模塊08郵件合并——制作工作證你知道嗎？

在文字信息處理實際工作中，經(jīng)常會遇到這樣的情況：處理大量日常報表、信件以及邀請函，尤其是各類學(xué)校一年一度的新生錄取通知書。這些報表、信件和錄取通知書，其主要內(nèi)容又基本相同，只是具體數(shù)據(jù)有所變化。為了減少重復(fù)工作，提高辦公效率，我們可以利用Word2010提供的“郵件合并”功能，定能收到意想不到的效果。應(yīng)用場景：工作證表示一個人在某單位工作

的證件，包括省市縣等機關(guān)單位和

企事業(yè)單位等，主要表明某人在某

單位工作的憑證，是一個公司形象

和認(rèn)證的一種標(biāo)志。為了方便發(fā)放

工作證，特利用Word2010的郵件

合并功能制作了如圖所示的工作證。背景知識

工作證是公司或單位組織成員的證件，加入工作后才能申請發(fā)放。工作證是固定形式。工作證是正式成員工作體現(xiàn)的象征證明，有了工作證就代表正式成為某個公司或單位組織的正式成員。

工作證卡標(biāo)準(zhǔn)尺寸是54×85.5毫米（也是卡的國際標(biāo)準(zhǔn)），大一點有70×100毫米，現(xiàn)在每個單位（公司）可以根據(jù)自身需要訂做工作證尺寸的大小，以便隨身攜帶。設(shè)計思路

在制作工作證的過程中，首先要創(chuàng)建主控文檔，然后創(chuàng)建數(shù)據(jù)源、插入合并

域，最后合并輸出文檔，制作工作證的基本步驟可分解為：

（1）制作主文檔

（2）創(chuàng)建數(shù)據(jù)源

（3）插入合并字段

（4）合并文檔項目任務(wù)8-1郵件合并概述郵件合并思想是首先建立兩個文檔：一個主文檔，它包括報表、信件或錄取通知書共有的內(nèi)容；另一個是數(shù)據(jù)源，它包含需要變化的信息，如姓名、地址等。然后利用Word提供的郵件合并功能，即在主文檔中需要加入變化的信息的地方插入稱為合并域的特殊指令，指示W(wǎng)ord在何處打印數(shù)據(jù)源中的信息，以便將兩者結(jié)合起來。這樣Word便能夠從數(shù)據(jù)源中將相應(yīng)的信息插入到主文檔中。關(guān)于郵件合并過程中的基本概念有：主文檔：所謂主文檔，就是所含文本和圖形對合并文檔的每個版本都相同的文檔，即信件的內(nèi)容和所含的域碼（filecode）。這是每一封信都需要的內(nèi)容。在建立主文檔前要先建立數(shù)據(jù)源，然后才能完成主文檔。數(shù)據(jù)源：數(shù)據(jù)源是一個信息目錄，如所有收信人的姓名和地址，它的存在使得主文檔具有收信人個人信息。數(shù)據(jù)源可以是已經(jīng)存在的，如數(shù)據(jù)庫、電子通訊簿等，也可以是新建的數(shù)據(jù)源。創(chuàng)建數(shù)據(jù)源主要是建立數(shù)據(jù)表格。一般第一行是域名。所謂域，就是插入主文檔的不同信息，如域可以是姓名、地址、地區(qū)、電話等。每個域都有一個域名，這個域的內(nèi)容是在這個域名所在的列中。Word數(shù)據(jù)源中預(yù)先設(shè)定了可供使用的域，用戶也可以自定義域。

項目任務(wù)8-2創(chuàng)建主文檔

主文檔可以是信函、信封、標(biāo)簽、電子郵件或其他格式的文檔，在主文檔中除了包括那些固定的信息外還包括一些合并的域。

用戶可以創(chuàng)建一個新文檔作為信函主文檔，另外用戶也可以將一個已有的文檔轉(zhuǎn)換成信函主文檔。這里用戶創(chuàng)建一個新文檔作為工作證的主控文檔，具體操作方法如下：

