第四章：書面溝通技能主要內(nèi)容第一節(jié)書面溝通概述第二節(jié)書面溝通的寫作過程第三節(jié)書寫技巧第四節(jié)筆頭溝通實(shí)踐第一節(jié)書面溝通概述

書面溝通的概念書面溝通優(yōu)缺點(diǎn)書面溝通的種類書面溝通的障礙一、書面溝通的概念書面溝通，就是利用書面文字作為主要表達(dá)方式，在人們之間進(jìn)行信息傳遞與思想交流的溝通形式。二、書面溝通的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)（一)書面溝通的優(yōu)點(diǎn)1、可供閱讀，便于長期保存2、可避免發(fā)生正面沖突3、內(nèi)容易于復(fù)制，有利于大規(guī)模傳播4、講究邏輯性和嚴(yán)密性，說理性更強(qiáng)5、可以反復(fù)推敲、修改6、充當(dāng)意見不和、起爭端時(shí)的證明（二）書面溝通的缺點(diǎn)1、耗費(fèi)時(shí)間較長2、容易產(chǎn)生溝通障礙3、信息反饋速度較慢4、無法運(yùn)用情景和非語言要素三、書面溝通的種類（一）按照書面溝通的主體與客體分類1、寫作包括文學(xué)創(chuàng)作和應(yīng)用寫作。2、閱讀包括：理解、想象、思維、表達(dá)、記憶和閱讀速度六大因素。（二）按照書面溝通所用的文體分類1、行政公文2、計(jì)劃類文書3、報(bào)告類文書4、法律類文書5、新聞性文書6、日常事務(wù)類文書（三）按照溝通渠道不同分類1、紙張2、傳真3、電子郵件（E-mail）4、電子會議系統(tǒng)（EMS）四種溝通渠道的比較（P106)四、書面溝通的障礙（一）語言方面的障礙（二）知識方面的障礙（三）人為的障礙：發(fā)文者的語氣、強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)、表達(dá)特色，以及發(fā)文的目的經(jīng)常被忽略而使理解有誤。信息及含意會隨著信息內(nèi)容所描述的情況，以及發(fā)文和收文時(shí)的部門而有所變更。五、特別提醒1、有效書面溝通的特點(diǎn)是什么？A、傳達(dá)必要的，精確的信息。B、文字的表述對特定的情況應(yīng)是恰如其分的。2、書面溝通的首要重點(diǎn)是什么？明確目的------我想利用這份文書做什么？傳遞信息下達(dá)指示解釋事情事后補(bǔ)遺制定語氣和修辭策略課堂互動書面溝通是一種非常重要的溝通方式，請大家交流一下，在什么情況下適合書面溝通，并舉出相應(yīng)的例子。第二節(jié)書面溝通的寫作過程寫作過程寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容檢查細(xì)節(jié)，確認(rèn)無誤，要與不要目的要明確信息要全面行文要簡短使用短句強(qiáng)調(diào)最重要的段落分明總結(jié)和結(jié)論盡量生動隨意開始寫寫停停被動句雙重否定長句無關(guān)信息錯(cuò)別字過長親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們在貴公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請的人，對于與您相會的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬?，您好：這是來自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊。你曾表示過貴公司對安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會面。此致敬禮比爾蓋茨

2002年10月1日練習(xí)目標(biāo)：判別兩封信的高下，并說明原因（10分鐘）形式：團(tuán)隊(duì)討論、形成理由、代表陳述。（3分鐘）親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們在貴公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請的人，對于與您相會的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬?，您好：這是來自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊。你曾表示過貴公司對安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會面。此致敬禮比爾蓋茨

2002年10月1日寫信者不原費(fèi)神查明聯(lián)系人語意含糊語法錯(cuò)誤與錯(cuò)別字無關(guān)信息文書過長說明寫信原因暗示下一步應(yīng)采取的行動知道此信發(fā)給誰表明積極的態(tài)度只寫了一頁表達(dá)不清，內(nèi)容缺乏全面考慮，錯(cuò)別字和標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，廢話連篇。內(nèi)容清晰，態(tài)度樂觀，簡明扼要，切中要害。判別兩封信的高下，并說明原因掌握寫作過程中每個(gè)環(huán)節(jié)的要點(diǎn)掌握三種文字類型的特點(diǎn)和寫作方式寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容檢查細(xì)節(jié)，確認(rèn)無誤重溫寫作過程準(zhǔn)備準(zhǔn)備再準(zhǔn)備目標(biāo):who,what,why提綱：結(jié)構(gòu)、策略整理：信息、需求寫作檢查

