員工人事檔案及個人信息檔案管理制度1、目的為了加強公司人力資源的管理，使員工的招聘、錄用、調配、培訓和考核等工作有序進行，提高管理的效率，特制訂本制度。公司員工人事檔案委托永州市政府相應人事部門代管。員工轉正后，應在兩個月內將個人檔案、社會保險等人事關系轉入公司，如戶口檔案不在永州或有特殊情況的，公司將酌情處理，經(jīng)公司特批后可報銷其個人存檔費用。公司將為在公司服務的所有員工建立個人信息檔案資料，使員工在本公司工作期間具有完整的個人信息記錄。公司在招聘員工正式錄用后，應分兩種情況建立在職員工個人信息檔案，由員工填寫“員工登記表”或“錄聘員工（試用期）審批表”，并提供相應的各種證明及文件資料包括但不局限于身份證及戶口本、學歷證明、專業(yè)證書、待業(yè)證明等文件的復印件，與公司與員工簽訂的勞動合同書一并，作為個人信息檔案的初始資料。公司員工的個人信息檔案資料實行統(tǒng)一管理規(guī)范標準、分級管理和保存的模式，公司各部門員工、管理人員和重要崗位的技術人員的個人信息檔案由公司綜合部統(tǒng)一管理和保存。2、個人信息檔案管理的內容員工個人信息檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括：個人履歷。記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)生變化進程的履歷、自傳材料。個人檔案記錄。員工人事檔案中記載的員工過去曾經(jīng)工作或共160頁第1共160頁第1頁起草人：1個人勞動合同。員工被公司正式錄用后，必須由公司與員工簽訂勞動用工合同并將其存入個人檔案。個人登記表。員工進入公司后，由員工本人填寫“員工登記表”或“錄聘員工（試用期）審批表”其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經(jīng)歷、主要工作及項目經(jīng)驗、特長及專業(yè)技能及所獲證書、獎懲記錄等項目。個人證明文件。包括但不局限于員工戶籍證明、學歷證明、職稱證明、專業(yè)證書、體檢證明、離職（或待業(yè)）證明等證明文件。個人咨詢變化登記。項目內容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向綜合部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保綜合部掌握正確無誤的資料。工人事及個人信息檔案的保密管理公司綜合部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，必須盡快到各地方政府相應人事部門辦理人事托管手續(xù)，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。公司為全部員工建立的個人信息檔案，公司有義務為其保密，在公司內部只有主管其的上一級領導及以上級領導或人力資源相關人員有資格按照相關權限查閱，除非應其個人要求或公司爭得其個人同意，不得向任意第三方轉送。工個人信息檔案的使用共160頁第共160頁第2頁起草人：2決策層的使用。公司執(zhí)行機構調閱相關人員的員工信息檔案資料考察公司中層管理人員，了解員工的基本結構情況，為公司人力資源的優(yōu)化配置正確決策。工作調配的使用。員工信息檔案為公司各部門提供人力資源咨詢的支撐，為用人部門提供各種人事方面的基本情況。人力資源規(guī)劃的使用。綜合部對員工信息檔案進行統(tǒng)計分析，了解公司人員結構的變動情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。綜合部要認真做好員工信息檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實的基礎。工培訓檔案管理員工培訓檔案是對員工自進入集團公司工作開始所參與過的各種培訓活動的詳細記錄，員工培訓記錄的內容包括：入職前的培訓。在職前訓練中，員工接受各種專業(yè)培訓課程的課程名稱、內容、時間、出勤記錄、參加有關考試的試卷、培訓員對員工的培訓評語以及員工參加職前訓練后的心得體會或總結報告等。崗上培訓。在崗位培訓中，員工參與的專業(yè)培訓課程考勤記錄、課程情況、考試成績、評語表格、總結報告等。自學培訓。在工作期間，員工自己參加社會上舉辦的各類業(yè)余進修課程的成績報告單與結業(yè)證書復印件等有關材料。員工培訓檔案將與其員工個人信息檔案一起被公司綜合部作為對員工晉升、提級、加薪時的參考依據(jù)。員工的培訓檔案也是公司綜合部發(fā)掘與調配人才的原始依據(jù)。共160頁第共160頁第3頁起草人：36、員工業(yè)績檔案管理建立員工工作業(yè)績檔案，對各階段員工工作進行評價和考核，對其主要表現(xiàn)記入檔案?？己藰藴适且罁?jù)崗位描述中的職責范圍等內容，考核工作由各部門進行，最后由綜合部匯總。建立員工工作業(yè)績檔案的目的是便于對員工正確地評價，對工作突出、成績和貢獻較大者要給予表揚、獎勵、晉級等。對工作不踏實、消極怠工、屢屢出現(xiàn)差錯者要進行批評、處罰、降級或撤職。員工工作業(yè)績檔案的內容，主要有以下幾個部分：考評記錄。主要是“員工工作表現(xiàn)評估表”。公司實行制度化的評估工作，對員工工作表現(xiàn)定期定時進行考評?？荚u記錄可比較全面地反映出員工的工作概況，具有重要的查考作用；出勤記錄。員工每月的考勤統(tǒng)計按年度匯總歸納，以專設的統(tǒng)計表格形式存入員工工作檔案。員工出勤情況記錄是員工工作態(tài)度的反映側面，體現(xiàn)了員工對企業(yè)的忠誠和對工作的責任感；獎懲記錄。員工在日常工作中表現(xiàn)突出或違反紀律而受到各種獎勵或處罰的記錄是對其工作能力、可信賴程度、工作責任心及工作態(tài)度的一種檢驗尺度，也是考察員工表現(xiàn)，使用與提拔員工的重要依據(jù)；職位變更。員工在工作中，由于工作表現(xiàn)及服務年限因素，其職務、級別與工資待遇等內容會有變化，這種變動也體現(xiàn)了員工工作能力、工作表現(xiàn)、貢獻大小。因此，員工工作檔案對員工職位的變動記錄是考查員工工作表現(xiàn)的客觀依據(jù)。7、員工人事檔案轉遞員工人事檔案轉遞是關于人事檔案轉移投遞的過程。檔案的轉遞一般是由工作變化等原因引起的。共160頁第4共160頁第4頁起草人：4轉遞的程序如下：取出應轉走的檔案一一在檔案底賬上注銷——填寫（轉遞人事檔案材料的通知單）一一按發(fā)文要求包裝、密封轉送。檔案在轉遞中必須遵循保密原則，一般通過機要通道轉遞，不能交由本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，必須在回執(zhí)上簽