如何提高人事檔案管理工作及制作水平2013年7月23日管理體制、機構(gòu)與職責檔案的內(nèi)容和分類檔案材料的收集、鑒別與歸檔檔案的整理檔案的保管與保護檔案的查（借）閱檔案的轉(zhuǎn)遞處罰《中華人民共和國檔案法》中組部/國家檔案局《人事檔案工作條例》（組通字〔1991〕13號）勞動部/國家檔案局《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（勞力字〔1992〕33號）中組部《人事檔案材料收集規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）中組部《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》（組字通〔2012〕28號）人事檔案管理部門的職責(一)收集、鑒別、整理、保管人事檔案材料；(二)辦理人事檔案的查閱和借閱；(三)根據(jù)工作需要，及時做好人事檔案接收和轉(zhuǎn)出工作；(四)熟悉人事檔案材料，做好檔案統(tǒng)計分析工作，為人力資源工作提供檔案信息；(五)認真做好人事檔案的安全、保密、保護工作；(六)積極開展檔案業(yè)務研究工作，推廣、應用人事檔案先進管理技術(shù)；(七)辦理其他涉及人事檔案的有關(guān)事項。檔案管理的內(nèi)容和分類人事檔案分正本和副本，副本根據(jù)工作需要建立。人事檔案副本由檔案正本主要材料的復印件構(gòu)成。按照干部管理權(quán)限，處級管理人員人事檔案正本由上一級單位管理，工作單位留存副本。人事檔案由歷史地、全面地反映職工個人情況的材料構(gòu)成。按照《人事檔案工作條例》規(guī)定，人事檔案的內(nèi)容和分類如下：第一類：履歷材料（干部、職工履歷表，登記表等）。第二類：自傳材料；報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。第三類：考察、考核、鑒定材料：在重大政治事件、突發(fā)事件和重大任務中的表現(xiàn)材料；審計材料；定期考核材料；年度考核登記表；援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調(diào)動、轉(zhuǎn)業(yè)等鑒定材料。第四類：學歷學位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評（聘）專業(yè)技術(shù)職務（職稱）材料；反映科研學術(shù)水平的材料；培訓材料。第五類：政審材料；更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間；計算連續(xù)工齡審批材料等材料第六類：參加中國共產(chǎn)黨、中國共產(chǎn)主義青年團及民主黨派的材料。第七類：獎勵材料。第八類：涉法違紀材料。第九類：招錄、聘用材料；任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料。第十類：其他有較大參考價值的材料，畢業(yè)生就業(yè)報到證、派遣證、就業(yè)報到通知書；健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；人事檔案報送、審核工作材料；特殊工種審批表、依據(jù)文件；買斷工齡、就業(yè)登記卡、失業(yè)登記表等材料；其他可供組織上參考的材料。檔案材料的收集、鑒別與歸檔單位所屬各部門人事檔案工作聯(lián)絡員,應與形成人事檔案材料的各部門建立聯(lián)系制度,隨時收集干部和職工任免、調(diào)動、考察、考核、培訓、獎懲、工資、經(jīng)濟責任審計等工作中新形成的反映干部和職工德、知、能、愿、績的材料，充實檔案內(nèi)容?！度耸聶n案材料收集范圍》。各部門人事檔案工作聯(lián)絡員，應在本部門有關(guān)人事檔案材料形成完畢之日起30個工作日內(nèi),按要求送交人事檔案管理部門歸檔，并填寫《移交人事檔案材料清單》，交接雙方清點無誤后，履行交接手續(xù)。檔案材料歸檔前，按照《人事檔案材料鑒別標準》進行鑒別，保證歸檔材料真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查或本人簽字的蓋章簽字后方能歸入檔案，人事檔案材料歸檔應符合《人事檔案材料歸檔要求》。發(fā)現(xiàn)與檔案記載不一致的歸檔材料，應及時通知形成材料的部門重新制作，或請具有職工人事管理權(quán)限的組織、人力資源部門審核后予以標注。人事檔案管理部門要在接收檔案材料后15個工作日內(nèi)將檔案材料審核完畢，符合歸檔要求的材料，在接收之日起30個工作日內(nèi)將材料歸入本人檔案。收到材料后，要按收到的時間順序登記在《歸檔材料登記簿》上。經(jīng)過鑒別，不屬于規(guī)定歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔。下列情況的材料不得歸檔：涂改、偽造的材料；未辦理完畢的材料；涉及違法違紀或其他重要問題，需要查清而未查清的材料；來源、時間不明且未查清或?qū)ο蟛幻鞔_的材料。檔案的整理人事檔案按照"一人一卷"的原則進行整理。