依法規(guī)范項目檔案管理

山東省檔案局法經(jīng)處

袁俊玲0531-68609110686091151

引言一、文件材料管理決定檔案質(zhì)量二、檔案管理職責三、項目各參建單位檔案管理職責四、項目文件形成質(zhì)量的控制措施五、項目文件材料的管理要求及質(zhì)量標準六、項目文件組卷要求、方法和排列七、案卷編號編目八、照片檔案管理要求九、常見問題解析十、文件材料應歸盡歸習近平總書記

檔案工作是一項非常重要的工作，因為檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)的發(fā)展，都離不開檔案。引言

檔案工作根本目的

建立豐富的檔案資源滿足各方面的需要

檔案材料不夠齊全

沒有及時形成和歸檔利用時查找不到了解掌握檔案產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、質(zhì)量、歸檔等環(huán)節(jié)

掌握決定和制約檔案數(shù)量、質(zhì)量的因素

進行規(guī)范管理，實現(xiàn)工作目標。

一、文件材料管理決定檔案質(zhì)量

1、文件材料概念

在單位各類人員從事的各項實踐活動中產(chǎn)生和形成，記錄和反映實踐活動真實面貌的各種文字、圖紙、照片等文件材料是檔案的前身有歸檔利用價值的移交辦理手續(xù)轉(zhuǎn)化為檔案，進行整理利用在概念上：歸檔前是文件材料辦理手續(xù)歸檔后是檔案

資料的概念

參考的目的而來，一般沒歸檔價值

實踐活動中采納的轉(zhuǎn)化成檔案

在相關(guān)題名或檔案匯報材料中，不要提資料管理

2、實踐活動的全過程管理是檔案齊全完整的決定因素

文件材料是在實踐活動進行過程中產(chǎn)生形成的，文件材料的形成數(shù)量是否齊全、內(nèi)容是否完整、準確和書寫質(zhì)量、各種手續(xù)簽署是否完備都是在過程中進行的，實踐活動結(jié)束后，文件材料的內(nèi)容和數(shù)量也隨之完成，形成的質(zhì)量也既成事實

工程結(jié)束后再進行收集、補手續(xù)或補原始記錄的做法是完全錯誤的

必須同步進行管理文件材料形成積累移交歸檔是業(yè)務工作的組成部分，

是同一活動的兩種形式，是同步進行的，

明確是本職工作，不是額外的一項工作，

不是事后產(chǎn)生、形成、積累的。

3、文件材料移交歸檔（集中管理、使用）

實踐活動結(jié)束或告一段落，文件材料形成基本完成

辦理移交歸檔，轉(zhuǎn)化成檔案實行集中統(tǒng)一管理歸檔是檔案管理利用的前提。

歸檔以后的整理、分類、排架等目的是實現(xiàn)科學、安全管理，提高檔案的利用服務的效果。檔案內(nèi)容、數(shù)量、內(nèi)在質(zhì)量不發(fā)生變化。

檔案的形成數(shù)量、形成質(zhì)量一定在歸檔移交前控制把關(guān)

4、文件材料是實踐活動的承擔者形成的(全員）

單位各類技術(shù)、業(yè)務人員進行生產(chǎn)、技術(shù)、科研、制造等過程中，同時產(chǎn)生形成記錄和反應活動過程的第一手（記錄）文件材料，按要求歸檔就是檔案。

檔案的來源是單位的全體工作人員，做好檔案工作人人有責。

做好檔案工作的關(guān)鍵

全員重視和責任落實

在各項實踐活動過程中有效管理控制

保證文件材料按要求歸檔決定著檔案的齊全、完整、準確決定著檔案工作的根本目標

檔案工作的重點全員檔案責任意識高度強化

在各項實踐活動中

按國家規(guī)定和標準各負其責落實檔案工作責任

項目檔案是項目建設(shè)、生產(chǎn)、安全管理等工程建設(shè)全過程及實體質(zhì)量的真實記錄，也是確保和滿足項目竣工后生產(chǎn)運行、設(shè)備維護、改（擴）建的重要基礎(chǔ)和保障，也是責任追究、工程稽查、財務審計的最原始的憑證。

項目檔案驗收是工程竣工驗收的否決條件，國家規(guī)定一個項目必須驗收的專業(yè)內(nèi)容，

主要包括：安全，環(huán)保、勞動衛(wèi)生、消防、水土保持、檔案等專業(yè)，這些專業(yè)項目不進行驗收，項目不能進行最終驗收

二、檔案管理職責

1987年9月全國人大委員會頒布出臺了《中華人民共和國檔案法》，至今已有28年，檔案工作已逐步走上法制化軌道。

《中華人民共和國檔案法實施辦法》1990年10月24日國務院批準1990年11月19日國家檔案局令第1號發(fā)布

《山東省檔案條例》１９９６年１２月１４日省八屆人大常委會第２５次會議通過《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA／T42—2009）

