中國人民大學檔案學院宮曉東E-mail:zuishig@企業(yè)檔案管理的理念與方法中電建檔案業(yè)務培訓專用目錄將一個崗位的職責，改變成為一種管理體系企業(yè)檔案管理體系的構建文件運行過程的控制與歸檔標準的細化檔案分類與編號方式的改進保管期限到期后的再鑒定檔案庫房管理技能競賽說明將一個崗位的職責，改變成為一種管理體系

一、目前在企業(yè)檔案工作存在的問題主要來自四個方面的影響：1.傳統(tǒng)觀念的影響2.體系化建設的影響3.精細化管理的影響4.現(xiàn)代化技術的影響檔案管理具備全員性和全過程性的特征。檔案管理的全員性，即指企業(yè)中凡與文件材料形成、辦理、使用和歸檔相關的崗位任職人員，都具有合規(guī)合法地形成和處置文件材料的職責，企業(yè)應當將這類職責納入其崗位責任制并加以考核。檔案管理的全過程性，即指在企業(yè)各項工作的過程中，特別是在文件材料處理的關鍵性結點上，都應當有明確的管理內容和管理要求，以維護企業(yè)信息處理渠道的通暢與高效，從而保證企業(yè)活動的正常運行。檔案管理的全員參與和全過程控制，是企業(yè)檔案管理體系建設的基礎和前提。二、檔案管理體系建設的意義檔案管理體系，是企業(yè)依法履行檔案管理職責和活動的整體化工作平臺。涉及檔案管理體制架構、檔案人員隊伍培養(yǎng)、檔案工作機構和工作崗位、檔案工作制度和標準、檔案信息管理系統(tǒng)、文件材料形成過程控制、文件材料歸檔管理、檔案分類整理和編號標識、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案信息資源配置與開發(fā)利用、檔案信息安全、檔案工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等諸多要素的統(tǒng)籌、協(xié)調、完善和功能最大化。

