事業(yè)單位檔案管理的重要性及其優(yōu)化措施

Summary：新時(shí)期事業(yè)單位在發(fā)展過程中其內(nèi)部也進(jìn)行了改革，使檔案管理工作適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展形勢來進(jìn)行調(diào)整，在實(shí)際中需要通過創(chuàng)新方法對傳統(tǒng)檔案管理工作體系進(jìn)行優(yōu)化，科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)、管理模式、管理理念以滿足不斷增多的管理要求，并對快速增長的檔案信息資源進(jìn)行高效處理，提高檔案管理工作執(zhí)行效力，并加強(qiáng)對檔案資源的開發(fā)及利用，從而使檔案管理能夠有效適應(yīng)信息時(shí)代所帶來的變化，在提升檔案管理效率及質(zhì)量的同時(shí)增強(qiáng)檔案服務(wù)水平。Keys：事業(yè)單位；檔案管理；重要性1事業(yè)單位檔案管理的重要性近些年來，事業(yè)單位進(jìn)行了體制改革，并在人事管理以及機(jī)構(gòu)簡化等方面取得了一定成績。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著更多挑戰(zhàn)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等現(xiàn)代化手段給事業(yè)單位檔案管理工作帶來了很大便利，對傳統(tǒng)的檔案管理模式帶來了沖擊。檔案管理涉及眾多工作人員，是一項(xiàng)需要投入很多時(shí)間和精力的龐大工程。在事業(yè)單位檔案管理工作中，對檔案資料管理不夠重視，常常出現(xiàn)資料亂放、存儲不當(dāng)?shù)葐栴}，一旦文件丟失，很可能會影響到事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開展。檔案管理可以將事業(yè)單位的實(shí)際情況充分反映出來。比如，事業(yè)單位人力資源管理人員可以根據(jù)對人事檔案的匯總分析，了解事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的數(shù)量、學(xué)歷、工齡等信息。在內(nèi)部考核工作中，事業(yè)單位可以匯總工作人員的定級、任免以及晉升等檔案資料，以此作為考核依據(jù)。因此，事業(yè)單位檔案管理工作必須受到重視，做好檔案資料的收集、分析、存儲等工作，為事業(yè)單位的各項(xiàng)工作提供便利條件。從員工的角度考慮，其工作調(diào)動(dòng)、工資調(diào)整等各項(xiàng)證明、手續(xù)等都需要以檔案形式進(jìn)行保存處理。隨著我國事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案管理工作也逐漸受到關(guān)注。比如，在調(diào)整我國退休待遇后，部分退休較早的人員或高級職稱的工作人員，都需要確認(rèn)職稱與工齡材料，這就需要借助人事檔案來展開工作。因此，在事業(yè)單位中檔案管理工作至關(guān)重要，對單位內(nèi)部每一個(gè)工作人員都有著重要影響。2事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析2.1工作內(nèi)容簡單國內(nèi)事業(yè)單位的檔案管理工作在信息化建設(shè)的過程中，缺乏完備的法律條文，基本的操作流程也缺乏統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。部分事業(yè)單位對檔案信息缺乏有效的鑒別、核實(shí)手段，檔案信息錄入、整理和分類等工作的效率較低，影響了檔案信息的收藏價(jià)值。檔案錄入工作的流程與管理模式過于簡單，使得相關(guān)檔案信息的錄入與分類較為混亂，導(dǎo)致后續(xù)對檔案信息的查找與調(diào)取耗時(shí)耗力。檔案管理屬于長期的信息整合和存儲工作，若缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作管理規(guī)定與運(yùn)行模式，就很容易導(dǎo)致檔案信息丟失或失真。因此，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合當(dāng)下開展檔案管理工作的要求，通過流程精細(xì)化、管理標(biāo)準(zhǔn)化等優(yōu)化方式，促使檔案管理工作有序穩(wěn)定地開展。2.2重視程度不足首先，國內(nèi)部分事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，主要表現(xiàn)在信息化程度較低、資金投入不足以及人才缺乏有效培訓(xùn)等方面。尤其在資金投入與政策法律條文支持等方面表現(xiàn)較為突出，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的運(yùn)行效率與工作質(zhì)量。其次，事業(yè)單位對職工的思想缺乏深入研究，對員工的工作質(zhì)量缺乏相關(guān)考核，認(rèn)為檔案管理工作僅限于簡單地對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行錄入、分類和整理，造成檔案信息存在較大的安全隱患。針對該情況，在檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的過程中，事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，在加強(qiáng)對職工的工作管理的基礎(chǔ)上，落實(shí)檔案信息的安全化管理工作。3加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的有效策略3.1完善檔案管理體系一個(gè)行之有效且健全的管理體系是很有必要的，尤其是對于檔案管理這樣內(nèi)容龐雜、牽扯范圍較廣的工作而言，建立一個(gè)健全的制度體系作為標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理工作提供專業(yè)保證，有利于提高檔案管理工作的效率。