工程項目部文件資料管理辦法1、目的：為了規(guī)范工程項目部文件資料管理，保證項目部文件資料完整、準(zhǔn)確，明確文件資料管理責(zé)任，保持工程項目部文件的有效性、適用性，防止文件資料缺少、遺失，便于追溯和項目管理服務(wù)完成后的交付、備案。2、范圍：適用于工程項目部的所有文件和資料。3、定義：3.1、內(nèi)部文件資料：工程項目部內(nèi)部運行的文件、記錄、通知、日志、總結(jié)、備忘錄；設(shè)計單位提供的技術(shù)文檔；設(shè)計院、施工單位、審計單位、出資方的來往聯(lián)系函等。3.2、外部文件資料：工程項目部外部所制定的各類標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)定、法規(guī)，以及公司轉(zhuǎn)發(fā)的各類文件資料等。4、職責(zé)：4.1、工程項目部主管負(fù)責(zé)本工程項目部的文件資料管理工作，提出管理要求，按照專業(yè)分工，明確責(zé)任到人，并檢查落實情況；4.2、工程項目部專業(yè)工程師按照項目部主管制定的資料管理及分工要求，完成各專業(yè)工程資料的收集、審核、簽署等工作，并移交至資料員負(fù)責(zé)歸檔；4.3、工程項目部的資料員負(fù)責(zé)本項目部的內(nèi)部和外部所有文件資料登錄、分發(fā)、簽收、回收、歸檔與銷毀；5、流程圖：No否是No否是Yes有問題有問題YesYesNo工程項目部文件資料內(nèi)部文件外部文件確認(rèn)制定使用有效版本打印登錄、歸檔簽收校對檢查批準(zhǔn)簽字蓋工程項目部章分發(fā)檢查回收登錄，歸檔標(biāo)示銷毀修訂是否保留No無問題無問題工程項目部文件資料管理流程圖6、內(nèi)容及要求6.1、項目資料的表單：6.1.1、項目資料的表單采用江蘇省建設(shè)廳監(jiān)制的“施工階段監(jiān)理現(xiàn)場用表”第五版。6.1.2、工程項目部部除應(yīng)用上述表單外，如因工作需要，要增加表單的由工程項目部項目主管批準(zhǔn)，報工程建設(shè)部備案。各工程項目部如對上述表單的格式、內(nèi)容有所改進，可提出建議，由工程建設(shè)部批準(zhǔn)試行后推廣。6.2、工程項目部資料的標(biāo)識：6.2.1各工程項目部應(yīng)在現(xiàn)場工地辦公室內(nèi)標(biāo)識：《工程項目材料采購流程》、《在建項目甲供材料驗貨、入庫、出庫流程與規(guī)定》、《在建項目工程款項支付申報流程與規(guī)定》、《在建項目工程類內(nèi)部競爭性招標(biāo)比價工作流程與規(guī)定》、《工程建設(shè)簽證、決算審核管理細(xì)則》、崗位職責(zé)等上墻資料。6.2.2各工程項目部與各參建單位往來文件均需辦理收發(fā)文登記手續(xù)，記錄收發(fā)文日期、來往單位、文件名稱、份數(shù)、簽收人及簽收日期。6.2.3各工程項目部內(nèi)部文件、記錄、表單標(biāo)識：文件名稱、編號、擬稿人簽字、批準(zhǔn)人簽字、并加蓋工程項目部章。6.2.4各工程項目部收到內(nèi)部文件、記錄、表單，一周后應(yīng)對承辦狀態(tài)進行標(biāo)識：已辦、待辦或退回。6.2.5各工程項目部對文件資料進行分類建檔，資料盒上應(yīng)標(biāo)識分類名稱，第一頁應(yīng)有資料目錄。資料目錄在運行中可用手填寫，待完成全部資料后打印出目錄，并承辦人簽名。6.2.6各工程項目部文件實施可追溯性管理，即實施編號唯一性，不得出現(xiàn)重號。6.2.7各工程項目部文件必須保證其有效性。工程變更及時在設(shè)計文件中標(biāo)注，作廢文件及時標(biāo)注“作廢”字樣，并封存。6.3、工程項目資料的管理。