商務(wù)郵件使用基礎(chǔ)PennyAug.2012不緊急、重要(Email)緊急、重要(Email+電話)不緊急、不重要(聊聊)緊急、不重要(電話)緊急不緊急重要不重要Part1:哪種溝通方式？Part2：5個(gè)W寫出好郵件“我最恨下屬給我發(fā)個(gè)郵件，說一大通也找不著重點(diǎn)在哪里，得來回看好幾遍才有眉目；另一種受不了的是把客戶郵件原樣轉(zhuǎn)發(fā)給我，最后還加上個(gè)FYI，但凡碰到這兩種郵件，我都很抓狂...”一位外企高管的抱怨Who：給什么人發(fā)什么郵件DearBoss“我最欣賞的郵件，一定要是讓人點(diǎn)開10秒鐘就知道它要說什么的那種。首先，它得主題明確，比如<來自某雜志的專題采訪邀請(qǐng)>,<海府城項(xiàng)目進(jìn)程匯報(bào)0928>，看題目就知道輕重緩急，可以分門別類地處理。最怕的是無主題郵件，用的還是附件，就寫兩個(gè)字：內(nèi)詳！要不是發(fā)件人我認(rèn)識(shí)，立馬當(dāng)成垃圾郵件刪掉。等你把附件費(fèi)勁下載下來打開，發(fā)現(xiàn)他就是告訴你，這個(gè)項(xiàng)目一切正常...shit！”一位企業(yè)市場(chǎng)總監(jiān)What：快速讓對(duì)方了解你要說什么When：選對(duì)時(shí)間，發(fā)對(duì)信“最討厭周五下午發(fā)郵件來的人，誰周五沒有安排節(jié)目？”Amy，公關(guān)公司“周一我們是最忙的時(shí)候，又要開例會(huì)，又要盯客戶。郵件？只好往后排排了，相對(duì)來說，周三周四收到的郵件，會(huì)比較有耐心細(xì)心回復(fù)?！盨isi，銀行商務(wù)往來郵件一般周三比較合適；會(huì)議或客戶活動(dòng)邀請(qǐng)，提前7~10天Why：為什么而寫“用公司的郵件系統(tǒng)，最討厭的就是那些群發(fā)郵件，又不是什么重要事，連隔壁部門的一個(gè)普通員工休假也要群發(fā)給我們，拜托，誰要找他？”Shelly，職員Whatever：細(xì)節(jié)，但是最重要郵箱公私分開不要用過于花哨的信紙和背景，造成閱讀障礙，也留下不成熟的印象休假或是公差期間，用自動(dòng)回復(fù)提供緊急聯(lián)系人除非是有必需的理由，盡量不要用強(qiáng)制的“要求回執(zhí)”如果附件文件的格式不常見，請(qǐng)?jiān)谡闹姓f明，以免對(duì)方以為是病毒......Part3：商務(wù)郵件的一般規(guī)范Email一般格式附件(Attachment)正文(Body)稱呼與問候(Hello)主題(Subject)發(fā)送對(duì)象(to,cc,bcc)簽名(Signature)3.1發(fā)送對(duì)象（to,cc,bcc）其他收信人不知道你發(fā)給了bcc通常不使用只需知道，無回復(fù)義務(wù)；如有建議，可以回復(fù)處理這封郵件所涉及的主要問題；對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)收件人to抄送cc密送bcc注意Dos收件人排列規(guī)則：按部門；按職位從高到低、或從低到高只給需要信息的人發(fā)送郵件將CC人數(shù)降至最低，確認(rèn)收信對(duì)象是否需要收到這封信Don’ts非重要的一般性的溝通，不用抄送給直接/間接經(jīng)理細(xì)節(jié)性的討論，不用發(fā)送給高級(jí)管理人員不要來回郵件反復(fù)討論同一個(gè)主題，并發(fā)給全部收件人、抄送人幾種常見的郵件發(fā)送對(duì)象選擇工作計(jì)劃 To:工作計(jì)劃的下達(dá)對(duì)象 Cc:直接上級(jí)、間接上級(jí)項(xiàng)目通報(bào) To:項(xiàng)目小組成員 Cc:項(xiàng)目小組成員的直接上級(jí)、項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)尋求跨部門支持 To:尋求支持的對(duì)象 Cc:他的直接上級(jí)、本部門的直接上級(jí)3.2主題（Subject）主題一目了然空白主題最失禮！可適當(dāng)使用大寫唯一主題惜字如金可根據(jù)內(nèi)容修改回復(fù)標(biāo)題3.3稱呼與問候（Hello）稱呼多個(gè)收件人:大家/各位/All對(duì)方有職務(wù):經(jīng)理不清楚職務(wù):先生/女士不熟悉的人不直呼姓名級(jí)別高于自己的人不直呼姓名Hello,問候開頭:您好！/Hi,結(jié)尾:謝謝！/Thanks,禮多人不怪職業(yè)性3.4正文（Body）郵件內(nèi)容里不可缺少的三個(gè)部分信息：如果想從對(duì)方那里得到我想要的信息，我需要給對(duì)方提供哪些信息我希望對(duì)方采取哪些行動(dòng)措施我需要對(duì)方什么時(shí)候給予回復(fù)3.4正文（Body）

