江西XX房地產(chǎn)公司公文管理制度文件編號(hào)版次頁(yè)次分頁(yè)編號(hào)：發(fā)行日期1．目的：為了促使使公司公文管管理做到準(zhǔn)確確、及時(shí)、安安全、規(guī)范，特特制定本制度度。2．適用范圍：全全公司3．管理職責(zé)：公司司的公文由綜綜合管理部統(tǒng)統(tǒng)一收發(fā)、送送達(dá)、傳遞、用用印、立卷和和歸檔。各部部門都必須嚴(yán)嚴(yán)格執(zhí)行公文文管理的程序序，按職權(quán)范范圍認(rèn)真做好好公文管理中中的各項(xiàng)工作作，嚴(yán)格執(zhí)行行有關(guān)保密規(guī)規(guī)定，提高公公文處理工作作的效率和質(zhì)質(zhì)量。4．公文的種類本公司常用的公文文種類可以分分下以下九種種：4．1決定、決決議、會(huì)議紀(jì)紀(jì)要4．1．1對(duì)公司的重要事項(xiàng)項(xiàng)或重大行動(dòng)動(dòng)做安排用“決定”。4．1．2經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并并要求貫徹執(zhí)執(zhí)行的事項(xiàng)用用“決議”。4．1．3傳達(dá)重要會(huì)議所議議定的事項(xiàng)和和主要精神，要要求與會(huì)單位位共同遵守、執(zhí)執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。4．2指指示對(duì)下級(jí)單位布置工工作，闡明工工作活動(dòng)的指指導(dǎo)原則用“指示”。4．3公公告公司決定的重要事事項(xiàng)，需向外外宣布，用“公告”。4．4通通告公司決定在一定范范圍內(nèi)公布應(yīng)應(yīng)當(dāng)遵守的事事項(xiàng)，用“通告”。4．5通通知發(fā)布公司重要決定定，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)級(jí)部門、同級(jí)級(jí)部門和不相相隸屬單位的的公文，特批批下級(jí)部門的的公文，要求求下級(jí)部門辦辦理和需要周周知或共同執(zhí)執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。3．6通報(bào)表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)錯(cuò)誤，傳達(dá)重重要情況，用用“通報(bào)”。3．7報(bào)告、請(qǐng)請(qǐng)示3．7．1向上級(jí)部門匯報(bào)工工作，反映情情況，提出建建議用“報(bào)告”。3．7．2向上級(jí)部門請(qǐng)求指指示，并需批批復(fù)的用“請(qǐng)示”。3．8批復(fù)下級(jí)部門提出請(qǐng)示示后，答復(fù)請(qǐng)請(qǐng)示事項(xiàng)，用用“批復(fù)”。3．9函各子公司之間相互互商洽工作、詢?cè)儐?wèn)和答復(fù)問(wèn)問(wèn)題，向外單單位聯(lián)系公務(wù)務(wù)、洽談工作作事項(xiàng)，用“函”。4．公文的格式公文一般由標(biāo)題、主主題詞、正文文、發(fā)文字號(hào)號(hào)、簽發(fā)人、秘秘密等級(jí)、緊緊急程度、印印章、主送單單位、抄送單單位、印發(fā)單單位、發(fā)文時(shí)時(shí)間及附件等等部分組成。4．1公文標(biāo)標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概概括公文的主主要內(nèi)容，一一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)發(fā)文單位、事事由和文種，除批轉(zhuǎn)規(guī)章制制度性文件外外，一般不加加書(shū)名號(hào)。4．2發(fā)文字號(hào)，包括單單位代號(hào)、年年號(hào)、順序號(hào)號(hào)。4．3保密公公文應(yīng)分別標(biāo)標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。4．4緊急公公文應(yīng)分別標(biāo)標(biāo)明“特急”、“急”。