6.3.1、工程項目部資料由項目部主管負(fù)責(zé)，資料員具體實施，各專業(yè)工程師協(xié)助；6.3.2、工程項目部部資料是項目管理過程中逐漸形成的，故必須及時整理，真實完整，應(yīng)分類建檔，每類資料必設(shè)目錄，便于查詢；6.3.3、項目管理資料應(yīng)按下列內(nèi)容分類建檔：（一）立項文件1、項目建議書2、項目建議書審批意見及前期工作通知書3、可行性研究報告及附件4、可行性研究報告審批意見5、關(guān)于立項有關(guān)的會議紀(jì)要6、專家建議文件7、調(diào)查資料及項目評估研究材料（二）建設(shè)用地、征地、拆遷文件1、選址申請及選址規(guī)劃意見通知書、選址紅線圖2、用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書3、拆遷安置意見、協(xié)議、方案等4、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件、附圖5、劃撥建設(shè)用地文件（即國有土地使用出讓合同等）6、國有土地使用證（三）勘察、測繪、設(shè)計文件1、工程地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗試驗報告，加蓋審核章的施工地質(zhì)勘探報告2、地形、地貌控制點建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備及安裝測量定位、觀測記錄3、水文、氣象、地震等其它設(shè)計基礎(chǔ)材料4、建設(shè)用地釘樁通知單（書）5、地形測量和撥地測量成果報告6、申報的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件通知書7、初步設(shè)計8、技術(shù)設(shè)計9、施工圖設(shè)計10、技術(shù)材料、專利文件11、設(shè)計計算書12、關(guān)鍵技術(shù)實驗(如有)13、審定設(shè)計方案通知書及審查意見14、總體規(guī)劃設(shè)計與規(guī)劃局規(guī)劃審批報告15、設(shè)計評價、鑒定及審批（建筑、結(jié)構(gòu)、水電、防雷、消防）16、施工圖紙審核批復(fù)文件（包含加蓋“圖審章”全套施工圖紙）17、規(guī)劃局加蓋規(guī)劃圖審章全套建筑施工圖紙18、有關(guān)行政主管部門(人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、河湖、教育、衛(wèi)生、白蟻防治等)批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議19、施工圖設(shè)計文件的審查意見及批準(zhǔn)書（四）招投標(biāo)文件1、勘察設(shè)計中標(biāo)通知書2、勘察設(shè)計承包合同3、施工中標(biāo)通知書4、施工承包合同5、工程監(jiān)理中標(biāo)通知書6、監(jiān)理委托合同7、工程材料、設(shè)備、構(gòu)配件采購的招投標(biāo)文件及合同（五）工程管理文件1、征用土地相關(guān)批準(zhǔn)文件及用地紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書2、承包合同（含監(jiān)理）、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件3、施工執(zhí)照（規(guī)劃許可證、質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)備案、施工許可證）4、環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生等條件，水、電、氣、暖供應(yīng)協(xié)議書5、消防驗收合格證、防雷驗收合格證、質(zhì)量驗收合格證、規(guī)劃驗收合格證、電梯驗收合格證、各項材料、設(shè)備檢測合格證等6、產(chǎn)權(quán)證書（土地使用權(quán)證、房屋產(chǎn)權(quán)證）（六）施工文件1）、土建施工文件1、開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會審紀(jì)要2、土建施工定位測量地質(zhì)勘察3、施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃、施工技術(shù)措施、施工安全措施、施工工藝4、設(shè)計變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批5、原材料及構(gòu)件出廠合格證、質(zhì)保、檢測報告6、建筑材料實驗報告7、巖土試驗報告，基礎(chǔ)處