設(shè)計管理系列標(biāo)準(zhǔn)

科技檔案管理實施細(xì)則xx有限公司

總師辦2012年8月

11/24/20221設(shè)計管理系列標(biāo)準(zhǔn)11/23/202211范圍本細(xì)則規(guī)定了xx有限公司技術(shù)口各業(yè)務(wù)部門（煙機(jī)、物流、環(huán)保、農(nóng)機(jī)）在進(jìn)行項目投標(biāo)、項目研發(fā)、項目實施過程中所形成的一切有效資料及公司技術(shù)口各業(yè)務(wù)部門編制的綜合性技術(shù)基礎(chǔ)資料的歸檔和管理方法。本細(xì)則適用于xx有限公司技術(shù)口各業(yè)務(wù)部門（煙機(jī)、物流、環(huán)保、農(nóng)機(jī)）在進(jìn)行項目投標(biāo)、項目研發(fā)、項目實施過程中所形成的一切有效資料及公司技術(shù)口各業(yè)務(wù)部門編制的綜合性技術(shù)基礎(chǔ)資料的的歸檔和管理。2歸檔資料的內(nèi)容2.1投標(biāo)項目的有效資料這類資料主要有：公司項目通知單、招標(biāo)文件、答疑文件、招標(biāo)方各種變更文件、投標(biāo)文件（含技術(shù)和商務(wù)）、合作供應(yīng)商承諾書（技術(shù)指標(biāo)和商務(wù)報價）等（見附件1）。2.2研發(fā)項目的有效資料研發(fā)項目在研發(fā)過程中形成的有效資料主要有：公司項目通知單、項目設(shè)計計劃表、可行性研究報告、產(chǎn)品技術(shù)調(diào)研報告、技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析報告、技術(shù)研究報告、機(jī)電設(shè)計圖紙（試制）、技術(shù)設(shè)計說明書、設(shè)計評審報告、技術(shù)條件、試驗規(guī)范、外購件（設(shè)備和另部件及器件）的隨機(jī)資料、更改通知單、技術(shù)聯(lián)絡(luò)單、反饋信息、使用說明書、研究試驗報告、試用報告、機(jī)電設(shè)計圖紙（定型）、實物圖片及視頻資料、專利申報資料、專利證書、鑒定資料等（見附件2）。11/24/202221范圍11/23/202222.3客戶項目的有效資料客戶項目在實施過程中形成的有效資料主要有：設(shè)計輸入資料如“甲、乙雙方已簽署的技術(shù)協(xié)議（內(nèi)含項目總體工藝平面方案設(shè)計圖）”、“方案設(shè)計說明書”、“項目合同文本”、“甲方發(fā)來的要求更改、變動內(nèi)容的傳真、郵件”、“甲方提供的且確認(rèn)準(zhǔn)確無誤的項目土建工程圖紙（應(yīng)含門洞、窗口、反光體位置及尺寸，水、汽、氣、消防設(shè)施位置及尺寸，梁、柱、墻體結(jié)構(gòu)尺寸，采暖、通風(fēng)布設(shè)位置及尺寸，中控室、供電點(diǎn)、接地點(diǎn)位置等）”、“乙方要求變更內(nèi)容的甲方回復(fù)文本”、“載體最終的結(jié)構(gòu)型式和尺寸及顏色”、“甲方留用的搬運(yùn)、運(yùn)輸裝備的型號和相關(guān)結(jié)構(gòu)尺寸”、“甲方供應(yīng)鏈信息”、“甲方未來幾年的發(fā)展規(guī)劃”、“甲方聯(lián)系人”等；歐邁公司項目通知單、11/24/202232.3客戶項目的有效資料11/23/20223公司項目技術(shù)設(shè)計計劃表、技術(shù)設(shè)計說明書、技術(shù)任務(wù)書、整機(jī)產(chǎn)品設(shè)計圖紙、產(chǎn)品標(biāo)牌設(shè)計圖紙、電路圖冊、系統(tǒng)設(shè)計圖冊、設(shè)計評審報告、整機(jī)產(chǎn)品技術(shù)條件、各種匯總表、明細(xì)表、、驗收規(guī)范、使用說明書（整機(jī)產(chǎn)品和電控及系統(tǒng)）、控制程序清單、軟件、安裝調(diào)試手冊、接口協(xié)議、外購件（設(shè)備和另部件及器件）的隨機(jī)資料、更改通知單、技術(shù)聯(lián)絡(luò)單、包裝圖、裝箱單、合格證、質(zhì)量保證書、調(diào)試記錄、設(shè)計整改資料、整機(jī)產(chǎn)品設(shè)計圖紙（定型）、電路圖冊（定型）、系統(tǒng)設(shè)計圖冊（竣工）、控制程序清單（竣工）、軟件（竣工）、資料發(fā)送（向用戶）交割單（用戶簽字）、用戶反饋信息（傳真或電子郵件打印件或電話記錄）、技術(shù)服務(wù)記錄表、現(xiàn)場實物圖片及視頻資料、技術(shù)研究報告、試用報告、專利證書、鑒定資料等（見附件3）。