肯定、否定、指示刪減:無關(guān)信息、大幅度注意錯(cuò)誤：語法、拼寫、描述細(xì)節(jié)：標(biāo)點(diǎn)、日期、稱謂類型寫作方式肯定同意某種請示，提供一個(gè)機(jī)會，或者是一些好消息。直截了當(dāng)?shù)亟o接受者好消息，使之高興。然后解釋這個(gè)好消息，消除接收者可能產(chǎn)生的疑問。用好祝愿來結(jié)束文書，使受信人知道，你在分享他的愉快。否定對要求的一種否定，或者是一個(gè)壞消息。開始以自然漸進(jìn)的方式敘述，為受信人接受壞消息先行鋪墊。給出壞消息之前給出一些背景方面的信息，進(jìn)行暗示，使之有思想準(zhǔn)備。給出壞消息，要清楚、準(zhǔn)確。不能使人產(chǎn)生誤解。用良好的祝愿結(jié)束，不要為壞消息做任何辯解。指示指示他人進(jìn)行某項(xiàng)工作，開展某些活動，同意你的見解或提供你的信息等。開頭對受信人應(yīng)具有吸引力，要生動，使人產(chǎn)生興趣。表述事實(shí)，要求或建議。當(dāng)這些與某種利益相關(guān)時(shí)，使受信者屈從。清楚地指示受信者如何去做，鼓勵(lì)克服困難，盡快完成任務(wù)。

1．

寫作準(zhǔn)備階段：

思考：寫給誰？寫什么？為什么？提綱：主要點(diǎn)，使用索引卡整理：按邏輯排列各要點(diǎn)的位置，去掉無關(guān)信息。3．檢查①是否表述準(zhǔn)確。②是否有不適當(dāng)?shù)拿枋觥＂塾蟹裎姆ā⑽淖稚系腻e(cuò)誤。關(guān)的和重復(fù)的內(nèi)容2．寫作過程文字溝通有三種主要類型：①

肯定型直接給出好的消息解釋好消息用好的祝愿結(jié)束②

否定型用"緩沖"式的自然敘述開頭在給出壞消息之前加以解釋告訴壞消息如果可能，建議某些可能的選擇用好的祝愿結(jié)尾③

指示型以一種具有吸引受信人注意力的敘述開始表述建議或要求，及可能的利益清楚地指示受信者應(yīng)如何去做鼓勵(lì)克服困難，盡早完成工作。

溝通聯(lián)絡(luò)卡創(chuàng)建文字溝通分析表一封拒絕的信主要受信人肯定？否定？指示？直接寫的？回復(fù)的？受信人重要度排序?qū)懡o受信人的困難程度排序加以何種注意備注文字溝通分析表填寫時(shí)，把精力集中在最常用的文字溝通材料上---信件、便條、備忘錄等。練習(xí)時(shí)至少填寫三個(gè)主要受信人，現(xiàn)實(shí)工作中要填寫所有的。用10分鐘獨(dú)自填寫。填寫完畢后用5分鐘在組內(nèi)交換該分析表，可以討論問題：填完表后，你發(fā)現(xiàn)了什么？交換表后，你又發(fā)現(xiàn)了什么？模擬練習(xí)—一封拒絕的信練習(xí)背景：你是一名行政主管，收到了一位骨干員工的來信，他提出脫產(chǎn)進(jìn)修的要求，（內(nèi)容見后）而你必須寫一封復(fù)信，信中你要拒絕他的要求。請每個(gè)人用10分鐘寫完這封信。（請注意“準(zhǔn)備、寫作和檢查”三步驟）尊敬的主管：您好，我是質(zhì)量控制員王海賓，已經(jīng)在崗位上工作3年了。我先后多次參加過公司內(nèi)部組織的一些技能培訓(xùn)，這些培訓(xùn)對我的工作很有幫助，使我深刻認(rèn)識到知識對工作的重要性。因此，我希望能參加一次“6個(gè)西格瑪”管理的進(jìn)修班，為期2個(gè)月，脫產(chǎn)進(jìn)行。原因如下：“6個(gè)西格瑪”是最近在制造業(yè)很受重視的質(zhì)量管理方法，作為主管質(zhì)量方面的員工，我的質(zhì)量管理知識已經(jīng)陳舊，需要更新?，F(xiàn)在學(xué)習(xí)儲備一些專業(yè)知識，可以有利于將來工作。我多次提議公司舉辦類似培訓(xùn)，可是限于我們的能力，都沒有舉辦。這個(gè)為期2個(gè)月的進(jìn)修班是省計(jì)委舉辦的，質(zhì)量高，費(fèi)用低，機(jī)會難得。綜上所述，希望您能夠批準(zhǔn)我的請求。此致敬禮王海賓