理，基礎(chǔ)工程施工圖8、隱蔽工程驗收記錄9、工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告10、分項、分單位工程抽量檢查、評定11、交工驗收記錄證明12、竣工報告、竣工驗收報告2）、設(shè)備及管線安裝施工文件1、開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要2、設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批3、焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄4、隱蔽工程檢查驗收記錄5、強度、密閉性試驗報告6、設(shè)備調(diào)試記錄7、施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定、事故處理報告8、系統(tǒng)調(diào)試、實驗記錄9、管線清洗、通水、清毒記錄10、管線標(biāo)高位置，坡度測量記錄11、中間交工驗收記錄證明，工程質(zhì)量評定12、竣工報告、竣工驗收報告3）、電氣、儀表安裝施工文件1、開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審2、設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批3、調(diào)試、整定記錄4、性能測試和校核5、施工安裝記錄，質(zhì)量檢查評定，事故處理報告6、操作、聯(lián)動試驗7、電氣裝置交接記錄8、中間交工驗收記錄、工程質(zhì)量評定9、竣工報告、竣工驗收報告（七）室外工程文件1、給水、雨水、污水、熱力、燃?xì)?、電力、電訊、照明、電視、消防工程施工技術(shù)文件資料2、道路、綠化施工資料（八）竣工驗收文件1、竣工驗收報告2、全部竣工圖紙3、質(zhì)量評審材料4、工程現(xiàn)場聲像材料5、竣工驗收會議決議文件6、監(jiān)理文件（包括現(xiàn)場會議紀(jì)要）（九）基建財務(wù)文件1、財務(wù)計劃、年度計劃2、工程概算、預(yù)算、決算、造價審計報告3、交付使用的固定資產(chǎn)報告（十）移交資料（目錄、簽字確認(rèn)交接表）1、工程照片、光盤2、市優(yōu)（金陵杯獎）工程申報材料及批準(zhǔn)文件3、省優(yōu)（揚子杯獎）工程申報材料及批準(zhǔn)文件部優(yōu)（魯班獎）工程申報材料及批準(zhǔn)文件6.3.4、工程項目資料應(yīng)在各階段項目管理工作結(jié)束后及時整理歸檔，歸檔的編制、保存。6.3.5、工程項目部除管理好自身工程項目資料外，應(yīng)重視施工單位資料的檢查工作。因為施工資料是施工質(zhì)量證據(jù)之一，專業(yè)工程師進行竣工驗收時除了對實體進行驗收，還得對施工資料進行檢查。6.3.6、文件資料檢查。1、定期檢查：項目主管要對資料進行定期檢查，重點是分類是否恰當(dāng)；是否及時歸檔；有回復(fù)要求的是否辦理；編號有無錯誤；簽字手續(xù)是否完備等，對出現(xiàn)問題的要查明原因進行改進。2、不定期檢查：項目主管應(yīng)根據(jù)項目資料是在工程管理過程中逐步形成的特點，要貫徹誰管理、誰驗收、誰負(fù)責(zé)資料的原則，隨時對資料管理進行檢查，特別檢查資料崗位人員的連續(xù)性、完整性、真實性。檢查中要特別關(guān)注工程資料的“關(guān)閉性”，即同一問題可能在幾份資料中涉及到，應(yīng)在時間上，工作程序上銜接，也即每一問題處理必須在資料中看到處理結(jié)果。6.3.7、施工日志是記錄項目管理工作的重要資料，項目主管必須每日檢查，并簽字留下記錄。對施工日志的缺陷，項目主管應(yīng)及時檢查、督促、改正。6.3.8、外部文件管理按本文件流程圖參照上述辦法執(zhí)行。文件資料防護與交付7.1、目的：為防止項目資料在交付前和交付過程中損壞、變質(zhì)或誤用，確保顧客能得到符合要求的項目資料。7.2、范圍：適用于工程項目部向顧客交付的工程項目資料。7.3、主要工作：7.3.1、確定定項目資料防防護責(zé)任人——資料員；7.3.2、確定定項目資料防防護要求與方方法；7.3.3、明確確資料員的職職責(zé)與權(quán)限；；7.3.4、做好好項目資料形形成過程的防防護工作；7.3..5、做好資料料交付前的準(zhǔn)準(zhǔn)備與防護工工作。