11/24/20224公司項目技術(shù)設(shè)計計劃表、技術(shù)設(shè)計說明書、技術(shù)任務(wù)書、整機(jī)產(chǎn)品2.4綜合性技術(shù)基礎(chǔ)資料這類資料主要有：技術(shù)文件編制技術(shù)任務(wù)書、本公司的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計規(guī)范、驗收規(guī)范、指導(dǎo)性技術(shù)文件等，其他公司的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品樣本、設(shè)計規(guī)范、驗收規(guī)范、指導(dǎo)性技術(shù)文件等（見附件4）。11/24/202252.4綜合性技術(shù)基礎(chǔ)資料11/23/202253歸檔時間、歸檔執(zhí)行者及歸檔資料的質(zhì)量要求1）技術(shù)口各業(yè)務(wù)部門在每一階段的工作任務(wù)完成之后，應(yīng)將一切有效資料及時歸檔，歸檔的有效資料必須是最新的最終版本，必須準(zhǔn)確、完整、有效。2）項目（投標(biāo)項目、客戶項目、研發(fā)項目）有效資料歸檔的第一執(zhí)行者是技術(shù)口各業(yè)務(wù)部門指定負(fù)責(zé)該項目的負(fù)責(zé)人；綜合性技術(shù)基礎(chǔ)資料歸檔的第一執(zhí)行者是總師辦負(fù)責(zé)人。3）歸檔的有效資料應(yīng)符合國標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制；歸檔的有效資料一般以電子文檔為主（重要電子文檔應(yīng)刻錄成光盤），如果無電子文檔，則以原件歸檔，但鉛筆或原子筆書寫的資料及復(fù)寫紙打印的資料不允許歸檔。11/24/202263歸檔時間、歸檔執(zhí)行者及歸檔資料的質(zhì)量要求11/23/2024歸檔資料的管理4.1歸檔資料交接和整理1）在移交有效資料時，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。2）對于與項目掛鉤的歸檔資料，應(yīng)按項目類型和項目所處的階段（如設(shè)計前階段、設(shè)計階段、制造階段、安調(diào)階段、試用階段、交驗階段、售后服務(wù)階段等）、設(shè)計定型階段、鑒定階段等分類，同項目類型和同階段的歸檔資料按形成的時序進(jìn)行編目、登記，紙質(zhì)資料裝袋入盒，電子文檔資料則存儲到計算機(jī)內(nèi)。3）對于綜合性技術(shù)基礎(chǔ)資料，應(yīng)按專業(yè)類型和形成的時序進(jìn)行編目、登記，紙質(zhì)文檔裝袋入盒，電子文檔則存儲到專用計算機(jī)內(nèi)（重要電子文檔應(yīng)刻錄成光盤）。11/24/202274歸檔資料的管理11/23/202274）裝袋入盒的紙質(zhì)文檔應(yīng)做到定位存放，妥善保管，以方便利用。5）存儲到計算機(jī)內(nèi)的電子文檔的“文件名”應(yīng)確切、簡明，并具有代號（即圖號或尾注號）及版本（即日期）特征，以利查找；光盤應(yīng)定位存放，妥善保管，以方便利用。6）為利于歸檔資料的查閱和引用，檔案部門應(yīng)按項目和資料大類別分類編制《檔案查閱目錄》，《檔案查閱目錄》為紙質(zhì)文檔和電子文檔，其隨著歸檔資料的增加而改變；紙質(zhì)文檔的《檔案查閱目錄》允許用碳素筆或鋼筆手工書寫，但在每一年年末之前轉(zhuǎn)換成打印的紙質(zhì)文檔。7）凡歸檔的紙質(zhì)文檔，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱使用。8）凡歸檔的電子文檔，如果存在著借閱的可能，則應(yīng)打印2份紙質(zhì)文檔備用。11/24/202284）裝袋入盒的紙質(zhì)文檔應(yīng)做到定位存放，妥善保管，以方便利用。4.2歸檔資料的入庫保管1）認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、做到帳、檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，報主管審查。對出現(xiàn)的問題安排整改并復(fù)查。