)果的文件處理單為一件，正文與附件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，動態(tài)信息，簡報等材料一期為一件，來文與復(fù)文可為一件。（三）歸檔文件整理：將歸檔文件進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之成為有序化的過程。第十七條整理方法（一）分類：將歸檔文件按某些特征分別歸類。歸檔文件的分類按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類，并保持分類方案的穩(wěn)定。凡內(nèi)設(shè)機構(gòu)比較健全、職責(zé)分工比較明確的，采用年度—機構(gòu)—保管期限分類法；內(nèi)設(shè)機構(gòu)比較簡單或職能交叉不便于按機構(gòu)分類的，采用年度—問題—保管期限分類法。一個全宗內(nèi)應(yīng)采用統(tǒng)一的分類方案。按年度分類：將歸檔文件按其形成的年度分類。對計劃、總結(jié)、統(tǒng)計等歸入文件簽發(fā)的年度；請示與批復(fù)等來往文件，歸入文件的批復(fù)（有結(jié)果）年度；跨年度形成的文件材料，如專項工作、專案、多年的統(tǒng)計表，歸入事項的辦結(jié)年度；會議文件歸入閉幕年度。按機構(gòu)分類：將歸檔文件按其形成或承辦的機構(gòu)分類。涉及部門形成的歸檔文件，歸入承辦部門或綜合部門。按問題分類：將歸檔文件按其內(nèi)容所反映的問題進行分類。按保管期限分類：將歸檔文件按劃定的保管期限分類。（二）排列：歸檔文件以件為單位，按照事由結(jié)合時間、重要程度排列。在一份文件中，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，其他文本在后。會議文件、統(tǒng)計報表、刊物、簡報、處理信訪及審計、紀檢監(jiān)察案件形成的材料要分別集中排列。（三）裝訂：歸檔文件要按件裝訂。采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊；采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊。（四）編號：歸檔文件要逐件編號，在文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，文件首頁無法加蓋歸檔章的要另外附空白紙，填寫文件題名后加蓋歸檔章。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號、類別、頁數(shù)等項。1.全宗號：公司給立檔編制的代號。2.年度：文件形成年度。以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標注公元紀年，如2003。3.保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。即永久、長期、短期。4.類別：作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。5.件號：歸檔文件的排列順序號。在同一年度、同一類別內(nèi)，按保管期限分別從“1”開始編制順序號。6.頁數(shù)：每一份歸檔文件的頁數(shù)。（五）編目：歸檔文件依據(jù)分類方案和件號順序編制歸檔文件目錄。1.歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)等項目。多家單位聯(lián)合發(fā)文的，只對本單位的編目，無本單位的只對第一責(zé)任者編目。1）件號：填寫歸檔文件的排列順序號。2）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。3）題名：文件標題。沒有題名或題名不能客觀反映文件內(nèi)容的，要自擬題名，題名字數(shù)不宜超過50個字，自擬題名外加“[]”號。會議記錄需重擬題名時，應(yīng)寫明會議的時間和主要內(nèi)容。4）日期：文件的成文日期。以八位阿拉伯?dāng)?shù)字標注年月日，“月”、“日”是一位數(shù)的在一位數(shù)前面加“0”,如“”。5）頁數(shù)：登記每一件歸檔文件的實際頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計。6）備注：注釋文件需要說明的情況。2.歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型297mm×210mm〈長×寬〉。3.歸檔文件目錄按年度裝訂成冊，并編制封面。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度等項目。全宗名稱即立檔的名稱，應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄要編制目錄索引，置于目錄前面，其內(nèi)容包括：類別、保管期限、起止件號、所在頁數(shù)、備注等項。（六）裝盒：將歸檔文件按件號順序轉(zhuǎn)入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊等項目。1.檔案盒：外型尺寸為310mm×220mm〈長×寬〉，盒脊厚度可以根據(jù)需要分別設(shè)置為20mm、30mm、40mm。2.檔案盒盒脊設(shè)置全宗名稱（選擇項）、全宗號、年度、保管、期限、類別、起止件號、盒號。起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一文件的件號，中間用“—”好連接。盒號為檔案盒的排列順序號。3.檔案盒采用337克以上無酸紙制作。