1.1.1.1 公共文檔管理1.1.1.1.1 進(jìn)入系統(tǒng)用鼠標(biāo)左鍵單擊“文檔治理”圖標(biāo)，即可進(jìn)入“文檔治理”子系統(tǒng)的主窗口。1.1.1.1.2 功能介紹是一個治理和查閱公共文檔的助手，使雜亂繁多的公共文檔變得井然有序。系統(tǒng)提供一個個人文檔庫，用戶能夠?qū)儆诒救说母鞣N文檔分類治理，。您既能夠直截了當(dāng)在NOTES的窗口下編寫資料，也能夠在各種OFFICE軟件中編寫，而且文件類型也能夠是文字、圖形、甚至聲音和影象等等。具體功能如下：公共文檔的使用按標(biāo)題、來源、作者、日期和分類查閱當(dāng)前公共文檔。按標(biāo)題、來源、作者、日期和分類查閱已歸檔的公共文檔。個人文檔庫的使用按標(biāo)題、來源、作者、日期和分類查閱個人文檔庫中的文檔。對個人文檔庫的維護(hù)。公共文檔治理的維護(hù)創(chuàng)建個人文檔庫新建、編輯、刪除和歸檔公共文檔。1.1.1.1.3 用戶角色與權(quán)限一般用戶一般用戶只能夠查詢和閱讀公共文檔，以及編輯、刪除個人文檔。治理員治理員除了能夠使用一般用戶的功能之外，還有權(quán)新建、編輯、刪除和歸檔公共文檔，以及創(chuàng)建個人文檔庫。1.1.1.1.4 公共文檔治理的使用用鼠標(biāo)左鍵單擊“公共文檔治理”圖標(biāo)，即可進(jìn)入“公共文檔治理”子系統(tǒng)的主窗口，如下圖：左邊子窗口為“導(dǎo)航器”--“公共文檔治理”，其中有五個熱點按鈕：“按標(biāo)題”、“按日期”、“按分類”、“按作者”和“按來源”，用于操縱右邊子窗口中文檔的分類和顯示順序；右邊子窗口為“視圖”，用于顯示用戶的所有文檔的標(biāo)題和簡要相關(guān)信息。其中，前面標(biāo)有“★”，且用紅色顯示的文檔，為您尚未閱讀的文檔；雙擊要閱讀的文檔，就會打開此文檔閱讀，關(guān)閉返回后，“★”會自動消逝，且文檔名變?yōu)楹谏Ｖ鞔翱诘纳戏焦ぞ邨l中有四個按鈕“返回”、“打開個人文檔庫”、“拷貝到個人文檔庫”、“打開歸檔庫”，分別用于退出“公共文檔治理”子系統(tǒng)及其它功能。下面就讓我們對公共文檔治理的操作進(jìn)行一次詳細(xì)的介紹：1.1.1.1.4.1 查閱當(dāng)前公共文檔1.1.1.1.4.1.1 按標(biāo)題用鼠標(biāo)左鍵單擊左邊子窗口中的按鈕“按標(biāo)題”，系統(tǒng)將在右邊的子窗口中按文檔標(biāo)題的先后順序顯示所有文檔。1.1.1.1.4.1.2 按日期用鼠標(biāo)左鍵單擊左邊子窗口中的按鈕“按日期”，系統(tǒng)將在右邊的子窗口中將所有文檔按日期進(jìn)行排序顯示。1.1.1.1.4.1.3 按分類用鼠標(biāo)左鍵單擊左邊子窗口中的按鈕“按分類”，系統(tǒng)將在右邊的子窗口中將所有文檔按類別進(jìn)行分類排序顯示。1.1.1.1.4.1.4 按作者用鼠標(biāo)左鍵單擊左邊子窗口中的按鈕“按標(biāo)題”，系統(tǒng)將在右邊的子窗口中將所有文檔按文檔作者進(jìn)行分類顯示。1.1.1.1.4.1.5 按來源用鼠標(biāo)左鍵單擊左邊子窗口中的按鈕“按標(biāo)題”，系統(tǒng)將在右邊的子窗口中將所有文檔按文檔來源進(jìn)行分類顯示。