采買部門制度和職責采買部門制度和職責采買部門制度和職責采買部制度采買職責范圍：1、平常采買2、查收入庫3、采買咨詢（向供應商咨詢價格）4、以書面報告形式向企業(yè)反響信息，經(jīng)總部贊成后方可采購5、采買談判6、每周采買計劃的擬定7、供應商來往賬目核對、采買數(shù)據(jù)報表的提交8、應付賬款統(tǒng)計、發(fā)票催繳9、資質(zhì)/證件/彩頁/授權(quán)書辨別、索要、管理10、廠家培訓的預約11、與供應商退換貨的協(xié)調(diào)12、與廠家的售后協(xié)調(diào)采買工作細則一、平常采買：1、制作訂貨單：廠家有固定模板的使用廠家固定模板；如果沒有要求的則使用企業(yè)默認模板2、在管家婆軟件中制作進貨訂單，交由財務部門進行審察3、發(fā)送采買訂單傳真4、與供應商確認5、發(fā)貨后索要快遞平常采買需要掌握的是：1、供應商名稱、產(chǎn)品規(guī)格、采買價格2、供應商截止發(fā)貨時間一般廠家規(guī)定是當日的15:30后不再發(fā)貨廈門新創(chuàng)：財務收到款后才發(fā)貨，一般為訂單發(fā)送的第二天發(fā)貨北京德善康：每日的10:303、發(fā)貨免運費金額的要求廣州萬孚、北京熱景：單筆訂貨金額高出5000元寧波普瑞柏、北京華宇億康、廈門新創(chuàng)：單筆訂貨金額高出1000元北京德善康：單筆訂貨試劑類產(chǎn)品9000元，耗材類產(chǎn)品7000元平常采買特別情況緊急訂貨客戶要求當日發(fā)貨的，但企業(yè)沒有庫存的，采買部門需要與供應商的地域銷售經(jīng)理或供應商內(nèi)勤主管人員協(xié)調(diào)直接將產(chǎn)品發(fā)到客戶手中特別注意：需在訂貨單中或口頭見告供應商不能夠供應含有產(chǎn)品單價的單據(jù)二、查收入庫1、來貨后，采買內(nèi)勤依據(jù)供應商供應的單據(jù)核對產(chǎn)品數(shù)量、批號、有效期2、查察產(chǎn)品外包裝可否有破壞有破壞的直接見告供應商內(nèi)勤，安排退換貨（發(fā)生該情況的必定在CRM軟件中客戶關系日志表現(xiàn)出來，并抄送給相關人員）3、管家婆軟件產(chǎn)品錄入：按批號、有效期、數(shù)量記錄。隨貨攜帶進項發(fā)票的，同時錄入到管家婆中三、采買咨詢：1、接收需咨詢的產(chǎn)品名稱、用途、可否指定品牌要求2、同種咨詢的供應商最少應保持3家及以上3、將結(jié)果見告相關人員特別說明：結(jié)果指的是產(chǎn)品的市場成交報價也許是公益建議的客戶成交價格而不是企業(yè)實質(zhì)的采買（進貨）價格4、進行采買談判5、采買申請、審批、合同簽訂6、采買，索要供應商資質(zhì)、合相同相關證件匯款7、貨物追蹤特別備注首營企業(yè)和首次經(jīng)營品種一、定義：1、首營企業(yè)系指購進體外診斷試劑也許醫(yī)療設備時，與本企業(yè)首次發(fā)生體外診斷試劑也許醫(yī)療設備供需關系的生產(chǎn)企業(yè)或經(jīng)營企業(yè)；、首次經(jīng)營品種系指本企業(yè)向某一體外診斷試劑也許醫(yī)療設備生產(chǎn)企業(yè)首次購進的體外診斷試劑，包括體外診斷試劑也許醫(yī)療設備的新規(guī)格、新劑型、新包裝。二、首營企業(yè)的審察：1、采買部對供貨企業(yè)的法定資格進行審察,包括《醫(yī)療器械生產(chǎn)同意證》/《醫(yī)療器械經(jīng)營同意證》和《營業(yè)執(zhí)照》、《稅務登記證》、《組織機構(gòu)代碼》并索取加蓋供貨單位原印章的復印件?！