在企業(yè)等基層單位開展檔案管理體系的建設，具有十分重要的實踐意義：1．檔案管理體系建設，有助于改變將檔案工作當作檔案部門或檔案崗位“一家”之事的狹隘觀念，尊重了檔案信息資源產生、管理、利用過程的運動規(guī)律，為實現(xiàn)檔案管理的全員性、全過程性搭建了工作平臺；2．檔案管理體系建設，有助于將體系內的各種要素統(tǒng)籌配置，為企業(yè)管理體制與檔案管理體制之間的協(xié)調，檔案管理體制與檔案制度標準體系之間的協(xié)調，檔案制度標準與檔案信息管理系統(tǒng)之間的協(xié)調，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案各項業(yè)務工作流程之間的協(xié)調，文件材料形成與檔案管理之間的協(xié)調，各類檔案管理標準和管理細則之間的協(xié)調，以及檔案管理體系自身的改進和完善，提出了明確的目標和具有操作意義的任務。3．檔案管理體系的建設，有助于檔案工作精細化程度的提升，通過將國家有關檔案工作的規(guī)定和標準與企業(yè)的實際情況加以結合，并配以文件材料的清理排查，明確與檔案管理有關的各項職責，制定出具有實際操作功能的檔案工作標準和管理細則，并將其有效地嵌入檔案信息管理系統(tǒng)之中，從而使檔案管理的每一項工作都有明確的要求，都有明確的目標，都有明確的檢驗標準，改變粗放式的管理方式，建成責任明確、標準詳細、指引清晰、流程受控、數(shù)據(jù)翔實、管理科學、利用高效、運行流暢的新型檔案工作模式。4．檔案管理體系的建設，有助于檔案人員隊伍的培養(yǎng)，促使檔案人員著眼大局，更新觀念，注重協(xié)調配合，全面掌握有關知識和技能，從傳統(tǒng)的經驗式管理理念中解脫出來，將過去“事依附于人”改造成為“人依附于事”，最終使檔案工作由一個崗位的職責，改變成為一種科學的管理體系。檔案管理體系的構建一、檔案管管理體制的的改進傳統(tǒng)企業(yè)檔檔案管理體體制改進之后的的企業(yè)檔案案管理體制制二、檔案工工作制度建建設三、文件生生成業(yè)務流流程（系統(tǒng)統(tǒng)）、檔案案管理業(yè)務務內容、檔檔案管理業(yè)業(yè)務流程和和檔案信息息管理系統(tǒng)統(tǒng)的建設1．文件材料料生成業(yè)務務流程（系系統(tǒng)）。文件材料生生成業(yè)務流流程（系統(tǒng)統(tǒng)），是企企業(yè)數(shù)據(jù)產產生和運行行的基礎，，目前已大大都納入各各自相應的的信息管理理系統(tǒng)之中中。檔案管管理體系的的建設主要要關注這些些業(yè)務流程程（系統(tǒng)））中的文件件材料閉合合結點，同同時提出其其與檔案業(yè)業(yè)務環(huán)節(jié)銜銜接的要求求。2.檔案管理業(yè)業(yè)務內容和和業(yè)務流程程。檔案管理業(yè)業(yè)務內容和和業(yè)務流程程的設計，，是檔案管管理體系建建設的重點點內容，一一般均在各各項檔案管管理制度中中予以體現(xiàn)現(xiàn)，并應嵌嵌入檔案信信息管理系系統(tǒng)之中具具體運行。。3.檔案信息管管理系統(tǒng)。。檔案信息管管理系統(tǒng)是是企業(yè)開展展檔案管理理的計算機機技術集成成平臺，也也是目前檔檔案管理實實踐活動的的主要手段段和工作環(huán)環(huán)境。在檔檔案管理體體系建設過過程中，檔檔案信息管管理系統(tǒng)的的建設具有有綜合性的的特點。。檔案信息息管理系統(tǒng)統(tǒng)的建設，，也要求檔檔案人員必必須解放思思想，更新新觀念，了了解和掌握握現(xiàn)代化管管理環(huán)境下下的檔案工工作已由過過去注重檔檔案實體管管理轉變?yōu)闉闄n案實體體管理與檔檔案信息資資源管理兼兼顧的這種種時代特點點，勇于探探索，切忌忌固步自封封和經驗主主義，加快快實現(xiàn)手工工管理向自自動化管理理的過渡。。4.檔案人員和和檔案管理理設備設施施。檔案人員是是檔案管理理體系的主主體，是控控制該體系系正常運行行的核心力力量。伴隨隨著檔案意意識的提升升和檔案作作用的不斷斷發(fā)揮，檔檔案人員的的從業(yè)條件件和任職定定位也在不不斷調整和和提升。在在檔案管理理體系的建建設過程中中，對檔案案人員的隊隊伍建設是是一項不容容忽視的內內容，主要要面臨著幾幾個重點任任務：第一一，職業(yè)素素養(yǎng)培訓。。第二，更更新和提升升檔案意識識。第三，，強化資源源管理的理理念。初始級Initial事務型經驗型價值型特征C成熟度M一致型持續(xù)型可重復級Repeatable優(yōu)化級Optimizing已管理級Managed已定義級Defined價值V123451、一般事務務性工作。。2、兼職管理理狀態(tài)。3、文檔留存存比較隨意意，有存無無取狀態(tài)明明顯。4、無制度，，無工作流流程1、專門性工工作。2、專人專崗崗，經驗式式管理。3、有基本歸歸檔要求。。4、文檔留存存界限不清清晰1、專業(yè)性工工作。2、專家式管管理，已建建立管理標標準。3、歸檔范圍圍及歸檔要要求精細化化、流程化化。4、基本利用用1、職能性資資源管理工工作。2、全員式、、全過程管管理。