建設(shè)項目的費用控制以及項目費用管理系統(tǒng)的需求摘要:對于許多項目而言，費用嚴(yán)重超支、交付成果低劣的現(xiàn)象更能凸顯了需要對項目管理流程進(jìn)行有效的管理和控制。本文敘述了項目從概念設(shè)計階段到完工整個生命周期的有效費用控制，并介紹了進(jìn)行這種控制所需要的項目費用管理系統(tǒng)在大型建設(shè)項目上的應(yīng)用。本文以一個建設(shè)方從實踐應(yīng)用的角度展示了典型的建設(shè)項目的生命周期。首先，討論了在規(guī)劃階段合適的費用控制方法，包括歲出預(yù)算的編制和有關(guān)資本撥款的問題.其次，介紹了在實施階段基本的項目費用控制方法，包括費用代碼結(jié)構(gòu)，費用控制報告和費用變更管理。項目費用控制的一個主要手段是一個能向項目管理層提供必要的控制信息的項目費用管理系統(tǒng).這系統(tǒng)的概念是通過硬件和軟件功能來進(jìn)行管理的。很重要的一點是，項目費用控制的功能，即項目財務(wù)核算和預(yù)測，不能和公司財務(wù)和會計功能混淆.本文也將就這兩者之間的區(qū)別進(jìn)行比較，并會分析盡管公司已有財務(wù)和會計系統(tǒng)，為什么項目費用管理系統(tǒng)仍是非常重要的關(guān)鍵原因。關(guān)鍵詞：費用類別，費用類型，項目預(yù)算，已承諾費用，費用管理系統(tǒng)1定義本文將深入淺出地介紹一套專業(yè)的項目費用控制方法和如何運用信息化系統(tǒng)來充分體現(xiàn)該方法。其定義中有以下幾個特征：0建設(shè)項目：指一個固定資產(chǎn)投資項目，需要一定量的投資，按照一定程序，在一定時間內(nèi)完成，并符合質(zhì)量要求,以形成固定資產(chǎn)為明確目標(biāo)的一次性任務(wù).0費用控制：在持續(xù)的基礎(chǔ)上對費用進(jìn)行收集、累積、分析、報告和管理的過程。包括項目費用變更、實際與預(yù)算的監(jiān)測、偏差分析和糾偏措施。0項目費用管理系統(tǒng)：一組專門用來幫助計劃和控制項目費用的計算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng).0費用（Cost）：本文中所述的費用與成本同義。2項目費用控制過程費用控制在建設(shè)項目中到底有多重要?試想想，如果一個私人或企業(yè)投資的固定資產(chǎn)項目，未有適當(dāng)控制費用，在項目完成前，錢可能已經(jīng)耗光，又或投資者已被迫破產(chǎn)。假若建設(shè)項目是由政府出資，嚴(yán)重超支將可能引發(fā)民眾批評壓力，影響政府管制聲望。簡單而言，項目費用控制的目的就是給大家信心，建設(shè)單位能夠在投資總量受約束條件下，管理并完成項目。有些人可能認(rèn)為項目費用管理就是管理“費用”。事實是我們必須管理所有可能導(dǎo)致費用發(fā)生的事情。因為如果不管，費用就會持續(xù)增加，不管我們是否喜歡！項目費用控制的道理其實很簡單，我們必須清楚理解兩個基本原則：1）必須有用來作比較的基準(zhǔn)；2）只有未來的費用才是可以控制的。然而，具體執(zhí)行卻非常不簡單.有效的項目費用控制并不僅僅是收集支出數(shù)據(jù)和編制相關(guān)報告。項目費用控制的工作應(yīng)該包括：1）認(rèn)真細(xì)致的項目計劃，特別是將工作分解結(jié)構(gòu)擴(kuò)展到任務(wù)層；2）估算計劃資源的費用；3）把估算轉(zhuǎn)化為可進(jìn)行控制的預(yù)算（用來作比較的基準(zhǔn)）；4）確保不要做出給予超出分配預(yù)算的承諾，如果已經(jīng)或必須做出，應(yīng)立刻在其它地方進(jìn)行調(diào)整；5）確保所有的費用承諾，如簽訂承建合同，供貨商合同，招請工人等，事先獲得項目經(jīng)理的批準(zhǔn)；6）定時收集最新的費用數(shù)據(jù)；7）檢查費用的趨勢；8）預(yù)測剩余工作的費用；9）比較最終估計總費用，和對應(yīng)已批準(zhǔn)的總預(yù)算，包括已經(jīng)批準(zhǔn)的變更；10）逐項逐行的計算費用偏差，并識別出存有問題的地方。