夺t(yī)療器械生產(chǎn)同意證》/《醫(yī)療器械經(jīng)營同意證》：范圍中必定包括“體外診斷試劑”字眼2、審察供貨方銷售人員的合法資格，即供貨方法人對其銷售人員的蓋有鮮章的授權(quán)委托書和銷售人員身份證復印件。三、首次經(jīng)營品種審察：1、對首次經(jīng)營品種審察必定具備的資料包括：體外診斷試劑生產(chǎn)批件（贊成文號）、注冊證（含注冊登記表）質(zhì)保協(xié)議。2、購入首次經(jīng)營品種入庫查收時，應憑該品種同批號的產(chǎn)品檢驗報告書查收入庫，否則拒收。以上資料均由采買部門歸檔備案四、采買談判1、已合作供應商：每年的3月份前與供應商就合同的任務量、返利及其他附加條件進行談判，完成一致后簽訂采買合同。需要注意的是：返利形式，是以貨物的形式還是以抵扣貨款的形式進行返利。返利的時間一般為3月份從前完成對經(jīng)銷商上一年度的贈予任務量由企業(yè)總經(jīng)理詳盡規(guī)定，但采買內(nèi)勤必定出具月度及年度采買數(shù)據(jù)報表協(xié)助完成、首次合作的供應商必定將采買合同及供應商代表提及的各項優(yōu)惠政策進行整理解析后交由企業(yè)相關部門人員審批后方可進行合同的簽訂五、每周采買計劃的擬定、擬定時間：每周四上午2、完成擬定時間：每周四下午17:00從前完成、時間段規(guī)定：完成下周一至周五客戶訂貨數(shù)量的評估、評估依據(jù)：由庫管供應實時庫存情況、商務內(nèi)勤按產(chǎn)品訂貨周期進行估計、商務內(nèi)勤實質(zhì)聯(lián)系情況、最低庫存標準要求5、提交審察時間：周五上午12:00從前6、提交方式：CRM客戶管理軟件六、供應商來往賬目核對、采買數(shù)據(jù)報表的提交1、供應商來往賬目核對：每季度要與供應商進行來往賬目的核對；對于頻頻合作的供應商爭取做到每個月進行賬目的核對，最長不得高出2個月進行一次的核對1.1核對的內(nèi)容：訂貨明細（產(chǎn)品及數(shù)量）、匯款金額及日期、機器的數(shù)量、押金的扣減、進項發(fā)票開具等1.2要求必定有書面也許電子表格的形式，雙方必定加蓋公司公章1.3核對結(jié)果必定在匯款本中和CRM中詳盡進行記錄2、采買數(shù)據(jù)報表的提交1.1報表內(nèi)容：采買內(nèi)勤需每個月如期提交當月的采買數(shù)據(jù)報表，涵蓋內(nèi)容為當月的采買金額總計、分項統(tǒng)計、主要合作產(chǎn)品數(shù)量的統(tǒng)計1.2提交時間：次月的5號從前提交七、應付賬款統(tǒng)計、發(fā)票催繳1、采買內(nèi)勤每個月應付有賬期的供應商統(tǒng)計未付賬款金額，提交時間為每個月的10號從前2、發(fā)票催繳：每個月應實時催繳進項發(fā)票3、對于已收的發(fā)票要實時錄入到電子表格中備注：每個月20日采買內(nèi)勤必定將當月已收的發(fā)票金額總計見告企業(yè)相關人員八、資質(zhì)/證件/彩頁/授權(quán)書辨別、索要、管理1、采買內(nèi)勤在訂貨時檢查供應商資質(zhì)/證件/彩頁可否缺少，若出缺少應在訂貨時見告供應商2、采買內(nèi)勤應實時索要并更新供應商的開具的授權(quán)書3、資質(zhì)、證件：等同于首營資質(zhì)和首營品種企業(yè)證件為：醫(yī)療器械經(jīng)營/生產(chǎn)同意證、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證產(chǎn)品證件：注冊證及登記表醫(yī)療器械經(jīng)營同意證有效期為5年,經(jīng)營/生產(chǎn)范圍必定注明有“體外診斷試劑也許生化試