公文處理辦法（ZJJS-ZH-02-2006）1目的為提高辦公效率，使公文管理工作規(guī)范化、制度化、科學化，結(jié)合公司實際，特制定本辦法。2適用范圍本辦法適用于公司及下屬各單位。3職責3.1公司綜合事務處是公司公文處理的管理機構(gòu)，主管公司公文處理工作，并負責指導各單位的公文處理工作。3.2公司各處、各單位應配備符合崗位要求的專職或兼職人員負責公文處理工作。3.3公司和各單位要努力提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和有關保密規(guī)定，確保國家秘密和公司商業(yè)秘密安全。4工作內(nèi)容4.1公文種類公司公文種類主要包括：.1決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。.2通知適用于發(fā)布規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉(zhuǎn)下級單位的公文；傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項；任免和調(diào)配干部。.3通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。.4報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。.5請示適用于向上級機關請求指示、批準。.6批復適用于答復下級單位的請示事項。.7意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。.8函適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。.9會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。公司公文劃分為“文件”和“簽報”。.1“文件”是指《中交建設工程公司文件》。.2“簽報”是公司各職能部門向公司領導請示問題或報告工作的一種形式?！昂瀳蟆北仨氂芍鬓k部門負責人親筆簽名，不加蓋印章，送主管領導人原件批回。不得同時抄送幾位領導人或抄送其它單位。4.2公文格式公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。.1涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“秘密”級公文還應當標明份數(shù)序號。.2緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。.3公司發(fā)文標識為“中交建設工程公司文件”。.4發(fā)文字號由公司代字“中交建”、各處（各單位）代字、年份、序號組成。.5上行文應當在首頁發(fā)文字號右側(cè)注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。.6公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題采用前置介詞結(jié)構(gòu)形式，通常使用的介詞是“關于”。.7主送單位指公文的受理單位，應使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。除普發(fā)性文件外，公文一般只能有一個主送單位。應當根據(jù)辦文意圖及受文單位權(quán)限確定主送單位，不要多頭主送和越級主送。.8附件指隨文附上的有關照片、圖表、統(tǒng)計數(shù)字及文字資料，是對正文的補充與參考。公文如有附件（不包括被批轉(zhuǎn)、報送件），應在正文之后、成文日期之前，注明附件的順序和名稱。被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件，也是公文的原件，應隨同下發(fā)，但不必標明“附件”字樣。.9公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。.10成文日期以領導人簽發(fā)的日期或會議通過日期為準。年月日要完整，不能省略。.11公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標明。.12公文應當標明主題詞（見中交建設工程公司主題詞表）。上行文按照上級單位的要求標明主題詞。.13抄送（報）單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。文字從左至右橫寫、橫排。公文中各組成部分的標識規(guī)則（見中交建設工程公司公文格式）。