淺談如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作淺談如何做好建設(shè)工程檔案管理工作

近年來隨著房地產(chǎn)業(yè)的快速開展，城市面貌日新月異，城市建設(shè)檔案數(shù)量也與日俱增。建設(shè)工程檔案作為記錄著工程發(fā)展到結(jié)束整個(gè)過程的重要依據(jù)，顯然在建設(shè)項(xiàng)目管理和城市建設(shè)過程中都是非常重要的。建設(shè)工程檔案是工程管理質(zhì)量和施工技術(shù)質(zhì)量的重要憑證，其所提供的信息是工程開發(fā)、城市建設(shè)宏觀調(diào)控、保障性房屋建設(shè)、司法鑒定和房屋改造、拆遷等活動(dòng)的重要憑證，必須對(duì)其引起足夠的重視，以保證城市能夠更好地開展和建設(shè)。

一、建設(shè)工程檔案工作的組織管理

〔一〕健全建設(shè)工程檔案管理制度

根據(jù)國家對(duì)建設(shè)工程檔案的收集、管理、歸檔工作要求制定適合本單位工作實(shí)際的建設(shè)工程檔案管理管理規(guī)章制度，使建設(shè)工程檔案管理工作有章可循，有法可依。

〔二〕成立建設(shè)工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組

由于建設(shè)工程檔案工作是一個(gè)系統(tǒng)的項(xiàng)目，檔案形成的領(lǐng)域較寬，波及多個(gè)部門和專業(yè)。建設(shè)工程資料的收集，整理、歸檔工作全部依靠檔案部門是不夠的。建設(shè)單位應(yīng)成立建設(shè)工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一部署檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決工程資料收集、整理、歸檔的各種問題，組織建設(shè)工程檔案的自檢和驗(yàn)收申請(qǐng)，使建設(shè)工程檔案工作有組織保證。

〔三〕落實(shí)建設(shè)工程檔案管理工作責(zé)任

為了保證建設(shè)工程檔案工作有效實(shí)施，應(yīng)落實(shí)建設(shè)工程檔案管理責(zé)任。把工程文件產(chǎn)生于工程建設(shè)全過程，其形成、積累和管理列入建設(shè)方案和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作規(guī)范或崗位責(zé)任制。且明確建設(shè)工程的主管部門與檔案部門對(duì)建設(shè)工程檔案管理的責(zé)任，由檔案部門負(fù)責(zé)建設(shè)工程檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、培訓(xùn)工作，工程主管部門負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的項(xiàng)目文件的形成、積累和立卷歸檔工作，經(jīng)常檢查工程檔案各階段、各環(huán)節(jié)的收集、整理情況。

二、加強(qiáng)建設(shè)工程檔案工作的有效措施

〔一〕建設(shè)工程檔案與工程建設(shè)同步

堅(jiān)持“從源頭抓起，全過程參與，與項(xiàng)目建設(shè)同步〞的指導(dǎo)思想，工程檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步進(jìn)行。從建設(shè)工程申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即開始工程文件的收集、整理、審查工作。及時(shí)了解工程的具體內(nèi)容，實(shí)施跟蹤管理。投資建設(shè)工程，經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)，即進(jìn)入工程的實(shí)施階段，一旦招標(biāo)結(jié)束，檔案部門應(yīng)及時(shí)得到形成的相應(yīng)文件，掌握工程的實(shí)施進(jìn)展情況。

在工程的施工階段，建設(shè)單位要加強(qiáng)項(xiàng)目施工資料的管理工作，要求監(jiān)理和施工單位根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度及現(xiàn)場情況及時(shí)上報(bào)資料，防止項(xiàng)目資料與施工進(jìn)程不同步的情況發(fā)生。同時(shí)按照工程建設(shè)的階段布置

〔二〕納入合同管理，保證建設(shè)工程檔案完整、系統(tǒng)歸檔。

建設(shè)工程主管部門在簽訂設(shè)計(jì)、監(jiān)理與施工合同或協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)計(jì)專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)的工程文件及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任，包括明確提出移交的工程檔案的數(shù)量、套數(shù)、歸檔時(shí)間和質(zhì)量要求等事項(xiàng)，以及明確相應(yīng)條款的違約責(zé)任等。建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位根據(jù)合同要求，完成各自職責(zé)任或合同規(guī)定的竣工文件的編制和工程文件整理、歸檔工作，最終使建設(shè)工程檔案順利完成及移交。

〔三〕加強(qiáng)人員素質(zhì)培訓(xùn)，建立健全工程資料管理制度

建設(shè)工程施工是一個(gè)復(fù)雜多變的動(dòng)態(tài)過程，因此工程檔案管理人員專業(yè)水平非常重要，定期進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，挑選具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)及工作責(zé)任心強(qiáng)的人員充當(dāng)資料管理員，在工程動(dòng)工之初應(yīng)派專人負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)技術(shù)資料進(jìn)行分類收集、編制，且及時(shí)進(jìn)行相關(guān)資料的質(zhì)量驗(yàn)收評(píng)定工作，之后形成相關(guān)資料的原始記錄，確保項(xiàng)目資料形成和項(xiàng)目施工進(jìn)度保持同步。完善項(xiàng)目管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)的資料交接手續(xù)制度，將項(xiàng)目資料交接看作一個(gè)重要環(huán)節(jié)并嚴(yán)把此關(guān)，以此落實(shí)資料管理主體和資料保管的責(zé)任。

