解決會(huì)計(jì)檔案電子化管理問題的具體對(duì)策探析,會(huì)計(jì)畢業(yè)論文內(nèi)容摘要：當(dāng)下計(jì)算機(jī)產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展和信息數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)為會(huì)計(jì)檔案電子化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),研究企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理技術(shù)和方式方法對(duì)指導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案管理工作實(shí)踐具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。文章分析了會(huì)計(jì)檔案電子化的特點(diǎn),根據(jù)電子化檔案的主要特征總結(jié)了會(huì)計(jì)檔案電子化管理中存在的一些主要問題:領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠、人才缺乏、安全隱患大、管理制度等。結(jié)合當(dāng)前存在的問題,會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)當(dāng)從提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度、做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集、注重安全保衛(wèi)、培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人員等方面入手,提高會(huì)計(jì)檔案電子化管理水平。本文關(guān)鍵詞語(yǔ)：會(huì)計(jì)檔案;電子檔案;事業(yè)單位;隨著我們國(guó)家信息化產(chǎn)業(yè)的進(jìn)步,很多單位已經(jīng)具備了將各種資料以及信息全部實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)字化的能力。計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)行業(yè)的廣泛應(yīng)用在提高工作效率的同時(shí),也加快了會(huì)計(jì)檔案電子化的進(jìn)程。但會(huì)計(jì)檔案電子化管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的差異使得其管理難度大大提升,很多問題也漸漸凸現(xiàn)出來(lái)。一、電子化會(huì)計(jì)檔案的主要特點(diǎn)與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案不同,電子化會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)形式以計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)為主,改變了過(guò)去單一的以紙質(zhì)材料為存儲(chǔ)介質(zhì)的存儲(chǔ)方式。當(dāng)前的電子化會(huì)計(jì)檔案主要包括電子憑證、電子賬簿和電子報(bào)表等內(nèi)容,相關(guān)資料以數(shù)字化形式存儲(chǔ)在電腦或者服務(wù)器中。電子化會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比,存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)生了變化,這就導(dǎo)致其存儲(chǔ)經(jīng)過(guò)對(duì)各種環(huán)境的要求愈加嚴(yán)格,十分是需要注意計(jì)算機(jī)運(yùn)行經(jīng)過(guò)物理環(huán)境改變、軟件升級(jí)、操作系統(tǒng)兼容性等對(duì)電子化會(huì)計(jì)檔案的影響。在便利性方面,電子化會(huì)計(jì)檔案的使用和閱讀還要依附于電子設(shè)備,所以相對(duì)于紙質(zhì)檔案材料來(lái)講,閱讀方便性和舒適性上相對(duì)較差,但攜帶方便[1]。電子化會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比,復(fù)制容易,篡改容易,加上數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的脆弱性,導(dǎo)致其數(shù)據(jù)丟失或者滅失的風(fēng)險(xiǎn)也高于紙質(zhì)檔案。鑒于電子化會(huì)計(jì)檔案的以上特點(diǎn),其在管理中也存在較多的問題需要解決。二、會(huì)計(jì)檔案電子化管理中主要面臨的問題當(dāng)前,我們國(guó)家在會(huì)計(jì)檔案電子化管理中積累了一部分經(jīng)歷體驗(yàn),但是也存在一些缺乏,總體來(lái)看,主要存在4個(gè)方面存在的問題:(一)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化不夠重視單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理缺乏足夠重視的問題,與部分領(lǐng)導(dǎo)或者管理者的觀念落后有關(guān),主要原因是普遍以為,會(huì)計(jì)檔案的重要作用是用來(lái)應(yīng)付上級(jí)檢查或者審計(jì)時(shí)使用,對(duì)于內(nèi)部來(lái)講,會(huì)計(jì)檔案的電子化意義不大。這使得部分行政事業(yè)單位和企業(yè)并未意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案電子化的重要意義,對(duì)于相關(guān)檔案的存儲(chǔ)、管理、分享便利性沒有引起足夠的重視。(二)工作人員知識(shí)和技能儲(chǔ)備不適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案電子化需要從時(shí)間來(lái)看,部分單位的管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化后在傳輸和使用經(jīng)過(guò)中的真實(shí)性無(wú)法進(jìn)行保障,相關(guān)檔案在數(shù)據(jù)核實(shí)、保密管理上存在較大的難度。