明確界定和落實檔案職責

檔案管理—全員職責

檔案管理--（項目）業(yè)務部門職責檔案管理—檔案部門職責

（一）全員職責檔案法律法規(guī)明確規(guī)定：“每個公民、公職人員都要自覺執(zhí)行檔案法律法規(guī)，依法履行文件材料形成、積累、整理、向檔案部門歸檔、移交檔案材料的責任和義務，”凡是應歸檔的文件材料（包括各種載體），“要按規(guī)定向本單位檔案機構(gòu)移交，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔”，違反檔案法律法規(guī)的都要追究相應法律責任。

（二）國家規(guī)定：形成單位立卷歸檔規(guī)定

“誰形成、誰立卷、誰移交、誰負責”

檔案行業(yè)標準《企業(yè)檔案工作規(guī)范》DA／T42—2009《國家重大建設(shè)項目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》

DA/T28

《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328—2014

《文件管理國際標準》ISO15489.1（三）各形成單位（部門）職責1、單位各職能部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整、系統(tǒng)負責，2、各職能部門或承辦單位文件材料的形成者應負責積累文件，對歸檔文件的齊全、準確和形成質(zhì)量負責，3、部門或項目的專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔文件，對整理質(zhì)量負責。

這是列入ISO15489.1文件管理國際標準文件形成部門負責人或承辦活動（項目）的單位負責人是歸檔文件質(zhì)量第一責任者，在文件歸檔前應對文件齊全、完整、準確、真實、整理規(guī)范情況進行審查，并簽署歸檔質(zhì)量審查意見。

歸檔文件部門負責人要形成和簽署歸檔質(zhì)量審查意見簽單，以示對歸檔文件材料的質(zhì)量負責，

檔案部門進行歸檔接收時，發(fā)現(xiàn)沒有質(zhì)量審查意見或不符合要求的令其補充或返工。

（四）檔案部門職責1、統(tǒng)籌規(guī)劃檔案工作：規(guī)劃、計劃、召開工作會議、培訓、制定文件歸檔計劃和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等規(guī)章標準、制度并負責貫徹實施。2、監(jiān)督指導各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。3、監(jiān)督、指導、檢查所屬單位(包括派出機構(gòu)和投資的全資、控股單位)的檔案工作，4、對接收的案卷分類、編號、排架、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用，

5、依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。

三、項目各參建單位檔案管理職責

依法規(guī)范項目檔案管理

《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28-2002《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》GB/11822-2008

《國家重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》

《核電檔案文件管理要求》EJ/T1225-2008明確規(guī)定各參見單位、形成部門的檔案管理職責，國家法律、標準、規(guī)范中明確規(guī)定的，必須嚴格執(zhí)行和考核

（一）各參建單位共用職責1、各參建單位檔案工作應在建設(shè)單位的統(tǒng)一領(lǐng)導管理下，對各自承包范圍內(nèi)形成的項目檔案完整、準確、系統(tǒng)負責，2、各參建單位應按照國家歸檔范圍的要求同步完成合同項目文件材料的收集、整理和移交歸檔，3、各參建單位在項目竣工文件收集、整編后，應依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審，經(jīng)建設(shè)單位確認并辦理交接手續(xù)連同審查記錄全部移交建設(shè)單位。

（二）建設(shè)單位職責

建設(shè)單位是項目建設(shè)的法人主體，在項目管理中處于主導地位，檔案部門是項目建設(shè)檔案管理的組織核心和管理中樞。

1、成立機構(gòu)、配備人員落實單位檔案管理職責，同步管理對參建單位進行監(jiān)管、檢查、指導培訓，

成立檔案室，配備專職檔案員，明確職責。建立以檔案室為核心，各職能部門或參建單位、技術(shù)員及各項目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案工作網(wǎng)絡（檔案網(wǎng)絡成員要覆蓋到領(lǐng)導層、管理層、技術(shù)層、各崗位）。明確各層級網(wǎng)絡成員職責和相應的考核措施。

對項目檔案工作進行管理和控制2、制定該項目檔案管理制度統(tǒng)一管理制度和業(yè)務標準，將文件材料管理要求，納入各參建單位責任制，實行全過程管理。

熟知和掌握國家、行業(yè)檔案管理標準、規(guī)范，結(jié)合工程實際制定本項目的檔案管理標準、制度，真正起到指導實際工作的作用。管理方面：文件歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案借閱利用制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案庫房管理制度、檔案保密制度、電子文件管理制度、檔案工作突發(fā)事件應急處置預案等。業(yè)務方面：項目文件整理規(guī)范，檔案分類方案，文件歸檔范圍和檔案保管期限，特殊載體整理規(guī)范等。（細化到項目各階段、各專業(yè)，每個參建單位都有明確歸檔范圍和歸檔要求）。3、建設(shè)單位在簽訂合同時，要明確合同單位的檔案管理責任和檔案的編制質(zhì)量、歸檔時間、份數(shù)及違約責任。