公文用紙采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。4.3行文規(guī)則行文應當確有必要，注重效用。公司及各單位的行文關系，應當根據(jù)隸屬關系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。公司在職權(quán)范圍內(nèi)，可向上級機關、所屬單位或不相隸屬單位行文。公司各部門除綜合事務處外，不得對下一級單位正式行文。向下級單位的重要行文，應當同時抄報直接上級單位。凡是向上級機關請求指示和批準的函件，一律使“請示”文種?！罢埵尽睉斠晃囊皇拢豁椪埵局幌抟粋€問題，以便上級主管部門迅速決策，及時批復；不得把兩個或兩個以上互相沒有關系的問題放在一項請示中；工作請示要按級請示，不能越級請示，特殊情況越級請示，必須同時抄送直接主管部門；一項請示一般只限主送一個上級單位，如需其它部門協(xié)助或知曉的事項，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。主送單位收到請示后，負責牽頭辦理或會簽其它部門后批復。除上級單位領導直接交辦的事項外，不得以公司的名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。同級黨、政、工、團可以聯(lián)合行文，聯(lián)合行文應當確有必要，單位不宜過多。黨政之間不能相互行文。4.4發(fā)文辦理發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。公司發(fā)文程序為：主辦部門承辦人擬稿（負責承辦發(fā)文稿上各項內(nèi)容）→主辦部門領導核稿→主辦部門會簽公司有關部門→綜合事務處核稿→公司主管或分管領導簽發(fā)→綜合事務處登記編號→承辦人校對并簽字→綜合事務處繕印→綜合事務處用印→主辦部門封發(fā)。4.4.2草擬公文應當做到：.1符合國家的方針、政策和法規(guī)以及公司的有關規(guī)定。如提出新的規(guī)章制度，要切實可行并加以說明。.2情況屬實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，稿面整潔，篇幅力求簡短。.3公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關系確定。.4擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。.5人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。.6結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。.7必須使用國家法定計量單位。.8文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱，并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。.9公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。.10應附來文和必要的相關文件、資料。.11承辦人根據(jù)需要，確定主送、抄報、抄送單位，標明正文和附件印數(shù)。發(fā)文審核：發(fā)文審核是指對送領導簽發(fā)的文稿所做的全面審核與修正。.1主辦部門領導審核，重點審核發(fā)文所述事項情況是否屬實，文字表達與所辦理公文原意是否符合，觀點是否明確，條理是否清楚。.2綜合事務處核稿，重點審核發(fā)文稿各項內(nèi)容是否填寫完整，是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求。公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。在不改變原意情況下，綜合事務處可對文稿進行文字加工和適當刪節(jié)。.3公司領導核簽，重點審核行文內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)、方針、政策和有關規(guī)定，以及與公司決定是否一致。擬制公文，對涉及其它部門職責范圍內(nèi)的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調(diào)；仍不能取得一致時，主辦單位可以列明各方理據(jù)，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報公司領導協(xié)調(diào)或裁定。