會(huì)計(jì)檔案的電子化發(fā)展歷史相對(duì)較短,很多企事業(yè)單位管理電子化會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)歷體驗(yàn)較少,同時(shí)相關(guān)軟件在開發(fā)以及應(yīng)用上還存在一些缺乏,加上專業(yè)技術(shù)人員缺乏相應(yīng)的操作和管理經(jīng)歷體驗(yàn),所以在數(shù)據(jù)傳輸上仍然不能保證所有數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完好性,也無(wú)法對(duì)所有數(shù)據(jù)的可用性進(jìn)行逐一核實(shí)。在詳細(xì)實(shí)踐中,往往還存在著工作人員管理疏忽或者存心故意毀壞等問題,這也使得電子檔案的真實(shí)性愈加難以保障。加上當(dāng)前很多電子數(shù)據(jù)能夠非常輕松地被修改和復(fù)制,最終檔案資料能否與原始數(shù)據(jù)一樣很難進(jìn)行鑒定和區(qū)分,所以會(huì)計(jì)檔案電子化從存儲(chǔ)到應(yīng)用管理整個(gè)流程均存在較大難度。(三)電子數(shù)據(jù)存在較大的安全隱患實(shí)際工作中,會(huì)計(jì)檔案電子化使得數(shù)據(jù)在保存至應(yīng)用整個(gè)流程上都存在很大的安全風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐的,但是由于電子計(jì)算機(jī)容易遭受病毒的攻擊,這就造成會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)很容易被竊取或者損壞,進(jìn)而大大增加了管理的風(fēng)險(xiǎn);從存儲(chǔ)介質(zhì)的角度來(lái)看,當(dāng)前尚無(wú)法完全保證所有存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量以及安全性、可靠性到達(dá)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn),并且閃存盤和硬盤的工作受環(huán)境條件的影響較大,電磁環(huán)境、自然災(zāi)禍等不良環(huán)境條件會(huì)影響閃存盤和硬盤的使用壽命,這也加大了電子檔案管理的難度,使得數(shù)據(jù)的完好性在存儲(chǔ)較長(zhǎng)時(shí)間后難以保證[2]。(四)人員管理制度限制了會(huì)計(jì)檔案電子化在一些單位因崗位限制和管理制度的約束,使得會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的管理能力較弱,但是又無(wú)法聘用專門從事電子檔案管理的人員,這就導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理人員很難對(duì)電子化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效管理。當(dāng)前,一些單位的計(jì)算機(jī)辦公均采用聯(lián)網(wǎng)的方式,而互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用中也存在著較大的安全隱患,加上專門從事計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及安全維護(hù)的人員缺乏,這就使得企業(yè)聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全問題得不到很好的保障,這對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案安全性提出了宏大挑戰(zhàn)。因而,配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)安全維護(hù)人員是保障會(huì)計(jì)檔案電子化的有效手段,但是在當(dāng)下人事管理制度條件下,很難引進(jìn)專業(yè)從事計(jì)算機(jī)安全管理的人員,在人員管理制度上也存在較大障礙。三、會(huì)計(jì)檔案電子化管理問題的詳細(xì)對(duì)策(一)提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度從管理者的角度上,必須提高認(rèn)識(shí),重視會(huì)計(jì)電子檔案的管理工作。只要單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此產(chǎn)生了足夠的重視,才能更好地推進(jìn)相關(guān)工作的施行;并且注重各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在管理人員培訓(xùn)、資金保障等方面的相應(yīng)支持,以加快會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)化進(jìn)程。(二)做好數(shù)據(jù)從收集至應(yīng)用的真實(shí)性保障工作詳細(xì)來(lái)講,從機(jī)制和計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)兩個(gè)角度入手,確保每個(gè)工作環(huán)節(jié)的安全性,如在電子檔案的保存和傳輸中,制定相應(yīng)的防止修改或者篡改的工作機(jī)制,控制工作人員的日工作量,制定發(fā)生突發(fā)事件的應(yīng)急處理機(jī)制,在整個(gè)數(shù)據(jù)的收集經(jīng)過(guò)中,要施行數(shù)據(jù)的逐條核對(duì)責(zé)任制,數(shù)據(jù)移交和存貯的保密制度以及設(shè)立見證人員的監(jiān)督工作機(jī)制。數(shù)據(jù)保管經(jīng)過(guò)中要通太多人存儲(chǔ)和監(jiān)督方式保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性,同時(shí)在應(yīng)用時(shí)要進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)一致性的比對(duì),在數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸中,要單獨(dú)建立網(wǎng)絡(luò)分享機(jī)制,防止在傳輸經(jīng)過(guò)中產(chǎn)生數(shù)據(jù)被修改或者被滅失的情況,制定電子檔案系統(tǒng)管理人員和應(yīng)用人員互相分析的機(jī)制,建立用戶管理人員和使用人員分離的工作制度,保證每個(gè)工作人員都無(wú)法單獨(dú)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改和操作。在會(huì)計(jì)電子檔案管理軟件以及信息系統(tǒng)上,不同處理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)能夠互相結(jié)合,在數(shù)據(jù)傳輸上應(yīng)當(dāng)有加密設(shè)置,并且要建立重復(fù)歸檔檢測(cè)程序,防止不同內(nèi)容數(shù)據(jù)重復(fù)歸檔;同時(shí),除了本地計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)之外,還應(yīng)當(dāng)建立會(huì)計(jì)檔案信息異地存儲(chǔ)制度,并且建立相應(yīng)的管理信息系統(tǒng),在管理經(jīng)過(guò)中保證相關(guān)的信息不至于被修改或者丟失[3]。