7.44、作業(yè)流程程YesYesYesYesNoNo開始工程項目部進駐現(xiàn)場確定防護要求、方法顧客接收項目資料形成過程確定職責(zé)、權(quán)限文件資料管理辦法檢驗顧客要求項目資料交付檢查結(jié)束防護交付資料內(nèi)容分類標(biāo)識目錄保管防護登記驗證標(biāo)識裝訂分類建設(shè)部有關(guān)規(guī)定當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)主管部門規(guī)定集團有關(guān)規(guī)定顧客要求工程項目資料防護與交付流程圖7.5、內(nèi)容及要要求項目資料防護7.5.1工程項項目部進駐現(xiàn)現(xiàn)場后應(yīng)明確確資料員人選選、分工及崗崗位職責(zé)，實實施項目資料料的防護工作作。7.5.2項目主主管根據(jù)集團團相關(guān)規(guī)定及及文件資料管管理辦法，并并考慮顧客要要求，明確項項目資料的防防護要求和防防護方法。7.5.3所有工工程項目資料料按照類別分分類存放。7.5.4隨時標(biāo)標(biāo)識：在資料料形成的過程程中就要按有有關(guān)標(biāo)識規(guī)定定進行標(biāo)識以以防誤用錯用用。7.5.5編制目目錄：每類資資料必須設(shè)置置目錄；隨時時登記，以防防丟失。7.5.6上架保保管：資料必必須放在指定定的書柜中保保管，不能亂亂放、亂堆，以以防丟失和損損壞。臨時借借閱必須通過過資料員，用用完即放回原原處。7.5.7交付前前項目主管應(yīng)應(yīng)對形成的工工程項目資料料進行檢驗核核查，核查資資料的完整性性、關(guān)閉性及及標(biāo)識。7.5.8項目主主管應(yīng)根據(jù)顧顧客要求和地地方規(guī)定，決決定交付資料料的內(nèi)容；并并整理成交付付目錄。7.5.9資料員員根據(jù)交付目目錄對項目資資料進行分類類、裝訂、標(biāo)標(biāo)識、驗證、登登記。7.5.10裝訂訂封面力求美美觀，應(yīng)標(biāo)識識清晰，包括括資料名稱、編編制單位、日日期等。7.5.11資料料首頁應(yīng)建立立資料目錄，每每頁應(yīng)有頁碼碼。項目資料交付7.5.12工程程項目部交付付資料整理完完成后應(yīng)列出出資料清單，由由項目主管和和顧客溝通交交付資料內(nèi)容容與交付時間間。7.5.13項目目主管匯報交交付資料清單單及內(nèi)容，雙雙方并辦理交交付手續(xù)，顧顧客代表簽收收工程項目資資料，簽收記記錄留存工程程建設(shè)部。7.5.14對顧顧客不需要的的工程項目資資料文件，工工程項目部移移交工程建設(shè)設(shè)部集中保管管。7.5.15對項項目主管部門門移交資料按按照《江蘇省省建設(shè)工程檔檔案歸檔目錄錄》及《城市市建設(shè)檔案管管理規(guī)定》中中的相關(guān)規(guī)定定執(zhí)行。7.5.16工程程項目資料保保管期限歸檔文件保管期限（一）立項文件永久1、項目建議書永久2、項目建議書審批批意見及前期期工作通知書書長期3、可行性研究報告告及附件永久4、可行性研究報告告審批意見永久5、關(guān)于立項有關(guān)的的會議紀(jì)要永久6、專家建議文件永久7、調(diào)查資料及項目評評估研究材料料長期（二）建設(shè)用地、征征地、拆遷文文件永久1、選址申請及選址址規(guī)劃意見通通知書、選址址紅線圖永久2、用地申請報告及及縣級以上人人民政府城鄉(xiāng)鄉(xiāng)建設(shè)用地批批準(zhǔn)書永久3、拆遷安置意見、協(xié)協(xié)議、方案等等永久4、建設(shè)用地規(guī)劃許許可證及其附附件、附圖永久5、劃撥建設(shè)用地文文件（即國有有土地使用出出讓合同等）永久6、國有土地使用證證永久（三）勘察、測繪繪、設(shè)計文件件1、工程地質(zhì)、勘察察設(shè)計、勘察察報告、地質(zhì)質(zhì)圖、勘察記記錄、化驗試試驗報告，加加蓋審核章的的施工地質(zhì)勘勘探報告永久2、地形、地貌控制制點建筑物、構(gòu)構(gòu)筑物及重要要設(shè)備及安裝裝測量定位、觀觀測記錄永久3、水文、氣象、地地震等其它設(