通知、通報及報告、請示寫作規(guī)范

主講：李化德教授通知與通報寫作

一、下行文規(guī)則

《黨政條例》第十六條規(guī)定：向下級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：

(一)主送受理機關，根據(jù)需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。

(二)黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。

(三)涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。

(四)黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意。

(五)上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。

二、通知寫作（一）通知的性質及使用原則

《黨政條例》規(guī)定：通知“適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文?！?/p>

通知是下行文。用于上級機關對下級機關就某項工作的開展作出安排、發(fā)出指示、提出執(zhí)行要求。這類通知又稱為指揮部署工作通知、指示性通知、規(guī)定性通知。

特殊情況下可平行傳遞；

黨政機關的辦公廳（室）經黨政機關授權，可向下級黨政機關發(fā)通知，但須在正文開頭部分寫明“經××（授權機關或授權機關負責人）批準（同意）”等表明得到授權的文字，并提出執(zhí)行要求。發(fā)文字號編為：“×辦發(fā)〔20××〕××號”。

在公文寫作實踐中，主管上級機關對下級機關呈送的部分請示也授權其辦公廳（室）使用信函版式以平行性通知行文，主送機關為呈送請示的下級機關（或者呈送請示的下級機關和相關下級機關），但須在公文開頭部分寫明“經××（授權機關名稱或者授權機關負責人）批準（同意）”等表明得到授權的文字，發(fā)文字號編為：“×辦函〔20××〕××號”。

中華人民共和國國務院辦公廳

（二）通知的分類可分為，指揮部署性通知、頒轉性通知和事務性通知三類。在機關、單位日常工作中所見在“公告欄”上張貼、在黑板上書寫、在傳媒廣告欄刊登的通知，不屬于正式公文，而是一種事務文書，其性質與“啟事”相同。標題寫成“通知”，僅是習慣做法，只起“告知”作用，不具有正式公文的法定效力。

（三）指揮部署性通知寫作又稱工作通知，用于部署工作，安排活動，傳達領導人的指示。

1.主送機關。通常使用同類型機關的統(tǒng)稱。

2.標題。為完全式標題。

●國務院關于調整和完善固定資產投資項目資本金制度的通知

●××公司關于開展××活動的通知

●關于傳達×××重要講話的通知

有時根據(jù)行文需要，在標題文種“通知”之前加上“緊急”“重要”“補充”“聯(lián)合”等說明性文字。

●

中共中央、國務院關于黨政機關今年不安排休息的緊急通知

●

××市稅務局等部門關于開展稅收財務物價檢查工作的聯(lián)合通知

●

××關于2014年重點工作安排的補充通知

3.正文。寫作格式為：

通知緣由（原因、意義、目的、依據(jù)）+事項（布置的任務或活動內容）+主要措施+（注意事項）+執(zhí)行要求（如“請遵照執(zhí)行”“希認真貫徹執(zhí)行”“于×月×日前將執(zhí)行情況報×××”等）。如果只是傳達領導人指示的，寫法較簡單。如：最近，工商總局陳局長對××工作作出以下三點指示：一、……

二、……三、……

（四）事務性通知寫作又稱為周知性通知、告知性通知、知照性通知,主要用于告知，一般無執(zhí)行要求。向下級組織（有時用于平行單位）告知某項事務、某些情況或某一安排、召開會議、設置（撤并）機構、任免干部、啟用（作廢）印章、變更機關（單位）名稱、電話號碼、遷移辦公地點、更正已發(fā)文件的錯漏等事務，均可以此類通知行文

1.標題。使用完全式標題。

●

重慶市人民政府關于秦向陽等同志職務任免的通知

●××關于召開××會議的通知

●××大學關于啟用新印章的通知

2.正文。其寫作結構：發(fā)文緣由（原因、依據(jù)）+

告知事項+

結尾語（“特此通知”，也可不寫）。

會議通知的正文多以分條列項式寫明：會議名稱、召開會議的緣由與目的、會議議題、會議時間與地點、報到時間與地點、與會人員范圍及須準備的文件材料等。有的通知還附上會議日程安排、座次表、與會的有關證件、交通路線圖、聯(lián)系單位以及聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話號碼等。

（五）頒轉性通知寫作

1.發(fā)布性通知。發(fā)布對象是本機關制定的規(guī)章、內部管理制度，其名稱的全稱應加書名號。如：××市財政局關于印發(fā)《差旅費報銷管理辦法》的通知此外還包括印發(fā)工作計劃、要點、安排、工作總結、領導重要講話等事務文書。