(三)要注重電子檔案的安全保衛(wèi)問題最大限度地降低在信息使用和傳輸中的主要風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)電子檔案的安全管理牽涉到的內(nèi)容比擬多,華而不實(shí)比擬重要的是存儲(chǔ)介質(zhì)以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全管理。存儲(chǔ)介質(zhì)主要包括計(jì)算機(jī)硬件和存儲(chǔ)磁盤的安全管理兩個(gè)方面。從計(jì)算機(jī)硬件方面,單位需要購(gòu)買配置相對(duì)較高的計(jì)算機(jī),保證會(huì)計(jì)管理軟件程序的穩(wěn)定運(yùn)行,避免由于計(jì)算機(jī)的配置過(guò)低而導(dǎo)致軟件運(yùn)行失敗或者相關(guān)信息丟失的情況發(fā)生,也要防止工作人員因計(jì)算機(jī)的配置問題惡意毀壞電子數(shù)據(jù),進(jìn)而導(dǎo)致所有檔案數(shù)據(jù)的丟失。除此之外,還要建立相應(yīng)的多臺(tái)電子計(jì)算機(jī)備份的檔案保管制度,防止由于個(gè)別計(jì)算機(jī)硬件故障導(dǎo)致檔案的丟失。從存儲(chǔ)硬盤的角度來(lái)看主要包括數(shù)據(jù)備份和磁盤安全保存兩個(gè)方面,在數(shù)據(jù)備份上,要建立定期備份制度,備份時(shí)要采取多個(gè)硬盤共同保存的方式,并且保存檔案電子數(shù)據(jù)的磁盤要在安全環(huán)境下保存,保存地點(diǎn)不要選擇在單一地點(diǎn),要分開保存,以防止磁盤的集體滅失或者損壞。在網(wǎng)絡(luò)安全控制上,通常從訪問權(quán)限以及預(yù)防電腦病毒等方面保障電子檔案信息的安全[4]。首先,在訪問權(quán)限控制上,最好設(shè)置訪問IP權(quán)限,相關(guān)信息通過(guò)綁定計(jì)算機(jī)硬件等方式保障相關(guān)信息和訪問內(nèi)容的安全性,防止相關(guān)信息被惡意損毀;其次要設(shè)置安全防火墻,采用信息加密的方式方法保證訪問網(wǎng)絡(luò)的安全性;最后,就是要預(yù)防惡性病毒的感染和毀壞,一般能夠選擇安裝正版病毒查殺軟件,布設(shè)專用網(wǎng)關(guān)等方式方法保障網(wǎng)絡(luò)的安全。(四)培養(yǎng)專業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案的管理人員高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ),也是前提,所以做好精通會(huì)計(jì)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理3種專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)工作是提高企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理水平的保障。在人才培養(yǎng)方面,能夠通過(guò)職前培訓(xùn)和職后進(jìn)修教育兩種方式實(shí)現(xiàn)專業(yè)人才培養(yǎng)目的,職前教育的施行方式是與高等院校合作,培養(yǎng)具備復(fù)合型知識(shí)基礎(chǔ)的專業(yè)技術(shù)人才,畢業(yè)以后直接引進(jìn)至企業(yè)或者行政事業(yè)單位從事相關(guān)的管理工作,對(duì)于無(wú)法引進(jìn)相關(guān)人才的國(guó)有企業(yè)或者行政事業(yè)單位,能夠采取對(duì)單位內(nèi)在職會(huì)計(jì)人員進(jìn)行職后繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)進(jìn)修的方式提高職業(yè)技能和相關(guān)知識(shí),為從事會(huì)計(jì)電子檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。(五)工作人員應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家相關(guān)規(guī)定我們國(guó)家在2021年1月1日開場(chǎng)施行的(會(huì)計(jì)檔案管理辦法〕中,對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案管理工作進(jìn)行了具體的規(guī)定。根據(jù)本項(xiàng)規(guī)定,專業(yè)從事會(huì)計(jì)檔案管理的人員應(yīng)當(dāng)從電子設(shè)備管理、電子檔案的接收和讀取管理、不同人員的電子數(shù)據(jù)交接管理、備份電子檔案的管理辦法等方面遵循相應(yīng)的法律規(guī)范。同時(shí),對(duì)于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,不得采取電子檔案的方式保存,而國(guó)家規(guī)定的電子簽名類內(nèi)容可僅以電子形式歸檔保存。在電子檔案接收中,應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完好性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),符合要求的才能接收。最后,電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。四、結(jié)束語(yǔ)會(huì)計(jì)檔案電子化實(shí)際上是對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)上的一種革新,也是技術(shù)進(jìn)步帶來(lái)的必然發(fā)展趨勢(shì),運(yùn)用當(dāng)代化的技術(shù)手段,將會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行電子化能夠顯著地提高工作效率,對(duì)于促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理愈加規(guī)范化具有重要的現(xiàn)實(shí)意義[5]。因而,在工作中,要根據(jù)實(shí)際情況,科學(xué)地調(diào)整管理方式,使會(huì)計(jì)檔案電子化為行政事業(yè)單位檔案管理帶來(lái)更大的便利。以下為參考文獻(xiàn)[1]張燕.淺析電子會(huì)計(jì)檔案的管理[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì),2021(8):105-106.[2]張秋