3、管理要求求納入企業(yè)業(yè)標準。人人依附于事事4、能動服務務1、全過程資資源自動配配置。2、管理體系系可自動創(chuàng)創(chuàng)新。3、全方位服服務，深度度開發(fā)。4、歷史留存存與資源管管理職業(yè)化化。四、企業(yè)文文件檔案管管理體系成成熟度評價價文件運行過過程的控制制與歸檔標標準的細化化一、文件登登記與積累累管理制度度的建立開展企業(yè)文文件運行過過程的有效效控制，主主要是針對對企業(yè)各類類文件材料料在產生和和使用過程程中兩個關關鍵性責任任者進行的的，一個是是文件材料料形成的責責任部門，，另一個是是文件材料料形成的責責任人。在在實際工作作中，我們們設計并試試行了文件件登記和文文件積累兩兩項管理制制度（細則則），效果果明顯。1、企業(yè)文件件材料登記記，是指企企業(yè)各部門門對收發(fā)的的各類文件件材料所進進行的規(guī)范范化記錄活活動。這既既是各部門門一項日常常工作內容容，也是文文件、檔案案數(shù)據(jù)統(tǒng)計計分析工作作的基礎。。Aab123下行行文文上行行文文平行行文文間接接上上下下行行文文序號號文件件名名稱稱來源源時間間簽收收人人辦理理注注釋釋收文文登登記記表表序號號文件件名名稱稱去向向時間發(fā)送者者備注發(fā)文登登記表表2、企業(yè)業(yè)文件件材料料積累累，是是指企企業(yè)各各工作作崗位位任職職人員員針對對自身身形成成和處處理的的各類類文件件材料料所開開展的的規(guī)范范化留留存，，此項項工作作既是是各崗崗位日日常工工作內內容，，也是是保證證文件件材料料高質質量歸歸檔的的基礎礎。員工文件積積累袋袋檔案文件積積累:人人有有責,時時有有活兒兒,件件登登記,年年整整理.二、文文件材材料清清理的的流程程與方方法（一））文件件材料料清理理的含含義、、內容容和要要求企業(yè)文文件材材料清清理，，就是是將企企業(yè)在在各項項工作作中、、各個個部門門(崗位)中產生生和處處理的的所有有信息息（包包括文文件、、圖紙紙、程程序、、報表表、單單據(jù)，，以及及其他他載體體或數(shù)數(shù)字格格式的的記錄錄等）），進進行有有計劃劃的排排查，，并根根據(jù)文文件材材料的的有關關特征征將其其系統(tǒng)統(tǒng)化，，從而而使企企業(yè)各各類信信息數(shù)數(shù)據(jù)類類有所所依，，運行行線路路清晰晰，相相關責責任明明確，，為企企業(yè)文文件材材料的的歸檔檔管理理提供供準確確的數(shù)數(shù)據(jù)基基礎。。主要工工作內內容和和要求求是:1.企業(yè)各各部門門應建建立文文件材材料登登記制制度，，積累累文件件材料料形成成和流流轉的的數(shù)據(jù)據(jù)記錄錄，并并定期期向檔檔案部部門移移交文文件材材料收收發(fā)登登記簿簿。2.檔案人人員應應對企企業(yè)各各部門門的工工作內內容、、工作作職能能、主主要工工作流流程進進行調調研和和了解解。3.企業(yè)各各部門門的領領導及及相關關業(yè)務務人員員有義義務配配合檔檔案人人員的的調查查工作作，幫幫助其其了解解有關關業(yè)務務情況況。4.檔案人人員應應對收收集集集中的的文件件材料料登記記記錄錄和調調研獲獲得的的數(shù)據(jù)據(jù)進行行統(tǒng)計計分析析，在在相關關人員員的幫幫助下下，掌掌握各各部門門所形形成和和控制制的主主要業(yè)業(yè)務文文件類類型，，理清清文件件材料料的類類別和和重點點，協(xié)協(xié)調文文件材材料歸歸檔的的關鍵鍵結點點，明明確歸歸檔責責任的的承擔擔部門門，形形成企企業(yè)文文件材材料清清理匯匯總表表（二））文件件材料料清理理的工工作流流程（三））文件件材料料清理理工作作中所所需要要的工工具XX有限公公司文文件清清理工工作問問卷時間：：部部門：：答答卷人人：項項目目組成成員：：（說明明：非非常感感謝您您在百百忙之之余接接受我我們的的問卷卷調查查！該該問卷卷是針針對企企業(yè)各各崗位位形成成和處處理各各類文文件、、數(shù)據(jù)據(jù)、報報表、、圖紙紙等信信息材材料的的實際際狀況況進行行填寫寫的。。請您您根據(jù)據(jù)實際際工作作的真真實情情況認認真填填寫，，填寫寫時應應寫出出具體文文件名名稱。）1、您的的崗位位是：：2、您在在日常常工作作中，，主要要收到到的文文件（（單據(jù)據(jù)）是是：（（請注注明文文件來來源部部門或或崗位位）3、您在在日常常工作作中，，主要要辦理理的文文件（（單據(jù)據(jù)）是是：4、您在在日常常工作作中，，主要要發(fā)出出的文文件（（單據(jù)據(jù)）是是：（（請注注明文文件接接收部部門或或崗位位）5、您在在日常常工作作中，，內部部產生生使用用的文文件（（資料料）有有哪些些？6、您在在日常常工作作中，，接觸觸最密密切的的部門門（崗崗位））是哪哪些？？7、在您您的崗崗位職職責中中，最最不能能缺少少的文文件是是：8、在您您的崗崗位職職責中中，最最不需需要的的文件件是：：9、您對對目前前企業(yè)業(yè)文件件管理理有什什么意意見？？數(shù)據(jù)運運動狀狀況示示意圖圖總經辦文件清理表崗位/答卷人收到的文件辦理的文件發(fā)出的文件來源