（1）創(chuàng)建一個新的Word文檔，在功能區(qū)單擊“郵件”選項卡，在“開始郵件合并”組中單擊“開始郵件合并”選項打開一個下拉列表，

（2）用戶可以直接單擊“信函”即可以當(dāng)前文檔創(chuàng)建一個信函文檔。

（3）在功能區(qū)單擊“頁面布局”選項卡，在“頁面設(shè)置”組中單擊“紙張大小”按鈕，在列表中選擇“其他頁面大小”選項，打開“頁面設(shè)置”對話框。

（4）在“紙張大小”列表中選擇“自定義”，在“寬度”文本框中輸入“7厘米”，在“高度”文本框中輸入“10厘米”。

（5）切換到“頁邊距”選項卡，設(shè)置“上”、“下”、“左”、“右”邊距均為“0厘米”，單擊“確定”按鈕。

（6）在功能區(qū)單擊“插入”選項卡，在“插圖”組中單擊“圖片”按鈕，打開“插入圖片”對話框，在對話框中選擇案例與素材\模塊08\素材文件夾中的工作證底圖圖片，單擊“插入”按鈕，將圖片插入到文檔中。

（7）在圖片上單擊鼠標(biāo)左鍵選中圖片，切換到“格式”選項卡，在“排列”組中單擊“自動換行”按鈕，在列表中選擇“襯與文字下方”選項。

（8）切換到“頁面布局”選項卡，在“頁面背景”組中單擊“頁面邊框”選項，打開“邊框和底紋”對話框，系統(tǒng)自動切換到“頁面邊框”選項卡。

（9）在“設(shè)置”區(qū)域選擇“方框”，在“樣式”列表中選擇“實線”，在“應(yīng)用范圍”下拉列表框中選擇“整篇文檔”。

（10）單擊“選項”按鈕，打開“邊框和底紋選項”對話框。

（11）在“邊距”區(qū)域的“上”、“下”、“左”、“右”文本框中分別選擇或輸入“0磅”，在“測量依據(jù)”下拉列表中選擇“頁邊”。

（12）單擊“確定”按鈕，返回到“邊框和底紋”對話框，單擊“確定”按鈕，為文檔設(shè)置頁面邊框。

（13）在功能區(qū)單擊“插入”選項卡，在“文本”組中單擊“文本框”按鈕，然后繪制四個文本框，分別放置在姓名、部門、職務(wù)以及工作證左側(cè)的方框上面。

（14）設(shè)置文本框為無輪廓，無填充顏色。

項目任務(wù)8-3創(chuàng)建數(shù)據(jù)源創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，具體操作步驟如下：（1）單擊“郵件”選項卡下“開始郵件合并”組中的“選擇收件人”按鈕，打開“選擇收件人”下拉列表。（2）在下拉列表中選擇“鍵入新列表”選項，打開“新建地址列表”對話框。（3）單擊“新建地址列表”對話框中的“自定義列”按鈕，打開“自定義地址列表”對話框，在對話框中可以進(jìn)行字段名的添加、刪除、重命名等操作。（4）單擊“添加”按鈕，打開“添加域”對話框，輸入“姓名”文本，單擊“確定”即可將“姓名”加入到字段名中。（5）選中“公司名稱”字段，單擊“重命名”按鈕，打開“重命名”對話框，輸入“部門”，單擊“確定”按鈕。（6）依次選中除“姓名”、“單位”和“職務(wù)”之外的所有字段，單擊“刪除”按鈕。（7）單擊“上移”、“下移”按鈕，使字段按照“姓名”、“單位”、“職務(wù)”順序排列，單擊“確定”按鈕，“新建地址列表”對話框。（8）將鼠標(biāo)定位在字段名“姓名”下的文本框中進(jìn)行編輯，每輸完一個字段，按下Tab鍵即可輸入下一個字段，每行輸入完最后一個字段后，按下Tab鍵會自動增加一個記錄，用戶也可單擊新建條目按鈕來新建記錄，單擊“刪除條目”按鈕來刪除某條記錄。（9）當(dāng)數(shù)據(jù)錄入完畢后，單擊“確定”按鈕，打開“保存通訊錄”對話框，這里建議將數(shù)據(jù)源保存在“案例與素材\模塊08\源文件”文件夾中，輸入保存文件名“工作人員名單”。（10）單擊“確定”按鈕。