（七）歸檔文件整理說明：歸檔文件整理完畢，應(yīng)按年度填寫“年度歸檔文件整理說明”。主要說明分類方案、年度歸檔文件的總數(shù)量、不同類別與保管期限歸檔文件的數(shù)量，該年度歸檔文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，并填寫各類歸檔文件的整理人、檢查人。“年度歸檔文件整理說明”填寫完畢后置于歸檔文件目錄冊封面后，同時放入全宗盒中。1.整理人：負責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。2.檢查人：負責(zé)監(jiān)察歸檔文件整理之類的人員姓名。第五章檔案的分類管理第十八條選擇對歸檔文件材料進行系統(tǒng)整理的分類方法，要符合國家有關(guān)標準和規(guī)范的要求。公司按照年度—機構(gòu)—保管期限的分類方法進行分類。聲像、照片或其他非紙質(zhì)載體形式的檔案，可采用與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一分類編號的辦法。第十九條文書檔案實施國家檔案局的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）。第二十條在工作中形成的電子文件，根據(jù)實際情況做好歸檔的統(tǒng)一管理。第二十一條檔案的編目與編制檢索工具（一）公司檔案部門編制檔案總目錄、檔案分類目錄、文圖目錄和專題目錄。（二）根據(jù)實際需要編制檢索工具，并進行檔案著錄工作，著錄方案按照《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標準DA/T18—1999）執(zhí)行。第五章檔案保管第二十二條接收檔案要認真驗收并辦理交接手續(xù)。第二十三條存放檔案要有專用柜，排架方法要科學(xué)和便于利用。第二十四條已經(jīng)歸檔的文件材料不得修改，底圖除外。修改后的地圖入庫要認真檢查修改、補充情況，底圖存放以平方為宜。第二十五條存放膠片、照片、磁帶等要用特制的硫酸紙底片袋、密封盒和影集等，按編號順序排列在膠片柜內(nèi)。第二十六條要定期進行庫藏檔案的清理、核對工作，做到帳、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進行修復(fù)。庫存檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時，要查明原因并保存記錄。第二十七條檔案庫房的一般要求庫存檔案必須有專門的庫房，并具有良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施；檔案庫房溫度、濕度要符合國家有關(guān)的規(guī)定要求，制定《檔案庫房管理制度》。第六章圖紙的修改、補充第二十八條建立圖紙的修改、補充制度，具體要求如下：（一）修改已歸檔的圖紙要有主管領(lǐng)導(dǎo)簽批的通知單。（二）修改內(nèi)容較少時，可直接在圖面“杠改”或“刮改”，并在修改處標注“修改標記”及在備考表中說明。（三）修改內(nèi)容較多時應(yīng)另出新圖代替原圖紙作廢，圖紙列入原圖紙目錄，并注明所代替的原圖圖號和在備考表中說明，廢的圖紙應(yīng)注明新圖的編號，根據(jù)需要另行保管。（四）已歸檔圖紙作廢并由新圖代替時，應(yīng)重新編制保管，并且注明原保管編號和在備考表中說明；管作廢圖紙標注新保管的編號后，根據(jù)需要另行保管。第七章檔案鑒定與銷毀第二十九條檔案保管期限一般為分永久、長期（16-50年）和短期（15年以下）三種。確定保管期限的原則是：（一）有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存。（二）在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。（三）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，保管期限一律從長。第三十條保管期限的日常鑒定工作由檔案室負責(zé)，對新入庫的檔案應(yīng)正確劃分保管期限。第三十一條庫存檔案的定期鑒定由鑒定小組進行，鑒定間隔時間由各單位根據(jù)實際確定。公司成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定小組，負責(zé)定期組織庫存檔案的鑒定工作。對已到保管期限和超過保管期限的檔案進行直接鑒定，寫出鑒定報告，在保管備考表中注明鑒定意見，由小組負責(zé)人簽名，并注明鑒定日期。第三十二條銷毀檔案必須嚴格、嚴肅、慎重。銷毀前要編制清冊，提出銷毀報告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊要永久保存。第八章檔案統(tǒng)計第三十三條檔案統(tǒng)計主要包括檔案管理基本情況統(tǒng)計、檔案的數(shù)量統(tǒng)計、檔案提供利用及利用效果的統(tǒng)計等。第三十四條檔案統(tǒng)計應(yīng)以原始記錄為依據(jù)，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)做到準確可靠。第九章檔案管理現(xiàn)代化第三十五條檔案管理現(xiàn)代化是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的組成部分，應(yīng)列入各單位現(xiàn)代化管理整體計劃，統(tǒng)籌考慮，同步發(fā)展。第三十六條檔案管理部門要借鑒現(xiàn)代化管理方法，逐步應(yīng)用以電子計算機為主，包括先進的監(jiān)控裝置、通信設(shè)施和辦公自動化等在內(nèi)的現(xiàn)代化管理手段。在有條件的情況下，由公司開發(fā)并推薦較成熟的檔案管理軟件，使檔案管