進(jìn)行匯總，以確定項目總費用的偏差情況；11）此外，應(yīng)與以前報告的偏差進(jìn)行比較，獲取周期偏差情況，以引起管理層的重視，確定偏差是否在可接受的范圍。雖然費用控制是建設(shè)項目每一個階段必須進(jìn)行的項目管理活動，如圖2（上）（下）：費用控制角度的項目生命周期。但在項目施工階段的費用控制要求是最嚴(yán)格的，因為這個階段的支出最多！圖1項目費用控制任務(wù)一覽圖圖2（上）費用控制角度的項目生命周期圖2（下）費用控制角度的項目生命周期3費用類別和結(jié)構(gòu)化預(yù)算的要求為什么要把估算轉(zhuǎn)化為預(yù)算？為什么不能把估算作為預(yù)算？項目估算是按造價師的業(yè)務(wù)操作方式而準(zhǔn)備的，目標(biāo)是反映在確定的工作范圍內(nèi)最可能發(fā)生的費用.項目預(yù)算的目標(biāo)是提供各種不同的預(yù)算細(xì)項，作為可實現(xiàn)目標(biāo)，以便讓項目管理人員在一定程度的靈活性上進(jìn)行費用控制。兩者之差異主要在于對結(jié)構(gòu)化的要求。估算可以用比較隨意的方法。反之，預(yù)算必須是結(jié)構(gòu)化的，并需根據(jù)與工作方式一致的結(jié)構(gòu)進(jìn)行預(yù)算結(jié)構(gòu)的分解。事實上，需要將估算或者各種各樣的費用原始數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)化為依照特定的預(yù)算結(jié)構(gòu)是十分普遍的.這樣的轉(zhuǎn)化并不是直接了當(dāng)?shù)?，也可能并不容?簡單來說，必須要將估算或者費用原始數(shù)據(jù)切成小塊，分成多段，然后按將要支出款項口徑保持一致的方式進(jìn)行重新組合.這個轉(zhuǎn)化過程有點像造蛋糕和吃蛋糕.整個造蛋糕過程是由很多層組成的，但是吃的時候我們會切成一塊一塊，每塊小蛋糕實際上也是由很多層組成。項目預(yù)算結(jié)構(gòu)化的分解也稱為費用類別（CostClasses）.多層次的費用類別以特定的結(jié)構(gòu)性代碼來操作，結(jié)果如圖3:金字塔式的費用代碼層級。費用代碼就是分配一組唯一的編碼到項目費用類別結(jié)構(gòu)體系中的一個細(xì)分元素上。有了這樣的系統(tǒng)層級，費用數(shù)據(jù)就可以按不同組合進(jìn)行小計或匯總，作為費用控制，分析和對比的實質(zhì)依據(jù).費用代碼的設(shè)定必需要考慮到是切實可行的、有意義的和高效率的三個方面。4費用類型和管理報告的要求費用類型(CostTypes)是指在費用控制過程中不同階段所代表的費用賬目，在費用分類中通常有6種與工作范圍相關(guān)的費用類型：1)項目預(yù)算；2)已承諾費用；3)未承諾費用;4)預(yù)計完工費用；5)費用偏差.6)實際支出費用項目預(yù)算(Budget):正式批準(zhǔn)投給項目的資金叫做項目預(yù)算.請注意，這里的預(yù)算并不等同于國內(nèi)以統(tǒng)一定額計算出的工程造價.已承諾費用(CommittedCost)：在法律上已承諾付款的費用，即使還沒有交付產(chǎn)品，或者既沒有開具發(fā)票，也沒有付款。一般是通過簽訂合同，發(fā)出采購單或確認(rèn)變更通知等方式做出承諾。未承諾費用(UncommittedCost):在已經(jīng)批準(zhǔn)的項目預(yù)算內(nèi)可以花費，但還未被承諾的費用.預(yù)計完工費用(ProjectedCost)：項目或部件完成時的預(yù)期費用，也指已承諾費用和未承諾費用加在一起。費用偏差(CostVariance):是指項目預(yù)算和預(yù)計完工費用之間的差值。實際支出費用(ActualCost)：已完成工作中實際發(fā)生并被記錄在案的費用，也可進(jìn)一步分解為支付和保留金。