檔案管理學習資料名詞解釋檔案:是機關、組織或個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來的以備查考的文字、圖象、聲音及其它各種方式和載體的文字。企業(yè)檔案:是直接記述和反映企業(yè)活動，保存?zhèn)洳榈母鞣N企業(yè)文件材料的總稱。檔案工作:包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供、利用等工作。檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于黨和國家各項工作。檔案的作用:一是憑證作用；二是參考作用。類目:類目是檔案分類的基本單位，是構成檔案分類表的主要成份。全宗:就是一個獨立的機關或組織、個人在社會活動中形成的全部檔案的總稱。案卷:由互相聯(lián)系的若干文件組合而成的一種檔案保管單位。歸檔:行文處理完畢的文件，經(jīng)過整理立卷定期交給檔案室集中統(tǒng)一保存，稱為"歸檔"檔案總目錄:是檔案的總登記。卷內(nèi)目錄:案卷內(nèi)登記文件及其排列次序的目錄。保管期限:根據(jù)檔案的利用價值劃定的檔案保管期限。永久檔案:檔案的保管期限為永久。長期檔案:檔案的保管期限為16~50年。短期檔案:檔案的保管期限為15年以下。密級:依據(jù)保密規(guī)定對檔案劃定的級別。編制日期:日期即文件形成的時間。頁號:裝訂文件材料的順序號。責任者:是指對文件內(nèi)容負有責任的團體和個人，即文件的署名者。文號:填寫文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。主題詞:是表達檔案中心主題的規(guī)范化詞匯。卷內(nèi)備考表:說明案卷內(nèi)文件狀況的表格。立卷人:責任立卷者。文件編號:文件的文號或圖樣的圖號。文件材料題名:即文件標題。案卷題名:案卷題名的內(nèi)容包括本卷文件的主要制發(fā)機關、內(nèi)容、名稱或產(chǎn)品的名稱、型號及其組件、部件的代號和名稱。檔案的整理:就是把零散的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)起來。分類:就是按照全宗內(nèi)檔案室的來源、時間、內(nèi)容和形式上的異同，分成若干類別。組卷:主要是依據(jù)文件本身的特點，將具有共同點和聯(lián)系密切的文件組合在一起構成一個案卷。檔案登記:是檔案統(tǒng)計的基礎，登記表冊是檔案統(tǒng)計的一種原始材料，也是維護檔案的完整與安全的必要手段之一。檔案交接:按國家規(guī)定，檔案館、檔案室接收和移交檔案的過程。檔案統(tǒng)計:就是以表冊，數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關情況。檔案鑒定:根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀。檔案銷毀:對失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)機關分管負責人批準后，由二人指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字?？萍紮n案:是指在科學技術活動中形成的并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?；窘ㄔO項目檔案:是指基本建設工程從計劃決策直至建成使用的全過程中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。設備儀器檔案:是指設備儀器在購置（自制）、安裝、使用、維護修過程中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。磁性載體檔案：指以磁性材料（如計算機磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。歷史檔案:是指中華人民共和國成立以前的檔案。會計檔案:指會計憑證、會計賬薄、會計報表等會計核算專業(yè)材料。檔案館:是國家法定的專門保管檔案的機構。資料:指與檔案有關的文件匯集、書刊等。照片號:案卷內(nèi)照片的順序號。立卷檔案制度:主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。檔案保管制度:主要包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施等。檔案保密制度:主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。檔案利用制度:主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續(xù)。檔案人員崗位責任制:主要包括每個檔案人員的職責、權限、任務、考核和獎懲措施。實物檔案:是本單位各項工作的一種信息記錄，直觀、形象、生動地記錄和反映了本單位各項工作的活動內(nèi)容，是其成長和發(fā)展的真實寫照。音像檔案:是指記錄和反映本單位有關生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作內(nèi)容，具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等。選擇填空檔案定為長期保管的期限是______左右。A.14---20年；B.50---60年；C.16---50年檔案定為短期保管的期限是______。A.3---5年；B.6---9年；C.5---15年檔案與資料的區(qū)別是來源不同作用和______不同。A.價值；B.利用；C.機密程度檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)以______為依據(jù)，做到準確、可靠。