2002年10月9日模擬練習(xí)—一封拒絕的信研討（20分鐘）兩人一組，互讀信件。每個(gè)人獨(dú)自閱讀所發(fā)資料，按要求填“分析表”。10分鐘團(tuán)隊(duì)內(nèi)依次傳閱每個(gè)人所寫的信件，討論并分別挑選出一封寫得最合適的，和一封相對最不合適的信。（注意上一步“分析表”中的意見）5分鐘團(tuán)隊(duì)將這兩封信的分析表COPY到陳述紙上，代表宣講并給出綜合評價(jià)。（陳述紙樣板見后）

5分鐘合適的信相對不合適的信是否清楚地表達(dá)了自己的目的？是否清楚地表達(dá)了自己的目的？信的結(jié)構(gòu)是否符合前面所講的要求？信的結(jié)構(gòu)是否符合前面所講的要求？換種方式表達(dá)是否效果更好？換種方式表達(dá)是否效果更好？不常用的詞句：替代詞句：不常用的詞句：替代詞句：容易引人誤解的詞句：

修正：

容易引人誤解的詞句：

修正：

信中寫了多少句話，數(shù)一下記下來。信中寫了多少句話，數(shù)一下記下來。654321<5<8…………<22個(gè)字的句子…..模擬練習(xí)—一封拒絕的信陳述紙樣板模擬練習(xí)—一封拒絕的信討論問題：團(tuán)隊(duì)是怎樣依次傳閱信件的？兩封信是如何推舉出來的？每封信都和對應(yīng)的“分析表”在一起嗎？還是已經(jīng)混亂地分開？你看到別人對自己信的“分析表”了嗎？你發(fā)現(xiàn)了什么？你覺得自己寫的這封信可以怎樣改進(jìn)？模擬練習(xí)—溝通聯(lián)絡(luò)卡規(guī)則：1、所有組得到一個(gè)相同的完整的拼圖結(jié)果圖形。2、每組得到一些圖片，這些圖片是以相同的裁剪方式，從3個(gè)相同的結(jié)果圖形中裁剪出來的，無序混合后，分成三組分發(fā)。因此不保證每個(gè)組得到的圖片剛好能拼出結(jié)果圖形，因?yàn)閳D形可能重疊和短缺。（我們要克服的困難之一，就是通過溝通理順重疊和短缺）3、小組內(nèi)可以自由口頭交流，小組間只能通過“溝通聯(lián)絡(luò)卡”交流。4、每組選一名傳送員，永遠(yuǎn)不能說話，不能指導(dǎo)拼圖，只負(fù)責(zé)傳遞信息和圖片，并觀察溝通效果，以便討論時(shí)用。5、圖片可以在組間轉(zhuǎn)移，遵循以下原則A：可以根據(jù)其他小組的要求轉(zhuǎn)移任何圖片，也可向其他小組申請圖片B：每小組桌上至少保留3塊圖片。7、每組桌上只準(zhǔn)有紙和筆8、不得把圖片集中向一個(gè)小組轉(zhuǎn)移，因?yàn)槿粘９ぷ髦?，不可能由一個(gè)群體擔(dān)任全部任務(wù)。9、三個(gè)小組有5分鐘（另計(jì)）統(tǒng)一準(zhǔn)備時(shí)間，然后開始彼此隔離地工作。10、三個(gè)小組全部完成拼圖時(shí)算成功！目標(biāo)：通過溝通聯(lián)絡(luò)卡完成分組拼圖30（分鐘）第三節(jié)書寫技巧有效的寫作方法