2.轉發(fā)（批轉）性通知。轉發(fā)對象是上級機關及平級機關或不相隸屬機關的來文,要求下級執(zhí)行、辦理或參照、借鑒；批轉即批示轉發(fā)，對象是下級來文，是將下級文件變成發(fā)文機關自己的意志，要求其他下級執(zhí)行、辦理。

寫作注意事項：

1.發(fā)布（印發(fā)、頒發(fā)）的公文以及被轉發(fā)（批轉）的文件是正文的組成部分，不是附件。應置于成文日期之后的下一頁至版記之前位置。

2.正文多采用篇段合一式或者多段式寫法，文末應當提出執(zhí)行要求。如：“請認真貫徹執(zhí)行”“請認真實施”等。

3.標題寫作應規(guī)范。寫作格式：

發(fā)文機關名稱

+

轉發(fā)（批轉）二字

+

被轉發(fā)（批轉）公文的完全式標題（事由）+

文種（通知）

●

如果被轉發(fā)或被批轉公文的標題是四個以上機關的聯(lián)合行文，為減少標題字數(shù)，保證排列美觀，可以只用主辦機關名稱，并在其后加“等”字，其他聯(lián)合行文機關的名稱可以在正文開頭部分寫明。

●不宜重復使用介詞結構“關于……的”。有兩種寫作方式：

國務院關于批轉發(fā)展改革委等部門法人和其他組織統(tǒng)一社會信用代碼制度建設總體方案的通知

（發(fā)布日期：2015年6月17日，國發(fā)〔2015〕33號）

國務院辦公廳轉發(fā)財政部發(fā)展改革委人民銀行

關于在公共服務領域推廣政府和社會資本

合作模式指導意見的通知

（發(fā)布日期：2015年5月22日，國辦發(fā)〔2015〕42號）

●無需層層轉發(fā)，以避免相同文種疊加使用。如果被轉發(fā)公文標題的文種也是“通知”，層層轉發(fā)會則會形成“……的通知的通知的通知”這類令人費解的標題。為了避免產生上述問題，可以省略中間環(huán)節(jié)，直接轉發(fā)初始發(fā)文單位的公文標題，可以保留，也可以去掉其標題中的“的通知”三字。如：

XX縣工商局轉發(fā)國家工商總局關于加強基層建設工作（的通知）的通知

●標題“事由”部分不得直接引用被轉發(fā)機關公文的發(fā)文字號和使用含義模糊的縮略語。

XX省高級人民法院關于批轉

XX市人民法院X法〔2014〕4號的通知

XX縣人民政府辦公室關于轉發(fā)“三個文件”的通知

三、通報寫作

（一）通報使用要求

《黨政條例》規(guī)定：通報“適用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神和告知重要情況。”通報用于系統(tǒng)內部。特點：