實質(zhì)上，不同的費用控制報告都是從以矩陣列表顯示，以費用類別為水平行列，對應(yīng)到各個不同的費用類型的垂直欄位上(如圖4：項目費用管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系)?？梢钥吹?，某個費用類別在不同費用類型中的數(shù)字會隨著項目的進(jìn)展而不斷更新。5費用控制的難處項目成本管理人員要實時地、動態(tài)地控制費用，準(zhǔn)確地、全面地收集各種各樣有關(guān)費用數(shù)和信息，然后處理和分析，并匯總成不同的費用控制報告(如圖1：項目費用控制任務(wù)一覽圖)。過程中，成本控制人員往往會遇到下列問題而感到力不從心：項目范圍經(jīng)常變動，設(shè)計不斷修改，引致項目預(yù)算也要隨著調(diào)整而產(chǎn)生不同的版本.哪個版本最新？哪個版本已獲批準(zhǔn)？哪個版本才是當(dāng)前的費用控制基準(zhǔn)？2）發(fā)包和采購包通常另有其人或由其它部門負(fù)責(zé)。怎樣保證他人不會做出超過批準(zhǔn)預(yù)算的承諾？當(dāng)有必要超支時，成本控制人員怎樣可主動和積極地提供協(xié)助？怎樣能最快拿到已經(jīng)或即將作承諾費用的數(shù)據(jù)？3）成本控制人員可能都充分掌握費用單位價格數(shù)據(jù)，但要計算已完成工作費用和預(yù)測剩余工作費用，便要清楚了解當(dāng)前施工現(xiàn)場情況。到底某建設(shè)部份已完成工作量是多少？尚未完成的工作量是多少？已完成的工作量是否與一些已確認(rèn)的設(shè)計變更有關(guān)？未完成的工作量是否已被取消？4）建設(shè)項目出現(xiàn)索賠或索償已越來越普遍。費用控制人員要對這些風(fēng)險做出合理準(zhǔn)確的評估，就必須自身或從項目團(tuán)隊其他成員中獲取足夠的數(shù)據(jù)和信息。單位高層最害怕的就是看到表面無問題的費用報告中，并未包括這些隱性費用，而卻在項目完工結(jié)賬時才逐一暴露出來.實際上，費用控制難處的核心就是一個“變”字。項目費用控制人員很難在“千變?nèi)f化”和信息源分散的情況下向項旦經(jīng)理提供及時正確的報告。一個普遍的現(xiàn)實是，費用控制人員只是一個被動的“記者〃角色，將已發(fā)生的費用情況向項目經(jīng)理報告，而很少能真正發(fā)揮“控制”及“管理”的功能。邊干邊算或干完才算的情況似乎被公認(rèn)為施工項目的“認(rèn)可”辦法。6項目費用管理系統(tǒng)在現(xiàn)今市場競爭日益激烈，事事追求效益效率的形勢下，越來越多的建設(shè)方和承包方已經(jīng)意識到要采用計算機(jī)、軟件、網(wǎng)絡(luò)等信息化手段，來協(xié)助單靠手工很難處理好的費用控制功能。如上述提到根據(jù)費用類別和費用類型,而涉及要處理成千上萬動態(tài)變化的數(shù)據(jù)。適合于大型建設(shè)項目的費用管理系統(tǒng)，功能上的要求是比較復(fù)雜和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹Ｏ到y(tǒng)能支持對費用進(jìn)行收集、累積、分析、報告和管理的過程。通過將各費用分解以費用代碼，分類分層歸案，并且貫通到整個項目的費用相關(guān)業(yè)務(wù)處理中，也就是費用代碼必須貫穿預(yù)算管理、合同管理、變更管理和支付管理。對項目的工程材料、固定資產(chǎn)、機(jī)械費用、工程進(jìn)度款、其他費用的收支進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化流程管理，并使得流程之間互相貫通.從企業(yè)的管理人員包括財務(wù)部門、合約部門、采購部門，到項目的管理人員互相協(xié)同工作，達(dá)到數(shù)據(jù)共享的目的。項目管理層可以實時查詢項目發(fā)生的數(shù)據(jù)，進(jìn)行實時預(yù)警控制，實現(xiàn)對項目費用的事前估計、事中控制、事后分析的全過程費用管理。