A.原始記錄；B.重復件；C.打印件凡屬保密卷不準拍照、復制和抄錄。因特殊情況按保密審批后復制的材料必須進行登記，并限期______。A.收回銷毀；B.回收保管；C.存檔我國“革命歷史檔案”是指______到一九四九年中華人民共和國成立。A.1919年五四運動；B.1937年7月7日中國人民抗日戰(zhàn)爭紀念日；C.1945年9月3日中國人民抗日戰(zhàn)爭勝利紀念日。檔案是機關工作的______。A.唯一文件；B.根據(jù)；C.查考憑據(jù)檔案人員就是用______和方法管理檔案，為社會各方面服務的工作。A.科學的原則；B.嚴密制度；C.嚴肅的工作態(tài)度檔案是情報的一種存在形式，是情報的______。A.依據(jù)；B.信息；C.重要來源檔案是記錄客觀社會活動信息的一種載體，是一種固定的______。A.檔案材料；B.信息資源；C.信息形式國際檔案理事會是______的檔案專業(yè)機構。A.國際性；B.全國性；C.地區(qū)性國際檔案理事會的總部設在______。A.法國巴黎；B.中國北京；C.日本東京______年我國正式加入國際檔案理事會，開始與各國檔案界進行廣泛的交往。A.1980；B.1985；C.1975檔案專業(yè)人員的素質(zhì)，就是檔案專業(yè)人員的___的總稱。A.能力與知識；B.品質(zhì)與能力；C.技術與品德文書部門或業(yè)務部門立卷是一項______。A.基礎工作；B.依據(jù)業(yè)務；C.基本制度代上級機關草擬并被采用的文件最后草稿印，在歸檔范圍中______屬材料。A.不歸檔；B.密級；C.歸檔上級機關轉發(fā)本機關的文件（包括報紙，刊物轉載），在歸檔范圍中屬______材料。A.歸檔；B.參考；C.不歸檔在書寫檔案材料時，應選用______墨水。A.碳素墨水和藍黑墨水；B.純藍墨水和藍黑墨水；C.碳素墨水和純藍墨水修裱檔案的用紙，不僅要纖維純，薄軟，強度大，而且要有很高的____A.耐溫度；B.透明度；C.耐磨度文書立卷的原則是保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的______，便于保管和利用。A.保存價值；B.機密程度；C.來源和時間按時間特征立卷，還要正確區(qū)分文件的______問題。A.內(nèi)容；B.類別；C.年度組卷工作完成后，即可進行______的編目與裝訂。A.文件；B.時間；C.案卷卷內(nèi)文件經(jīng)過系統(tǒng)排列后應根據(jù)需要用______編寫頁號或件號。A.羅馬數(shù)字；B.漢語小寫數(shù)字；C.阿位伯數(shù)字成卷裝訂的案卷，卷內(nèi)文件應一面編一個頁號，空白頁______。A.續(xù)前頁號；B.續(xù)白頁；C.不編號在上端頭裝訂的文件，它的編號應在______。A左下角；B.下邊中間；C.右下角一個機關在其工作活動中形成的不同______的檔案為一個全宗。A.門類和載體；B.內(nèi)容和時間應根據(jù)需要和可能，采用先進技術設備，逐步實現(xiàn)檔案管理的______化。A.科學化，現(xiàn)代；B.規(guī)范化，現(xiàn)代；C.制度化，規(guī)范通過利用檔案的效果登記，可以收集______，積累利用工作的經(jīng)驗。A.反饋信息；B.檔案利用次數(shù)；C.管理情況檔案閱覽室要備有必要的______，參考資料和桌椅等。A.檢索工具；B.紙，筆；C.閱覽登記本科技檔案是______的一種儲備。A.科學技術資料；B.生產(chǎn)技術；C.技術交流經(jīng)驗科技檔案工作必須按______實行統(tǒng)一管理。A.原則；B.專業(yè)；C.管理制度隨著科學技術發(fā)展，縮微技術，電子計算機技術在檔案管理工作中的應用對科技檔案______提出了新的更高的要求。A.保管；B.制度；C.整理判定科技檔案的價值，要有全面的觀點，______的觀點和發(fā)展的觀點。A.歷史；B.科學；C.客觀科技檔案經(jīng)鑒定后，實屬銷毀，并經(jīng)有關部門和領導審定后，同意銷毀。銷毀工作結束后，應將銷毀清冊和鑒定工作報告及時歸檔______保存。A.長期；B.妥善；C.短期底圖要選擇合適的保管方法嚴加保護，以保證藍圖的精確，清晰?？梢云椒呕蚓矸疟９埽屑蒧_____保管。A.折疊；B.裝訂；C.載剪會計檔案的原始憑證有______的兩種。A.自制和外來；B.填寫和變動；C.正頁和副頁會計檔案的歸檔范圍有憑證類，帳薄類，報表類和______。A.銀行對帳單據(jù)；B.經(jīng)濟活動分析；C.其他會計專業(yè)材料的歸屬材料對接收的會計檔案，原則上應該保持______。A.整齊清晰；B.清晰，明確；C.原卷冊封裝會計檔案是一個單位檔案全宗的組成部分，它與這個單位的文書檔案共用一個______號。A.目錄；B.分類；C.全宗檔案統(tǒng)計，是掌握情況，分析和研究檔案工作問題的一種______工具。A.檢索；B.管理；C.有力卷內(nèi)目錄和案卷目錄，它們即是整理工作中的一種編目，也是統(tǒng)計______的基礎材料。A.管理；B.工作；C.檔案裝訂案卷前應去掉______，然后在左側用線繩裝訂。A.廢頁；B.漿糊；C.金屬物編制檢索工具要注意它的思想性，______性和______性。A.科學，實用；B.簡便，揭示；C.主題，服務做好檔案的保管工作其最終目的是為了______對檔案的利用。A.企業(yè)管理；B保證黨和國家；C.生產(chǎn)與經(jīng)營“檔案人員參加了工程竣工，產(chǎn)品試制鑒定，設備開箱驗收，科技成果鑒定”不僅要列入企業(yè)有關制度，而且，檔案人員要______活動。A.實際參加此項；B.積級參于；C.主動配合組織建立檔案人員責任制，就是每個檔案人員（包括領導在內(nèi)），都要有明確的崗位和工作任務，并把它______。A.作為考核內(nèi)容；B.寫成制度；C.業(yè)績考證檔案庫房的相對溫度一般為______℃，比較合適。