1.內容真實；

2.作用多重（指導、交流、教育）；

3.行文講求時效。

根據(jù)內容，通報可分為表彰性通報、批評性通報和情況通報三類。

通報的結構：一般由標題（采用完全式）、主送機關（用于公布時，可省略主送機關）、正文（事項與決定）、結語（提出希望與要求）和落款五個部分組成。

（二）表彰（批評）性通報寫作

這兩類通報的結構與寫法相似。

1.標題。用完全式標題。

●××大學關于表彰肖××見義勇為的通報

●××局關于江××同志所犯錯誤的通報

2.正文。通報單位或個人，通常采用直述式寫法，分為四個層次依次寫明以下內容：

●

概述通報對象情況。即人物或單位主要事實、時段、地域、結果；

●

分析、評價。（先進事實的意義及表率作用；錯誤事實的性質、危害及不良影響）；

●

處理決定。（獎勵或處罰）

●

提出要求與希望。（向先進學習或者引以為戒）。

進行集體表彰時，通報正文多采用轉述式的寫法。其結構：

表彰的原因（背景、總括主要事實）+

列舉表彰對象的先進事跡

+

進行總體評價

+

提出希望與號召為減少正文篇幅，有關先進材料可用“附件”形式附于通報正文之后。例文

（三）情況通報正文寫作

情況通報的內容比較集中，一事一報，寫作靈活，其結構因所涉及的工作情況而定。正文內容包括：

1、概括敘述情況。分直述式（內容較詳細）和轉述式（只簡要敘述）兩種。

2、分析情況，對下屬單位提出希望和要求。

國務院安委會辦公室文件

安委辦發(fā)〔2011〕43號——————————————————————————-----------

國務院安委會辦公室關于甘肅省慶陽市“1116”重大道路交通事故情況的通報各省、自治區(qū)、直轄市及新疆生產建設兵團安全生產委員會：

2011年11月16日9時15分許，甘肅省慶陽市正寧縣榆林子小博士幼兒園一輛號牌為甘MA4975的運送幼兒的校車（核載9人、實載64人），由西向東行駛至正寧縣正（寧）周（家）公路榆林子鎮(zhèn)下溝村一組磚廠門前路段時與由東向西行駛的號牌為陜D72231的重型自卸貨車發(fā)生正面相撞，造成21人死亡（其中幼兒19人）、43人受傷。據(jù)初步調查分析，……

事故發(fā)生后，國務院領導同志高度重視并作出重要批示，……為認真貫徹落實國務院領導同志重要批示精神，進一步加強校車交通安全工作，有效防范和堅決遏制此類事故的發(fā)生，現(xiàn)提出以下要求：一、高度重視中小學和幼兒園校車交通安全工作，建立完善校車交通安全監(jiān)管的長效機制。……

二、全面開展中小學和幼兒園校車安全隱患大排查?！?/p>

三、進一步加大對中小學和幼兒園校車安全的宣傳教育力度。……

四、認真執(zhí)行事故查處掛牌督辦制度，嚴肅事故查處?！J真執(zhí)行事故查處掛牌督辦制度，確保按期結案，及時向社會公布查處結果，并跟蹤督促事故責任和整改措施的落實。要認真吸取事故教訓，舉一反三，切實搞好道路交通安全尤其是中小學（幼兒園）校車安全工作。國務院安全生產委員會辦公室（印章）

2011年11月23日

請示與報告寫作

一、上行文規(guī)則

《黨政條例》第15條規(guī)定：向上級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：

(一)原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。

(二)請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

(三)除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。

(四)受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。

(五)黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門。

(六)下級機關的請示事項如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。

二、請示寫作

《黨政條例》規(guī)定：

請示“適用于向上級機關請求指示、批準?！?/p>

（一）請示的分類

請示按內容分為兩類：請求指示的請示（需要上級機關作出明確的指示或解釋）和請求批準的請示（涉及人事、財務、外事、機構設置等下級機關無權辦理或決定的事項）。

（二）請示的結構與寫法

請示由標題、主送機關、正文、結束語、落款和附注六部分組成。

1.標題。使用完全式標題。不得在文種“請示”前使用“申請”“請求”“申報”之類詞語。如：

●水利部關于報請審批全國水土保持規(guī)劃（2015—2030年）的請示

●

××分公司懇求上級增加部分科研資金的請示

2.主送機關。為上級主管領導機關。特殊情況下為直接交辦某一工作事項的上級機關負責人。

3.正文。由請示緣由＋請示事項＋結尾語組成。

●

請示緣由。即請示依據(jù)，是請示的重點部分。多用事實、數(shù)據(jù)與對比資料說明，以利于上級機關了解實情，正確決策或者理解、認同，予以批準或指示。

●請示事項。是請示目的所在。應具體、明確第寫明請求解決什么問題。

●結語。要寫明向上級機關提出的請示要求。常用“以上意見妥否，請批復（批示、批準、指示）”等。不宜用“請從速批復”“請盡快……，以解燃眉之急”等語句。

4.落款。包括四項內容：發(fā)文機關署名、成文日期、發(fā)文機關印章以及附注（在成文日期下一行，注明聯(lián)系人姓名和電話號碼，用圓括號括入）。

三、報告寫作

《黨政條例》規(guī)定：報告“適用于向上級機關匯報工作、反映情況、回復上級機關的詢問?！边€用于向上級機關報送文件、物品。在《黨政條例》發(fā)布以前，有用報告向上級機關提出建議并請求批轉的，現(xiàn)在應改用“意見”行文。（一）報告的分類

1.按報告時限。分為例性報告（周報、旬報、月報、季報、年報等）和不定期報告。

2.按報告性質與范圍。分為專題報告（內容單一，專指性強，一事一報）和綜合報告。

3.按報告內容與作用。分為工作報告（一個階段或一個時期）、情況報告（新情況、新問題、突發(fā)事件、特殊情況、意外事故及處理情況）、答復報告和報送報告（文件物品）。

