備用金管理辦法1.目的與范圍1.1為了規(guī)范公司備用金的使用與管理，提高資金利用效率，保證公司業(yè)務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本辦法。1.2本辦法適用于股份公司、控股子公司、事業(yè)部及使用備用金的部門(mén)和人員。1.3子公司參照本辦法執(zhí)行或制定相關(guān)管理辦法報(bào)備集團(tuán)財(cái)務(wù)部。2.職責(zé)2.1使用部門(mén)職責(zé)2.1.1使用人負(fù)責(zé)備用金申請(qǐng)、使用、報(bào)銷及清繳，記錄備用金臺(tái)賬。2.1.2部門(mén)負(fù)責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審核、監(jiān)督備用金使用及欠款清繳。2.1.3部門(mén)預(yù)算管理員負(fù)責(zé)備用金監(jiān)督與對(duì)賬。2.2財(cái)務(wù)部職責(zé)2.2.1股份公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)本辦法的制定與修改。2.2.2財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)對(duì)備用金支取與報(bào)銷進(jìn)行審核，定期對(duì)賬與催繳。2.2.3股份公司財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)備用金使用額度、用途及支付的審批。3.備用金定義3.1公司對(duì)借款期限較長(zhǎng)，用途明確，專人管理，額度固定的定期清繳借款列為備用金進(jìn)行專項(xiàng)管理，根據(jù)公司實(shí)際情況主要分為定額備用金、臨時(shí)備用金。3.1.1定額備用金：因業(yè)務(wù)支出固定、發(fā)生頻繁等原因需要周轉(zhuǎn)使用的現(xiàn)金，具有時(shí)間長(zhǎng)、固定性強(qiáng)的特點(diǎn)。主要包括裝備事業(yè)部的工程部現(xiàn)場(chǎng)備用金、集團(tuán)綜合管理部使用的領(lǐng)導(dǎo)用款等。3.1.2臨時(shí)備用金：資金不需周轉(zhuǎn)使用、借款時(shí)間在一個(gè)月以內(nèi)，業(yè)務(wù)完成即可清償。主要包括職能部室的臨時(shí)性對(duì)外接待等其他費(fèi)用支出，工會(huì)備用金、專項(xiàng)研發(fā)費(fèi)備用金、重大項(xiàng)目的資能部室的臨時(shí)性對(duì)外接待等其他費(fèi)用支出，工會(huì)備用金、專項(xiàng)研發(fā)費(fèi)備用金、重大項(xiàng)目的資金備用、投標(biāo)保證金、零星市內(nèi)米購(gòu)支出等。4.備用金管理4.1備用金額度使用部門(mén)使用范圍備用金類別備用金限額企劃部公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)性支出定額備用金3000財(cái)務(wù)部監(jiān)管機(jī)構(gòu)接待支出臨時(shí)備用金3000信息化公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)性支出定額備用金3000工程部現(xiàn)場(chǎng)材料支出定額備用金5000工會(huì)工會(huì)支出臨時(shí)備用金按預(yù)算項(xiàng)目確定生產(chǎn)部叉車(chē)、外協(xié)車(chē)輛用油定額備用金5000監(jiān)理招待定額備用金3000總務(wù)科雜品消耗支出定額備用金3000采購(gòu)部零星采購(gòu)支出臨時(shí)備用金2000銷售部個(gè)人交付投的標(biāo)保證金臨時(shí)備用金按實(shí)際項(xiàng)目確定專項(xiàng)費(fèi)用臨時(shí)備用金按實(shí)際項(xiàng)目確定以上額度為備用金借支限額，申請(qǐng)時(shí)根據(jù)實(shí)際需要支取。4.2備用金借款與清繳期限421定額備用金因借款時(shí)間長(zhǎng)，收支頻繁，此類備用金定期對(duì)賬定期清繳，清繳時(shí)間為每年12月30日前進(jìn)行備用金清繳。4.2.2臨時(shí)備用金借款時(shí)間不得超過(guò)一個(gè)月，特殊情況下無(wú)法清償?shù)?