A.14---26；B.14---20；C.14---16檔案庫房的相對濕度為______比較合適。A.30---40；B.50---65℅；C.14---16卷內(nèi)文件要按一定的規(guī)律進行排列，一般是______，印本在前，定稿在后，批復在前，請示在后。A.正文在前，附件在后；B.附件在前，正文在后；磁帶錄音必須定期約______年進行復制，以延長保管期限。A.5；B.4；C.6根據(jù)國家檔案局頒布的企業(yè)檔案工作考核標準，國家一級最低分為______。A.90分；B.92分；C.95分檔案管理等級不搞______制。A.分配；B.時間；C.終身檔案工作的六項任務：即______、_____、______、______、______和提供利用。A.收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計B.管理、鑒定、統(tǒng)計、收集、供閱C.統(tǒng)計、收集、整理、鑒定、裱糊根據(jù)歸檔時間的要求，將辦理完畢的文件，一般應在______由文書部門立卷歸檔。A.當年；B.第二年一季度；C.次年元月科技檔案的作用，按其性質(zhì)來說：可歸納為兩個方面：一是憑證作用，一是______作用。A.交流；B.參考；C.合作銷毀的檔案，應編制銷毀______，辦理______手續(xù)。A.清冊，批準；B.小組，審核；C.審核，注冊科技檔案工作是一項______性的工作。A.技術；B.專業(yè)；C.科學科技檔案總目錄，實際是科技檔案______帳。A.編研；B.技術成果；C.總登記科技檔案的鑒定，就是確定科技檔案______的，______的和現(xiàn)實的價值。A.科學，歷史；B.技術，利用；C.技術，科學簡答題1.檔案保管期限劃分為幾種？答：檔案保管期限劃分為三種：即：（1）永久；（2）長期；（3）短期。2.檔案工作應遵循哪些原則？答：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。3.國家秘密的密級分為幾級？答：“絕密”、“機密”、“秘密”三級。4.國家秘密及密級的具體范圍應有哪些部門作出規(guī)定？答：由國家保密工作部門分別會同外交、公安、國家安全和其他中央有關機關作出規(guī)定。5.屬“絕密”級范圍是哪些？答：“絕密”是最重要的國家秘密，泄密會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。6.屬“機密”級范圍是哪些？答：“機密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全利益遭受嚴重的損害。7.屬“秘密”級范圍是哪些？答：“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。8.檔案庫房的安全措施要做到哪“八防”？答：檔案庫房要做到的“八防”是：即：防火、防潮、防光、防有害氣體、防盜、防塵、防蟲、防高溫。9.檔案的概念？答：檔案是指過去和現(xiàn)代的國家機構，社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、宗教等活動直接形成對國家和社會有保存價值的多種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。10.現(xiàn)行機關檔案是指的什么檔案？答：現(xiàn)行機關檔案是指中華人民共和國成立后中央和地方黨、政、軍機關及企事業(yè)單位形成的檔案。11.檔案按其內(nèi)容性質(zhì)可劃分為哪幾種？答：可分為文書檔案、科技檔案和專門檔案。12.檔案按體載形式可分為哪幾種？答：可分為：甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案等。13.檔案按文種可分為哪幾種？答：有漢文檔案、滿文檔案、蒙文檔案、藏文檔案等等。14.檔案工作的性質(zhì)，概括起來有哪三種？答：（1）管理性；（2）服務性；（3）政治性。15.檔案工作的原則是什么？答：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。16.檔案工作“實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則”有哪三層含義？答：三層含義是：（1）檔案事業(yè)由政府統(tǒng)一領導；（2）統(tǒng)一領導下的分級管理；（3）檔案的分級集中統(tǒng)一管理。17.從哪三個方面來認清檔案與資料的區(qū)別？答：（1）來源不同；（2）作用不同；（3）機密程度不同。18.從我國目前的情況來看，機關檔案工作機構一般有哪幾種類型？答：（1）文書檔案室；（2）科技檔案室；（3）聲像檔案室；（4）人事檔案室；（5）綜合檔案室。19.維護檔案的完整，有哪兩個方面的含義？答：一方面，從數(shù)據(jù)量上，要保證檔案的齊全，不使應該集中保存的檔案殘缺短少，另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面，要維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。20.什么是檔案的整理？答：就是把零散的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類，組合，排列和編目，使之系統(tǒng)起來。21.檔案整理工作的內(nèi)容是哪些？答：主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗，分類，組卷卷內(nèi)文件的整理，案卷封面的編目，案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制。這就是檔案整理工作的基本程序，又稱整理工作的各個環(huán)節(jié)。22.什么是整理檔案的原則？答：整理檔案應充分