招標(biāo)文件管理制度第1章總則（如果不適用可以刪除或者修改）第1條目的制定招投標(biāo)文件管理制度的目的如下。1.使公司的招投標(biāo)文件資料管理工作實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化。2.適時(shí)收集和整理資料，避免隨時(shí)間的流逝而使重要的資料丟失。3.避免因人為疏忽導(dǎo)致文件資料丟失、泄密，使公司受到不必要的損失。4.方便公司各部門隨時(shí)借閱，提高工作效率。第2條使用范圍本制度適用于管理公司采購(gòu)招標(biāo)過程中公司內(nèi)部編制的招標(biāo)文件及其他相關(guān)資料，以及供應(yīng)商的投標(biāo)文件及相關(guān)資料。第3條基本原則公司根據(jù)實(shí)際情況，在采購(gòu)部成立檔案室并指定專人管理的公司的招標(biāo)文件，按照本制度對(duì)公司各個(gè)項(xiàng)目的招標(biāo)文件進(jìn)行規(guī)范化和系統(tǒng)化的管理。第4條術(shù)語定義1.本制度所稱招標(biāo)文件，是指公司向投標(biāo)人提供的進(jìn)行投標(biāo)工作所必需的文件，主要用來闡明需要采購(gòu)的物資或服務(wù)的性質(zhì)，通報(bào)招標(biāo)程序和規(guī)則，告知訂立合同的條件。2.本制度所稱投標(biāo)文件，是指投標(biāo)人的資格預(yù)審?fù)ㄟ^以后，對(duì)自己在本項(xiàng)目中準(zhǔn)備投入的人力、物力、財(cái)力等方面的情況進(jìn)行描述，以及按照招標(biāo)文件制定的關(guān)于項(xiàng)目報(bào)價(jià)、具體完成細(xì)節(jié)等內(nèi)容的響應(yīng)文件。第5條管理職責(zé)1.采購(gòu)總監(jiān)負(fù)責(zé)審批招標(biāo)文件。2.采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)審核招標(biāo)文件，審批存檔文件的借閱與使用情況。3.招標(biāo)采購(gòu)主管負(fù)責(zé)編制招標(biāo)文件，審核存檔文件的借閱與使用情況。4.招標(biāo)專員負(fù)責(zé)接收投標(biāo)文件，并負(fù)責(zé)招投標(biāo)文件的歸檔工作。5.采購(gòu)部檔案室人員負(fù)責(zé)招投標(biāo)文件的在檔管理和借閱管理工作。第2章招標(biāo)文件的管理（如果不適用可以刪除或者修改）第6條招標(biāo)文件的編寫1.招標(biāo)采購(gòu)主管根據(jù)具體情況靈活設(shè)置招標(biāo)文件的結(jié)構(gòu)，進(jìn)行編寫。2.一般情況下，一份完整的招標(biāo)文件主要包括《招標(biāo)邀請(qǐng)書》、《投標(biāo)人須知》、合同條款、招標(biāo)目標(biāo)任務(wù)說明、技術(shù)規(guī)格、投標(biāo)文件格式和投標(biāo)保證金七項(xiàng)內(nèi)容。第7條招標(biāo)文件的使用1.招標(biāo)文件需由采購(gòu)經(jīng)理審核，經(jīng)過采購(gòu)總監(jiān)審批后才能使用。2.《招標(biāo)邀請(qǐng)書》、《投標(biāo)人須知》、合同條款、招標(biāo)目標(biāo)任務(wù)說明、技術(shù)規(guī)格、投標(biāo)文件格式和投標(biāo)保證金等招標(biāo)文件需在使用之前準(zhǔn)備妥當(dāng)，以便在招標(biāo)過程中隨時(shí)使用。第8條招標(biāo)文件的發(fā)售審批通過之后，招標(biāo)采購(gòu)主管需向通過資格審查的供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件，如果不進(jìn)行供應(yīng)商的資格預(yù)審，可將招標(biāo)文件發(fā)售給任何對(duì)招標(biāo)通告做出回應(yīng)的供應(yīng)商。