在合同中明確設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的歸檔責任、項目文件的形成質(zhì)量、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數(shù)、歸檔手續(xù)、案卷整理質(zhì)量要求及違約的責任，并對特殊載體檔案（照片、錄像帶、電子文件等）的歸檔工作做出明確規(guī)定。包括：設(shè)計合同、監(jiān)理合同、施工合同、設(shè)備監(jiān)造或購買合同，前期沒有約定的后期要簽訂補充協(xié)議或合同。建設(shè)單位的合同登記簿必須歸檔。（收集合同的依據(jù)，保證管理控制所有合同）

4、組織監(jiān)理單位對各單位提出的設(shè)計變更及執(zhí)行情況進行匯總、審核、提交設(shè)計單位編制竣工圖。

組織監(jiān)理單位匯總、審核設(shè)計更改執(zhí)行情況，并提交設(shè)計單位編制竣工圖。5、建設(shè)單位在竣工文件收集、整編后，應組織竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審，經(jīng)建設(shè)單位確認并辦理交接手續(xù)連同審查記錄全部移交建設(shè)單位檔案管理部門。

5、申報和組織檔案專項驗收按照規(guī)定審查項目檔案，檔案的內(nèi)在質(zhì)量和整理質(zhì)量達到齊全完整系統(tǒng)的標準要求后，申報和組織檔案專項驗收，組織建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、施工單位等形成項目檔案管理情況總結(jié)報告，組織召開檔案專項驗收會議。（三）勘測設(shè)計單位職責1、應按合同約定，收集整理工程地質(zhì)、地形測量、水文、氣象等設(shè)計基礎(chǔ)文件（原址、原貌照片、錄像等）。2、可行性研究、初步設(shè)計階段文件材料。3、技術(shù)交底、圖紙會審、設(shè)計優(yōu)化等。4、施工圖。5、按照合同要求，編制竣工圖、竣工圖總說明和各專業(yè)編制說明6、匯總設(shè)計變更通知和執(zhí)行單匯總一覽表（監(jiān)理審核確認）。設(shè)計變更單組卷保持問題的完整、閉環(huán)。7、經(jīng)項目設(shè)計總負責人審核簽字后移交，對合同約定范圍內(nèi)檔案的形成質(zhì)量和整理質(zhì)量負責。（四）監(jiān)理單位職責1、將設(shè)計、施工、調(diào)試單位形成文件質(zhì)量和案卷質(zhì)量納入工程質(zhì)

量監(jiān)控范圍，負責各參建單位移交檔案的質(zhì)量進行審核確認并簽署審核意見后向建設(shè)單位移交。2、按照合同約定，對項目監(jiān)理活動中形成的文件收集整理，向建設(shè)單位移交。3、監(jiān)理文件按要求整理組卷、經(jīng)項目總監(jiān)理工程師審核簽字后移交，對合同約定范圍內(nèi)檔案的形成質(zhì)量和整理質(zhì)量負責。（五）施工、調(diào)試單位職責1、按合同負責承建范圍內(nèi)施工、調(diào)試文件的收集整理立卷，經(jīng)監(jiān)理單位審核簽署意見后，向建設(shè)單位移交，對合同約定范圍內(nèi)檔案的形成質(zhì)量和整理質(zhì)量負責。2、工程分包時，總包單位負責對分包單位的文件材料進行審核，履行簽字手續(xù)，對檔案的形成質(zhì)量和整理質(zhì)量負責。一級對一級負責。3、負責收集整理實施的設(shè)計變更及閉環(huán)文件和質(zhì)量驗收文件，質(zhì)量缺陷及整改閉環(huán)文件和驗收文件（照片），經(jīng)監(jiān)理單位審核后，移交建設(shè)單位。（六）總承包單位職責

1、按照合同約定的總承包范圍，對承包范圍項目實施管理并對檔案的形成質(zhì)量和整理質(zhì)量負責。2、應設(shè)立項目檔案管理機構(gòu)和網(wǎng)絡，制定管理制度，對分包單位檔案進行檢查、指導。3、對各分包單位的文檔進行匯總，整理立卷、編目，經(jīng)監(jiān)理審核后，向建設(shè)單位移交。4、檔案管理責任和承包范圍工程的質(zhì)量、安全、技術(shù)等業(yè)務要求的責任相一致。（七）工程質(zhì)量監(jiān)督站職責