4．5公文除除會(huì)議紀(jì)要外外，應(yīng)加蓋印印章。4．6請(qǐng)示一一般只寫(xiě)一個(gè)個(gè)主送單位，如如需同時(shí)送其其他單位，應(yīng)應(yīng)用抄報(bào)形式式。4．7發(fā)文單單位應(yīng)寫(xiě)單位位全稱或規(guī)范范化簡(jiǎn)稱，幾幾個(gè)單位聯(lián)合合發(fā)文，應(yīng)將將主辦單位排排列在前。4．8會(huì)議通通過(guò)的文件（指指決定、決議議），應(yīng)在標(biāo)標(biāo)題上、正文文前注明會(huì)議議名稱和通過(guò)過(guò)日期。4．9文字從從左到右橫寫(xiě)寫(xiě)、橫排。4．10公文文紙一般用A4復(fù)印紙，左左側(cè)裝訂，裝裝訂時(shí)公文紙紙張的地方，翻翻頁(yè)口邊要齊齊整。4．11文件標(biāo)題一一律用二號(hào)宋宋體字，正文文使用三號(hào)仿仿宋體字。4．12公文如有附件，應(yīng)應(yīng)在正文之后后，注明附件件名稱和順序序。5．行文規(guī)范5．1公司的的行文關(guān)系，應(yīng)應(yīng)根據(jù)各自隸隸屬關(guān)系和職職權(quán)范圍確定定。5．2公司各各部門在自己己的權(quán)限內(nèi)，可可以互相行文文，可以同下下一級(jí)公司有有關(guān)業(yè)務(wù)部門門互相行文。5．3各子公公司之間的重重要行文，應(yīng)應(yīng)抄報(bào)集團(tuán)總總裁綜合管理理部。5．4凡部門門之間對(duì)有關(guān)關(guān)問(wèn)題未協(xié)商商一致時(shí)，一一律不得各自自向下行文。5．5各子公公司可以聯(lián)合合行文。5．6請(qǐng)示的公文，一般般應(yīng)一文一事事。5．7受雙重重管理的公司司上報(bào)公文，應(yīng)應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫(xiě)寫(xiě)明主報(bào)單位位和抄報(bào)單位位，由主報(bào)單單位負(fù)責(zé)答復(fù)請(qǐng)示的問(wèn)題題，上級(jí)主管管單位向雙重重管理的下級(jí)級(jí)單位行文時(shí)時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄抄送另一上級(jí)單位。6．公文辦理6．1發(fā)文管理程流流程權(quán)責(zé)單位相關(guān)文件相關(guān)表單草擬文稿草擬文稿正式擬稿正式擬稿呈批簽發(fā)核稿呈批簽發(fā)核稿裝封待發(fā)加蓋印章打印文件注發(fā)裝封待發(fā)加蓋印章打印文件注發(fā)登記分發(fā)登記分發(fā)各部門檔案管理員綜合管理部主任總經(jīng)理檔案管理員行政秘書(shū)檔案管理員檔案管理員檔案管理員公文管理制度發(fā)文登記表江西福澤公司公文管理制度文件編號(hào)版次頁(yè)次分頁(yè)編號(hào)：發(fā)行日期6．1．1擬稿。擬稿分兩步步，首先由各各部門主管草草擬文稿，表表達(dá)出文件的的意圖，然后后由文秘按照照草擬內(nèi)容，擬擬寫(xiě)出正式的的文件稿。草草擬公文應(yīng)注注意事項(xiàng)：6．1．1．1要符合國(guó)家的法律律、法規(guī)，符符合政府的方方針、政策及及有關(guān)規(guī)定。6．1．1．2情況要確定，觀點(diǎn)點(diǎn)要明確，條條理要清楚，層層次要分明，文文字要精煉，書(shū)書(shū)寫(xiě)要工整，標(biāo)點(diǎn)要要準(zhǔn)確，篇幅幅要求簡(jiǎn)短。6．1．1．3人名、地點(diǎn)、數(shù)字字、引文要準(zhǔn)準(zhǔn)確，時(shí)間應(yīng)應(yīng)寫(xiě)具體的年年月日。6．1．1．4公文中的數(shù)字，除除發(fā)文字號(hào)、統(tǒng)統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃劃表、序號(hào)、百百分比、專用用術(shù)語(yǔ)和其他必須用阿阿拉伯?dāng)?shù)碼者者外，一律用用漢字書(shū)寫(xiě)。在在同一文件中中，數(shù)字的使用應(yīng)前后一一致。6．1．1．