會簽文稿均由主辦部門送轉(zhuǎn)會簽，以會簽部門領導簽字為有效；會簽中如有不同意見，應當協(xié)商一致后送綜合事務處報公司領導。以公司名義制發(fā)的上行文，一般按公司領導分工，由總經(jīng)理或其他主持工作的公司領導簽發(fā)；以公司名義制發(fā)的下行文或平行文，由總經(jīng)理或由總經(jīng)理授權(quán)的其他公司領導簽發(fā)。公文文稿，一經(jīng)履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿，具有正式文件的效用。各單位發(fā)文，未經(jīng)公司領導書面同意，不得以公司名義發(fā)文。公司發(fā)文，由綜合事務處繕印，使用“中交建設工程公司文件”用紙，續(xù)頁應使用A4白紙，標題字號為小2號宋體，正文字號為3號仿宋體。.1公司發(fā)文由承辦人負責校對，校對人要對所校文件文字負責，校對后承辦人要在發(fā)文稿紙“校對人”欄簽字。.2公司上報的公文或其它重要發(fā)文，由綜合事務處進行二校。辦理“簽報”應由部門承辦人使用“簽報”用紙，注明報送的領導，闡明所需簽批事項，并經(jīng)承辦部門領導簽字送綜合事務處收發(fā)人員登記后，分送領導。簽報續(xù)頁可使用A4白紙，字體應為4號宋體或楷體。4.5收文辦理收文辦理指對收到公文的辦理過程。收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。簽收公文應逐件清點，如發(fā)現(xiàn)問題，應當及時向發(fā)文單位查詢，并采取相應的處理措施。登記應當將公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關、來文日期、收文編號等逐項填寫清楚。公司收文，由綜合事務處負責簽收、拆封、登記、分辦；各部門收文，由各部門負責拆封、登記、分辦；注明領導親啟件，送領導簽收。上、下級單位送領導親啟的信函由領導本人拆閱。收到下級單位上報的需要辦理的公文，綜合事務處應當進行審核。審核的重點是：是否應由本單位辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；文種使用、公文格式是否規(guī)范等。分辦公文，應當分清主次緩急，分清閱件與辦件，優(yōu)先處理緊急重要的公文和需要辦理的公文。凡送部門分辦的公文，應及時辦理，需請示領導的事項，應當先提出處理意見后再請示；主送各部門的公文，由部門承辦。經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，綜合事務處根據(jù)文件內(nèi)容，分送公司領導批示或送有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)綜合事務處領導批準后，可以退回承辦單位并說明理由。擬辦公文時，應當按照公司領導分工和部門職責劃分，明確擬辦意見。應當送公司領導批示或閱知的文件主要包括以下方面內(nèi)容：.1上級機關下發(fā)的重要文件；.2涉及公司全局利益或局部重大利益的事項；.3無明確歸口管理部門，需要領導批示的事項；.4特別緊急的需要領導批示的事項；.5領導親自交辦的事項；.6其它需要領導批示或閱知的事項。承辦部門收到交辦的公文后應及時辦理，并在文件批轉(zhuǎn)處理單上簡要簽注承辦的結(jié)果（如已辦復，則注明復文號與復文日期）或有關建議或意見，并簽注姓名和日期。公文辦理中遇有涉及其他部門職責的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商。審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批時間，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。公文簽發(fā)人對所簽發(fā)的公文內(nèi)容全面負責。送公司領導批示或者交有關部門辦理的公文，綜合事務處要負責催辦，并負責將文件辦理結(jié)果迅速、準確報告領導；做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。4.6公文歸檔公文辦理完畢，應根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中交建設工程公司檔案管理辦法》等有關規(guī)定及時整理（立卷）、歸檔。各單位的工程照片、錄像帶、竣工資料、投標文件等須報公司的文件、資料，應當交綜合事務處統(tǒng)一保管。個人不得保存應當歸檔的文件。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔，其他部門保存復制件或其他形式的公文副本。