英語(yǔ)商務(wù)信函的構(gòu)成和格式

信頭(letterhead/heading)信內(nèi)地址(insideaddress)稱謂(salutation)事由(subjectorcaption)開(kāi)頭語(yǔ)(opensentences)正文(bodyoftheletter)結(jié)尾套語(yǔ)(complementaryclose)簽名(signature)其他I、商務(wù)信函的構(gòu)成

包括發(fā)信人的姓名/廠名，地址，電話，傳真，E-mail/網(wǎng)址，日期等，順序由前到后地址可以寫1-3行，按順序“門牌號(hào)、街道名、市（縣）名（郵編）、省/州名、國(guó)名”注：門牌號(hào)與街道名之間不用逗號(hào)，但城市與國(guó)家之間用逗號(hào)例：KoffitTradeCo.,Ltd.15WesternAvenue,Shanghai,ChinaTel.:+8602188653489Fax:+8602188653569E-mail:koffit@163.com25Jan.,20031、信頭(letterhead/heading)

日期：日/月/年（英）or月/日/年（美）。日期和年份用數(shù)字；月份用英文，且第一個(gè)字母大寫，也可用縮寫形式。例：May1,1998（美）；1May,1998（英）注意：日期一般不用序數(shù)詞，但也可用，讀作“the+序數(shù)詞”前面還可加上“星期幾”，如Thursday,May1,1998（美）1、信頭(letterhead/heading)

星期縮寫：Sun.Mon.Tues.Wed.Thur./Thurs.Fri.Sat.月份縮寫：Jan.Feb.Mar.Apr.MayJun.Jul.Aug.Sep./Sept.Oct.Nov.Dec.1、信頭(letterhead/heading)

與信封上收信人和名稱和地址相同，低于日期地址位置2--4行，書(shū)寫格式與信封相同注意：1)不能隨意增刪公司名稱前的冠詞the2)不能隨意改用繁寫或縮寫，如Company與Co.不能互換例：Mrs.Smith(若為多人，一并列出)WilliamsTradingCo.,Ltd.28HunterAvenue,Denver,CO80206USA

2、信內(nèi)地址(insideaddress)

格式：后面一般用逗號(hào)[英]，有時(shí)用冒號(hào)[美]收信人為公司成員的情況：1)“先生，閣下”用DearSir(s)或Dearsir(s)2)“婦女”用DearMadam(s)或Dearmadam(s)，DearLadies/Lady或Dearladies/lady3)無(wú)具體收件人姓名用DearSir(s)orMadam(s)或Dearsir(s)ormadam(s)

3、稱謂(salutation)

收信人為個(gè)人，應(yīng)在姓名之前加稱謂：Mr.(先生)，Mrs.(夫人)——已婚Ms.(女士)——婚姻狀況不明Miss(小姐)——未婚Pres.(總經(jīng)理、會(huì)長(zhǎng)、總統(tǒng)等)Prof.(教授)

3、稱謂(salutation)

寫信人為使對(duì)方迅速、正確地理解信所談的主題與目的，常在信內(nèi)列出“事由”項(xiàng)，常在Subject下劃?rùn)M線。如：Sub.:BusinessCommunicationsSub.:DelayofdeliverySub.:Requestforpricelists

4、事由(subjectorcaption)

習(xí)慣上，先用客套的語(yǔ)句把對(duì)方上次來(lái)信的日期、主題及簡(jiǎn)單內(nèi)容加以綜述，使對(duì)方一目了然這是答復(fù)哪封信的。若是第一次通信，可利用開(kāi)頭語(yǔ)作自我介紹，并表明目的要求。InresponsetoyourletterofMay15…Yourletterhasreceivedandwe’repleasedtosaythat…Afterreadingyourletter,wedecide…

5、開(kāi)頭語(yǔ)(opensentences)

信文占信紙的四分之三為宜，四周留出一定空白。每行左起第一字要取齊，右起第一字不必一律取齊。一般，另起一段寫正文的結(jié)尾語(yǔ)，如總結(jié)文本所談事項(xiàng)，提示對(duì)收信人的要求等。Thankyouforyourattention.Yourassistanceinthismatterisappreciated.Pleasecallme.Oursupplyislimited.Andnow!Iwouldappreciateyourmailingtheinformationtoday.6、正文(bodyoftheletter)

指寫信人的謙稱，相當(dāng)于“敬上”。結(jié)尾謙稱后必須加逗號(hào)，一般只有第一個(gè)字母大寫7、結(jié)尾套語(yǔ)(complementaryclose)

7、結(jié)尾套語(yǔ)(complementaryclose)美英知道收信人是誰(shuí)Sincerelyyours,

Yourstruly,Yourssincerely,不知道…Faithfullyyours,Yoursfaithfully,長(zhǎng)輩、上級(jí)Respectfullyyours,Gratefullyyours,Yoursrespectfully,Yoursgratefully,親屬或摯友Affectionatelyyours,Lovinglyyours,Yoursaffectionately,Yourslovingly,

簽名由兩部分組成：1）寫信人的簽名：寫在結(jié)尾套語(yǔ)下5行的位置內(nèi)。盡量不要用印章，若用印章，說(shuō)明該信件并非由本人親自過(guò)目，只是通函而已。2）打印出的寫信人的姓名，有時(shí)將職銜一并打印。8、簽名(signature)

常見(jiàn)職銜：ChairmanoftheBoardofDirectors(董事長(zhǎng))Director(董事)StandDirector(常務(wù)董事)[美]GeneralManager(總經(jīng)理)[歐]ManagingDirector(總經(jīng)理)Manager(經(jīng)理)Manageress(女經(jīng)理)HeadofDepartment(部門主管)SectionChief(科長(zhǎng)，處長(zhǎng))8、簽名(signature)

Attn.(Attention縮寫)：位于信內(nèi)地址下面，可加下劃線，指明收信人，提請(qǐng)對(duì)方特定人員注意Ref.No.(Referencenumber的縮寫)，方便以后查閱，位于Attn.下面。

Yourref.No.(你方編號(hào))Ourref.No.(我方編號(hào))9、其他

若有附件(enclosure)，應(yīng)在簽名后注明Encl.或Enc.

如：Encl.:AResumeEncl.3:1.AResume2.APicture3.APri