去向總經理/陳總部門報告

各部門

書刊資料

公司外部

獎狀、證書

工藝配方、圖紙等

重要工作通知

董事會、總經理辦公會、生產會議紀錄

人事任命

工作計劃

外來文件

重要會議通知

三、文文件材材料歸歸檔范范圍表表的細細化（一））文件件材料料歸檔檔范圍圍表細細化的的要求求1.文件材材料歸歸檔范范圍應應具體體化，，盡量量以文文件名名稱或或種類類(標準化化文件件)為單元元進行行著錄錄，且且應以以文件件材料料清理理結果果為依依據(jù)。。避免免直接接套用用國家家、行行業(yè)或或其它它單位位的歸歸檔范范圍表表。2.文件件材材料料歸歸檔檔范范圍圍表表應應明明確確標標注注歸歸檔檔責責任任部部門門，，大大型型建建設設項項目目因因多多方方參參與與，，可可以以標標注注歸歸檔檔的的責責任任單單位位，，同同時時便便于于各各部部門門參參照照執(zhí)執(zhí)行行的的歸歸檔檔時時間間、、歸歸檔檔份份數(shù)數(shù)和和其其他他相相關關說說明明。。3.為方便使用，，文件材料歸歸檔范圍表可可以按照歸檔檔文件的種類類分別制訂，，也可以以歸歸檔責任者為為主體，制訂訂成部門（或或參建單位））用表。分表表可以直接嵌嵌入檔案信息息管理系統(tǒng)中中各有關部門門的工作界面面，形成歸檔檔范圍菜單，，供各部門在在歸檔時對照照使用，同時時也便于檔案案部門按部門門考核其歸檔檔任務完成的的情況。4.在企業(yè)內部機機構發(fā)生大規(guī)規(guī)模調整或相相應的職能性性質發(fā)生改變變的時候，文文件材料歸檔檔范圍表應及及時進行調整整，調整的重重點為重新確確認歸檔責任任部門，并將將新生文件種種類納入歸檔檔范圍中來，，將不再產生生的原歸檔文文件材料清除除掉。（二）文件材材料歸檔范圍圍表的具體樣樣式1、綜合式歸檔檔范圍表2.專門式歸檔范范圍表總之，文件材材料歸檔范圍圍表的細化，，就是要將各各個項目具體體化或量化。。這里不僅包包括何種文件件材料（文件件名稱、編號號等）屬于歸歸檔的范圍，，還應標明這這種文件材料料屬于何類，，是何部門（（單位）形成成的，由何部部門（單位））對其負歸檔檔的責任，何何時歸檔，歸歸多少份，歸歸檔之后的保保管期限是什什么，甚至還還可以標注該該文件材料的的載體特征、、使用或辦理理的備注說明明等內容。企業(yè)文件材料料一旦列入歸歸檔范圍表，，且在實際工工作中確實產產生，則必須須歸檔；沒有有列入歸檔范范圍表的文件件材料，則禁禁止擅自歸檔檔，如確實屬屬于重要文件件材料，在制制定歸檔范圍圍表時被遺漏漏，或者屬于于新產生的文文件類型，則則需要由文件件材料所屬部部門報送檔案案部門，經認認真研究分析析之后，再列列入歸檔范圍圍。檔案分類與編編號方式的改改進檔案分類在檔檔案管理體系系建設中具有有信息資源整整合和檔案實實體管理的雙雙重作用，同同時也是檔案案傳統(tǒng)手工管管理與計算機機自動化管理理重要的業(yè)務務銜接點。檔檔案管理具有有一個非常明明確的目的，，即企業(yè)所保保存的檔案材材料，必須能能夠真實地反反映出企業(yè)各各項活動中具具有重要意義義的信息內容容。一、檔案分類類的方法及其其原理分類是人們認認識事物的一一種基本方法法。這種方法法雖然具有經經驗性的特征征，即人們會會根據(jù)自己的的生命閱歷對對周圍的環(huán)境境與事物進行行識別和總結結，但個體單單一的經驗，，不足以構成成高效率的和和成熟分類的的方法體系，，于是便產生生了科學的分分類方法。所謂科學的分分類方法，就就是采用約定定俗成的參照照標準，按照照一定的規(guī)則則，將對象進進行有效的區(qū)區(qū)分和類集，，從而構成具具有特定目的的或明確含義義的事物關系系體系。（一）檔案分分類的嚴整性性1、分類對象的的整體性。首先，企業(yè)檔檔案本身就具具有整體性特特點。從總體體上來說，企企業(yè)檔案是有有別于機關檔檔案、軍隊檔檔案、學校檔檔案等其他檔檔案的一個門門類，是反應應一個企業(yè)各各項活動歷史史面貌的整體體性和關聯(lián)性性的重要信息息記錄。以往往有不少企業(yè)業(yè)在進行檔案案分類時，是是將文書檔案案、科技檔案案、特殊載體體檔案等區(qū)分分開來，分別別規(guī)定其各自自的分類方案案和分類表，，相互之間沒沒有關聯(lián)性。。其次，檔案分分類的結果應應具備整體性性特征。從檔檔案工作的基基本目的來看看，企業(yè)所保保存的檔案應應當如實反映映企業(yè)各項活活動的歷史面面貌，并能夠夠將各類歸檔檔文件材料之之間的信息關關聯(lián)性充分展展示出來，形形成一個具有有有機聯(lián)系的的資源整體。。因此，檔案案分類的結果果，面臨兩個個既有聯(lián)系又又有區(qū)別的任任務，一是維維護歷史的真真實性，從這這個意義上來來說，檔案分分類應當尊重重檔案材料形形成的規(guī)律和和特點，并在在檔案整理和和保存過程中中用特定的方方法加以固化化；二是便于于對檔案信息息資源進行有有效地開發(fā)和和利用，這就就需要提供多多個觀察角度度去揭示和關關聯(lián)檔案材料料之間的信息息聯(lián)系，并能能利用檔案信信息管理系統(tǒng)統(tǒng)的智能性特特點進行科學學地識別和組組配。過去在手工管管理模式中（（尤其是在檔檔案館中），，針對檔案形成成狀態(tài)完整性性的檔案實體體分類方法與與針對檔案內內容配置和開開發(fā)利用的檔檔案信息分類類方法，是在“歷史主主義”和“邏邏輯主義”兩兩種不同方方法論的指導導下分別設計計和應用的。。