學(xué)習(xí)寫作的最佳途徑之一是仔細(xì)想一想你收到的那些信件、備忘錄、傳真和電子郵件。是什么原因讓它們發(fā)揮了應(yīng)有的作用？其中哪些最難理解？哪些讓你氣憤？哪些讓你士氣不振？你害怕誰的信件和備忘錄，為什么？結(jié)構(gòu)和文風(fēng)寫作結(jié)構(gòu)SCRAP：

事件(Situation)

復(fù)雜性(Complication)

解決方案(Resolution)

行動(Action)

禮貌用語(Politeness)

SCRAP格式能夠使你的文字簡潔明了，但又不會漏掉任何基本信息。應(yīng)用SCRAP格式的例子1：回絕要求參加會議的個(gè)人信件

親愛的杰克：（事件）幾天以前，你問我你是否能夠參加下月底在愛丁堡舉行的會議：“包裝業(yè)的最新進(jìn)展”。包裝的外觀對你的工作非常重要，因此我非常認(rèn)真地考慮了你的申請。

（復(fù)雜性）然而，問題是，這次會議與BW194最后一輪測試的時(shí)間發(fā)生了沖突——你知道這件事。

（解決方案）我認(rèn)為，不能在這樣一個(gè)關(guān)鍵時(shí)刻給你3天時(shí)間讓你去參加會議，因此，我不得不拒絕你的要求。

（行動）如果將來還會召開類似會議，請告訴我，如果時(shí)間不是那么緊迫，或者不與其他重大事件發(fā)生沖突，那么我會很愿意讓你去參加會議。

（禮貌用語）感謝你有興趣參加這次會議，但我很抱歉這次不能給你更肯定的答復(fù)。

致以最誠摯的祝愿

山姆

要求每個(gè)人加強(qiáng)安全防范的備忘錄

收件人：全體員工

發(fā)件人：人力部門主管保羅·羅賓斯（事件）過去，我們總是把通往前臺的門開著，以便每個(gè)人都能夠自由地出入每個(gè)部門。

（復(fù)雜性）不幸的是，上個(gè)月，有人從前臺附近的辦公室偷走了兩個(gè)手袋、一只手表。你們知道，前臺有時(shí)候會特別忙，我們的接待員不可能做到時(shí)時(shí)刻刻都保持警惕，雖然他們愿意這樣做。

（解決方案）唯一有效的解決辦法就是把這些門鎖上，每次開門時(shí)輸入密碼。此外，我們還準(zhǔn)備在幾天內(nèi)更換密碼。（行動）因此，希望你們以后記住關(guān)門。

（禮貌用語）謝謝你們的體諒。

保羅練習(xí)你給同事發(fā)了一封電子郵件，詢問他們什么時(shí)候有時(shí)間，以便你安排一次會議。事件

復(fù)雜性

解決方案

行動

禮貌用語文風(fēng)

應(yīng)該致力于自然的文風(fēng)。

官僚主義作風(fēng)

本文件的簽署人已經(jīng)注意到，盡管三令五申，有些雇員還是在占用那些本來留給外來車輛使用的停車位?，F(xiàn)在，謹(jǐn)要求所有那些接到這份通知的人立即停止這種行為。

他們的意思是——而且他們本來也應(yīng)該這樣寫：“有人一直將車停在留給外來車輛的車位。請不要這樣做?！蔽娘L(fēng)廢話連篇

我們的停車場有53個(gè)汽車車位，4個(gè)摩托車車位，這應(yīng)該足夠全體員工使用了。然而，似乎

有些人一直在占用留給客戶的停車位。這樣的車位只有3個(gè)，是在經(jīng)過了長時(shí)間辯論之后，由客戶服務(wù)部確定下來的，因?yàn)榭蛻舴?wù)部說同時(shí)到公司來訪的客戶幾乎從來沒有超過3位。這些車位離前面的出口最近，因?yàn)槲覀儚?qiáng)烈認(rèn)為，不應(yīng)該讓客戶走那么遠(yuǎn)的距離才能到我們公司，尤其是在天氣惡劣的情況下，這會給客戶造成不便……等等。