具體來說，可以依靠管理體系進(jìn)行科學(xué)化治理，促進(jìn)檔案管理工作高效率發(fā)展；制定月或季度的檔案管理工作規(guī)劃，將階段性目標(biāo)與長遠(yuǎn)規(guī)劃相結(jié)合；同時(shí)結(jié)合實(shí)際情況，根據(jù)事業(yè)單位的工作性質(zhì)和特點(diǎn)制訂體系化的管理規(guī)劃，讓員工按照檔案管理規(guī)劃做事，同時(shí)這個(gè)管理規(guī)劃不能過于死板或僵化，可以讓員工可以隨時(shí)調(diào)整他們自身的做事方法和行為方式，讓工作有規(guī)可循，促使檔案管理工作更加高效便捷。3.2與信息化手段相結(jié)合，更新管理方法信息技術(shù)的發(fā)展使人們的生活方式不斷改變。人們將信息技術(shù)運(yùn)用到更多領(lǐng)域，尤其是與傳統(tǒng)工作方式相融合，促進(jìn)傳統(tǒng)工作方式不斷革新，實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。檔案管理這項(xiàng)傳統(tǒng)工作，也可以借助信息化手段獲得飛躍式發(fā)展。在日常事務(wù)處理中，檔案管理相關(guān)人員要學(xué)會運(yùn)用檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，充分整合內(nèi)外資源，使之互相融合，促進(jìn)部門內(nèi)資源的有效利用并向其他部門提供新的資源。檔案管理部門可以配備相應(yīng)的信息化設(shè)施，并嘗試運(yùn)用信息技術(shù)完善部門檔案管理建設(shè)工作。3.3提高管理人員素養(yǎng)檔案管理工作人員的素養(yǎng)直接關(guān)系到檔案管理工作的水平、質(zhì)量和效果，也和事業(yè)單位的日常工作息息相關(guān)。因此，事業(yè)單位必須重視檔案管理工作人員的職業(yè)技能水平和核心素養(yǎng)能力。招聘時(shí)要嚴(yán)格認(rèn)真地面試每一個(gè)應(yīng)聘者，在員工入職后要注重培養(yǎng)員工的能力，積極開展相關(guān)技能培訓(xùn)學(xué)習(xí)等。上級部門還應(yīng)給檔案管理工作配備專業(yè)的管理人才和技術(shù)人才，使其發(fā)揮好帶頭作用，在部門內(nèi)帶動(dòng)知識素養(yǎng)欠缺的員工努力學(xué)習(xí)、積極進(jìn)取、互幫互助。員工的潛能是需要培養(yǎng)與開發(fā)的，事業(yè)單位應(yīng)該重視員工培訓(xùn)，積極開展員工職業(yè)技能培訓(xùn)及專題講座，并定期對員工進(jìn)行職業(yè)技能考核或者比賽，同時(shí)設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制，以激勵(lì)員工努力學(xué)習(xí)，提升自己的專業(yè)素養(yǎng)。對于技能水平較落后的員工，應(yīng)該以鼓勵(lì)為主，另外，可以建立新老員工互助學(xué)習(xí)機(jī)制，互幫互助，幫助他們提升能力素養(yǎng)；同時(shí)還要幫助員工端正思想態(tài)度，使其規(guī)范自身行為，自覺更新自身知識體系，以便其能更好地適應(yīng)檔案管理工作。3.4樹立正確觀念，提高重視程度俗話說，思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。端正思想態(tài)度和樹立責(zé)任意識是做好一份工作的第一步。事業(yè)單位的檔案管理工作更應(yīng)如此，只有部門員工對檔案管理工作的思想認(rèn)識與職責(zé)意識足夠清晰，才能促進(jìn)部門良性發(fā)展。首先，部門領(lǐng)導(dǎo)身為部門的管理者、監(jiān)督者、參與者，無疑發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。所以，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該發(fā)揮良好的帶頭作用，引領(lǐng)全體員工端正部門思想作風(fēng)，引導(dǎo)員工樹立對工作的責(zé)任意識，使部門形成一個(gè)良好的思想文化氛圍。同時(shí)，部門管理人員還應(yīng)定期開展思想主題會議和責(zé)任意識培訓(xùn)專題講座等活動(dòng)，并于月末或季度末定期開展思想?yún)R報(bào)工作，以充分發(fā)揮思想的先導(dǎo)作用，引領(lǐng)部門形成積極的思想風(fēng)尚和良好的文化氛圍。其次，針對檔案管理工作，員工應(yīng)該調(diào)整好自身對工作職責(zé)的認(rèn)知，保持積極進(jìn)取的態(tài)度，以充分飽滿的熱情和精力去對待檔案管理這份看似枯燥實(shí)則至關(guān)重要的工作。只有部門從上至下都樹立正確的檔案管理工作思想，事業(yè)單位才能實(shí)現(xiàn)長足發(fā)展，檔案管理的工作效率才能得到明顯提高。4結(jié)語對于檔案管理來說，其工作的優(yōu)化創(chuàng)新需要有充分的理論指導(dǎo)、完善的制度保障，使檔案管理各項(xiàng)工作的開展可以依據(jù)相關(guān)規(guī)章制度的要求來落實(shí)，有利于檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、信息化建設(shè)。在實(shí)際中要轉(zhuǎn)變管理理念、創(chuàng)新管理方法，結(jié)合加強(qiáng)檔案管理工作需求來建設(shè)信息化管理平臺，并對檔案管理職能進(jìn)行優(yōu)化，使檔案管理能夠規(guī)范化、精細(xì)化落實(shí)，并以事業(yè)單位的工作要求來優(yōu)化檔案管理體系，確保相關(guān)工作順利進(jìn)行。Reference：[1]楊麗麗.