現(xiàn)代會議組織工作

【定向目標】了解會前準備、會中工作、會議結(jié)束的具體工作內(nèi)容掌握會議材料準備及各項要求掌握輔助會議主持及會中各項服務(wù)的技巧第三章第一節(jié)會議策劃

一、會議策劃概述（一）會議策劃的含義與意義（二）會議策劃的前期工作1.收集信息2.確定會議策劃者二、會議策劃的內(nèi)容（一）“Why”--“為什么”開會，會議目標是什么（二）“Who”--“誰”來參加會議，主辦者希望哪些人來參加（三）“What”--“什么”類型的會議（四）“When”--“什么時候”舉行會議（五）“Where”—在“什么地方”開會1．大小是否合適。2．交通是否便利。3．環(huán)境是否適宜。4．設(shè)備設(shè)施是否齊全適用。第一節(jié)會議策劃

二、會議策劃的內(nèi)容（六）“How”--會議將“怎么”進行在策劃會議議程時要注意以下三點：

（1）會議議程的每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)環(huán)環(huán)相扣，緊密相連，所以晝在安排議程時要認真檢查、核對有無與會議主題或議題無關(guān)的內(nèi)容。（2）在議題多的時候，要注意先主后次，將重要的議題安排在議程的前面，以保證與會者有的時間和清醒的頭腦來研究主要議題。（3）最好將會議議程提前通知與會者。分發(fā)給與會者的議程應(yīng)條理清楚，一目了然，以便與會者會議的議程，做好相應(yīng)的準備。

（七）“Budget”--會議預(yù)算的策劃

1．顯性成本。2．隱性成本。（八）“Others”--會務(wù)工作的策劃第一節(jié)會議策劃

三、制定會議籌備進程時間表

（一）預(yù)訂客房與會議室（二）確定會務(wù)組（三）召開會務(wù)組動員會（四）會議參加人員情況的了解：在會前4-15天左右進行（五）確定就餐的酒店：酒店初選（會前4-8天）；酒店確定（會前2-5天）（六）預(yù)約攝影師：會前2-7天（七）會前禮品、資料、記錄本、礦泉水與物品準備：會前1-10天（八）會前會議日程表和會議須知的準備：會前1-2天（九）會議條幅、參會證、指引牌、人名牌、會議接待處、會議通知等準備：會前2-5天

第一節(jié)會議策劃

三、制定會議籌備進程時間表

（十）會場設(shè)計與擺設(shè)。設(shè)計：會前5-7天；擺設(shè)：會前1天。（十一）會務(wù)組現(xiàn)場設(shè)辦公室（十二）接站（十三）早到客人的安排：提前1天或更多（十四）攝影錄像：會議開始時起（十五）票務(wù)：會議結(jié)束前1天（十七）送站：隨時（十八）總結(jié)報告：會議結(jié)束后3日內(nèi)第二節(jié)會前準備

一、擬定會議計劃（一）確定會議基本要素（二）成立會務(wù)工作機構(gòu)（三）制定會議預(yù)算1.會議經(jīng)費的構(gòu)成（1）交通費用（6）視聽設(shè)備費用（2）會議室費用（7）演出費用（3）住宿費用（8）培訓(xùn)費或講演費（4）餐飲費用（9）預(yù)計外支出（5）旅游費用2.會議經(jīng)費預(yù)算的原則（1）科學(xué)合理（4）精打細算（2）總量控制（5）留有余地（3）確保重點3.會議經(jīng)費的籌集（1）行政事業(yè)經(jīng)費劃撥（4）社會贊助（2）主辦者分擔（5）轉(zhuǎn)讓無形資產(chǎn)使用權(quán)（3）與會者分擔個人費用第二節(jié)會前準備二、擬訂會議議程、日程、程序（一）含義1.會議議程2.會議日程3.會議程序（二）會議議程的制作1.會議議程制作要點3.會議議程中的會議生活安排2.會議議程表設(shè)計的注意事項三、制作并發(fā)送會議通知（一）會議通知的使用（二）會議通知的內(nèi)容（三）會議通知的發(fā)送四、準備會議材料1.會議指導(dǎo)文件4.會議參考文件2.會議主題文件5.會議管理文件3.會議程序文件（一）會議文件準備1.準備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿2.起草會議報告3.準備會議文件的要求（二）會議物品與設(shè)施的準備1.會議用品和設(shè)施的種類2.準備會議用品與設(shè)施的要求（1）制定計劃（2）落實專人負責(zé)（3）實用節(jié)約為本第二節(jié)會前準備五、制發(fā)會議證件（一）會議證件概述1.會議證件的概念2.會議證件的作用3.會議證件的種類（二）會議證件上的內(nèi)容（三）證件的樣式與制作1.佩戴在與會者身上的證件2.臺簽式的姓名卡片（“桌簽”）3.坐簽式的姓名卡片（“坐簽”）（四）會議證件設(shè)計注意事項（五）布置會場第三節(jié)會中工作