2）做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時修補(bǔ)和提出復(fù)制。3）存儲電子文檔的專用計算機(jī)不允許與外界聯(lián)網(wǎng)，計算機(jī)設(shè)置密碼，檔案管理人員不得在此機(jī)上安裝無關(guān)軟件程序（如各種游戲程序等），計算機(jī)應(yīng)定期進(jìn)行殺毒；電子文檔以優(yōu)盤作載體拷貝到計算機(jī)之前應(yīng)先進(jìn)行殺毒，拷貝完成后計算機(jī)應(yīng)再次進(jìn)行殺毒；重要電子文檔應(yīng)刻錄成光盤存放。11/24/202294.2歸檔資料的入庫保管11/23/202294.3紙質(zhì)文檔的借閱和電子文檔的領(lǐng)用（拷貝）1）凡因工作需要借閱紙質(zhì)文檔者，應(yīng)先填寫“文件借閱管理登記表”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可借閱技術(shù)檔案。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。2）技術(shù)檔案和各種設(shè)備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借出。3）經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實際價值（各類書籍按標(biāo)價、資料按制作價格）報主管領(lǐng)導(dǎo)審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財務(wù)室，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。11/24/2022104.3紙質(zhì)文檔的借閱和電子文檔的領(lǐng)用（拷貝）11/23/204）借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰，由檔案管理員報主管領(lǐng)導(dǎo)審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財務(wù)室，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。5）凡因工作需要領(lǐng)用（拷貝）電子文檔者，應(yīng)先填寫“電子文檔領(lǐng)用（拷貝）申請表”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（按密級和權(quán)限）后可領(lǐng)用（拷貝）電子文檔。11/24/2022114）借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改4.4歸檔資料的發(fā)放1）需要發(fā)放各使用場所的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應(yīng)編制“文件發(fā)放清單”，發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時注明文件名稱、編號、發(fā)放時間，并有領(lǐng)用人及經(jīng)手人簽字。其它需要文件的單位或個人，應(yīng)提出申請，填寫“文件領(lǐng)用申請單”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后可領(lǐng)取。2）發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，破損或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時，文件使用者應(yīng)承擔(dān)重復(fù)發(fā)放文件的資料費(fèi)用，其金額按復(fù)制資料的實際價格核算，并承擔(dān)泄密責(zé)任。11/24/2022124.4歸檔資料的發(fā)放11/23/2022124.5歸檔資料的更改1）當(dāng)有效資料的版本變更時，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時更換相應(yīng)的已存檔的資料，原版本資料由檔案部門另存，保留到允許銷毀之日。2）當(dāng)有效的紙質(zhì)文檔需更改或補(bǔ)充時，應(yīng)有更改通知單，更改人員（相關(guān)責(zé)任人或檔案部門資料管理人員）根據(jù)通知單的要求對相應(yīng)的已存檔的紙質(zhì)文檔實施更改。