學(xué)院名人檔案管理辦法第一章總則第一條為了規(guī)范學(xué)院名人檔案管理，真實(shí)反映名人的面貌，維護(hù)名人的歷史地位，充分發(fā)揮名人檔案在學(xué)校教育教學(xué)、科學(xué)研究及管理中的作用，并為今后的歷史研究提供依據(jù)，根據(jù)《檔案法》，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，特制定本辦法。第二條本辦法適用于學(xué)校各教學(xué)單位、職能部門。第三條本辦法所稱名人是指下列人員：（一）有重要影響、有較深造詣、有突出成就的學(xué)者、教育家；（二）全國(guó)勞模、省部級(jí)勞模、“五一”勞動(dòng)獎(jiǎng)?wù)芦@得者，享受特殊津貼專家；（三）對(duì)本單位發(fā)展有重大貢獻(xiàn)者。第四條本辦法所稱的名人檔案是指名人在長(zhǎng)期的工作、學(xué)習(xí)和生活中形成的，具有保存、利用價(jià)值的，不同載體的各種文字、圖表、聲像材料和實(shí)物。第五條名人檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的重要史料和憑證，也是學(xué)校的寶貴財(cái)富。第六條名人檔案工作由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用工作。第二章收集第七條名人檔案的收集原則和歸檔范圍（一）收集原則：名人在工作、學(xué)習(xí)和生活中形成的，真實(shí)反映其生平經(jīng)歷和貢獻(xiàn)的，具有查考、利用價(jià)值的各種載體的材料均應(yīng)收集歸檔。學(xué)校各部門和工作人員保存的名人需歸檔的材料須交檔案館保存；名人本人保存的各種獎(jiǎng)狀、證書、證章、聘書、字畫、實(shí)物等，在自愿的前提下交檔案館歸檔保存。（二）歸檔范圍1生平傳記材料：自傳、回憶錄、獲獎(jiǎng)情況等；2音像類：參加各類活動(dòng)和家庭生活中重要的照片、錄像帶、光盤等；3實(shí)物類：獎(jiǎng)狀、證章、證書（榮譽(yù)證書、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、科研成果獲獎(jiǎng)證書）、聘書、任命書等；4信件類：重要公務(wù)來(lái)往信件等；5手稿類：著作手稿、講話稿、日記、工作筆記等；6著作類：論文集，專著，譯著，正式出版的教材，為其他書籍撰寫的前言、后記，紀(jì)念文集；7新聞、事跡類：國(guó)內(nèi)外電視臺(tái)、廣播電臺(tái)、報(bào)刊、雜志的采訪報(bào)道，國(guó)內(nèi)外著名專家學(xué)者對(duì)名人的評(píng)價(jià)材料；8與名人有關(guān)的具有保存價(jià)值的其他材料。第八條名人檔案材料與文書、科技、專題和聲像檔案有交叉的，以文書、科技、專題和聲像檔案為主。也可采取多套制、復(fù)制或備考表注明的辦法分別歸檔。第九條屬于名人個(gè)人所有的檔案材料及實(shí)物，檔案館在征得本人同意后，可以接受、代管，并填寫接收清單。第十條收集名人檔案材料應(yīng)填寫交接清單，一式二份，雙方履行交接手續(xù)，分別保存。第三章整理第十二條名人檔案以人物為單位進(jìn)行整理。整理原則是:遵循文件材料的客觀形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，真實(shí)地反映名人工作、學(xué)習(xí)和生活的原貌，便于保管和利用。第十三條名人檔案的整理方法（一）一個(gè)名人的檔案為一個(gè)全宗。（二）名人檔案采用按問(wèn)題分類法。（三）名人檔案材料的整理，參照（學(xué)院檔案立卷制度）執(zhí)行。第十四條名人檔案應(yīng)當(dāng)分類清楚、組卷合理、裝訂整齊，并編制相應(yīng)的卷內(nèi)目錄。第十五條名人檔案中的照片、光盤、錄像帶的整理，參照聲像檔案整理方法執(zhí)行。第四章保管第十六條名人檔案的保管期限為永久。第十七條名人檔案由學(xué)校檔案館集中保管，專柜存放，確保檔案的安全。第十八條檔案館應(yīng)建立名人檔案統(tǒng)計(jì)制度，每年對(duì)檔案的接受、調(diào)閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。第五章利用第十九條檔案館應(yīng)當(dāng)參照《學(xué)院檔案利用制度》嚴(yán)格規(guī)范名人檔案的利用，充分發(fā)揮名人檔案的作用，保障名人權(quán)益不受侵犯。第二十條名人檔案一般不對(duì)社會(huì)開放。名人本人對(duì)其檔案的利用范圍有權(quán)提出意見，檔案館應(yīng)當(dāng)尊重其意愿。第二十一條利用名人檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行下列審批手續(xù):（一）名人利用本人的檔案，享有優(yōu)先權(quán)，檔案館應(yīng)提供方便。（二）其他單位、個(gè)人利用名人檔案，須經(jīng)名人本人同意，并經(jīng)本單位主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）個(gè)人捐贈(zèng)的名人檔案，如本人要求，可對(duì)其中需要保密的部分進(jìn)行保密或控制利用。第二十二條利用名人檔案的單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)確保檔案完整與安全，不得拆取卷內(nèi)文件；不得在案卷上涂改、批注、加字、勾畫、剪裁和轉(zhuǎn)借；不得私自復(fù)印，確需復(fù)制的，必須經(jīng)本人，已故名人經(jīng)其配偶、子女或合法繼承人同意，并經(jīng)本單位檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十三條名人檔案一般不得借出，確需借出應(yīng)經(jīng)名人本人同意。檔案管理人員對(duì)借出的名人檔案應(yīng)及時(shí)催還，對(duì)歸還的檔案認(rèn)真清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)缺損或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，并及時(shí)追回或補(bǔ)救。第二