文風(fēng)容易惹是生非的言辭

有些人似乎給我們留下了這樣的印象：普通車位對他們而言不夠好，并且擅自將自己提升到了來訪者的地位。這些人或許想要戴上一塊標(biāo)志身份的牌子，好讓我們每次在走廊里遇到他們的時(shí)候都向他們脫帽致敬？

你愿意為用這種方式跟你講話的人工作嗎？只要你避免了這些不必要的寫作風(fēng)格，你只需遵循幾項(xiàng)簡單的原則，就可以保證你所寫的每篇文章都條理清楚、可讀性強(qiáng)，而且用詞禮貌。實(shí)際上，這正是你要達(dá)到的目標(biāo)。文風(fēng)使文章盡量短小

你所傳達(dá)的信息越短，收到信息的人就越高興。當(dāng)你收到一封長達(dá)8頁的工作信件時(shí)，你會做何感想？使文章盡量簡單

短小、簡單的詞匯；

短小、簡單的句子；

短小的段落。

太長的詞匯不會給人留下什么印象，它們只會使文章更難讀懂。文風(fēng)遣詞造句不要顯得粗魯

讀一下這句話：“從今以后，要保證做到至少提前1周將日程散發(fā)下去?！弊兊酶Y貌：“從今以后，請你們能夠做到至少提前1周將日程散發(fā)下去。”注意不要使用模棱兩可的詞句

“我對你沒能參加這次會議感到失望。”根據(jù)讀者對這句話的不同理解，可以將其解釋為“你沒能及時(shí)參加會議實(shí)在有些可惜”，或者“你沒能參加會議這件事太不給我面子”2023/2/639第四節(jié)：筆頭溝通實(shí)踐商務(wù)信函簡歷的寫作論文的寫作2023/2/640商務(wù)寫作

商務(wù)寫作一般寫作

較為嚴(yán)謹(jǐn)、正式

較為寬松、非正式平白直述多有修飾讀者針對性強(qiáng)讀者多層面一般用第一或第二人稱運(yùn)用變換的人稱負(fù)有一定的法律責(zé)任通常無需負(fù)法律責(zé)任2023/2/641商務(wù)寫作的重要性

組織內(nèi)部溝通的公文

組織外部溝通的公文2023/2/642組織內(nèi)部溝通的公文公文定義目的概要附在文件前的說明，告知對方發(fā)送公文的原因傳遞信息：說服對方閱讀文件；樹立良好信譽(yù)和形象月、季度報(bào)告總結(jié)該時(shí)段內(nèi)的利潤、生產(chǎn)和問題的報(bào)告。用作計(jì)劃下時(shí)段活動的參考傳遞信息：樹立良好形象和信譽(yù)（報(bào)告內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；作者了解公司的情況）政策、規(guī)章公報(bào)公司政策和規(guī)定的聲明（例：怎樣訂貨等）傳遞信息：樹立信譽(yù)（政策和規(guī)定是合理的）業(yè)績評估對職員的表現(xiàn)進(jìn)行評估；附改進(jìn)意見或提拔推薦傳遞信息：說服員工不斷提高自己的水平祝賀信祝賀獲獎(jiǎng)、升職或得到社區(qū)認(rèn)可的員工樹立良好形象2023/2/643組織外部溝通的公文公文定義目的職責(zé)說明某一職位工作性質(zhì)描述，用于業(yè)績評估，工資評定和聘用審核傳遞信息：說服有才能的人報(bào)名；樹立良好形象年度報(bào)告總結(jié)全年的財(cái)務(wù)情況，向股東匯報(bào)傳遞信息：說服持股人支持本股；投資者購進(jìn)該股；樹立良好信譽(yù)（公司健康運(yùn)營）感謝信寫給供貨商、客戶或任何幫助過公司和公司員工的個(gè)人或組織樹立良好形象2023/2/644組織內(nèi)部信息傳遞的形式?？梢詫懺诎准埳?，而不一定是印有組織抬頭的信箋。要求簡明扼要，較長信息采用附件。四個(gè)基本要素：日期、主題、送交、發(fā)送有時(shí)可包括附件和復(fù)印件不需附加的問候、地址或簽名備忘錄2023/2/645組織內(nèi)外部信息傳遞的形式。要求簡明扼要，較長信息采用附件。使讀者在無須大量使用“下滾條”的情況下能讀取整篇文章通過標(biāo)題欄和首段來吸引讀者需附加的問候、地址或簽名電子郵件46發(fā)送前檢核