更改時統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，更改人員簽字，標(biāo)明日期，并將修改通知單保留備查。3）當(dāng)有效的電子文檔需更改或補(bǔ)充時，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)將相應(yīng)的已存檔的電子文檔替換。替換時應(yīng)在“文件名”處加注版本（即日期）特征，原文檔保留到允許刪除之日。4）當(dāng)已存檔的紙質(zhì)文檔更改完成后，如果同類資料有“外發(fā)”或“外借”的，則資料管理人員應(yīng)及時將更改通知單發(fā)放到各相應(yīng)的資料接收或借閱單位（或個人），以保證資料的使用得到有效控制。11/24/2022134.5歸檔資料的更改11/23/2022134.6歸檔資料的狀態(tài)鑒定和銷毀1）因破損或變質(zhì)的紙質(zhì)文檔，復(fù)制后，原檔案資料保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案資料，原檔案資料報廢，保管期限為一年。2）凡要銷毀的紙質(zhì)文檔，必須造具清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。11/24/2022144.6歸檔資料的狀態(tài)鑒定和銷毀11/23/20221411/24/20221511/23/202215附件2“研發(fā)項目”主要有效資料匯總表序號項目階段有效資料名稱項目代號或產(chǎn)品型（代）號特殊設(shè)計圖樣、文件尾注號附件2備注1設(shè)計前項目通知單XMD紙質(zhì)資料2可行性研究報告KXY電子文檔3產(chǎn)品技術(shù)調(diào)研報告JTY電子文檔4技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析報告JF電子文檔5設(shè)計計劃表SJB紙質(zhì)或電子6反饋信息紙質(zhì)或電子7技術(shù)聯(lián)絡(luò)單JLD紙質(zhì)或電子8設(shè)計機(jī)電設(shè)計圖紙（試制）電子文檔9設(shè)計評審報告SP紙質(zhì)或電子10技術(shù)條件（整機(jī)產(chǎn)品）JT電子文檔11試驗規(guī)范SF電子文檔11/24/202216附件2“研發(fā)項目”主要有效資料匯總表項目階段有效資料名稱附件2“研發(fā)項目”主要有效資料匯總表16制造、試驗、試用研究試驗報告SB電子文檔17試用報告SY電子文檔18實物圖片及視頻資料紙質(zhì)或電子19技術(shù)聯(lián)絡(luò)單JLD紙質(zhì)或電子20更改通知單GGD紙質(zhì)或電子21反饋信息紙質(zhì)或電子22外購件隨機(jī)資料紙質(zhì)或電子2324定型、鑒定專利證書紙質(zhì)文檔25鑒定資料（按鑒定規(guī)定的內(nèi)容）紙質(zhì)或電子2627機(jī)電設(shè)計圖紙（定型）電子文檔28專利申報資料電子文檔29技術(shù)研究報告JSY電子文檔3011/24/202217附件2“研發(fā)項目”主要有效資料匯總表16制造、試驗、試用11/24/20221811/23/20221811/24/20221911/23/20221911/24/20222011/23/20222011/24/20222111/23/202221歸檔文件根據(jù)需要可隨時增加11/24/202222歸檔文件根據(jù)需要可隨時增加11/23/202222設(shè)計管理系列標(biāo)準(zhǔn)

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11/24/202223設(shè)計管理系列標(biāo)準(zhǔn)11/23/202211范圍本細(xì)則規(guī)定了xx有限公司技術(shù)口各業(yè)務(wù)部門（煙機(jī)、物流、環(huán)保、農(nóng)機(jī)）在進(jìn)行項目投標(biāo)、項目研發(fā)、項目實施過程中所形成的一切有效資料及公司技術(shù)口各業(yè)務(wù)部門編制的綜合性技術(shù)基礎(chǔ)資料的歸檔和管理方法。