第9條招標(biāo)文件補(bǔ)充1.招標(biāo)文件發(fā)出后，招標(biāo)采購(gòu)主管如有修改，需將補(bǔ)充文件發(fā)給所有取得招標(biāo)文件的投標(biāo)人，投標(biāo)人收到補(bǔ)充文件后應(yīng)以書面形式給予確認(rèn)。2.招標(biāo)采購(gòu)主管需將補(bǔ)充的招標(biāo)文件進(jìn)行存檔處理。第3章投標(biāo)文件的管理（如果不適用可以刪除或者修改）第10條投標(biāo)文件封存1.招標(biāo)專員在收到供應(yīng)商的投標(biāo)書后，需將投標(biāo)書封存，并交采購(gòu)部檔案室人員進(jìn)行管理，直到召開招標(biāo)會(huì)當(dāng)天方可拆開，不得事先開封，更不得借閱。2.開標(biāo)前，招標(biāo)采購(gòu)主管應(yīng)在公開場(chǎng)合檢查投標(biāo)文件的密封情況。3.由于未及時(shí)封存文件，導(dǎo)致文件丟失，造成投標(biāo)信息泄露，給公司的招標(biāo)工作帶來的損失由采購(gòu)部承擔(dān)。第11條投標(biāo)文件的開標(biāo)開標(biāo)時(shí)，對(duì)于投標(biāo)文件中闡述不清楚的地方，供應(yīng)商可作簡(jiǎn)要解釋，但所作解釋不得超過投標(biāo)文件記載的范圍，或?qū)嵸|(zhì)性改變投標(biāo)文件的內(nèi)容。第12條評(píng)審?fù)稑?biāo)文件評(píng)標(biāo)小組應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件確定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和辦法，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審和比較。第4章招投標(biāo)文件的存檔管理（如果不適用可以刪除或者修改）第13條投標(biāo)文件歸檔1.招標(biāo)結(jié)束之后，招標(biāo)采購(gòu)主管負(fù)責(zé)將招標(biāo)過程中的所有文件移交到采購(gòu)部檔案室，由檔案室人員簽收并統(tǒng)一管理。2.檔案室人員將招標(biāo)文件按照日期、項(xiàng)目及性質(zhì)進(jìn)行整理、分類、登記、存檔備案。第14條借閱管理1.各相關(guān)人員因工作原因需要借閱招投標(biāo)資料時(shí)，可從采購(gòu)部檔案室借閱招投標(biāo)文件的原件。2.為了明確責(zé)任人和使用期限，借閱人員借閱招投標(biāo)文件時(shí)需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)的審核，并經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可借閱，以便責(zé)任明確化、具體化。3.歸還資料時(shí)，檔案室人員需檢查文件，保證資料的完整和清潔，如果文件出現(xiàn)破損和遺失要追究相應(yīng)的責(zé)任。4.公司員工調(diào)離或離職之前，要到采購(gòu)部簽字確認(rèn)是否有借閱記錄，如有，要將借閱的文件資料完整歸還，負(fù)責(zé)人簽字后方可離開。第15條在檔管理1.檔案室人員負(fù)責(zé)對(duì)存檔文件進(jìn)行定期整理和檢查，統(tǒng)計(jì)文件借閱、登記及歸還情況，確保文件的完好性和有效性。2.檔案室人員應(yīng)遵守保密原則，不得外借、刻錄公司文件，對(duì)存放文件的電腦加密。第16條責(zé)任劃分已存檔的文件出現(xiàn)缺少或丟失現(xiàn)象由采購(gòu)部檔案室人員負(fù)責(zé)，已借出的文件發(fā)生缺少或丟失情況由借閱人和該部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。第17條報(bào)廢處理1.資料已過保存期限時(shí)，可報(bào)采購(gòu)