根據(jù)《人事檔案整理工作細則》要求，整理檔案材料應材料分類準確，排列有序，編號規(guī)范，目錄清楚，案卷裝訂整齊。檔案材料的排序（一）按材料形成的時間排序。第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類材料，按檔案材料形成時間排序。（二）按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序。第五類、第六類、第八類材料，按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系排序。第四類、第九類材料排序時，在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。其中第五類、第八類材料的排列順序為：上級批復，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應集中排列；第六類材料，入團志愿書排在入團的其他材料之前；入黨志愿書排在入黨的其他材料之前，黨員登記表可按時間先后依次排序。編目（一）卷內(nèi)目錄：每卷人事檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄按類編制。具體要求：1.按照類內(nèi)文件排列順序逐份逐項地編目。檔案目錄不能粘貼涂改。2.卷內(nèi)目錄設置：序號、材料名稱、材料形成時間、頁數(shù)、備注項。3.每類目錄之前應注明材料類號和類別名稱。4.序號：填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是：材料類號用漢字的"一"至"十"，二級分類的類號用（一）至（四），序號用阿拉伯數(shù)字。5.材料名稱：根據(jù)材料題目填寫。無題目或標題不規(guī)范，應另擬標題。材料的標題過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。6.材料形成時間：一般采用材料落款標明的最后時間。復制的檔案材料，采用原材料形成時間。時間填寫要盡量詳細、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。7.頁數(shù)：按已經(jīng)編制的頁碼填制。登記目錄后，要檢查核對，做到準確無誤。8.備注：填寫需要說明的情況。（二）每類目錄之后須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。人事檔案必須裝訂成卷。后續(xù)零散材料應至少一年集中裝訂一次。對紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應進行技術(shù)加工。裝訂好的案卷裝入檔案盒（袋），填寫盒（袋）面、脊背編號、姓名及籍貫。人事檔案要求統(tǒng)一樣式檔案盒，并打印檔案盒脊背編號、姓名和籍貫。檔案的查（借）閱人事檔案由組織部門或人力資源部門進行查閱。其他部門查閱，需經(jīng)同級組織、人力資源部門批準。查閱本單位關(guān)鍵崗位人員檔案，需經(jīng)公司組織部門或人力資源部主要領導批準同意后，方可查閱。因工作需要查閱和借用人事檔案，須遵守下列規(guī)定：（一）查（借）閱單位應按照查（借）閱人事檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）人事檔案管理部門，要根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提供材料的范圍。（三）凡查閱人事檔案的部門，應派中共黨員到檔案查閱室查閱。（四）任何個人不得查閱或借用本人及其親屬的檔案。（五）查（借）閱檔案，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查（借）閱者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違者應視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀律處分。（六）查（借）閱檔案的部門或個人，不得擅自拍攝、復印、摘抄人事檔案內(nèi)容。需要從檔案中取證的，須經(jīng)同級組織、人力資源部門批準后，才能辦理復印。屬于假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理。（七）人事檔案原則上不外借。如確需外借，需經(jīng)同級組織、人力資源部門的主管領導在《查（借）閱人事檔案審批表》上簽批借出原因、借出期限等意見后，檔案管理部門方可辦理借出。借出期間，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。人事檔案借出期限原則上不超過5天。特殊需要，可辦理續(xù)借手續(xù)延長借出時間。檔案借出期間，檔案安全由借閱人員負責。檔案借出、返還時，檔案管理部門和借閱人員要認真核對，做好交接工作。處罰人事檔案工作人員要嚴格遵守黨和國家有關(guān)檔案管理和保密工作的政策法規(guī)及公司的相關(guān)規(guī)定。有下列行為之一的，根據(jù)政策法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，追究直接責