一、會議開始（一）會議開始前再次確認會議準備工作（二）會議簽到與會議資料發(fā)放

1.會議簽到2.會議資料發(fā)放（三）對缺席、遲到人員做出說明（四）安排會議記錄，指定會議記錄人員會議開始前就必須指定專門的會議記錄人員。擔任會議記錄的人員應(yīng)該具備以下素質(zhì)：

1.善于傾聽。仔細傾聽發(fā)言者的發(fā)言，而且能準確重述所聽到的內(nèi)容。2.能同時記錄幾項發(fā)言而不發(fā)生失誤。3.有良好的組織、辨析能力。為了記錄準確，記錄人員可能要隨時請主持人讓發(fā)言者總結(jié)他的觀點，或者讓發(fā)言者確認自己為他總結(jié)的觀點。并需要及時指出表達含混的發(fā)言，請主持人讓發(fā)言者給予解釋。這樣做同時很好地理清了會議的層次。因此，顯示了會議記錄的極端重要性。甚至有研究者認為，從對會議的控制而言，它的重要性僅次于主席。進而認為，可由具備擔任主席潛力的與會者負責(zé)工作，以培養(yǎng)其領(lǐng)導(dǎo)會議的能力。4.有一定的速記經(jīng)驗。會議記錄員的記錄一定要能跟得上會議進行的速度。尤其當討論非常熱烈，大家插話都很多的時候，這樣的速記經(jīng)驗就顯得相當必要。有時候會議主席指定了另外的參會者擔任會議記錄員，也有研究者推崇與會者輪流擔任這個工作。這種情況極富挑戰(zhàn)性，因為既要自己發(fā)言還要同時關(guān)注、記錄他人發(fā)言，要辦到準確無誤非常困難。這時，秘書更應(yīng)該做好相應(yīng)的輔助工作。第三節(jié)會中工作一、會議開始（五）輔助營造良好的會議氣氛1．準時開始2．明確議程3．介紹與會者，明確各自責(zé)任4．說明會議的時間安排5．約定會議規(guī)則二、會議進行（一）會議記錄

（二）輔助會議主持1．確保會議始終圍繞議題進行2．確保會議與會者都受到重視3．維護主持人的權(quán)威第四節(jié)會議結(jié)束一、核對會議議程實況（一）總結(jié)會議議程的進行情況（五）通知下一次會議的時間、地點（二）確認成果，評價會議（六）向與會者表示感謝（三）對沒有完成的議程作出說明（七）提前結(jié)束會議（四）延長會議要征得與會者同意二、組織與會者離會1.及時和與會者結(jié)清會議費用2.提醒與會者歸還借用的物品，不要遺忘自己的物品3.為與會者提前發(fā)放預(yù)訂的機票、車票4.安排足夠的車輛送站5.安排好暫留與會者的食宿三、整理會議文件（一）審核會議記錄（二）形成會議決議（簡報、紀要）（三）寫總結(jié)向上級匯報會議情況（四）收全會議材料，匯編會議文件，并分類、立卷、歸檔第四節(jié)會議結(jié)束四、會場善后工作（一）清理會場（二）歸還所借物品（三）結(jié)算會議開支費用五、會議評估（一）會議評估概述1.評估的概念2.會議評估的意義3.會議評估的實施者（二）會議評估的內(nèi)容（三）會議評估的常用方法1.定量評估和定性評估2.問卷調(diào)查評估

3.資料的收集與處理

4.資料的分析（四）會議評估報告第三章小結(jié)本章按照時間順序分三個部分介紹了