本細(xì)則適用于xx有限公司技術(shù)口各業(yè)務(wù)部門（煙機(jī)、物流、環(huán)保、農(nóng)機(jī)）在進(jìn)行項目投標(biāo)、項目研發(fā)、項目實施過程中所形成的一切有效資料及公司技術(shù)口各業(yè)務(wù)部門編制的綜合性技術(shù)基礎(chǔ)資料的的歸檔和管理。2歸檔資料的內(nèi)容2.1投標(biāo)項目的有效資料這類資料主要有：公司項目通知單、招標(biāo)文件、答疑文件、招標(biāo)方各種變更文件、投標(biāo)文件（含技術(shù)和商務(wù)）、合作供應(yīng)商承諾書（技術(shù)指標(biāo)和商務(wù)報價）等（見附件1）。2.2研發(fā)項目的有效資料研發(fā)項目在研發(fā)過程中形成的有效資料主要有：公司項目通知單、項目設(shè)計計劃表、可行性研究報告、產(chǎn)品技術(shù)調(diào)研報告、技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析報告、技術(shù)研究報告、機(jī)電設(shè)計圖紙（試制）、技術(shù)設(shè)計說明書、設(shè)計評審報告、技術(shù)條件、試驗規(guī)范、外購件（設(shè)備和另部件及器件）的隨機(jī)資料、更改通知單、技術(shù)聯(lián)絡(luò)單、反饋信息、使用說明書、研究試驗報告、試用報告、機(jī)電設(shè)計圖紙（定型）、實物圖片及視頻資料、專利申報資料、專利證書、鑒定資料等（見附件2）。11/24/2022241范圍11/23/202222.3客戶項目的有效資料客戶項目在實施過程中形成的有效資料主要有：設(shè)計輸入資料如“甲、乙雙方已簽署的技術(shù)協(xié)議（內(nèi)含項目總體工藝平面方案設(shè)計圖）”、“方案設(shè)計說明書”、“項目合同文本”、“甲方發(fā)來的要求更改、變動內(nèi)容的傳真、郵件”、“甲方提供的且確認(rèn)準(zhǔn)確無誤的項目土建工程圖紙（應(yīng)含門洞、窗口、反光體位置及尺寸，水、汽、氣、消防設(shè)施位置及尺寸，梁、柱、墻體結(jié)構(gòu)尺寸，采暖、通風(fēng)布設(shè)位置及尺寸，中控室、供電點(diǎn)、接地點(diǎn)位置等）”、“乙方要求變更內(nèi)容的甲方回復(fù)文本”、“載體最終的結(jié)構(gòu)型式和尺寸及顏色”、“甲方留用的搬運(yùn)、運(yùn)輸裝備的型號和相關(guān)結(jié)構(gòu)尺寸”、“甲方供應(yīng)鏈信息”、“甲方未來幾年的發(fā)展規(guī)劃”、“甲方聯(lián)系人”等；歐邁公司項目通知單、11/24/2022252.3客戶項目的有效資料11/23/20223公司項目技術(shù)設(shè)計計劃表、技術(shù)設(shè)計說明書、技術(shù)任務(wù)書、整機(jī)產(chǎn)品設(shè)計圖紙、產(chǎn)品標(biāo)牌設(shè)計圖紙、電路圖冊、系統(tǒng)設(shè)計圖冊、設(shè)計評審報告、整機(jī)產(chǎn)品技術(shù)條件、各種匯總表、明細(xì)表、、驗收規(guī)范、使用說明書（整機(jī)產(chǎn)品和電控及系統(tǒng)）、控制程序清單、軟件、安裝調(diào)試手冊、接口協(xié)議、外購件（設(shè)備和另部件及器件）的隨機(jī)資料、更改通知單、技術(shù)聯(lián)絡(luò)單、包裝圖、裝箱單、合格證、質(zhì)量保證書、調(diào)試記錄、設(shè)計整改資料、整機(jī)產(chǎn)品設(shè)計圖紙（定型）、電路圖冊（定型）、系統(tǒng)設(shè)計圖冊（竣工）、控制程序清單（竣工）、軟件（竣工）、資料發(fā)送（向用戶）交割單（用戶簽字）、用戶反饋信息（傳真或電子郵件打印件或電話記錄）、技術(shù)服務(wù)記錄表、現(xiàn)場實物圖片及視頻資料、技術(shù)研究報告、試用報告、專利證書、鑒定資料等（見附件3）。11/24/202226公司項目技術(shù)設(shè)計計劃表、技術(shù)設(shè)計說明書、技術(shù)任務(wù)書、整機(jī)產(chǎn)品2.4綜合性技術(shù)基礎(chǔ)資料這類資料主要有：技術(shù)文件編制技術(shù)任務(wù)書、本公司的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計規(guī)范、驗收規(guī)范、指導(dǎo)性技術(shù)文件等，其他公司的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品樣本、設(shè)計規(guī)范、驗收規(guī)范、指導(dǎo)性技術(shù)文件等（見附件4）。