招標文件管理制度第1章總則（如果不適用可以刪除或者修改）第1條目的制定招投標文件管理制度的目的如下。1.使公司的招投標文件資料管理工作實現系統(tǒng)化和規(guī)范化。2.適時收集和整理資料，避免隨時間的流逝而使重要的資料丟失。3.避免因人為疏忽導致文件資料丟失、泄密，使公司受到不必要的損失。4.方便公司各部門隨時借閱，提高工作效率。第2條使用范圍本制度適用于管理公司采購招標過程中公司內部編制的招標文件及其他相關資料，以及供應商的投標文件及相關資料。第3條基本原則公司根據實際情況，在采購部成立檔案室并指定專人管理的公司的招標文件，按照本制度對公司各個項目的招標文件進行規(guī)范化和系統(tǒng)化的管理。第4條術語定義1.本制度所稱招標文件，是指公司向投標人提供的進行投標工作所必需的文件，主要用來闡明需要采購的物資或服務的性質，通報招標程序和規(guī)則，告知訂立合同的條件。2.本制度所稱投標文件，是指投標人的資格預審通過以后，對自己在本項目中準備投入的人力、物力、財力等方面的情況進行描述，以及按照招標文件制定的關于項目報價、具體完成細節(jié)等內容的響應文件。第5條管理職責1.采購總監(jiān)負責審批招標文件。2.采購經理負責審核招標文件，審批存檔文件的借閱與使用情況。3.招標采購主管負責編制招標文件，審核存檔文件的借閱與使用情況。4.招標專員負責接收投標文件，并負責招投標文件的歸檔工作。5.采購部檔案室人員負責招投標文件的在檔管理和借閱管理工作。第2章招標文件的管理（如果不適用可以刪除或者修改）第6條招標文件的編寫1.招標采購主管根據具體情況靈活設置招標文件的結構，進行編寫。2.一般情況下，一份完整的招標文件主要包括《招標邀請書》、《投標人須知》、合同條款、招標目標任務說明、技術規(guī)格、投標文件格式和投標保證金七項內容。第7條招標文件的使用1.招標文件需由采購經理審核，經過采購總監(jiān)審批后才能使用。2.《招標邀請書》、《投標人須知》、合同條款、招標目標任務說明、技術規(guī)格、投標文件格式和投標保證金等招標文件需在使用之前準備妥當，以便在招標過程中隨時使用。第8條招標文件的發(fā)售審批通過之后，招標采購主管需向通過資格審查的供應商發(fā)售招標文件，如果不進行供應商的資格預審，可將招標文件發(fā)售給任何對招標通告做出回應的供應商。第9條招標文件補充1.招標文件發(fā)出后，招標采購主管如有修改，需將補充文件發(fā)給所有取得招標文件的投標人，投標人收到補充文件后應以書面形式給予確認。2.招標采購主管需將補充的招標文件進行存檔處理。第3章投標文件的管理（如果不適用可以刪除或者修改）第10條投標文件封存1.招標專員在收到供應商的投標書后，需將投標書封存，并交采購部檔案室人員進行管理，直到召開招標會當天方可拆開，不得事先開封，更不得借閱。2.開標前，招標采購主管應在公開場合檢查投標文件的密封情況。3.由于未及時封存文件，導致文件丟失，造成投標信息泄露，給公司的招標工作帶來的損失由采購部承擔。第11條投標文件的開標開標時，對于投標文件中闡述不清楚的地方，供應商可作簡要解釋，但所作解釋不得超過投標文件記載的范圍，或實質性改變投標文件的內容。第12條評審投標文件評標小組應當按照招標文件確定的評標標準和辦法，對投標文件進行評審和比較。第4章招投標文件的存檔管理（如果不適用可以刪除或者修改）第13條投標文件歸檔1.招標結束之后，招標采購主管負責將招標過程中的所有文件移交到采購部檔案室，由檔案室人員簽收并統(tǒng)一管理。2.檔案室人員將招標文件按照日期、項目及性質進行整理、分類、登記、存檔備案。第14條借閱管理1.各相關人員因工作原因需要借閱招投標資料時，可從采購部檔案室借閱招投標文件的原件。2.為了明確責任人和使用期限，借閱人員借閱招投標文件時需經部門領導的審核，并經采購部經理簽字批準后方可借閱，以便責任明確化、具體化。3.歸還資料時，檔案室人員需檢查文件，保證資料的完整和清潔，如果文件出現破損和遺失要追究相應的責任。4.公司員工調離或離職之前，要到采購部簽字確認是否有借閱記錄，如有，要將借閱的文件資料完整歸還，負責人簽字后方可離開。第15條在檔管理1.檔案室人員負責對存檔文件進行定期整理和檢查，統(tǒng)計文件借閱、登記及歸還情況，確保文件的完好性和有效性。2.檔案室人員應遵守保密原則，不得外借、刻錄公司文件，對存放文件的電腦加密。第16條責任劃分已存檔的文件出現缺少或丟失現象由采購部檔案室人員負責，已借出的文件發(fā)生缺少或丟失情況由借閱人和該部門經理負責。第17條報廢處理1.資料已過保存期限時，可報采購