對各承包商交工技術(shù)文件的完整性和準確性進行最終審查驗收，并督促各參建承包商完成工程質(zhì)量評定等質(zhì)保材料，確保其完整性和準確性，

四、項目文件形成質(zhì)量的控制措施

（一）文件材料歸檔列入各項合同和協(xié)議建設(shè)單位要將檔案管理要求列入各參建單位的合同中，明確各項內(nèi)容和要求，明確歸檔的內(nèi)容、份數(shù)、時間、責任人及違約責任等。（二）組織檔案培訓建設(shè)單位在項目開工時要及時組織各參建單位學習國家、行業(yè)有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、標準規(guī)范，了解掌握項目文件形成、收集、整理、歸檔工作中的要求，明確在項目檔案管理職責和要求，掌握檔案整理收集、整理、組卷的技能和方法。

（三）各參建單位檔案工作實行三納入、四參加：檔案工作“三納入”

1.納入項目管理和工作程序2.納入領(lǐng)導工作議程3.納入有關(guān)人員崗位責任制

檔案人員“四參加”1.參加重要施工和設(shè)備標的招標工作2.參加與項目建設(shè)相關(guān)的會議及質(zhì)量檢查3.參加設(shè)備開箱4.參加工程竣工驗收（四）制定檔案管理辦法明確歸檔范圍和質(zhì)量要求，

依據(jù)國家和行業(yè)規(guī)定和標準，制定該建設(shè)項目檔

案的管理制度和技術(shù)規(guī)范，特別要具體的、明確的提出文件材料的歸檔范圍和質(zhì)量要求

明確勘探設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備監(jiān)造、調(diào)試等所有參建單位歸檔的具體文件內(nèi)容和數(shù)量，

及內(nèi)容完整、簽署完備、載體形式的質(zhì)量要求。

歸檔要求內(nèi)容包括歸檔的范圍、歸檔的份數(shù)、歸檔的手續(xù)、歸檔的時間及檔案分類組卷、整理

標準等。（五）開展項目文件交底

在施工單位進場后配合技術(shù)交底，組織項目文件交底工作，進一步明確施工單位開展項目管理工作的內(nèi)容、流程及項目文件歸檔要求等，做好文件形成質(zhì)量的源頭控制。（六）實施過程跟蹤檢查

各參建單位要結(jié)合工程質(zhì)量、安全、進度等檢查，同時對施工單位項目文件的形成、積累情況進行檢查，提出書面整改意見，跟蹤檢查整改情況。對整改不力，整改不到位的情況及時形成《整改通報》或《工程檔案工作簡報》，并根據(jù)具體情況實行責任考核，促進項目檔案工作。

（七)會議上調(diào)度和通報檔案工作情況

各參建單位要在工作會議、例會上、安全、質(zhì)量等會議上，調(diào)度和通報文件材料管理情況，加強項目文件管理工作的過程管理，對各單位施工文件中存在的問題及時發(fā)現(xiàn)、及時通報，明確整改要求，舉一反三，避免類似問題重復發(fā)生。(八）檔案部門參與工程付款簽字，設(shè)立檔案保證金

建設(shè)單位要采取“檔案部門不簽字，財務部不支付工程款”的措施，或執(zhí)行檔案保證金制度，將一定比例的合同結(jié)算金額作為檔案保證金，確保參建單位移交項目文件的完整性、準確性和系統(tǒng)性。

五、項目文件材料管理要求及檔案質(zhì)量標準（一）項目文件收集的范圍和時間1、項目中形成的文字、圖表、音像、光、磁介質(zhì)等各種形式、各種載體的記錄，具有保存價值的都應收集歸檔。2、前期、施工、竣工、驗收、生產(chǎn)準備等辦理完畢及時歸檔。3、設(shè)備、物資、儀器等應在開箱驗收時登記歸檔，再履行借閱手續(xù)或提供復印件為現(xiàn)場利用。4、施工、調(diào)試單位形成的文件材料，在單位工程完工后歸檔。5、監(jiān)理或監(jiān)造單位形成的文件材料，可按階段歸檔。6、歸檔的份數(shù)應在合同中約定。（二）項目文件質(zhì)量要求

1.項目文件應齊全、完整、準確、系統(tǒng)，簽章手續(xù)完備，內(nèi)容真實可靠，與工程實際相符。2.項目文件應為原件，因故無原件歸檔的永久保存的文件，提供單位應在復印件上加蓋公章。3.項目文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，其載體、書寫及制成材料應符合GB/T11822的規(guī)定。