11/24/2022272.4綜合性技術(shù)基礎(chǔ)資料11/23/202253歸檔時間、歸檔執(zhí)行者及歸檔資料的質(zhì)量要求1）技術(shù)口各業(yè)務(wù)部門在每一階段的工作任務(wù)完成之后，應(yīng)將一切有效資料及時歸檔，歸檔的有效資料必須是最新的最終版本，必須準(zhǔn)確、完整、有效。2）項目（投標(biāo)項目、客戶項目、研發(fā)項目）有效資料歸檔的第一執(zhí)行者是技術(shù)口各業(yè)務(wù)部門指定負(fù)責(zé)該項目的負(fù)責(zé)人；綜合性技術(shù)基礎(chǔ)資料歸檔的第一執(zhí)行者是總師辦負(fù)責(zé)人。3）歸檔的有效資料應(yīng)符合國標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制；歸檔的有效資料一般以電子文檔為主（重要電子文檔應(yīng)刻錄成光盤），如果無電子文檔，則以原件歸檔，但鉛筆或原子筆書寫的資料及復(fù)寫紙打印的資料不允許歸檔。11/24/2022283歸檔時間、歸檔執(zhí)行者及歸檔資料的質(zhì)量要求11/23/2024歸檔資料的管理4.1歸檔資料交接和整理1）在移交有效資料時，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。2）對于與項目掛鉤的歸檔資料，應(yīng)按項目類型和項目所處的階段（如設(shè)計前階段、設(shè)計階段、制造階段、安調(diào)階段、試用階段、交驗階段、售后服務(wù)階段等）、設(shè)計定型階段、鑒定階段等分類，同項目類型和同階段的歸檔資料按形成的時序進(jìn)行編目、登記，紙質(zhì)資料裝袋入盒，電子文檔資料則存儲到計算機(jī)內(nèi)。3）對于綜合性技術(shù)基礎(chǔ)資料，應(yīng)按專業(yè)類型和形成的時序進(jìn)行編目、登記，紙質(zhì)文檔裝袋入盒，電子文檔則存儲到專用計算機(jī)內(nèi)（重要電子文檔應(yīng)刻錄成光盤）。11/24/2022294歸檔資料的管理11/23/202274）裝袋入盒的紙質(zhì)文檔應(yīng)做到定位存放，妥善保管，以方便利用。5）存儲到計算機(jī)內(nèi)的電子文檔的“文件名”應(yīng)確切、簡明，并具有代號（即圖號或尾注號）及版本（即日期）特征，以利查找；光盤應(yīng)定位存放，妥善保管，以方便利用。6）為利于歸檔資料的查閱和引用，檔案部門應(yīng)按項目和資料大類別分類編制《檔案查閱目錄》，《檔案查閱目錄》為紙質(zhì)文檔和電子文檔，其隨著歸檔資料的增加而改變；紙質(zhì)文檔的《檔案查閱目錄》允許用碳素筆或鋼筆手工書寫，但在每一年年末之前轉(zhuǎn)換成打印的紙質(zhì)文檔。7）凡歸檔的紙質(zhì)文檔，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱使用。8）凡歸檔的電子文檔，如果存在著借閱的可能，則應(yīng)打印2份紙質(zhì)文檔備用。11/24/2022304）裝袋入盒的紙質(zhì)文檔應(yīng)做到定位存放，妥善保管，以方便利用。4.2歸檔資料的入庫保管1）認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、做到帳、檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，報主管審查。對出現(xiàn)的問題安排整改并復(fù)查。2）做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時修補(bǔ)和提出復(fù)制。3）存儲電子文檔的專用計算機(jī)不允許與外界聯(lián)網(wǎng)，計算機(jī)設(shè)置密碼，檔案管理人員不得在此機(jī)上安裝無關(guān)軟件程序（如各種游戲程序等），計算機(jī)應(yīng)定期進(jìn)行殺毒；電子文檔以優(yōu)盤作載體拷貝到計算機(jī)之前應(yīng)先進(jìn)行殺毒，拷貝完成后計算機(jī)應(yīng)再次進(jìn)行殺毒；重要電子文檔應(yīng)刻錄成光盤存放。11/24/2022314.2歸檔資料的入庫保管11/23/202294.3紙質(zhì)文檔的借閱和電子文檔的領(lǐng)用（拷貝）1）凡因工作需要借閱紙質(zhì)文檔者，應(yīng)先填寫“文件借閱管理登記表”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可借閱技術(shù)檔案。