很明顯，一般單機(jī)操作的小軟件根本無法滿足上述的要求。這里也要提醒一些打算搞項目費用管理系統(tǒng)開發(fā)（不管內(nèi)部或外包）的企業(yè)。量身定做雖然可以在理論上滿足100%用戶的要求，但最大的問題絕對不在IT技術(shù)上，而是如何定義好有關(guān)的用戶詳細(xì)需求。也往往因為這個問題而致開發(fā)周期比預(yù)期長很多、難度大很多。根據(jù)多年對市場成熟的商品化軟件所作的仔細(xì)評估和使用，其中Meridian公司的Prolog和Microsoft商務(wù)解決方案中的Solomon是比較可靠的建設(shè)項目費用管理系統(tǒng)。Prolog和Solomon都是基本按圖4所示的運作模式將費用數(shù)據(jù)和信息化有機(jī)整合起來，能滿足決策、管理、控制、操作等不同層面的多種要求。Prolog和Solomon其它競爭優(yōu)勢包括價格合理、可靈活地客戶化，并具備簡體中文版本等.7若已有會計財務(wù)系統(tǒng)，還需要項目費用管理系統(tǒng)嗎？其實項目費用控制信息化的迫切性很容易理解，試問現(xiàn)今還有多少家機(jī)構(gòu)或企業(yè)還停留著用手工或簡單的Excel造賬目呢？也許就是這種聯(lián)想關(guān)系，有部分單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，表面上看項目費用控制和會計財務(wù)都是關(guān)于金錢管理，既然后者已經(jīng)有軟件系統(tǒng)在用，是否可以稍微擴(kuò)充功能，也許可以滿足項目費用控制的需求.要避免墮入誤區(qū)，有必要將一般的會計財務(wù)和項目費用控制兩者的功能需求不同之處簡列如下：當(dāng)然兩者之間有著非常緊密的關(guān)系，特別是一些項目導(dǎo)向型組織機(jī)構(gòu)，項目的財政表現(xiàn)會大大影響機(jī)構(gòu)整體財政表現(xiàn).結(jié)論是，會計財務(wù)系統(tǒng)與項目費用管理系統(tǒng)應(yīng)該是兩套不同的系統(tǒng)，也可以說前者是主要為企業(yè)財務(wù)總監(jiān)服務(wù)，后者主要為項目總監(jiān)服務(wù)的。但兩套系統(tǒng)中某些數(shù)據(jù)源是一致的，例如合同金額、批準(zhǔn)支付金額等。為避免重復(fù)輸入導(dǎo)致的數(shù)據(jù)不符和低效率問題，可以考慮將兩套系統(tǒng)適當(dāng)?shù)丶伞Ｒ虼嗽谶x擇項目費用管理系統(tǒng)時，能否低成本地與現(xiàn)有的財務(wù)會計系統(tǒng)集成，也應(yīng)該是重要考慮的因素之一。8總結(jié)項目費用管理和控制的能力，取決于人、方法和工具三種元素。方法是指整個對項目費用管理的模式，其中包括目標(biāo)、要求、規(guī)范、辦法、標(biāo)準(zhǔn)、表格、清單、報告、編碼結(jié)構(gòu)、工作程序、審批流程、人員職責(zé)等。方法還要按不同的需要來更新和優(yōu)化.工具則指一套合適的項目費用管理信息化系統(tǒng)。經(jīng)常說金錢和時間是建設(shè)項目管理兩大目標(biāo)，但正所謂時間就是金錢，所以有能力控制實際費用在指定的預(yù)算內(nèi)完成項目是絕對重要的。奇怪的是現(xiàn)今很多項目負(fù)責(zé)人都懂得采用先進(jìn)軟件來協(xié)助控制進(jìn)度和時程，甚至在合約條文中指定其他項目參與方采用某一進(jìn)度軟件.可是，說到費用控制卻大多數(shù)仍停滯于傳統(tǒng)的手工或簡單的Excel，又或依靠會計財務(wù)系統(tǒng)。不可不知，先進(jìn)的項目費用管理系統(tǒng)能將業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化和工程管理過程化，統(tǒng)一并優(yōu)化核心工作流程，統(tǒng)一業(yè)務(wù)處理方法，提高工作效率和公司的整體管理水平.所