EssentialsandFormsofBusinessLetter-writing

商業(yè)信函的組成部分和格式LetterStructuresandPlacementLetterheadThereferenceDateInsideAddress

AttentionLineSalutationSubjectLineBodyComplimentaryCloseSignatureEnclosureC.C(CarbonCopy)Postscript(P.S.)1.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@2.OurRef.YourRef.3.Date:15thNovember,20--4.H.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England5.Attention:ImportDept.6.DearSirs,7.RE:AquaticProducts

8.Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.

9.Yourstruly,

10.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)11.Enclosures12.ccourShanghaiBranchOffice13.P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.信函組成部分示例組成部分分項示例1.

ChinaNationalCereals,Oils&FoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@ OurRef.YourRef.2.Date:15thNovember,20--信頭日期3.H.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England8.Attention:ImportDept.4.DearSirs,9.RE:AquaticProducts收信人名稱和地址具體收信人稱呼事由5.

Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.

6. Yourstruly,

7.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)結(jié)尾敬語信文落款11.Enclosures12.ccourShanghaiBranchOffice13. P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.附件抄送附言LetterheadThenameofthefirmAddressandpostalcodesTelephonenumberFaxnumberInternetaddress,EmailaddressAtrademarkorabriefslogan,etcSampleLetterheadTheReference（Optional)寫信人為了便于歸檔分類而編的號,可以不要。Ourref.No發(fā)文號Yourref.No收文號，來文號對方來信時的發(fā)文號，在回信時要寫在來文號中，例如：在對方來信中Ourref.No.1234,那么我們在回信時要寫成Yourref.No.1234日期位置：美式：在信頭和收信人名稱地址之間英式：通常在收信人名稱地址之下

寫法：美式：月-日-年英式：日-月-年美式日期舉例日期信頭收信人名稱地址英式日期舉例日期收信人名稱地址稱呼信頭注意事項

A.

年份應(yīng)完全寫出，不能用(07)代替(2007)

B.

月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字來代替。

C.

日期可用基數(shù)字或序數(shù)字。D.Donotuseonlyfigures,i.e.12/6/06Twowidelyacceptedstyles:June12,2006or20July,20063rdNovember,20033November,2003November3rd,2003November3,2003InsideAddressInsideAddress(TheReceiver’saddress)具體收信人(AttentionLine)位置：

1.

收信人名稱地址之下2.齊頭式靠左，縮格式居中表示的是承辦本信件的具體個人或部門

1.Attention:Mr.H.A.Donnan,ExportManager2.AttentionofMr.Cave3.TotheattentionofMr.LiuMing

4.ATTN:Mr.Iverson稱呼(Salutation)位置：必須齊頭正規(guī)場合下常用：對男士：DearSir,或DearSirs,或Gentlemen:對女士：DearMadam,或DearMesdames,建議使用：DearMr.Johnson,或DearJack,

詞首字母全大寫，用逗號或不用標(biāo)點符號Gentlemen后用冒號事由(Subject)位置：

1.稱呼和正文之間2.齊頭式靠左，縮格式居中3.要加下劃線表示的是該信函的主題

1.Re:YourOrderNo.4632.Subject:SHEEPWOOL 3.ContractNo.8904結(jié)尾敬語(ComplimentaryClose)位置：齊頭式靠左對齊，縮格式偏右正規(guī)場合下常用：1.Yoursfaithfully,2.Yourstruly,3.Faithfullyyours,4.Trulyyours,建議使用：Yourssincerely,或Sincerelyyours,1.第二個單詞小寫，結(jié)尾用逗號或不用標(biāo)點符號.2.“yours”不要寫成your稱呼與結(jié)尾敬語的對應(yīng)關(guān)系落款(Signature)結(jié)尾敬語手寫簽名打印簽名職務(wù)公司名稱附件說明該信件有附件

1.Enclosure:SaleAccount2.Enc.(4)3.Enclosure(2):PackinglistCommodityInspectionCertificate

抄送位置：附件之下，左對齊表示該信件同時抄送給他人1.明抄：ccMarketingDepartment2.暗抄(Email)：bccMr.SimpsonCarboncopy,收信人知道被抄送Blindcarboncopy,收信人不知道被抄送，只出現(xiàn)在發(fā)給被抄送人的信件里L(fēng)ayoutofaBusinessLetter

商業(yè)信函的格式TwomajorformsIndentedForm

縮格式BlockedForm

齊頭式縮格式示例日期靠右具體收信人和事由居中段首縮格結(jié)尾敬語和落款偏右除信頭外全部左對齊段落之間用空格齊頭式示例各部分寫法信頭和收信人名稱、地址

英語：地址先小后大中文：地址先大后小用漢語拼音直譯;一個地名只大寫