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。2）技術(shù)檔案和各種設(shè)備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借出。3）經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實際價值（各類書籍按標(biāo)價、資料按制作價格）報主管領(lǐng)導(dǎo)審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財務(wù)室，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。11/24/2022324.3紙質(zhì)文檔的借閱和電子文檔的領(lǐng)用（拷貝）11/23/204）借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰，由檔案管理員報主管領(lǐng)導(dǎo)審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財務(wù)室，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。5）凡因工作需要領(lǐng)用（拷貝）電子文檔者，應(yīng)先填寫“電子文檔領(lǐng)用（拷貝）申請表”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（按密級和權(quán)限）后可領(lǐng)用（拷貝）電子文檔。11/24/2022334）借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改4.4歸檔資料的發(fā)放1）需要發(fā)放各使用場所的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應(yīng)編制“文件發(fā)放清單”，發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時注明文件名稱、編號、發(fā)放時間，并有領(lǐng)用人及經(jīng)手人簽字。其它需要文件的單位或個人，應(yīng)提出申請，填寫“文件領(lǐng)用申請單”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后可領(lǐng)取。2）發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，破損或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時，文件使用者應(yīng)承擔(dān)重復(fù)發(fā)放文件的資料費(fèi)用，其金額按復(fù)制資料的實際價格核算，并承擔(dān)泄密責(zé)任。11/24/2022344.4歸檔資料的發(fā)放11/23/2022124.5歸檔資料的更改1）當(dāng)有效資料的版本變更時，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時更換相應(yīng)的已存檔的資料，原版本資料由檔案部門另存，保留到允許銷毀之日。2）當(dāng)有效的紙質(zhì)文檔需更改或補(bǔ)充時，應(yīng)有更改通知單，更改人員（相關(guān)責(zé)任人或檔案部門資料管理人員）根據(jù)通知單的要求對相應(yīng)的已存檔的紙質(zhì)文檔實施更改。更改時統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，更改人員簽字，標(biāo)明日期，并將修改通知單保留備查。3）當(dāng)有效的電子文檔需更改或補(bǔ)充時，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)將相應(yīng)的已存檔的電子文檔替換。替換時應(yīng)在“文件名”處加注版本（即日期）特征，原文檔保留到允許刪除之日。4）當(dāng)已存檔的紙質(zhì)文檔更改完成后，如果同類資料有“外發(fā)”或“外借”的，則資料管理人員應(yīng)及時將更改通知單發(fā)放到各相應(yīng)的資