但是在今天的的基層企業(yè)，，檔案的留存存與檔案信息息的高效率利利用具有不可可分割性，尤尤其是檔案信信息管理系統(tǒng)統(tǒng)的全面運用用，要求在系系統(tǒng)內有關檔檔案分類方法法的設計中，，必須兼顧這這兩個任務所所提出的不同同要求，形成成整體化的資資源管理與資資源整合子系系統(tǒng)，既要指指導檔案實體體的管理，又又要指導檔案案信息的開發(fā)發(fā)利用。這對對于目前的檔檔案分類而言言，無疑是一一項新的挑戰(zhàn)戰(zhàn)。2.檔案分類邏輯輯規(guī)則的嚴肅肅性。在一個整體化化的管理體系系中，針對同同一門類的檔檔案對象，檔檔案分類的規(guī)規(guī)則也必須是是統(tǒng)一的。這這種統(tǒng)一性體體現(xiàn)在類列和和類系的關系系要求上。類類列是指在不不同分類層次次上具有平行行關系的類與與類之間所構構成的體系，，其規(guī)則是各各類之間不能能互相交叉；；類系是指某某一大類從總總到分所構成成的具有包含含和被包含關關系的類的系系統(tǒng)，其分類類規(guī)則是上位位類包含下位位類，下位類類被上位類所所包含。（二）檔案分分類方法的客客觀性和綜合合性選擇檔案分類類方法，其實實就是選擇檔檔案的區(qū)分和和類集的參照照標準。檔案案產生于企業(yè)業(yè)的各項活動動之中，而企企業(yè)活動本身身具有固定的的規(guī)律、特征征和屬性，從從檔案要反映映和維護企業(yè)業(yè)歷史面貌的的角度出發(fā)，，這些要素就就成為我們進進行檔案分類類的主要標準準來源。1.檔案分類方法法的客觀性。。一般來說，檔檔案分類的標標準是客觀存存在的，因而而檔案分類的的方法應體現(xiàn)現(xiàn)出這種客觀觀性。分類方方法的客觀性性要求我們應應了解企業(yè)各各項活動組織織實施的特點點，據(jù)此可以以歸納出對象象法和特征法法兩類分類方方法。2.檔案分類方法法的綜合性。。企業(yè)活動的多多樣性和復雜雜性，使得檔檔案分類一般般不可能僅停停留在一個層層次上，而是是根據(jù)實際情情況進行多層層次的類別劃劃分。因此，，我們不能選選用一種分類類方法對某種種檔案進行徹徹底的分類，，當分類層次次遞進時，應應當轉換分類類方法，才能能達到解析檔檔案成份，識識別檔案內容容，形成條理理化資源體系系的目的。這這就要求我們們在實際工作作中綜合運用用各種分類方方法。就目前檔案分分類的國家標標準和具體操操作情況來看看，一般是先先采用反映企企業(yè)活動屬性性的職能性質質分類法，將將檔案劃分為為行政管理檔檔案、經營管管理檔案、生生產（或項目目）管理檔案案、黨群管理理檔案、產品品生產（或工工程項目建設設）檔案、技技術研發(fā)（科科研）檔案、、設備儀器檔檔案、基本建建設檔案、會會計業(yè)務檔案案和人力資源源管理（職工工管理）檔案案等一級類目目，然后再根根據(jù)每種檔案案的實際情況況，用不同的的分類方法，，進行二級類類目及其以下下屬類目的劃劃分。（三）檔案分分類體系的包包容性和歷史史性1.檔案分類體系系的包容性，，是指企業(yè)設設計規(guī)劃的檔檔案分類方案案，能夠將企企業(yè)范圍內形形成的全部檔檔案包含在內內，即每一份份歸檔的文件件材料均可以以在該體系中中找到自己的的位置，合理理歸類；同時時，該體系還還應該留出一一定的寬容度度，以接納在在企業(yè)活動中中產生的新類類文件材料。。2.檔案案分分類類體體系系的的歷歷史史性性，，是是指指檔檔案案分分類類方方案案一一旦旦發(fā)發(fā)布布執(zhí)執(zhí)行行，，就就應應當當保保持持其其相相對對的的穩(wěn)穩(wěn)定定，，不不可可輕輕易易更更換換；；同同時時，，如如果果必必須須更更新新檔檔案案分分類類方方案案，，也也應應當當規(guī)規(guī)定定新新方方案案僅僅適適用用于于指指定定時時間間之之后后所所產產生生的的歸歸檔檔文文件件材材料料，，之之前前入入庫庫的的檔檔案案仍仍使使用用過過去去的的分分類類方方案案，，用用新新不不棄棄舊舊。。（四四））檔檔案案分分類類方方案案、、檔檔案案分分類類表表及及檔檔案案編編號號的的科科學學性性與與智智能能性性檔案案分分類類方方案案是是檔檔案案分分類類的的指指導導性性文文件件；；檔檔案案分分類類表表是是檔檔案案分分類類的的結結果果；；檔檔案案編編號號是是建建立立在在檔檔案案分分類類標標識識基基礎礎之之上上的的入入庫庫檔檔案案的的身身份份代代碼碼。。這三三者者之之間間具具有有密密切切的的邏邏輯輯關關聯(lián)聯(lián)：：檔檔案案分分類類方方案案是是統(tǒng)統(tǒng)籌籌檔檔案案分分類類與與檔檔案案編編號號的的工工具具，，反反映映了了檔檔案案分分類類的的基基本本認認識識方方法法和和操操作作要要求求，，同同時時也也是是衡衡量量檔檔案案分分類類科科學學性性和和合合理理性性的的重重要要標標準準；；檔檔案案分分類類表表要要將將檔檔案案分分類類的的結結果果通通過過表表格格方方式式固固化化下下來來，，并并需需要要嵌嵌入入檔檔案案信信息息管管理理系系統(tǒng)統(tǒng)強強制制執(zhí)執(zhí)行行，，其其排排列列方方式式和和代代碼碼設設置置表表現(xiàn)現(xiàn)出出各各種種檔檔案案的的分分類類層層次次和和邏邏輯輯關關系系，，是是檔檔案案管管理理體體系系的的重重要要業(yè)業(yè)務務標標準準；；檔檔案案編編號號具具有有揭揭示示檔檔案案材材料料的的形形成成特特征征、、管管理理特特征征和和排排列列順順序序的的功功能能，，其其號號段段的的設設計計和和相相關關代代碼碼的的填填寫寫，，也也應應嵌嵌入入檔檔案案信信息息管管理理系系統(tǒng)統(tǒng)中中，，伴伴隨隨著著檔檔案案材材料料在在不不同同階階段段的的登登記記整整理理流流程程，，自自動動提提示示或或自自動動給給號號，，最最終終形形成成檔檔案案資資源源識識別別和和檢檢索索的的重重要要線線索索。。