綜合事務處責監(jiān)督、指導文件材料的立卷工作。4.7公文管理公文由公司綜合事務處統(tǒng)一審核、用印、歸檔和銷毀。上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經(jīng)綜合事務處領導批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。絕密電報不得翻印、復印，不得密電明復、明電密復。傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。擬辦、會簽、修改、簽批公文，所用筆墨必須符合存檔要求。書寫文稿，不得用鉛筆、圓珠筆和純藍墨水筆，不得在文稿裝訂線外書寫。公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋公司公章。公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過有關部門鑒別及綜合事務處領導批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。5附件5.1中交建設工程公司公文主題詞表5.2中交建設工程公司公文格式中交建設工程公司公文主題詞表使用說明1《中交建設工程公司公文主題詞表》公司內(nèi)部行文時，為方便公文擬稿人和文件辦理部門標引主題詞，參照《國務院公文主題詞表》編排的。上報公文需使用國務院公文主題詞表。2《中交建設工程公司公文主題詞表》共分7大類，共292個主題詞。3使用時不受類別限制，標引次序應根據(jù)主題詞涵義由小到大，從公文的內(nèi)容到文種，一般標引3至5個。4標引時只能使用表內(nèi)詞；表內(nèi)詞不能拆開使用。公司公文主題詞表1綜合（61個）決定指示通知通報報告請示意見批復紀要會議考察轉(zhuǎn)發(fā)印發(fā)講話匯編總結(jié)經(jīng)驗材料呈報報送方案貫徹函授調(diào)查研究提案建議名單公文印章保密機要檔案信訪行政管理制度出席活動監(jiān)察紀檢貪污受賄廉政黨風機關事務福利房屋住宅工會文體保衛(wèi)治安消防防火綜合治理扶貧信息節(jié)能函2體改規(guī)章（52個）經(jīng)濟體制改革開放產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)承包廠長經(jīng)理任期目標合同租賃拍賣破產(chǎn)公司企業(yè)經(jīng)營變更注冊行業(yè)質(zhì)量產(chǎn)品效益政治思想精神文明職業(yè)道德行業(yè)風氣班組表彰先進法律條例規(guī)定辦法規(guī)則章程細則解釋修訂訴訟宣傳新聞報刊所有制責任制股份制職代會董事會許可證音像3計劃（44個）計劃規(guī)劃投資交通年度指標建設改建擴建改造土地開發(fā)調(diào)整大中型項目清理固定資產(chǎn)論證審查方案機電設備物資鋼材木材撥給更新下達前期補充自籌立項項目建議書可行性研究停緩壓縮規(guī)模追加延長補助裝備合作統(tǒng)計4財務（42個）財務會計預算決算結(jié)算資金外匯留成經(jīng)費價格支出收入收費基金免征減免征收利率稅率費率稅收成本本金利息審計補貼貸款核定盈利虧損撥款擔保集資股份股票證券債務國庫券國有管理費產(chǎn)權(quán)評估5人力資源（46個）人事勞動領導干部黨群職務任免調(diào)動聘任辭退政審培訓錄用職工家屬工人工種工齡職稱評審晉級獎勵處分榮譽稱號機構(gòu)編制定員分配更名休假勞務待遇離休退休社團組織人才保護知識分子工資資金津貼保險醫(yī)療衛(wèi)生療養(yǎng)6工程（21個）工程基建概算機械施工養(yǎng)護招標投標中標開工竣工驗收咨詢監(jiān)理資質(zhì)等級救災設施環(huán)衛(wèi)裝修房地產(chǎn)7科技教育（26個）科技科研技術標準規(guī)范計算機自動化信息成果引進交流展覽專利專家實驗教育學術學位講學專業(yè)職業(yè)學習證書成人進修實習中交建設工程公司公文格式1范圍制發(fā)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標識規(guī)則予以明確規(guī)定。2定義本標準采用下列定義。字標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。2.2行標識公文中縱向距距離的長度單單位。3公文用紙公文用紙采用A44型紙，其成成品幅面尺寸寸為：2100mm×297mmm。4公文中圖文的顏色色未作特殊說明公文文中圖文的顏顏色均為黑色色。5排版、制版、印刷刷與裝訂5.1排版規(guī)格格正文用3號仿宋體體字，一般每每面排22行，每行排28個字。