1.1.1.1.4.2 查閱已歸檔的公共文檔用鼠標(biāo)左鍵單擊主窗口上方工具條中的按鈕“打開歸檔庫”，系統(tǒng)就會打開公共文檔歸檔庫窗口。在歸檔庫窗口中的使用方法與當(dāng)前公共文檔窗口相同，那個地方不再贅述。單擊窗口上方工具條中的“返回”按鈕，返回當(dāng)前公共文檔主窗口。1.1.1.1.4.3 個人文檔庫的使用1.1.1.1.4.3.1 打開個人文檔庫用鼠標(biāo)左鍵單擊主窗口上方的工具按鈕“打開個人文檔庫”，系統(tǒng)將打開“個人文檔庫”窗口。在個人文檔庫窗口中的查閱方法與公共文檔相同。1.1.1.1.4.3.2 拷貝到個人文檔庫首先用鼠標(biāo)選中您感興趣的某個文檔，然后用鼠標(biāo)左鍵單擊主窗口上方的工具按鈕“拷貝到個人文檔庫”，系統(tǒng)將自動將所選中的文檔拷貝到個人文檔庫中。1.1.1.1.4.3.3 新建個人文檔在個人文檔庫窗口中，單擊窗口上方的工具按鈕“新建文檔”，那么系統(tǒng)首先彈出一個子窗口，選擇文檔的類型之后，按“確認(rèn)”打開一個空白的文檔窗口，如下圖所示：按照系統(tǒng)提示輸入相關(guān)內(nèi)容，單擊窗口上方的工具按鈕“保存”隨時保存文檔，輸入完畢后，單擊工具按鈕“關(guān)閉”保存文檔后返回“公共文檔治理”主窗口。1.1.1.1.4.3.4 刪除文檔在個人文檔庫窗口中，用鼠標(biāo)選中要刪除的文檔，單擊窗口上方的工具按鈕“刪除”，那么系統(tǒng)將把此文檔加上刪除標(biāo)記，在退出的時候，確認(rèn)刪除。。1.1.1.1.5 公共文檔治理的維護(hù)〔僅適用于系統(tǒng)治理員〕假如您是一位系統(tǒng)治理員，除了能夠使用以上的功能之外，還有權(quán)新建、編輯、刪除和歸檔公共文檔，另外能夠應(yīng)一般用戶的要求，創(chuàng)建一個“個人文檔庫”。1.1.1.1.5.1 新建公共文檔在任何時候，假如您想新建一個文檔，請單擊主窗口上方的工具按鈕“新建文檔”，那么系統(tǒng)自動彈出一個“其他”子窗口，選擇您要創(chuàng)建的文檔的類型之后，單擊“確定”，打開一個空白的文檔。按照系統(tǒng)的提示輸入相關(guān)的內(nèi)容。在輸入過程中，您隨時可單擊窗口上方的工具按鈕“保存”，保存此文檔。輸入完畢之后，用鼠標(biāo)左鍵單擊窗口上方工具條中的“關(guān)閉”按鈕，保存此文檔后返回“公共文檔治理”主窗口。1.1.1.1.5.2 創(chuàng)建個人文檔庫在任何時候，假如您想給某個一般用戶創(chuàng)建一個“個人文檔庫”，請單擊主窗口上方的工具按鈕“創(chuàng)建個人文檔”，那么系統(tǒng)自動彈出一個“創(chuàng)建個人文檔庫”子窗口，選擇要創(chuàng)建文檔庫的一般用戶姓名之后，單擊“確定”，系統(tǒng)為此用戶創(chuàng)建一個“個人文檔庫”。1.1.1.1.5.3 公共文檔的歸檔首先用鼠標(biāo)選中您要歸檔的文檔，用鼠標(biāo)左鍵單擊窗口上方的工具按鈕“歸檔”，那么系統(tǒng)將把此文檔放入歸檔庫中。以后要查閱此文檔請打開歸檔庫去查閱。1.1.1.1.5.4 公共文檔的編輯用戶假設(shè)想對正在閱讀的文檔進(jìn)行編輯，只需用鼠標(biāo)左鍵單擊窗口上方的工具按鈕“編輯”，即可進(jìn)入文檔編輯狀態(tài)。小技巧：雙擊文檔的任意位置，也可進(jìn)入文檔編輯狀