，在業(yè)務(wù)完成后一周之內(nèi)清繳。4.3備用金借款、報(bào)銷流程及要求4.3.1備用金借款及報(bào)銷流程431.1借款流程使用人填寫(xiě)“資金申請(qǐng)單”一部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核一公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核一財(cái)務(wù)人員審核一按條431.2審批后支付。4.3.1.2備用金額度審批權(quán)限3000元以內(nèi)財(cái)務(wù)部長(zhǎng)審批后支付。3000元一30000元財(cái)務(wù)部長(zhǎng)審批一財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后支付。30000元一50000元財(cái)務(wù)部長(zhǎng)審批一財(cái)務(wù)總監(jiān)審批一總經(jīng)理審批后支付。50000元以上財(cái)務(wù)部長(zhǎng)審批一財(cái)務(wù)總監(jiān)審批一董事長(zhǎng)審批后支付。4.3.1.3報(bào)銷流程使用人在業(yè)務(wù)完成后，按公司費(fèi)用報(bào)銷文件及4.2條時(shí)限要求，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字后報(bào)銷。4.3.2備用金借款及報(bào)銷要求4.3.2.1使用人根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，填寫(xiě)資金申請(qǐng)單，須注明備用金類別，用途，借款期限。備用金申請(qǐng)一次一單，?？顚Ｓ貌坏门c其他費(fèi)用混合申請(qǐng)。4.3.2.2費(fèi)用報(bào)銷時(shí)應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分業(yè)務(wù)性質(zhì)，對(duì)非備用金類業(yè)務(wù)應(yīng)單獨(dú)報(bào)銷，財(cái)務(wù)人員對(duì)原始憑證的真實(shí)性、合法性、完整性、匹配性進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)使用范圍外費(fèi)用及混報(bào)情況一律不得報(bào)銷。4.3.2.3備用金借款應(yīng)本人親自辦理，由于特殊原因需由代辦人辦理，須由備用金使用人簽字確認(rèn)，否則視為代辦人借支的備用金，由此產(chǎn)生的責(zé)任由代辦人負(fù)責(zé)。4.3.2.4使用人應(yīng)嚴(yán)格按備用金規(guī)定用途使用，不得用于個(gè)人消費(fèi)，及其他業(yè)務(wù)。4.4備用金對(duì)賬與清繳4.4.1各部門(mén)應(yīng)設(shè)置專人對(duì)備用金進(jìn)行管理，備用金持有者在持有期間須建立備用金臺(tái)賬，每月25—28日根據(jù)臺(tái)賬記錄結(jié)果與財(cái)務(wù)進(jìn)行核對(duì)，并在臺(tái)賬上簽字確認(rèn)相符。4.4.2按公司要求定期進(jìn)行備用金報(bào)銷與清繳，如備用金使用人無(wú)法核對(duì)、清繳欠款，部門(mén)管理者與主管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)借款清算與償還責(zé)任443如個(gè)人同時(shí)持有費(fèi)用借款與備用金，資金使用人應(yīng)分開(kāi)記錄不可混淆，如對(duì)賬過(guò)程中資金管理人無(wú)法分清借款性質(zhì)或金額不符，相關(guān)人員及部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)須停止備用金使用并在一周之內(nèi)查清原因。4.4.4財(cái)務(wù)部應(yīng)督促及時(shí)還款報(bào)賬，反饋欠款清欠情況，監(jiān)督備用金使用，堅(jiān)持前帳不清，后賬不借的原則，借款人逾期不履行還款或報(bào)賬義務(wù)，財(cái)務(wù)部從通知還款最后期限的當(dāng)月起全額扣除備用金使用人員的工資用于抵償借款，超過(guò)一個(gè)月仍未支付扣除該部門(mén)負(fù)責(zé)人工資，直至清償。4.4.