4.由分承包單位形成的文件，發(fā)包單位應負責審核并簽字，由勞務分包形成的文件，發(fā)包單位應對形成文件承擔全部的質(zhì)量責任并簽字確認，否則視為無效文件。5.用于記錄的專業(yè)施工與驗收表格式文件，應符合現(xiàn)行國家和行業(yè)標準的格式，沒有填寫內(nèi)容的空白格應劃線或加蓋“以下空白”章，以示閉環(huán)。6、文件的記載內(nèi)容和簽署手續(xù)必須與工程進展的時間、地點、責任人一致，杜絕事后編造。如監(jiān)理日志、竣工圖審核和簽字普遍存在事后、代簽問題。

（三）項目檔案質(zhì)量要求

總體要求

檔案的形成數(shù)量要齊全檔案的反映內(nèi)容要完整、準確

檔案的簽署完備、有效檔案的整理系統(tǒng)、規(guī)范1、項目檔案的齊全性：

按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》和行業(yè)有關(guān)規(guī)范所確定的內(nèi)容，將項目建設(shè)施工過程中應歸檔的項目文件收集齊全。--從工程質(zhì)量驗收范圍劃分表出發(fā)，檢查質(zhì)量驗收劃分表中所有單位工程項目是否全部歸檔；--從每個單位工程出發(fā)，檢查單位工程綜合管理文件、施工記錄文件、質(zhì)量驗收文件是否齊全；按施工各工序形成的每份文件是否齊全；--從單份文件出發(fā)，檢查每份文件是否完整、規(guī)范，是否存在缺張少頁現(xiàn)象、是否存在缺少附件現(xiàn)象、是否缺少相應的閉環(huán)文件。（文件的附件、附表）2、項目檔案的完整性：

主要指的是項目建設(shè)全過程中各階段、各步驟、各工序形成的內(nèi)容要保持連續(xù)、完備、齊整，有始有終，不能有頭無尾。請示與批復完整，會議通知與會議文件完整，更改單與執(zhí)行單完整，正文與附件完整。

3、項目檔案的準確性:

檔案內(nèi)容真實反映項目（工程）竣工時的實際情況和建設(shè)過程，做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準確可靠，簽章手續(xù)完備。施工管理文件中的文字內(nèi)容、施工記錄數(shù)據(jù)、總體與局部形成的文件內(nèi)容、設(shè)備圖紙與安裝記錄、竣工圖與現(xiàn)場實際都應準確并與實際相符合，竣工圖的編制符合國家和行業(yè)要求。

第一、竣工圖編制時間竣工圖是工程的實際反映。為確?？⒐D的編制質(zhì)量，要做到邊建設(shè)邊編制竣工圖。以單項工程為單位，按單位工程分階段編制竣工圖。一般在每個單項工程中，竣工圖繪制與工程交工驗收的時間差，應不大于一個月內(nèi)完成。當結(jié)構(gòu)工程完成后，基礎(chǔ)竣工圖；當安裝工程完成后，結(jié)構(gòu)竣工圖都應在一個月內(nèi)繪制完成。

第二、竣工圖編制依據(jù)竣工圖編制以施工圖為基礎(chǔ)，依據(jù)設(shè)計、施工、監(jiān)理、調(diào)試、建設(shè)單位審核簽認的設(shè)計變更通知單、涉及圖紙變更的工程聯(lián)系單、設(shè)計更改的有關(guān)文件以及現(xiàn)場施工驗收記錄和調(diào)試記錄等編制竣工圖。

設(shè)計單位提供的設(shè)計變更文件有：設(shè)計變更單、補充設(shè)計圖、修改設(shè)計圖、技術(shù)交底圖紙和會審記錄、各種技術(shù)會議記錄及其他涉及設(shè)計變更的文件材料；施工單位提供的設(shè)計變更文件有：隱蔽工程驗收單、工程聯(lián)系單、技術(shù)核定單、材料代用單等

收集齊全并匯總竣工圖修改的依據(jù)材料第三、竣工圖的編制要求1、竣工圖修改到位、簽章手續(xù)完備，與竣工驗收時實際情況相符2、建設(shè)單位對竣工圖的編制深度和出圖范圍等要求在合同中約定3、施工圖沒有變動的，由施工單位在原施工圖上逐張加蓋并簽署“竣工圖章”，4、施工圖有一般設(shè)計更改，在原圖上進行更改的，由施工單位更改并進行標注后，逐張加蓋并簽署“竣工圖章”，5、凡重新出圖的，由編制單位逐張加蓋并簽署“竣工圖章”，由編制單位、監(jiān)理單位按要求分別簽署“竣工圖章”。

竣工圖編制要特別做到整體閉合編制所有設(shè)計變更單與執(zhí)行單對應匯總一覽表，

包括：該項目總的更改數(shù)量及每項更改單執(zhí)行情況按專業(yè)或時間順序從第一張更改單與執(zhí)行單，一直排列到最后一張匯總。由竣工圖編制單位負責