shè)設(shè)計基礎(chǔ)材料料永久4、建設(shè)用地釘樁通通知單（書）永久5、地形測量和撥地地測量成果報報告永久6、申報的規(guī)劃設(shè)計計條件和規(guī)劃劃設(shè)計條件通通知書永久7、初步設(shè)計永久8、技術(shù)設(shè)計永久9、施工圖設(shè)計長期10、技術(shù)材料、專利利文件永久11、設(shè)計計算書長期12、關(guān)鍵技術(shù)實驗((如有)永久13、審定設(shè)計方案通通知書及審查查意見永久14、總體規(guī)劃設(shè)計與與規(guī)劃局規(guī)劃劃審批報告永久15、設(shè)計評價、鑒定定及審批（建建筑、結(jié)構(gòu)、水水電、防雷、消消防）長期16、施工圖紙審核批批復(fù)文件（包包含加蓋“圖審章”全套施工圖圖紙）永久17、規(guī)劃局加蓋規(guī)劃劃圖審章全套套建筑施工圖圖紙永久18、有關(guān)行政主管部部門(人防、環(huán)保保、消防、交交通、園林、市市政、文物、通通訊、河湖、教教育、衛(wèi)生、白白蟻防治等)批準(zhǔn)文件或或取得的有關(guān)關(guān)協(xié)議19、施工圖設(shè)設(shè)計文件的審審查意見及批批準(zhǔn)書永久（四）招投標(biāo)文件件

1、勘察設(shè)計中標(biāo)通通知書永久2、勘察設(shè)計承包合合同

永久3、施工中標(biāo)通知書書

永久4、施工承包合同

永久5、工程監(jiān)理中標(biāo)通通知書永久6、監(jiān)理委托合同

永久7、工程材料、設(shè)備備、構(gòu)配件采采購的招投標(biāo)標(biāo)文件及合同同永久（五）工程管理文文件1、征用土地相關(guān)批批準(zhǔn)文件及用用地紅線圖、拆拆遷、補償協(xié)協(xié)議書永久2、承包合同（含監(jiān)監(jiān)理）、協(xié)議議書、招標(biāo)、投投標(biāo)、租賃文文件永久3、施工執(zhí)照（規(guī)劃劃許可證、質(zhì)質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)備備案、施工許許可證）永久4、環(huán)保三同時、消消防、衛(wèi)生等等條件，水、電電、氣、暖供應(yīng)協(xié)議書書永久5、消防驗收合格證證、防雷驗收收合格證、質(zhì)質(zhì)量驗收合格格證、規(guī)劃驗驗收合格證、電電梯驗收合格格證、各項材材料、設(shè)備檢檢測合格證等等永久6、產(chǎn)權(quán)證書（土地地使用權(quán)證、房房屋產(chǎn)權(quán)證）永久（六）施工文件1、土建施工文件（1）開工報告、工程程技術(shù)要求、技技術(shù)交流、圖圖紙會審紀(jì)要要長期（2）土建施工定位測測量地質(zhì)勘察察長期（3）施工組織設(shè)計、施施工方案、施施工計劃、施施工技術(shù)措施施、施工安全全措施、施工工工藝長期（4）設(shè)計變更、工程程更改洽商、材材料仿用核定定審批長期（5）原材料及構(gòu)件出出廠合格證、質(zhì)質(zhì)保、檢測報報告永久（6）建筑材料實驗報報告永久（7）巖土試驗報告，基基礎(chǔ)處理，基基礎(chǔ)工程施工工圖永久（8）隱蔽工程驗收記記錄永久（9）工程記錄及測試試、沉陷、位位移、變形觀觀測記錄、事事故處理報告告永久（10）分項、分單位工工程抽量檢查查、評定長期（11）交工驗收記錄證證明長期（12）竣工報告、竣工工驗收報告永久2、設(shè)備及管線安裝裝施工文件（1）開工報告、工程程技術(shù)要求、技技術(shù)交底、圖圖紙會審紀(jì)要要長期（2）設(shè)計變更、工程程更改洽商單單、材料、零零部件、設(shè)備備代用審批長期（3）焊接試驗記錄、報報告、施工檢檢驗、探傷記記錄長期（4）隱蔽工程檢查驗驗收記錄長期（5）強度、密閉性試試驗報告長期（6）設(shè)備調(diào)試記錄長期（7）施工安裝記錄、安安裝質(zhì)量檢查查、評定、事事故處理報告告長期（8）系統(tǒng)調(diào)試、實驗驗記錄長期（9）管線清洗、通水水、清毒記錄錄長期（10）管線標(biāo)高位置，坡坡度測量記錄錄長期（11）中間交工驗收記記錄證明，工工程質(zhì)量評定定長期（12）竣工報告、竣工工驗收報告長期3、電氣