過去去在在手手工工管管理理模模式式下下，，這這些些工工作作均均由由檔檔案案人人員員手手工工填填寫寫或或操操作作，，在在檔檔案案信信息息管管理理系系統(tǒng)統(tǒng)普普遍遍使使用用的的今今天天，，我我們們必必須須充充分分發(fā)發(fā)揮揮計計算算機機技技術術的的智智能能性性，，使使其其逐逐步步實實現(xiàn)現(xiàn)半半自自動動化化或或全全自自動動化化。。這這就就需需要要我我們們在在檔檔案案管管理理體體系系的的建建設設中中突突破破手手工工管管理理經經驗驗的的束束縛縛和和局局限限，，掌掌握握檔檔案案信信息息管管理理系系統(tǒng)統(tǒng)的的技技術術特特點點，，通通盤盤考考量量，，精精細細設設計計，，從從而而徹徹底底改改變變手手工工管管理理與與計計算算機機管管理理兩兩層層皮皮的的現(xiàn)現(xiàn)狀狀，，使使其其走走向向統(tǒng)統(tǒng)一一和和協(xié)協(xié)調調。。二、、檔檔案案分分類類方方案案制制定定檔案案分分類類方方案案的的制制定定是是檔檔案案分分類類的的重重要要步步驟驟，，同同時時也也是是分分類類工工作作的的主主要要內內容容。。一一些些企企業(yè)業(yè)制制定定了了檔檔案案分分類類表表，，卻卻沒沒有有分分類類方方案案，，這這種種情情況況說說明明這這些些企企業(yè)業(yè)的的檔檔案案人人員員對對于于檔檔案案分分類類的的作作用用和和原原理理尚尚未未完完全全理理解解和和掌掌握握，，并并容容易易導導致致檔檔案案分分類類的的結結果果出出現(xiàn)現(xiàn)錯錯誤誤，，從從而而使使檔檔案案分分類類工工作作流流于于形形式式。。描述檔檔案分分類方方法的的規(guī)范范語句句格式式為：：按照XX，將XX，劃分分為XX。如：““按照照企業(yè)業(yè)活動動的職職能性性質，，將企企業(yè)的的全部部檔案案，劃劃分為為經營營管理理類檔檔案、、生產產管理理類檔檔案、、行政政管理理類檔檔案、、黨群群管理理類檔檔案、、生產產技術術類檔檔案、、基本本建設設類檔檔案、、設備備儀器器類檔檔案、、會計計業(yè)務務類檔檔案和和人力力資源源類檔檔案。?！痹诰唧w體運用用時，，檔案案分類類的標標準，，即““按照照XX””，不能能出現(xiàn)現(xiàn)兩種種以上上的標標準，，由此此確保保在本本層級級分類類中分分類標標準的的唯一一性，，從而而達到到對分分類對對象清清晰地地區(qū)分分與類類集的的目的的。三、分分類標標識與與檔案案編號號（一））檔案案分類類標識識檔案分分類標標識，，又稱稱類號號，是是反應應和固固化檔檔案分分類層層級與與結果果的代代碼，，一般般由單單純的的代字字或代代碼組組成，，或由由代字字結合合代碼碼混合合組成成，各各分類類層級級標識識號之之間用用實點點“·”隔開。。在檔案案分類類方案案中，，檔案案類號號的設設計應應參照照或借借用企企業(yè)所所在行行業(yè)的的業(yè)務務分類類編號號方法法，準準確反反映檔檔案中中的業(yè)業(yè)務信信息或或專業(yè)業(yè)技術術信息息。在在集團團性企企業(yè)中中，如如果企企業(yè)集集團設設立了了檔案案館，，并負負責接接收下下屬企企業(yè)單單位的的檔案案進館館，則則應設設置全全宗號號或機機構代代碼。。01●0202●3級類目2級類目1級類目1.純粹代代碼式式2.代字、、代碼碼混合合式06●X2010●二級類目一級類目三級類類目（二））檔案案號檔案號號（檔檔號））是識識別歸歸檔文文件材材料保保管單單元的的一組組代碼碼，一一般建建立在在檔案案類號號的基基礎之之上，，檔案案號由由多個個號段段組成成，各各號段段之間間用短短橫杠杠“-”隔開。。根據(jù)檔檔案號號具有有揭示示檔案案材料料保管管單元元的形形成特特征、、管理理特征征和排排列順順序等等功能能特點點，結結合檔檔案信信息管管理系系統(tǒng)智智能化化管理理技術術的需需要，，我們們應該該對傳傳統(tǒng)的的檔案案號編編制方方法進進行必必要的的改造造。在以往往檔案案號的的編制制方法法中，，各種種檔案案號的的標識識方式式是在在手工工管理理經驗驗的基基礎上上分別別設計計和體體現(xiàn)的的。如如企業(yè)業(yè)文書書檔案案號一一般采采用“全宗號號-年號-件號-盒號-保管期期限-頁數(shù)”的號段段組合合方式式標識識，這這種編編號方方式是是從機機關檔檔案管管理經經驗中中借鑒鑒過來來的，，且?guī)в忻髅黠@的的檔案案館管管理檔檔案的的特征征，因因為機機關的的組織織機構構比較較穩(wěn)定定，且且收發(fā)發(fā)文件件只有有一個個進出出口，，便于于按照照機構構、年年度這這種特特征管管理歸歸檔文文件。。但是是，企企業(yè)的的下屬屬機構構或部部門變變動較較為頻頻繁，，文件件類型型多樣樣，除除了有有正式式收發(fā)發(fā)文件件出入入口之之外，，企業(yè)業(yè)還存存在著著多個個文件件信息息的產產生或或傳遞遞的渠渠道，，因此此，簡簡單地地照搬搬上述述檔案案號的的編制制方式式就不不太符符合企企業(yè)各各種管管理類類歸檔檔文件件編碼碼標識識的特特點。。