第四、竣工圖審核及竣工圖章竣工圖作為工程交工驗收的條件之一，不符合要求的不能交工驗收?？⒐D編制完成后，由建設(shè)單位組織編制單位、監(jiān)理單位、質(zhì)監(jiān)部門進行審核或“三方會審”，形成會審意見，并整改合格后向建設(shè)單位移交。

“竣工圖章”樣式符合國家和行業(yè)標準要求

4、項目檔案的有效性：

歸檔文件是否是原件，文件形成的程序是否有效，是否嚴格按施工工序和驗收程序填寫，文件的簽字印章是否完備，文字字跡、文件制成材料是否有效，施工文件的用表、施工文件的簽署程序是否符合國家、行業(yè)現(xiàn)行標準、規(guī)范的要求等。5、項目檔案的系統(tǒng)性:

是否遵循文件形成規(guī)律和成套性特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》和《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進行了科學分類，合理組卷，做到編目、編號、裝訂規(guī)范。六、項目文件組卷要求、方法和排列

（一）組卷要求1、按文件形成規(guī)律，保持項目的成套型和問題的完整性項目檔案的整理排列結(jié)果，就是項目建設(shè)過程進展順序、內(nèi)容質(zhì)量、驗收等全過程的真實記錄的再現(xiàn)，反映項目的完整性、成套型。2、把相互聯(lián)系的文件材料按有機聯(lián)系組成案卷，一卷的問題相對完整，根據(jù)數(shù)量選擇厚度，2-6cm。請示與報告閉合，正文與附件、更改通知單與執(zhí)行單閉合，質(zhì)量缺陷與整改驗收閉合，會議通知與會議全部材料閉合。3、獨立成冊的保持原貌，不宜拆開。

（二）組卷的方法1、前期文件、項目管理文件竣工驗收文件及生產(chǎn)準備文件應按階段、問題、時間組卷。2、設(shè)計文件應分階段、按專業(yè)的卷冊順序組卷，設(shè)計更改文件應按專業(yè)、時間組卷。3、施工文件按單位工程組卷。4、調(diào)試文件按階段、專業(yè)組卷。5、質(zhì)檢站文件按階段、專業(yè)組卷。6、監(jiān)理文件按階段、時間組卷。7、原材料質(zhì)量證明文件按分專業(yè)按材料種類、型號組卷。8、設(shè)備文件分專業(yè)、按型號組卷。（三）文件排列1、卷內(nèi)文件應批復前請示后，正文前附件后，審批前報批后，文字前圖紙后。2、單位工程文件按三部分：單位工程管理文件、施工記錄和試驗報告、質(zhì)量驗收文件順序排列。

3、單位工程管理文件

單位工程管理文件：應按審查簽字頁、開工審批、施工方案/措施/作業(yè)指導書及交底記錄、設(shè)計更改及材料代用通知單登記表、設(shè)備、材料出廠試驗報告及質(zhì)量證明文件登記表、所用計量器具登記表、竣工驗收報告等順序排列。

施工記錄文件按施工工序排列，強條執(zhí)行記錄排在施工記錄之后排列

4、質(zhì)量驗收文件排列

施工質(zhì)量驗收文件，應按單位工程質(zhì)量驗收劃分表、單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批質(zhì)量驗收排列。報驗單、驗收表在前，與之相應的支撐性記錄在后。5、設(shè)計變更文件單獨組卷排列

應分專業(yè)按流水編號順序排列

每個專業(yè)的設(shè)計變更必須：第一，變更執(zhí)行情況匯總表，第二，設(shè)計更改文件按編號排列，同時附有執(zhí)行情況閉合記錄依次排列。第三，工作聯(lián)系單也可單獨組卷。其案卷排在設(shè)計變更案卷之后。6、原材料質(zhì)量證明文件排列

分專業(yè)、按材料種類、型號整理排列卷內(nèi)文件按質(zhì)量跟蹤記錄、原材料進場報驗單、出廠質(zhì)量證明文件、復試委托單及復試報告順序排列。7、監(jiān)理文件按照管理性文件、監(jiān)理日志、監(jiān)理記錄、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議、監(jiān)理總結(jié)等順序排列。8、機組調(diào)試、試驗文件，按管理性文件、調(diào)試記錄、調(diào)試質(zhì)量驗收文件排列。9、設(shè)備文件按質(zhì)量證明、開箱驗收、設(shè)備技術(shù)文件及隨機圖紙、安裝調(diào)試、運行記錄等循序排列。

