程序文件編寫方法品質(zhì)部2015年6月15日深圳市冠泰實(shí)業(yè)有限公司一、程序文件的編寫原則(1)程序文件必須是涉及到質(zhì)量管理體系的一個邏輯上的獨(dú)立部分或活動由于程序文件是對質(zhì)量管理體系的某項(xiàng)質(zhì)量活動實(shí)施內(nèi)容、方法和順序要求的規(guī)定，因此程序文件所描述的應(yīng)該是能夠構(gòu)成一個邏輯上獨(dú)立的質(zhì)量活動，這種邏輯上的獨(dú)立可以是質(zhì)量管理體系的一個條款的一部分，或涉及多個相關(guān)的條款。一、程序文件的編寫原則程序文件對質(zhì)量活動應(yīng)規(guī)定目的和范圍，實(shí)施的具體步驟，實(shí)施結(jié)果的處理、反饋，以及在實(shí)施過程中與各部門的關(guān)系等，形成一個邏輯上獨(dú)立的部分一、程序文件的編寫原則(2)程序文件應(yīng)簡練、準(zhǔn)確，具有很強(qiáng)的可操作性的要求程序文件編寫應(yīng)力求簡明，用詞要準(zhǔn)確，避免贅述。要清楚地規(guī)定整個質(zhì)量活動在實(shí)施過程中的每一步驟和環(huán)節(jié)，相關(guān)部門的責(zé)任及其義務(wù)。即使是沒有從事過此項(xiàng)工作的人通過程序文件也能清楚地了解此項(xiàng)質(zhì)量活動的內(nèi)容和過程，并能很快地明確按其流程應(yīng)該做什么和怎樣去做的要求。一、程序文件的編寫原則（3)程序文件不涉及到純技術(shù)性的細(xì)節(jié)問題程序文件是質(zhì)量活動的具體實(shí)施方法和步驟，在實(shí)施某項(xiàng)質(zhì)量活動時，會涉及到一些技術(shù)細(xì)節(jié)和工作細(xì)節(jié)，這些細(xì)節(jié)一般情況下由工作文件來確定。二、程序文件編寫規(guī)則1.目的2.范圍3.職責(zé)4.程序5.附表或記錄6.相關(guān)程序文件三、程序文件編寫的要求1.人員要求編寫程序文件要落實(shí)好編寫人員。選擇合適的編寫人員對程序文件的質(zhì)量起著非常重要的作用。文件編寫人員應(yīng)具備以下條件：1）應(yīng)該是本部門能勝任的代表a.程序文件的編寫，原則上是自己的部門編寫自己的文件，并且編寫人員應(yīng)該是本部門能夠勝任的代表。三、程序文件編寫的要求有些組織在建立文件化的質(zhì)量管理體系時，組織專職編寫人員編寫某些責(zé)任部門的程序文件，這樣的程序文件難以得到實(shí)施，其重要的原因就是因?yàn)闆]有得到實(shí)施部門的認(rèn)可。b.若條件不具備，本部門無勝任編寫者而要由其他人員代為編寫時，所編寫的程序文件在定稿之前，必須經(jīng)過本部門的討論通過和認(rèn)可。三、程序文件編寫的要求2）熟悉所編寫程序的質(zhì)量活動的內(nèi)容和要求：程序文件的編寫人員只有非常熟悉所編程序質(zhì)量活動的編寫內(nèi)容和要求，編寫出的文件才能準(zhǔn)確、全面、具有可操作性。相反，文件編寫人員若不熟悉質(zhì)量活動，所編寫出來的文件盡管在文字上、邏輯上都很好，卻往往由于不符合具體活動的實(shí)際情況，很難指導(dǎo)實(shí)施。三、程序文件編寫的要求3）具備一定的文字能力程序文件編寫要求簡明，用詞準(zhǔn)確。因此編寫人員應(yīng)具備一定的文字能力，把質(zhì)量活動的途徑清楚地表達(dá)出來。三、程序文件編寫的要求2、內(nèi)容要求程序文件的編寫內(nèi)容都包括哪些方面，具體有什么要求，這是在編寫過程中首先碰到的問題。程序應(yīng)闡明影響質(zhì)量的管理人員、操作人員、驗(yàn)證和審核人員的責(zé)任、權(quán)力和相互關(guān)系，說明各種不同活動實(shí)施方法，使用的文件和所進(jìn)行的控制，因此程序文件編寫要對質(zhì)量活動進(jìn)行準(zhǔn)確的敘述，并對質(zhì)量活動中所涉及到的責(zé)任、權(quán)力和相互關(guān)系作出規(guī)定。三、程序文件編寫的要求文件的內(nèi)容主要是規(guī)定質(zhì)量活動應(yīng)做什么，即實(shí)施的方法和步驟，而不是敘述如何做的具體細(xì)節(jié)。這些細(xì)節(jié)在作業(yè)指導(dǎo)書等工作文件中予以規(guī)定。三、程序文件編寫的要求程序文件編寫要用“5W1H分析法”來規(guī)定該項(xiàng)質(zhì)量活動的目的(Why)為什么做、(What)做什么、職責(zé)(Who)誰來做、在何時(When)做、何地(Where)做，如何(How)做即采用什么方法做。包括采用什么設(shè)備、工具、文件、以及如何控制、記錄等等。對于質(zhì)量活動所涉及到的文件應(yīng)注明文件名稱。四、程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及編制方法1.結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)每個程序文件在編寫前應(yīng)先進(jìn)行結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)的方法是：（1）列出每個程序中涉及的活動對應(yīng)的要素要求；（2）按活動的邏輯順序展開；（3）將本企業(yè)的活動方法進(jìn)行分析，并寫入相應(yīng)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容中。四、程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及編制方法2.編寫方法