第一段與最后一段是重點(diǎn)

正文結(jié)構(gòu)

不要寫錯(cuò)別字！發(fā)送前檢查

拼寫和檢查

便于閱讀，控制在一屏字體和字號(hào)

可以強(qiáng)調(diào)，避免濫用；多用編號(hào)

突出和強(qiáng)調(diào)具體（日期、時(shí)區(qū)）

日期和時(shí)間

少用:-)、信紙、奇怪的字體...

其它3.4正文（Body）就事論事，避免不必要的感情色彩避免情緒激動(dòng)時(shí)回信（放1-2天）確定是否必須以郵件回復(fù)：如果對(duì)方的內(nèi)容中帶有情緒，最好面對(duì)面回應(yīng)提意見時(shí)，先思考需要哪些相關(guān)人知道，避免擴(kuò)大事態(tài)3.5附件（Attachment）提示：如帶有附件，應(yīng)在正文中提示查看說明：多個(gè)附件時(shí)，正文應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說明命名：附件應(yīng)按有意義的名字命名數(shù)量：不宜超過4個(gè)，較多時(shí)壓縮成一個(gè)文件大?。翰灰顺^2M，如過大，可分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送打開方式：如附件是特殊格式，應(yīng)在正文中說明打開方式3.6簽名（Signature）每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名簽名信息不宜過多簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行同一個(gè)主題多次回復(fù)時(shí)，只用留姓名即可引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如公司的宣傳口號(hào)，切記一定要得體簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配Part4：商務(wù)郵件的回復(fù)和跟蹤4.1商務(wù)郵件的回復(fù)及時(shí)回復(fù)緊急郵件2小時(shí)；一般郵件24小時(shí)；需要復(fù)雜處理時(shí)，回復(fù)預(yù)計(jì)完成時(shí)間；休假時(shí)設(shè)置自動(dòng)回復(fù)針對(duì)性：一次性把問題說清楚保持線索：對(duì)有歷史線索的郵件，不要新建郵件回復(fù)不要蓋高樓：避免同一郵件多次回復(fù)，細(xì)小的事情面談區(qū)分Reply和Replyall：是否需要全部回復(fù)？情緒：情緒高漲時(shí)避免立即回復(fù)郵件；謹(jǐn)慎處理惡意中傷的郵件當(dāng)他人誤送郵件給你時(shí)，盡可能代為傳遞或通知發(fā)件人4.2商務(wù)郵件的跟蹤勿期盼他人會(huì)立即回復(fù)你的信件注意時(shí)間結(jié)點(diǎn)，除特別需要外，要顧及收件人工作的輕重緩急對(duì)重要溝通事項(xiàng)，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對(duì)方重要會(huì)議，會(huì)前向與會(huì)人員提醒開會(huì)時(shí)間如果重要郵件發(fā)出后石沉大海，不一定是對(duì)方不重視，嘗試再次提醒Part5：Outlook的幾個(gè)常用功能5.1會(huì)議邀請(qǐng)（演示）5.1答復(fù)會(huì)議邀請(qǐng)?zhí)崆?5分鐘自動(dòng)提醒5.2設(shè)置自動(dòng)回復(fù)（1）

12.3.5.2設(shè)置自動(dòng)回復(fù)（1’）

3’.5.2設(shè)置自動(dòng)回復(fù)（2）

4.5.6.7.5.3郵件備份5.3打開備份郵件5.4