（二）工作報告寫作用于向上級機關匯報工作進展及完成情況。有綜合性、專題性兩類工作報告。

1.標題。用完全式。如：

●

遼寧省人民政府關于完善城鎮(zhèn)社會保障體系試點情況的報告

●××大學關于2014～2015學年度教學工作情況的報告

●××局關于報送2014年度工作總結的報告

有的報告因工作事項緊急，可在文種前加“緊急”二字，如：

××縣人民政府

關于突發(fā)嚴重地震災害的緊急報告

2.主送機關。報告一般只能主送直接的上級主管領導機關，不能多頭主送。

3.正文。由前言（報告緣由）＋主體（報告事項）組成。

報告緣由即開頭。概括說明在什么時候、什么情況下、開展了什么工作，然后用“現(xiàn)將有關情況報告于后”過渡到主體。

例1：“今年4～6月，我廳遵照省政府關于加強交通安全工作的指示精神，在全省范圍開展了一次交通安全大檢查，現(xiàn)將有關情況報告于后?！?/p>

例2：“2015年上半年，我市在黨的十八大精神指引下，認真貫徹國務院經濟工作會議精神，加強了新產品研發(fā)工作，取得了較好成績?，F(xiàn)報告如下：”

也可直接用過渡語表達。如：“現(xiàn)將我縣開展稅收大檢查工作的情況報告于后（如下）”。

報告事項是工作報告的實體部分，語言以敘述為主。內容是匯報全面工作的進展及完成情況。

常用“四部式”寫法：工作情況陳述與分析＋主要做法或體會（實際是談經驗）＋存在的問題及原因

＋今后打算。但不能夾帶請示事項工作報告正文內容通常較多，可用條列式或小標題式結構，使層次分明，條理清楚。

●基本情況按工作內容分項列述

●主要做法應先進行材料歸類，每類用幾句話加以概括，分條寫出，每條取一個概括該條核心內容的小標題，表達一個觀點（說明某方面經驗）。應重在觀點的表達；形式的整齊美觀是第二位的，不應強求。如：

一、信息引導找準研發(fā)方向二、科技為本確保產品質量三、深入調查做到以銷定產

●存在問題及原因應根據(jù)具體情況，確定略寫或詳寫。略寫采用一筆帶過的方式，點到即止；詳寫則要分條列述。

●今后打算應簡明扼要，具體實在（可作為全文的結尾）。兩種寫法：寫明下一步工作要點；針對存在的問題寫明整改措施。

（三）專題工作報告寫作一般有三種形式：

1.工作情況（含成績）+

做法或措施（經驗）

2.工作情況

+

做法

+成效

+體會（經驗）

3.工作情況

+

問題及原因

+

整改措施

注意：專題工作報告通常無專門結尾。也可用“特此報告”“特此報告，請審閱（指正）”作結。

（四）情況報告寫作

反映除通常工作情況以外的其他工作事項，如：突發(fā)事故、突發(fā)事件、重要社會動態(tài)、思想動態(tài)、研制成功的新成果、出現(xiàn)的新問題、發(fā)生的新現(xiàn)象等。這里重點講突發(fā)事故情況報告。

1.標題。用完全式。

××公司關于棉花倉庫發(fā)生火災事故的報告

2.正文。應分層次寫明以下內容：

●何時、何地、發(fā)生何種事故，情況如何？

●事情發(fā)生后已采取的應急措施；

●發(fā)生事故的原因分析；

●處置意見（有處理權的寫明如何處理，無處理權的可提出處理意見）；

●本單位負有領導責任的，應自我批評，表明整改態(tài)度（無責任的不寫）。

2007年4月9日發(fā)布的《生產安全事故報告和調查處理條例》（國務院令第493號）第12條規(guī)定，報告事故應當包括下列內容：

1.事故發(fā)生單位概況；

2.事故發(fā)生的時間、地點以及事故現(xiàn)場情況；

3.事故的簡要經過；

4.事故已經造成或者可能造成的傷亡人數(shù)（包括下落不明的人數(shù)）和初步估計的直接經濟損失；

5.已經采取的措施；

6.其他應當報告的情況。

從調查核實的情況看，這次火災是一起重大責任事故，……領導負有重大責任。一是長期以來，廠領導無人過問安全工作?！恰痢潦形⑹姓畬υ搹S的領導班子建設抓得不緊。……三是這次事故雖然發(fā)生在基層，但也反映出省政府、××行署的領導，在經濟體制改革的新形勢下，對安全生產工作中出現(xiàn)的新情況、新問題認識不足，抓得不力。為了認真吸取這次特大火災的沉痛教訓，我們采取了以下措施：

（一）