5引用公文應(yīng)注明發(fā)發(fā)文時(shí)間、機(jī)機(jī)關(guān)、標(biāo)題和和文號(hào)。6．1．1．6用語(yǔ)要準(zhǔn)確、規(guī)范范。在使用簡(jiǎn)簡(jiǎn)稱時(shí)，應(yīng)先先用全稱，并并加以說(shuō)明。6．1．1．7公司發(fā)出的公文，由由公司總裁或或其委托人簽簽發(fā)。6．1．1．8審批公文要認(rèn)真、負(fù)負(fù)責(zé)，文件主主批人要簽署署自己的意見(jiàn)見(jiàn)、姓名和時(shí)時(shí)間。6．1．1．9公司各部門需要以以公司名義發(fā)發(fā)出的公文，文文件起草完后后，統(tǒng)交辦公室核稿，以便統(tǒng)統(tǒng)一編排文號(hào)號(hào)和分發(fā)。6．1．1．10上報(bào)的公文，如不不符合本規(guī)定定的，綜合管管理部可退回回呈報(bào)單位。6．1．1．11傳遞秘密公文時(shí)，必必須采取相應(yīng)應(yīng)的保密措施施，確保文件件安全。6．1．2核稿。擬稿后，應(yīng)應(yīng)將稿件交綜綜合管理部主主任進(jìn)行核稿稿，檢查內(nèi)容容是否準(zhǔn)確反反映總經(jīng)理的意圖，語(yǔ)語(yǔ)法文字是否否規(guī)范，格式式是否符合要要求，文種及及標(biāo)題是否合合適等。6．1．3簽發(fā)。涉及公司整整體事務(wù)或冠冠以公司名義義的文件，必必須由總經(jīng)理理簽發(fā)。簽發(fā)發(fā)人對(duì)文件負(fù)負(fù)有完全責(zé)任任。簽發(fā)內(nèi)容容是：發(fā)送單單位、閱讀范范圍、密級(jí)程程度、緩急要要求等。6．1．4注發(fā)。文稿經(jīng)過(guò)簽簽發(fā)，正式文文件已經(jīng)形成成，進(jìn)入注發(fā)發(fā)階段。一是是要對(duì)文稿進(jìn)進(jìn)行編號(hào)；二是確定定發(fā)出日期；；三是確定文文件的印刷方方法。6．1．5打印。打印文件時(shí)時(shí)，應(yīng)先打出出樣稿，經(jīng)過(guò)過(guò)與原稿校對(duì)對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤誤后才可按所所要求的份數(shù)打印出出來(lái)。密級(jí)文文件或事項(xiàng)由由該部門主管管負(fù)責(zé)印制。6．1．6蓋印。文件需要加加蓋印章后才才能發(fā)送，印印章是公司發(fā)發(fā)文有效的憑憑證。蓋章由由檔案管理員負(fù)責(zé)執(zhí)執(zhí)行，所蓋的的印章應(yīng)清晰晰端正。密級(jí)級(jí)文件由其制制發(fā)部門制成成正本、副本本兩份；加蓋蓋相應(yīng)的標(biāo)識(shí)識(shí)。一份由制制發(fā)部門分門門別類加以保保管，另一份份由綜合管理理部主任保管管。6．1．7裝封與分發(fā)。將文文件分別裝入入信封，寫(xiě)好好收文單位，并并按需要加蓋蓋密級(jí)、急件、掛號(hào)等印章；；發(fā)出文件前前必須填寫(xiě)《發(fā)發(fā)文登記表》，并并由發(fā)出人簽簽字。密級(jí)文文件的制發(fā)部部門應(yīng)備有發(fā)發(fā)文簿，文件件送達(dá)至有關(guān)關(guān)部門時(shí)，必必須請(qǐng)收件人人簽字蓋章。集集團(tuán)總部及子子公司之間進(jìn)進(jìn)行文件的來(lái)來(lái)往傳送或郵郵寄時(shí)，應(yīng)采采用親啟信函函方式，必要要時(shí)應(yīng)采用掛掛號(hào)信函方式式。公司內(nèi)密密級(jí)文件的傳傳遞，除責(zé)任任者自行攜帶帶方式外，必必須加封后傳傳遞。不能以以文件方式傳傳遞的秘密事事項(xiàng)必須由直直接關(guān)系者親親自傳達(dá)。向向公司外分發(fā)發(fā)及傳送密級(jí)級(jí)文件或公司司外密級(jí)文件件以及秘密事事項(xiàng)，由制發(fā)發(fā)部門主管負(fù)負(fù)責(zé)，請(qǐng)專門門速遞公司進(jìn)進(jìn)行分發(fā)和傳傳送，但必須須履行傳送和和送達(dá)規(guī)定的的手續(xù)。6．1．8歸檔。指打印的文文件底稿應(yīng)進(jìn)進(jìn)行歸檔妥善善保管。