七、案卷編號編目

（一）頁號編寫1、有書寫內(nèi)容的編頁號，單面在右下角，背面在左下角，2、按“卷”裝訂的一卷一個（整體），流水號從1開始編頁號，3、按“件”裝訂的，每一件從1編號，每件之間頁號不連續(xù)。（二）卷內(nèi)目錄編寫按文件登記形成的目錄1、序號：一個文件一個序號，按順序填寫，2、文件編號：填寫文號或編號、圖樣編號，3、責任者:文件的形成單位的全稱或規(guī)范簡稱，合同填寫主要責任方，多作者的填寫第一責任者。

4、文件題名（查找利用的主要線索）

填寫文件的全稱，按單位工程整理的，應填寫單位工程名稱，一般包括3要素：單位工程名稱+文件內(nèi)容+文種，常有的寫成：通知、會議紀要、使用說明書不填寫就查找不到

文件題名要體現(xiàn)文件的唯一性特點。5、日期：文件簽署蓋章的日期。6、頁號（頁數(shù)）案卷裝訂：填寫文件首頁頁號，最后一份文件填寫起止頁號。按件裝訂：填寫位份文件的總頁數(shù)。7、備注：與照片的參見號等。

第一、文件題名

文件級目錄—檢索工具有獨立的名稱，內(nèi)容相對完整，能獨立利用

第二、文件題名要反映文件的完整性1、目錄中有請示，排列在其前面的一定是批復。請示、批復必須閉合，有批復的一定有請示，有請示無批復的，原則上按最低保管期限存。2、目錄中的會議通知，排列在后的是一組會議日程、會議簽到、會議材料、會議紀要等。3、目錄中變更通知單，對應變更執(zhí)行單。（三）案卷封面編寫1、可采用外封面和內(nèi)封面兩種形式2、案卷題名：根據(jù)組卷方式和卷內(nèi)文件的內(nèi)容擬寫題名案卷題名應簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

對于按單位工程組卷的，題名由“項目名稱（機組名稱）、單位工程名稱、卷內(nèi)文件內(nèi)容和文種”組成，如XX電廠二期工程主廠房地下結(jié)構(gòu)工程混凝土澆筑養(yǎng)護記錄。

單位工程卷內(nèi)文件擬寫題名時應在文件名稱前加單位工程名稱及分部、分項工程、檢驗批的名稱。3、立卷單位：也是組卷單位的全稱。4、起止日期：填寫卷內(nèi)文件最早的日期與最晚日期。5、保管期限：按保管期限表的規(guī)定填寫。6、密級：按文件的最高密級填寫。7、檔號：由類別號、項目代號、分類號、案卷號組成。（四）案卷脊背

由建設(shè)單位統(tǒng)一規(guī)定格式和內(nèi)容，由立卷單位填寫《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》GB/T11822—2008（五）卷內(nèi)備考表

應標明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

1、立卷人，應由立卷責任者簽名。

2、立卷日期，應填寫完成立卷的時間。

3、檢查人，應由案卷質(zhì)量審核者簽名。

4、檢查日期，應填寫案卷質(zhì)量審核的時間。

5、互見號，應填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號并注明其載體類型。

6、檔號，按同上要求填寫

7、卷內(nèi)備考表，應排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面。

八、照片檔案管理要求

（一）要求1、主題突出：通過拍攝事件的人物、場面、點、面、反映活動或事件的一組照片，2、項目建設(shè)的原始地形地貌，重大活動列入收集范圍，3、照片檔案按內(nèi)容由各承包單位同時拍攝、收集整理移交，4、各承擔單位應將建設(shè)過程的工程照片（隱蔽工程、關(guān)鍵節(jié)點、重要工序、施工質(zhì)量、設(shè)備缺陷等）及時收集與紙質(zhì)檔案一并移交。5、數(shù)碼照片歸檔時，數(shù)碼底片應復制在光盤上與紙質(zhì)一起歸檔，一式三套。（二）整理照片分類可與相同內(nèi)容紙質(zhì)檔案一致或按行業(yè)標準，1、照片應分類，按形成時間、照片順序排列裝冊，（SA）2、施工單位形成的照片檔案應分專業(yè)按單位工程排列裝冊，3、監(jiān)理單位形成照片檔案應分階段，按問題排列裝冊。（三）照片檔案編目

照片檔案按張編目，填寫題名、照片號、光盤號（底片號）參見號等，1、題名：應填寫照片的主題內(nèi)容，反映一項活動、工程進度、質(zhì)量的主題內(nèi)容，2、照片號：反映分類號和排列順序號，3、底片號：照片對應的底片（或光盤）編號，4、參見號：填寫內(nèi)容相同對應紙質(zhì)檔案的編號，5、時間：拍攝年月日。6、攝影者：拍攝人姓名、職業(yè)等。7、文字說明：應準確、簡明揭示照片畫面的內(nèi)容，包括事由、時間、地點、人物、背景、作者等六要素，人物標注到哪排，坐3或右4，單位、職務、姓名等。8、填寫冊內(nèi)目錄、備考表，9、建立照片檔案專題目錄。