又比如如企業(yè)業(yè)科技技檔案案號一一般采采用“分類號號—保管單單元排排列順順序號號”的號段段組合合方式式標識識，這這種編編號方方法也也是將將企業(yè)業(yè)業(yè)務務技術術類歸歸檔文文件材材料作作為一一個獨獨立的的管理理對象象設計計編碼碼規(guī)則則的，，里面面缺少少對歸歸檔文文件材材料某某些形形成特特征和和管理理特征征的揭揭示和和反映映。再比如企企業(yè)照片片檔案號號一般采采用“保管期限限-年度（或或專題））-專題（或或年度））-所在冊號號-張?zhí)?參見號””的號段組組合方式式標識，，將照片片類歸檔檔材料作作為一個個獨立的的管理對對象進行行編碼規(guī)規(guī)則設計計，雖然然考慮到到照片材材料與相相關的其其他歸檔檔文件材材料的關關聯(lián)性標標識，即即設置了了參見號號（參見見號是指指與照片片檔案相相關的文文書檔案案號或科科技檔案案號），，但在實實際工作作中，誰誰來填寫寫這個參參見號存存在著問問題。上述各種種檔案號號的編寫寫方法，，在手工工管理模模式下，，特別是是將各種種檔案作作為單獨獨的管理理對象時時，是具具有一定定的有效效性的。。但是，，在檔案案管理體體系整體體建設和和自動化化管理環(huán)環(huán)境中，，因其零零亂和“自說自話話”的特點，，則不能能滿足資資源整合合和標準準化管理理的需要要。我們建議議將檔案案編號的的號段進進行規(guī)范范化處理理，將各各號段的的功能歸歸納為“形成特征征”、“管理特征征”和“排序特征征”三個方面面，形成成特征可可以設計計為全宗宗號（機機構代碼碼）號段段，反映映歸檔文文件材料料的形成成主體；；年度號號段，反反映歸檔檔文件材材料形成成或歸檔檔的時間間；載體體材料號號段，編編制各種種主要載載體材料料類型代代碼表，，用這類類代碼標標識歸檔檔文件材材料的載載體物理理性質。。管理特特征可以以設計為為分類號號段，反反映檔案案分類的的結果；；保管期期限特征征，反映映歸檔文文件材料料的保存存價值或或保管時時間。排排列特征征設計為為盒號（（冊、箱箱等裝具具號）段段，反映映文件材材料所在在裝具的的排列順順序；件件號（張張、件號號）段，，反映歸歸檔文件件材料的的流水號號或所在在裝具的的排列順順序），，由此形形成以下下檔案號號段模式式：全宗號（（機構代代碼、項項目代碼碼）-年度號-分類號-盒號-件號-保管期限限代碼-載體類型型代碼該檔案號號編制方方式有以以下特點點和要求求：1.該檔案號號是由檔檔案信息息管理系系統(tǒng)自動動采集結結合人工工介入生生成的，，大部分分號段內內容在歸歸檔文件件材料登登記時是是作為必必要項目目，由歸歸檔責任任人應填填寫或從從系統(tǒng)菜菜單中選選擇的，，其結果果應該在在系統(tǒng)中中通用并并隨著工工作程序序的深入入一直被被沿用下下了，是是用于自自動化管管理環(huán)境境之中的的，不是是由人工工編制的的，因此此，雖然然感覺上上復雜，，但在實實際使用用時應該該是比較較簡化的的。2.該檔案號號全面揭揭示了歸歸檔文件件材料的的形成特特征、管管理特征征和排列列順序，，并可根根據(jù)實際際需要調調整前后后順序或或選擇空空號。需需要說明明的是，，凡是設設置在歸歸檔文件件材料保保管單元元排列順順序號之之前的號號段，因因其能夠夠影響檔檔案實體體在庫房房中的存存放位置置，故稱稱其為控控制性號號段；凡凡是設置置在歸檔檔文件材材料保管管單元排排列順序序號之后后的號段段，因其其不影響響檔案實實體在庫庫房中的的存放位位置，故故稱之為為注釋性性號段。。3.該檔案號的使使用修正了很很多企業(yè)將特特殊載體檔案案作為獨立大大類而造成檔檔案一級類目目劃分標準不不符合分類邏邏輯規(guī)則的錯錯誤，同時又又不影響將特特殊載體材料料按特定保存存要求單獨入入庫保管的技技術需要，即即對于這些特特殊載體檔案案（包括聲像像材料、實物物材料、電子子數(shù)據(jù)材料等等）不因其載載體物理性質質的不同而分分為獨立的類類別，而是仍仍舊按照檔案案信息內容屬屬性分類，同同時又可以按按照載體材料料的特殊性進進行單獨的歸歸檔整理和保保存，僅僅是是在檔案號中中標注其載體體類型而已，，從而實現(xiàn)特特殊載體檔案案與一般紙質質檔案在信息息內容上的關關聯(lián)和整合。。4.使用該檔案號號，需要編制制三個代碼表表，作為檔案案信息管理系系統(tǒng)必須使用用的業(yè)務標準準，嵌入該系系統(tǒng)中運行，，其一是檔案案類號表，其其二是檔案保保管期限代碼碼表，其三是是檔案材料類類型代碼表。。檔案載體類型型代碼對照表文件屬性代碼載體類型文字材料(W)W01紙質W02電子W03電子/紙質聲像材料（Y）Y10數(shù)碼照片Y11底片Y13紙質照片Y20錄音Y30錄像實物材料（S）S10榮譽類S20資質證照類S30紀念品、禮品類S40印章類S50其它類檔案保管期限限代碼對照表表代碼保管期限00永久3030年1010年033年（會計檔案）055年（會計檔案）1515年（會計檔案）2525年（會計檔案）保管期限到期期后的再鑒定定檔案保管期限限，是根據(jù)歸歸檔文件材料料的價值劃定定的留存年限限，分為永久久和定期兩種種類型。保管期限一般般應在制定文文件材料歸檔檔范圍表的時時候確定完畢畢，列入表中中，嵌入檔案案信息管理系系統(tǒng)，作為每每份文件材料料歸檔整理過過程中的一個個必選登記項項目。