是否稱呼對方名字并使用了適當(dāng)?shù)膯柡蛘Z？是否已通讀電子郵件以檢查是否有錯(cuò)誤？電子郵件的語氣是否熱情友好？是否鼓勵(lì)進(jìn)一步聯(lián)系？文檔作為附件還是作為郵件正文發(fā)送？以純文本格式還是以html格式發(fā)送？是否使用了主題行？郵件主題是否足夠吸引讀者？47電子郵件注意

與不認(rèn)識或不熟悉的人通信時(shí)，使用正式的語氣，包括適當(dāng)?shù)姆Q呼和敬語。使用簡單易懂的主題行以準(zhǔn)確傳達(dá)要點(diǎn)。說您要說的話，但簡明扼要。使用易于辨認(rèn)的字體和大小，商務(wù)通信中避免矯飾華麗的風(fēng)格。使用顯示完整的聯(lián)系人信息的電子郵件簽名或電子名片，包括電話號碼和公司名稱。收到合法發(fā)件人的電子郵件，及時(shí)確認(rèn)收到。外出24小時(shí)以上，使用自動回復(fù)功能。2023/2/648報(bào)告是一種搜集研究事實(shí)的人與由于某種目的而要求看報(bào)告的人之間的信息或建議的交流形式。報(bào)告的最終作用通常是作為行動和決策的基礎(chǔ)。報(bào)告的概念2023/2/649報(bào)告的部分類型特別報(bào)告初始報(bào)告例行報(bào)告調(diào)研報(bào)告中期報(bào)告操作報(bào)告計(jì)劃報(bào)告評估報(bào)告設(shè)計(jì)報(bào)告可行性報(bào)告檢驗(yàn)報(bào)告審查報(bào)告建設(shè)報(bào)告工作報(bào)告進(jìn)展報(bào)告正式報(bào)告目擊報(bào)告非正式報(bào)告2023/2/650

報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該完整所有的信息應(yīng)該準(zhǔn)確基于邏輯分析和材料分類的寫作內(nèi)容表述方式應(yīng)使計(jì)劃清楚報(bào)告寫作風(fēng)格應(yīng)簡單精煉，便于閱讀盡量使所有可能的讀者都易于了解成功報(bào)告的條件商務(wù)信函的種類肯定性信函說明性信函負(fù)面性信函勸說性信函2023/2/651肯定性信函向讀者提供好消息，便于讀者正確理解，消除負(fù)面影響，即你同意做某事，答應(yīng)某個(gè)要求，如發(fā)送貨物、提供服務(wù)、支付款項(xiàng)、出席會議等

確認(rèn)信，致謝信，祝賀信，

含有好消息的投訴回復(fù)信等2023/2/652肯定性信函的基本結(jié)構(gòu)

告知好消息，綜述要點(diǎn)

列出細(xì)節(jié)和背景資料

積極說出可能的消極因素

闡明讀者受益處

結(jié)尾充滿友善、積極、關(guān)懷和期待2023/2/6532023/2/654尊敬的王茵女士：

您好！

據(jù)我們藍(lán)航餐飲部主任李波報(bào)告說，在您6月19日乘坐我公司航班從上海飛往昆明途中，您的餐盤中發(fā)現(xiàn)了一只蟑螂。對此請接受我公司對您的最誠摯的歉意，我真心希望我們不會因此而失去一個(gè)像您這樣寶貴的顧客。

毫無疑問，這件事引起了有關(guān)機(jī)場和部門的高度重視。盡管我們盡一切努力避免類似事情的發(fā)生，但是可能由于我們質(zhì)檢程序的偶爾疏忽造成了這次事件。

我們非常感謝您在這一事件中所表現(xiàn)出的豁達(dá)態(tài)度，并且希望這件事不會破壞您對藍(lán)航公司的良好印象。感謝您乘坐我公司的航班。

此致

康曉東

客戶關(guān)系部經(jīng)理2005年8月7日說明性信函向讀者說明情況，便于讀者了解有關(guān)信息。既不肯定，也不否定，許多商務(wù)信函均可歸入此類

組織的內(nèi)部文件，評估信，個(gè)人證明，

推薦信，資質(zhì)證明等2023/2/655說明性信函的基本結(jié)構(gòu)