制版要求版面干凈無底灰，字字跡清楚無斷斷劃，尺寸標標準，版心不不斜，誤差不不超過1mmm。印刷要求雙面印刷；頁碼套套正，兩面誤誤差不得超過過2mm。印品品著墨實、均均勻；字面不不花、不白、無無斷劃。5.4裝訂要求求公文應左側(cè)裝訂，不不掉頁。包本本公文的封面面與書芯不脫脫落，后背平平整、不空。兩兩頁頁碼之間間誤差不超過過4mm。騎馬馬訂或平訂的的訂位為兩釘釘釘鋸外訂眼眼距書芯上下下各1/4處，允許誤誤差±4mm。平訂訂釘鋸與書脊脊間的距離為為3mm～5mm；無壞壞釘、漏釘、重重釘，釘腳平平伏牢固；后后背不可散頁頁明訂。裁切切成品誤差±1mm，四角角成90°，無毛茬或或缺損。6公文中各要素標識識規(guī)則本標準將組成公文文的各要素劃劃分為眉首、主主體、版記三三部分。置于于公文首頁紅紅色反線（寬寬度同版心，即即154mm）以上的的各要素統(tǒng)稱稱眉首；置于于紅色反線（不不含）以下至至主題詞（不不含）之間的的各要素統(tǒng)稱稱主體；置于于主題詞以下下的各要素統(tǒng)統(tǒng)稱版記。眉首公文份數(shù)序號公文份數(shù)序號是將將同一文稿印印制若干份時時每份公文的的順序編號。如如需標識公文文份數(shù)序號，用用阿拉伯數(shù)字字頂格標識在在版心左上角角第1行。秘密等級和保密期期限如需標識秘密等級級和保密期限限，用3號黑體字，頂頂格標識在版版心右上角第第1行，兩字之之間空1字；如需同同時標識秘密密等級和保密密期限，用3號黑體字，頂頂格標識在版版心右上角第第1行，秘密等等級和保密期期限之間用“★”隔開。緊急程度如需標識緊急程度度，用3號黑體字，頂頂格標識在版版心右上角第第1行，兩字之之間空1字；如需同同時標識秘密密等級和緊急急程度，秘密密等級頂格在在版心右上角角第1行，緊急程程度頂格標識識在版心右上上角第2行。發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱或或規(guī)范化簡稱稱后加“文件”組成；對一一些特定的公公文可只標識識發(fā)文機關全全稱或規(guī)范化化簡稱。發(fā)文文機關標識上上邊緣至版心心上邊緣為225mm。對于上上報的公文，發(fā)發(fā)文機關標識識上邊緣至版版心上邊緣為為80mm。發(fā)文機機關標識使用用宋體字，用用紅色標識。字字號為初號。發(fā)文字號發(fā)文字號由公司代代字“中交建”、有關部門門代字、年份份和序號組成成。發(fā)文機關關標識下空2行，用3號仿宋體字字，居中排布布；年份、序序號用阿拉伯伯數(shù)碼標識；；年份應標全全稱，用“[]”括入；序號號不編虛位（即1不編001），不加“第”字。發(fā)文字號之下4mmm處印一條條與版心等寬寬的紅色反線線。簽發(fā)人上報的公文需標識識簽發(fā)人姓名名，平行排列列于發(fā)文字號號右側(cè)，發(fā)文文字號居左空空1字，簽發(fā)人人姓名居右空空1字；簽發(fā)人人用3號仿宋體，簽簽發(fā)人后標全全角冒號，冒冒號后用3號楷體標識識簽發(fā)人姓名名。主體公文標題紅色反線下空2行行，用小2號宋體字，可可分一行或多多行居中排布布；回行時，要要做到詞意完完整，排列對對稱，間距恰恰當。主送機關標題下空1行，左左側(cè)頂格用3號仿宋體字字標識，回行行時仍頂格；；最后一個主主送機關名稱稱后標全角冒冒號。如主送送機關名稱過過多而使公文文首頁不能顯顯示正文時，應應將主送機關關名稱移至版版記中的主題題詞之下、抄抄送之上，標標識方法同抄抄送。公文正文主送機關名稱下一一行，每自然然段左空2字，回行頂頂格。數(shù)字、年年份不能回行行。附件公文如有附件，在在正文下一行行左空2字用3號仿宋體字字標識“附件”，后標全角角冒號和名稱稱。附件如有有序號，使用用阿拉伯數(shù)字字（如“附件：1.××××××）；附件名名稱后不加標標點符號。附附件應與公文文正文一起裝裝訂，并在附附件左上角第第1行頂格標識“附件”，有序號時時標識序號；；附件的序號號和名稱前后后標識應一致致。如附件與與公文正文不不能一起裝訂訂，應在附件件左上角第1行頂格標識識公文的發(fā)文文字號并在其其后標識附件件（或帶序號號）。成文時間用漢字將年、月、日日標全；“零”寫為“○”。公文生效標識.1單一發(fā)文印印章單單一機關制發(fā)的公公文在落款處處不署發(fā)文機機關名稱，只只標識成文時時間。成文時時間右空4字；加蓋印印章應上距正正文2mm～4mm，端正正、居中下壓壓成文時間，印印章用紅色。當印章下弧無文字字時，采用下下套方式，即即僅以下弧壓壓在成文時間間上；當印章章下弧有文字字時，采用中中套方式，即即印章中心線線壓在成文時時間上。.2特殊情況說說明當公文排版后所剩?？瞻滋幉荒苣苋菹掠≌挛晃恢脮r，應采采取調(diào)整行距距、字距的措措施加以解決決，務使印章章與正文