項目任務(wù)8-4插入合并字段

主文檔和數(shù)據(jù)源創(chuàng)建成功后，就可以進(jìn)行合并操作了，不過在進(jìn)行主文檔和數(shù)據(jù)源的合并前還應(yīng)在主文檔中插入合并域。在工作證主文檔中插入合并域的具體操作步驟如下：（1）將鼠標(biāo)定位在要插入合并域的位置，這里定位在“姓名”后面的文本框中。（2）單擊“郵件”選項卡下“編輯和插入域”組中的“插入合并域”按鈕，打開一個下拉列表。（3）在下拉列表中單擊“姓名”字段，則在文檔中插入“姓名”合并字段。（4）按照相同的方法在“部門”后面的文本框中插入“部門”合并字段，在“職務(wù)”后面的文本框中插入“職務(wù)”合并字段。（5）將插入點定位在工作證左側(cè)的單元格中，在功能選項區(qū)單擊“插入”選項卡，在“文本”組中單擊“文檔部件”，打開“文檔部件”列表。（6）單擊“域”則打開“域”對話框。（7）在“類別”中選擇“鏈接和引用”，在“域名”列表中選擇“INCLUDEPICTURE”，在“文件名或URL”中輸入“G:\案例與素材\模塊08\素材\照片”，單擊“確定”按鈕。項目任務(wù)8-4插入合并字段（8）按Shift+F9鍵，則在文檔中顯示出插入的域代碼為“{INCLUDEPICTURE"G:\\案例與素材\\模塊八\\素材"}”。（9）將鼠標(biāo)定位在照片的后面，然后輸入“\\”并在后面插入“姓名”合并域，然后在“姓名”合并域的后面輸入“.jpg”，完整代碼為“{INCLUDEPICTURE"G:\\案例與素材\\模塊八\\素材\\照片\\?姓名?.jpg"”}，如圖8-22所示。（10）按F9鍵則顯示圖片的效果。（11）此時用戶會發(fā)現(xiàn)圖片的大小不合適，利用鼠標(biāo)拖動調(diào)整圖片的大小使其適應(yīng)照片框的大小。（12）單擊“郵件”選項卡下“預(yù)覽結(jié)果”組中的“預(yù)覽結(jié)果”按鈕，則顯示出插入域的效果。（13）單擊“下一記錄”按鈕，繼續(xù)預(yù)覽下一個記錄，此時用戶會發(fā)現(xiàn)照片沒有變化，還是上一個記錄的照片。用戶選中照片按F9鍵刷新，可顯示出與當(dāng)前記錄匹配的照片。

項目任務(wù)8-5合并文檔合并文檔是郵件合并的最后一步。如果對預(yù)覽的結(jié)果滿意，就可以進(jìn)行郵件合并的操作了。用戶可以將文檔合并到打印機上，也可以合并成一個新的文檔，以Word文件的形式保存下來，供以后打印。在合并文檔時可以直接將文檔合并到新文檔中，這里將創(chuàng)建的工作證主文檔合并到一個新的文檔，具體操作步驟如下：（1）單擊“郵件”選項卡下“完成”組中的“完成并合并”按鈕，打開“完成并合并”下拉列表。（2）在“完成并合并”下拉列表中選擇“編輯單個文檔”選項，打開“合并到新文檔”對話框。（3）在“合并記錄”區(qū)域選擇合并的范圍，如果選擇全部選項則合并全部的記錄；如果選擇“當(dāng)前記錄”則只合并當(dāng)前的記錄；還可以選擇具體某幾個記錄進(jìn)行合并；這里選擇“全部”單選按鈕。（4）單擊“確定”按鈕，則主文檔將于數(shù)據(jù)源合并，并建立一個新的文檔。（5）單擊“文件”選項卡下的“另存為”選項，打開“另存為”對話框，在對話框中設(shè)置文檔的保存位置和文件名，單擊“保存”按鈕。項目拓展制作工資條

企業(yè)在發(fā)放工資時為了使員工能夠很好的了解自己的工資情況，一般都會制作一個“工資條”，連同工資一起發(fā)給職工。用戶可以利用郵件合并功能將工資表中的數(shù)據(jù)插入到Word文檔中，從而制作工資條。利用郵件合并功能制作的工資條如圖所示。設(shè)計思路在制作工資條過程中，首先要打開已有數(shù)據(jù)源，然后在插入合并字段，最后執(zhí)行打印合并文檔的操作，制作工資條的基本步驟可分解為：（1）打開并編輯數(shù)據(jù)源（2）插入合并字段（3）排除收件人（4）打印合并文檔項目拓展制作工資條動手做1