陳述主要觀點(diǎn)

提供背景資料

列舉有關(guān)細(xì)節(jié)

結(jié)尾表明友善及樂意提供幫助2023/2/6562023/2/657尊敬的凌先生：

您好！

現(xiàn)答復(fù)貴公司7月4日的來函。我們一直認(rèn)為金誠公司是一家很可靠的公司，多年來，我們一直為該公司提供貨物。事實(shí)上，我們所收到的很多訂單都大大超過500萬美元。因此，我們覺得為該公司提供500萬美元的信用幾乎沒有什么風(fēng)險(xiǎn)。

如果您需要任何細(xì)節(jié)材料，請?jiān)倥c我方聯(lián)系。

此致

焦曉康

信用控制部經(jīng)理2005年8月7日負(fù)面性信函在信函中不得不拒絕某人或某事，或者提出批評

告知讀者壞消息，讓讀者閱讀、理解并接受該消息，同時(shí)保持組織或撰寫者已有的良好形象和信譽(yù)

否定信，拒絕信，紀(jì)律警告或處分信，不良業(yè)績評估信，解雇信，開除信等2023/2/658負(fù)面性信函的基本結(jié)構(gòu)

緩沖語開頭

令人信服的理由

明確而婉轉(zhuǎn)的陳述

有益的、友好的、積極的結(jié)尾

緩沖語包括

－謝意、贊揚(yáng)、同意、理解2023/2/659負(fù)面性信函的寫作技巧（結(jié)構(gòu)）2023/2/660對讀者的影響為壞消息設(shè)置背景引向壞消息提及壞消息中積極方面減少壞消息影響的陳述提及壞消息并作出解釋結(jié)尾段開頭段中間段2023/2/661尊敬的田波先生：

您好！我對于貴公司在今年5月份即將舉辦的公司交流研討會的計(jì)劃非常感興趣，同時(shí)我相信這一倡議一定會得到各公司的廣泛支持和歡迎。

也非常感謝您邀請我作大會演講。不過十分遺憾的是，今年5月份我將出訪歐洲考察，因此屆時(shí)我不能出席研討會。

我可否推薦我的同事張陽，他將是另一個(gè)理想的發(fā)言者。他在人力資源部已任職8年，在此期間，他曾親自組織了數(shù)次頗為成功的活動。我相信，如果時(shí)間允許的話，他會很樂意參加此次研討會，并作大會發(fā)言。是否采納我的建議，請告知。如果可以的話，我將讓他與您聯(lián)系。

預(yù)祝研討會圓滿成功！

張曉怡2012年2月7日勸說性信函讓讀者采取一定的行動，提供讀者采取行動所需的足夠信息，消除所有阻礙行動的反對意見

努力改變讀者的態(tài)度，使其從不感興趣或漠不關(guān)心到產(chǎn)生興趣，最終做你所希望的。

催款信，推薦信，建議書，推銷信等2023/2/662勸說性信函的基本結(jié)構(gòu)

吸引注意力

激發(fā)興趣

闡明益處

明確行動步驟友善結(jié)尾2023/2/6632023/2/664友情提醒尊敬的住戶：

貴單元電表今日已抄，請根據(jù)您用電的情況于15日內(nèi)到工商銀行繳費(fèi)存單中備足存款，并于7天后向工商銀行索要收費(fèi)發(fā)票。如無發(fā)票，可能是由于存款金額不足，不夠扣除電費(fèi)，請抓緊補(bǔ)足存款，以免引起不必要的麻煩。

謝謝合作！

聯(lián)系電話：58002033

XX市供電公司電費(fèi)組2010年8月7日商務(wù)信函的標(biāo)準(zhǔn)

清晰

完整

準(zhǔn)確

省時(shí)樹立良好信譽(yù)