6．2．1簽收與登記。來(lái)件件經(jīng)過(guò)清點(diǎn)檢檢查無(wú)誤后應(yīng)應(yīng)辦理簽收，然然后根據(jù)文件件的類別進(jìn)行分類登記。公司司文秘簽收文文件要逐一清清點(diǎn)，重要文文件要逐頁(yè)查查點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及及時(shí)向發(fā)文單單位查詢并采采取相應(yīng)措施施，急件要注注明簽收的具具體時(shí)間，發(fā)發(fā)傳真時(shí)要問(wèn)問(wèn)清接收人的的部門、姓名名、接收時(shí)間間，并一一作作好登記，以以備查詢。登登記文件須將將標(biāo)題、密級(jí)級(jí)、發(fā)文字號(hào)號(hào)、緩急時(shí)限限，來(lái)文單位位、發(fā)往單位位、件數(shù)、收收發(fā)時(shí)間及處處理等逐項(xiàng)登登記清楚，以以利于查詢。分分發(fā)文件要嚴(yán)嚴(yán)格按批辦范范圍進(jìn)行。時(shí)時(shí)限性強(qiáng)的要要及時(shí)分送，以以免壓誤。確確定文件的分分送與傳閱范范圍，一般由由綜合管理部部主任負(fù)責(zé)，如如果所收文件件份數(shù)不夠分分送傳閱，還還要加印復(fù)制制。印制文件件要遵守時(shí)限限要求，保證證質(zhì)量。密級(jí)級(jí)文件須經(jīng)制制發(fā)部門主管管同意后方可可復(fù)制。密級(jí)級(jí)文件復(fù)制時(shí)時(shí)，制發(fā)部門門應(yīng)將復(fù)制件件數(shù)量在原件件或副本上詳詳細(xì)記錄，并并在送達(dá)發(fā)文文簿上記載復(fù)復(fù)制件的去向向。6．2．2閱文、擬辦。閱讀讀文件，了解解內(nèi)容。擬文文要根據(jù)內(nèi)容容、密級(jí)和工工作需要確定定文件主批人人、印發(fā)范圍圍，急件要及及時(shí)處理。報(bào)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批批示的文件，一一般應(yīng)由綜合合管理部主任任提出擬辦意意見(jiàn)，并附有有關(guān)背景材料料，供總經(jīng)理理審批時(shí)參考考傳閱文件，要要嚴(yán)格登記手手續(xù)，隨時(shí)掌掌握文件去向向，避免漏傳傳，誤傳和延延誤。文件傳傳閱要及時(shí)催催閱（退）。6．2．4批文。來(lái)文如提出出了辦理問(wèn)題題的要求，需需要分派公司司某個(gè)部門去去具體執(zhí)行和和辦理，由總經(jīng)理批批文確定承辦辦單位及協(xié)辦辦單位。6．2．5承辦?？偨?jīng)理批示示的具體承辦辦部門，應(yīng)認(rèn)認(rèn)真閱讀文件件，領(lǐng)會(huì)貫徹徹、執(zhí)行的要要點(diǎn)，按要求求完成承辦任任務(wù)。如果所所承辦的事情情重大，本部部門難以獨(dú)立立辦好，則應(yīng)應(yīng)速說(shuō)明理由由，請(qǐng)求上級(jí)級(jí)安排協(xié)辦單單位配合執(zhí)行行。6．2．6催辦。綜合管理部部主任應(yīng)及時(shí)時(shí)督促所需辦辦的事情，及及時(shí)將承辦部部門辦理情況況的信息反饋饋給總經(jīng)理。6．2．7辦復(fù)。來(lái)文中提出出需辦復(fù)的，公公司在承辦結(jié)結(jié)束后，應(yīng)向向來(lái)文單位作作答復(fù)。6．2．8文件主批人要簽署署自己的意見(jiàn)見(jiàn)、姓名和時(shí)時(shí)間。7．文件的立卷和歸歸檔7．1文件辦辦完后，應(yīng)根根據(jù)文書(shū)立卷卷、歸檔的有有關(guān)規(guī)定，及及時(shí)將公文稿稿、正本和有有關(guān)材料整理立卷。7．2文件立立卷應(yīng)份類整整理，保證齊齊全、完整、正正確反映本公公司的主要工工作情況，便便于保管、查查找和利用。8．相關(guān)表單8．1《發(fā)文文登記表》8．2《發(fā)文文審批單》8.3《收收文登記表》發(fā)文登記表日期發(fā)往單位文件名稱及文號(hào)數(shù)量密級(jí)經(jīng)辦人制表：主管：年月日發(fā)文審批單文件編號(hào)莆恒豐字字[]第號(hào)份