在檔案信息管管理系統(tǒng)中，，某份屬于歸歸檔范圍的企企業(yè)文件材料料，都對應著著相應的保管管期限，同時時，一份歸檔檔文件材料的的定期保管期期限如果臨近近，檔案信息息管理系統(tǒng)應應具備自動提提醒功能，告告知檔案人員員屆時啟動再再鑒定工作程程序。一、檔案保管管期限的確定定（一）企業(yè)核核心數(shù)據(jù)的判判斷標準1.是否為法律憑憑證性文件。。所謂法律依據(jù)據(jù)性文件，是是指企業(yè)在其其活動中形成成的相關法律律法規(guī)明文規(guī)規(guī)定了的文件件材料，如企企業(yè)各種合法法經營執(zhí)照，，董事會、股股東大會、監(jiān)監(jiān)事會文件和和章程，專利利文件，股權權憑證，資產產證明，業(yè)務務資質憑證，，企業(yè)各類標標準，各類合合同協(xié)議類文文件，各類財財務會計文件件等，這些文文件大都具有有法律上的憑憑證作用，凡凡屬于這類性性質的文件，，一般均可列列入歸檔范圍圍，然后再結結合具體評判判標準，如合合同額度，憑憑證有效期等等等具體規(guī)定定，進行保管管期限的具體體劃定。2.是否為企業(yè)大大事文件材料料。所謂謂企企業(yè)業(yè)大大事事，，是是指指反反映映企企業(yè)業(yè)各各個個時時期期重重要要事事件件或或重重要要結結點點的的活活動動，，在在該該類類型型活活動動中中形形成成的的主主體體文文件件，，一一般般可可以以判判斷斷為為企企業(yè)業(yè)大大事事文文件件材材料料。。企企業(yè)業(yè)大大事事標標準準應應由由企企業(yè)業(yè)領領導導會會議議或或檔檔案案工工作作委委員員會會（（領領導導小小組組））集集團團討討論論確確定定。。以以往往常常常常將將企企業(yè)業(yè)重重要要的的股股權權變變動動、、資資產產組組合合、、機機構構調調整整、、重重要要領領導導崗崗位位變變動動、、重重大大發(fā)發(fā)明明或或業(yè)業(yè)務務成成果果、、重重大大獎獎項項或或重重要要專專利利的的獲獲取取、、重重要要項項目目的的招招投投標標或或重重要要合合同同的的簽簽署署、、重重大大事事故故、、重重要要領領導導或或人人士士的的參參觀觀訪訪問問、、重重要要會會議議等等列列入入企企業(yè)業(yè)大大事事范范疇疇。。凡凡是是屬屬于于企企業(yè)業(yè)大大事事所所產產生生的的主主體體文文件件材材料料，，均均可可列列入入歸歸檔檔范范圍圍，，并并可可根根據(jù)據(jù)其其是是否否為為核核心心文文件件的的調調研研結結果果，，確確定定其其保保管管期期限限。。3.是否為為企業(yè)業(yè)的典典型性性文件件材料料。所謂企企業(yè)典典型性性文件件材料料，是是指在在企業(yè)業(yè)發(fā)展展歷程程中具具有特特殊意意義或或里程程碑性性質的的事件件中產產生的的記錄錄，這這是與與企業(yè)業(yè)大事事類文文件材材料在在時間間上的的不同同說法法。歷歷史上上的大大事，，在今今天一一般均均具有有典型型性；；而今今天的的大事事，也也很可可能在在未來來時間間里具具有典典型性性。比比如一一個機機械產產品生生產企企業(yè)，，某種種30年前生生產的的產品品現(xiàn)在在已經經停產產，從從歷史史的角角度觀觀察，，這種種產品品的技技術文文件并并不因因其停停產而而失去去了檔檔案的的作用用，它它可以以反映映該企企業(yè)在在歷史史上的的某一一個時時期產產品技技術的的狀態(tài)態(tài)，因因此具具有了了典型型意義義。凡凡是具具有這這種典典型性性的文文件材材料，，均可可列入入歸檔檔范圍圍，并并可根根據(jù)其其重要要程度度或時時間長長短，，確定定其保保管期期限。。4.是否為具有有長期使用用價值的文文件材料。。所謂具有長長期使用價價值的文件件材料，是是指這種文文件材料在在企業(yè)的活活動中長時時間具有現(xiàn)現(xiàn)實使用性性，一般泛泛指企業(yè)的的各項規(guī)章章制度、管管理或業(yè)務務標準、建建筑物或構構筑物的竣竣工圖、大大型設備或或生產作業(yè)業(yè)流水線的的技術文件件、各類信信息管理系系統(tǒng)和專用用的計算機機程序等文文件材料。。這部分文文件材料現(xiàn)現(xiàn)實作用期期較長，利利用率頻繁繁，因此可可以列入歸歸檔范圍，，其保管期期限一般可可以根據(jù)其其具體作用用期的長短短確定為定定期。（二）檔案案保管期限限的改革按照目前國國家有關標標準規(guī)定，，一般將檔檔案保管期期限劃分為為永久和定定期兩類，，而定期又又根據(jù)檔案案價值的大大小以標時時制的方式式表示，主主要有30年期、25年期（用于于會計業(yè)務務檔案）、、15年期（用于于會計業(yè)務務檔案）、、10年期、5年期（用于于會計業(yè)務務檔案）、、3年期（用于于會計業(yè)務務檔案）等等幾種，除除去用于會會計業(yè)務檔檔案的保管管期限外，，其他檔案案的常用保保管期限為為30年期和10年期。在國家檔案案局有關標標準中，常常常采用““重要的””、“比較較重要的””和“一般般的”等價價值程度描描述來對應應永久期、、30期和10年期。這種種判斷方式式在實際運運用時容易易產生較大大的隨意性性。定期保保存的檔案案，在保管管期滿后，，還面臨著著再鑒定處處理的問題題。因此，，我們建議議進一步簡簡化檔案的的保管期限限.一種方法是是將所有歸歸檔文件材材料均設定定為永久，，前提是必必須進行全全面精準的的文件材料料清理工作作，并能夠夠根據(jù)企業(yè)業(yè)事務的具具體變化，，定期對歸歸檔范圍表表進行調整整，使歸檔檔的入