建立友善關(guān)系2023/2/665求職信的寫作（一）求職信的禮儀要求1、稱呼要準(zhǔn)確、得體2、問候要真誠3、內(nèi)容要清楚4、包裝要適度（二）求職信的基本結(jié)構(gòu)1、開頭開門見山，直截了當(dāng)?shù)卣f明求職意圖，以引起對方注意。2、主體（1）自己求職的理由（2）個(gè)人的目標(biāo)（3）介紹自己應(yīng)聘該崗位所具備的條件3、結(jié)尾再次強(qiáng)調(diào)求職的愿望（三）求職信撰寫的注意事項(xiàng)1、格式規(guī)范，言簡意賅2、富于個(gè)性，針對性強(qiáng)3、樸實(shí)誠懇，以情動人4、傳遞有效信息，爭取面試機(jī)會（四）求職信撰寫中常見的問題：1、沒有注明求職職位2、撰寫中過于浮夸3、表述時(shí)過分謙虛4、在文字、排版、格式上的錯(cuò)誤5、對薪水隨意開價(jià)（五）求職信樣例提綱第一段,為什么、職位、信息來源；第二段，優(yōu)勢、崗位的理解；第三段，爭取投遞簡歷的機(jī)會；第四段，網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系方式或電話。XX經(jīng)理：

您好！

我寫此信應(yīng)聘貴公司招聘的經(jīng)理助理職位。我很高興地在招聘網(wǎng)站得知你們的招聘廣告，并一直期望能有機(jī)會加盟貴公司。兩年前我畢業(yè)于首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)國際貿(mào)易專業(yè)，在校期間學(xué)到了許多專業(yè)知識，如國際貿(mào)易，國際貿(mào)易實(shí)務(wù)，國際商務(wù)談判，國際貿(mào)易法，外經(jīng)貿(mào)英語等課程。畢業(yè)后，就職于一家外貿(mào)公司，從事市場助理工作，主要是協(xié)助經(jīng)理制定工作計(jì)劃、一些外聯(lián)工作、以及文件、檔案的管理工作。本人具備一定的管理和策劃能力，熟悉各種辦公軟件的操作，英語熟練，略懂日語。我深信可以勝任貴公司經(jīng)理助理之職。個(gè)人簡歷及相關(guān)材料一并附上，希望您能感到我是該職位的有力競爭者，并希望能盡快收到面試通知，我的聯(lián)系電話：139********

感謝您閱讀此信并考慮我的應(yīng)聘要求！

此致敬禮！

您真誠的朋友：

XXXX年X月X月求職信示例應(yīng)屆生求職信示例尊敬的XX公司領(lǐng)導(dǎo)：您好！衷心的感謝您在百忙之中翻閱我的這份材料，并祝愿貴單位事業(yè)欣欣向榮，蒸蒸日上！我是北京人文大學(xué)法學(xué)院法律專業(yè)08屆畢業(yè)生*****。自從進(jìn)入大學(xué)之后，高考后的輕松、獲知被錄取的喜悅隨風(fēng)而逝，因?yàn)橐磺幸獜男麻_始，重新努力拼搏，為下一個(gè)挑戰(zhàn)的勝利積蓄力量。大學(xué)四年讓我在思想、知識、心理、生長都迅速的成熟起來。人文大學(xué)濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，在這厚重的學(xué)習(xí)氛圍中，我成為了一名綜合型人才。時(shí)光流逝，我懷著我的夢想離開母校，踏上即將走上工作崗位的征程。我會以“嚴(yán)”字當(dāng)頭，在學(xué)習(xí)上勤奮嚴(yán)謹(jǐn)，對課堂知識不懂就問，力求深刻理解。在掌握了本專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，不忘拓展自己的知識面，對課外知識也有比較廣泛的涉獵。我還很重視英語的學(xué)習(xí)，不斷努力擴(kuò)大詞匯量，英語交際能力也有了長足的進(jìn)步。同時(shí)，為了全面提升個(gè)人素質(zhì)，我積極參加各種活動，這些經(jīng)歷使我認(rèn)識到團(tuán)結(jié)合作的重要性，也學(xué)到了很多社交方面的知識，增加了閱歷，相信這對我今后投身社會將起重要作用。我是一名應(yīng)屆生?，F(xiàn)在，我以滿腔的熱情，準(zhǔn)備投身到現(xiàn)實(shí)社會這個(gè)大熔爐中，雖然存在很多艱難困苦，但我堅(jiān)信，大學(xué)生活給我的精神財(cái)富能夠使我戰(zhàn)勝它們。

“長風(fēng)破浪會有時(shí)，直掛云帆濟(jì)滄?！保ＭF公司能給我一個(gè)發(fā)展的平臺，我會好好珍惜它，并全力以赴，為實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值而奮斗，為貴公司的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

此致