〔四〕加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，提高檔案管理質(zhì)量

要想做好建設(shè)工程檔案管理工作，首先需要加強(qiáng)思想上的重視，只有真正的從思想上重視起來，才能夠切實(shí)建立責(zé)任心，做好工程檔案的管理工作。由于建設(shè)工程檔案管理工作和建設(shè)工程施工的整個(gè)過程是息息相關(guān)的，檔案工作需要和施工同步進(jìn)行，在開始項(xiàng)目施工的同時(shí)，也需要注意工程檔案管理工作的建立，這樣才能夠有條不紊的進(jìn)行，不至于出現(xiàn)后續(xù)的混亂。如果某些施工單位或檔案相關(guān)管理人員在思想認(rèn)識(shí)上沒有引起足夠的重視，很容易導(dǎo)致建筑項(xiàng)目檔案管理工作在發(fā)展的過程中項(xiàng)目資料無法與施工同步，而等到最后才著急補(bǔ)充，這必然會(huì)給后期的管理工作帶來很多麻煩，甚至浪費(fèi)人力、財(cái)力和時(shí)間。

〔五〕加強(qiáng)現(xiàn)場了解，做好建設(shè)檔案管理

如果建設(shè)工程檔案管理工作不深入到施工現(xiàn)場，坐在辦公室就能夠完成，那必然是不切合實(shí)際的，是檔案管理人員根據(jù)自己的現(xiàn)象的構(gòu)思出來的，這樣的建設(shè)工程檔案的建立是沒有任何意義的，因此，需要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)施工現(xiàn)場的更多了解。所以，建設(shè)工程檔案管理的人員應(yīng)該加強(qiáng)施工現(xiàn)場的了解工作，實(shí)施的對(duì)施工環(huán)節(jié)進(jìn)行勘察，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，能夠及時(shí)的提出，以便能夠及時(shí)的更正。這不僅能夠幫忙提高建設(shè)項(xiàng)目施工的質(zhì)量，同時(shí)也能夠完善建設(shè)工程的檔案工作。

〔六〕加強(qiáng)檔案管控，確保項(xiàng)目資料的完整性

對(duì)項(xiàng)目技術(shù)《Y料的表格樣式進(jìn)行統(tǒng)一，當(dāng)工程準(zhǔn)備籌建時(shí)就需要按照本項(xiàng)目的具體特點(diǎn)，制定一套具有可行性的、合乎當(dāng)?shù)匦姓芾聿块T和檔案管理部門規(guī)定的竣工資料表格。表格的統(tǒng)一給各參建單位在進(jìn)行項(xiàng)目資料編輯與整理過程帶來了很大的便利，從而有效防止了資料格式多樣化、不標(biāo)準(zhǔn)化情況的出現(xiàn)。因?yàn)橹挥型暾募夹g(shù)資料才能充沛、系統(tǒng)的體現(xiàn)出項(xiàng)目的施工過程與項(xiàng)目質(zhì)量的真實(shí)狀況，所以及時(shí)全面的對(duì)施工過程中形成的技術(shù)資料進(jìn)行收集，能夠在項(xiàng)目工程的質(zhì)量控制、進(jìn)度控制與投資控制中發(fā)揮非常重要的作用。

〔七〕加快建設(shè)工程檔案管理的數(shù)字化、信息化

傳統(tǒng)的建設(shè)單位檔案管理都是用一些紙質(zhì)文件和手寫程序。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代辦公方式產(chǎn)生的大量電子文件，傳統(tǒng)的模式已經(jīng)無法滿足今天建設(shè)工程行業(yè)的開展了。傳統(tǒng)的手寫紙質(zhì)文件都將慢慢退出歷史的舞臺(tái)。因?yàn)檫@樣的辦事方式效率很慢，程序很復(fù)雜，同時(shí)也是非常不環(huán)保的。每天可能都要消費(fèi)大量的紙，給環(huán)境帶來很大的壓力。所以政府也是不支持，環(huán)保人士也是不支持。

建設(shè)工程檔案不僅檔案數(shù)量多，且檔案利用較多，在工程建設(shè)、驗(yàn)收及工程運(yùn)營過程中都會(huì)經(jīng)常用到。為了提高方便檔案利用效率，方便檢索和查閱，促使工程檔案管理逐步向現(xiàn)代化管理推進(jìn)。面對(duì)利用者在信息時(shí)代和數(shù)字時(shí)代的利用需求，加快建設(shè)工程檔案管理的數(shù)字化、信息化是企業(yè)提供商閽和檔案利用效勞的根本伎倆，也是企業(yè)檔案管理工作開展的必