打開并編輯數(shù)據(jù)源制作工資條的具體步驟如下：（1）打開存放在“案例與素材\模塊08\素材”文件夾中名稱為“工資條”的文件。（2）在“郵件”選項卡下單擊“開始郵件合并”組中的“選擇收件人”按鈕，打開“選擇收件人”下拉列表。（3）在下拉列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”按鈕，打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框。（4）在對話框中選擇“案例與素材\模塊08\素材”文件夾中的“公司職工工資表”數(shù)據(jù)源，單擊“打開”按鈕，將數(shù)據(jù)源打開，這時打開“選擇表格”對話框。（5）在對話框中選擇要打開的表格，由于用戶要打開的數(shù)據(jù)源在Sheet2中，所以選中Sheet2，然后單擊“確定”按鈕。（6）在“郵件”選項卡下單擊“開始郵件合并”組中的“編輯收件人列表”按鈕，打開“郵件合并收件人”對話框。（7）在“數(shù)據(jù)源”列表中選中數(shù)據(jù)源，單擊“編輯”按鈕，則打開“編輯數(shù)據(jù)源”對話框，在對話框中用戶可以對數(shù)據(jù)源進(jìn)行編輯。在“調(diào)整收件人”列表中單擊“篩選”選項，則打開“篩選和排序”對話框。（8）在“域”列表中選擇“部門”，在“比較關(guān)系”列表中選擇“等于”，在“比較對象”文本框中輸入“辦公室”，單擊“確定”按鈕，返回“郵件合并收件人”對話框。

項目拓展制作工資條動手做2插入合并字段在工資條主文檔中插入合并域的具體操作步驟如下：（1）將鼠標(biāo)定位在要插入合并域的位置，這里定位在“姓名”下面的單元格中。（2）在“郵件”選項卡下單擊“編輯和插入域”組中的“插入合并域”按鈕，打開“插入合并域”下拉列表。（3）在下拉列表中選擇“姓名”字段，則會在文檔中插入“姓名”合并字段。按照相同的方法，依次在單元格中插入相應(yīng)的字段。動手做3排除收件人在“開始郵件合并”下拉列表中單擊“郵件合并分步向?qū)А憋@示出“郵件合并任務(wù)窗格”，進(jìn)入郵件合并第五步任務(wù)窗格。單擊“郵件”選項卡下“預(yù)覽結(jié)果”組中的“預(yù)覽結(jié)果”按鈕，則顯示出插入域的效果。在任務(wù)窗格中單擊“預(yù)覽信函”區(qū)域中“收件人”的左右箭頭在屏幕上可以對插入域的效果進(jìn)行預(yù)覽。在預(yù)覽時發(fā)現(xiàn)第二個可以不要，在任務(wù)窗格的“作出更改”區(qū)域單擊“排除此收件人”選項將該收件人排除在合并工作之外。

項目拓展制作工資條動手做4打印合并文檔打印合并文檔的具體步驟如下：（1）單擊“郵件”選項卡下“完成”組的“完成并合并”按鈕，打開“完成并合并”下拉列表。（2）在“完成并合并”下拉列表中選擇“打印文檔”選項，打開“合并到打印機”對話框，如圖所示。（3）在“打印記錄”區(qū)域選擇打印記錄的范圍，這里選擇“全部”。（4）單擊“確定”按鈕，則打開“打印”對話框，單擊“確定”按鈕，開始打印所有記錄。

知識拓展動手做1

制作信封文檔有了通知單用戶還可以利用郵件合并功能制作一個通知單的信封，具體操作步驟如下：（1）單擊“郵件”選項卡下“創(chuàng)建”組中的“信封”按鈕，打開“信封和標(biāo)簽”對話框。（2）在“收信人地址”文本框中輸入收信人的地址，在“寄信人地址”文本框中輸入寄信人地址。（3）單擊“選項”按鈕，打開“信封選項”對話框。在“信封尺寸”下拉列表中選擇信封尺寸，單擊“