九、常見問題解析（一）文件形成方面問題1、文件名稱填寫不規(guī)范不統(tǒng)一：應填寫工程名稱全稱，要揭示單位工程、分部、分項、檢驗批的名稱，要與合同或招標文件中的工程名稱一致。工程項目名稱+單項工程（專業(yè)）/裝置名稱+文件類型

2、驗收表格填寫不閉環(huán)—缺少劃線

正確的做法。驗收記錄表的填寫，無此項內(nèi)容的打“/”來標注，不得空缺。

∕／／／驗收表格填寫不閉環(huán)—未標示“以下空白”

正確的做法：驗收記錄表中沒有填寫內(nèi)容的空白格應標注“以下空白”，以示閉環(huán)。

3、簽名潦草無法辨認，正確的做法：

簽名工整、清晰、可辨認，不準代簽，不得使用印章代替。手工書寫必須用藍黑或碳素墨水。

4、簽名存在打印或代簽現(xiàn)象，正確的做法：手簽、簽名工整、清晰可辨認，不準代簽，不得使用印章代替。手工書寫必須用藍黑或碳素墨水。5、對有復驗的材料，沒有寫明復驗報告編號該圖沒有填寫焊接材料的復檢報告編號、焊工證號。手寫部分是后來補充填寫的。

6、施工方案、作業(yè)指導書的交底記錄不全，沒有交安全和質(zhì)量強條7、檢測報告未蓋CMA檢測專用章正確的做法，既有左下角的報告專用章，又有CMA檢測專用單。8、強條學習培訓人員少，沒有全員培訓，且參加培訓人員簽名未手簽。9、安裝測量記錄未標注測量儀器下圖是錯誤做法，漏寫測量儀器，手寫部分是后加的。10、施工單位名稱填寫不規(guī)范，隨意縮寫

正確的做法：施工單位、分包單位（若有）的名稱填寫單位的全稱，應與合同簽章上的單位名稱一致。11、日期填寫不規(guī)范或空白不填

應該日期規(guī)范填寫，年度部分填滿4位，月份、日期各填滿2位

(二）文件內(nèi)容完整性:

1、設(shè)計更改（聯(lián)系）文件未閉環(huán)設(shè)計變更通知單與設(shè)計變更執(zhí)行反饋單變更單在前，反饋單在后一一對應，

2、工程質(zhì)量整改文件未見閉環(huán)文件

正確的做法如下：兩者一一對應，整改要求在前，整改閉環(huán)情況在后。

工程質(zhì)量整改要求（如質(zhì)量監(jiān)檢記錄、報告）與整改閉環(huán)情況記錄3、缺陷處理文件未見閉環(huán)文件。正確的做法如下：兩者一一對應，通知單在前，處理后的報驗單在后。設(shè)備缺陷處理通知單--設(shè)備缺陷處理報驗單--設(shè)備缺陷處理報告4、安裝測量記錄未標注測量儀器5、施工機械、工器具、計量器具的檢定證書已過期、卻沒有重新檢定6、強制性條文執(zhí)行情況檢查表歸檔不齊全強條執(zhí)行中保溫材料復檢抽樣記錄未寫明所在卷冊號，文件不可追溯，后來手寫補上。（三）文件組卷方面

1、原材料進場報審單與出廠質(zhì)量證明文件、復試委托單、復試報告歸檔不齊全，文件的可追溯性缺失。正確的做法如下：進場報驗單--出廠證明文件--復試委托單--復試報告正確的做法是填寫附件名稱，并附在報審文件之后。2、報審文件的附件缺失或不全3、報審特殊工種人員的證書比所列清單少，排列的順序混亂4、時間邏輯關(guān)系錯誤--開工報告時間與支撐文件的時間邏輯關(guān)系錯誤5、原材料出廠質(zhì)量證明文件不能滿足歸檔要求。

鋼筯、水泥等質(zhì)量證明的復印件經(jīng)簽署“原件存放處”、“簽名”、“日期”（鋼筯質(zhì)量證明復印件還需標明“（爐）批號”、“進貨數(shù)量”）等五個要素并加蓋單位公章后，視為合格件，滿足歸檔要求。

以上五個要素統(tǒng)一采用如下方式簽署：在復印件的相對空白處加蓋紅色方章，手寫簽署。6、原材料進場報審單與出廠質(zhì)量證明文件、復試委托單、復試報告整理不歸范，如按文種整理組卷，割裂了文件之間的內(nèi)在聯(lián)系。7