1)從現(xiàn)行文件分析入手現(xiàn)行的各種企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定等文件中，很多均具有"程序"性質(zhì)，但也有其不足之處，故須以保證質(zhì)量體系有效運(yùn)行為前提，以程序文件的要求為準(zhǔn)則，對這些文件進(jìn)行檢查和修改；四、程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及編制方法2)編制程序文件目錄根據(jù)質(zhì)量體系總體設(shè)計(jì)和對質(zhì)量體系要素逐級展開的質(zhì)量要求，擬定程序文件目錄。以此對照現(xiàn)行的各種文件，確保需新編、改造和完善的程序文件，制定計(jì)劃按輕重緩急逐步編制。3)每個程序文件的結(jié)構(gòu)和格式規(guī)范化a.標(biāo)題和文件編寫：說明開展的活動及其特點(diǎn)；

b.目的：說明為什么要開展這項(xiàng)活動；

四、程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及編制方法e.職

責(zé)：明確由誰負(fù)責(zé)實(shí)施，職權(quán)、接口及其相互關(guān)系；f.工作程序：按5W1H列出開展此項(xiàng)活動的細(xì)節(jié)；g.相關(guān)支持性文件：引用的或與本程序相關(guān)聯(lián)的文件；四、程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及編制方法h.記錄：使用該程序時所產(chǎn)生的記錄和報告；i.表格：程序文件應(yīng)得到本活動有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，并為所有與其作業(yè)有接口關(guān)系的人員所理解，必須經(jīng)過審批，注明修改情況和有效期。五、注意事項(xiàng)1、在編制程序文件的編寫中注意的幾個要點(diǎn)：

a.確定內(nèi)容要求及程序文件目錄

b.初稿必須審查

c.一定要試運(yùn)行后才最終定稿參考例文如下附件：作業(yè)指導(dǎo)書的編寫1.基本要求（1）內(nèi)容應(yīng)滿足5W1H方法：在什么時間使用該作業(yè)指導(dǎo)書：即在哪里使用此作業(yè)指導(dǎo)書；什么樣的人使用該作業(yè)指導(dǎo)書此項(xiàng)作業(yè)的名稱及內(nèi)容是什么；此項(xiàng)作業(yè)的目的是干什么；如何按步驟完成作業(yè)?！白詈?，最實(shí)際”的原則最科學(xué)，最有效的方法：良好的可操作性良好的綜合效果。作業(yè)指導(dǎo)書的編寫(2)數(shù)量應(yīng)滿足：a.并非每一項(xiàng)工作、需要或每份程序文件都需要細(xì)化為若干指導(dǎo)書，只有在缺少指導(dǎo)書可能影響工作或結(jié)果，才有必要編制作業(yè)指導(dǎo)書。b.描述質(zhì)量管理體系的質(zhì)量手冊之中究竟要引用多少個程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書，應(yīng)根據(jù)各部門的要求來確定；培訓(xùn)充分有效時，作業(yè)指導(dǎo)書可適當(dāng)量減少。當(dāng)需要對某一特定產(chǎn)品或特定崗位有具體特殊要求，就可用指導(dǎo)書來做出詳細(xì)規(guī)定。作業(yè)指導(dǎo)書的編寫（3）格式應(yīng)滿足

a.應(yīng)滿足培訓(xùn)要求為目的，不拘一格；b.簡單、明了、可獲唯一理解；c.美觀、實(shí)用。作業(yè)指導(dǎo)書的編寫2、編寫步驟編制作業(yè)流程圖，按照作業(yè)順序編寫作業(yè)指導(dǎo)書。作業(yè)指導(dǎo)書的編寫任務(wù)一般由具體部門承擔(dān)。明確編寫目的是編寫作業(yè)指導(dǎo)書的首要環(huán)節(jié)。當(dāng)作業(yè)指導(dǎo)書涉及其他過程（或工作）時，要認(rèn)真處理好接口。編寫作業(yè)指導(dǎo)書時應(yīng)吸收操作人員參與，并使他們清楚作業(yè)指導(dǎo)書的內(nèi)容。作業(yè)指導(dǎo)書的編寫3.作業(yè)指導(dǎo)書的管理（1）作業(yè)指導(dǎo)書的批準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)按規(guī)定的程序批準(zhǔn)后才能執(zhí)行，一般