五、公司文書管理制度（一）總則第一條為保證文書事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率特制定本制度。第二條所謂“文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報(bào)告會(huì)議決議、規(guī)定、協(xié)議書、專利許可證書、電報(bào)、各種賬簿圖表、參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。第三條所有文書歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占有。第四條必須嚴(yán)格保守文書的機(jī)密。第五條文書按下列要點(diǎn)處置或辦理：1．凡重要事宜的指示、請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書”的形式進(jìn)行。所有文書的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。2．即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書形式記錄下來。第六條文書的管理原則規(guī)定如下：1．文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部負(fù)責(zé)。2．分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書管理，另有文書管理細(xì)則做出規(guī)定。（二）文書的收發(fā)第七條到達(dá)文書所有由文書主管部門接受，并按下列要點(diǎn)處置：1．一般文書予以啟封，分送各部門。2．私人文書不必啟動(dòng)，直接送收信人。3．分送各部門的文書若有差錯(cuò)，必須立即退回總務(wù)部。（三）文書的解決第八條文書按機(jī)密限度可分為以下幾類：1．絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。2．秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書。表23-7表格登記單3．機(jī)密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。4．普通。指非機(jī)密文書。假如附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論。5．傳閱。指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。第九條普通文書的解決原則如下：1．由部門經(jīng)理以上級(jí)別的主管，負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要的解決，或者由其指定下屬對(duì)文書進(jìn)行具體解決。2．假如碰到重要或異常事項(xiàng)，必須及時(shí)與上一級(jí)主管取得聯(lián)系，按上級(jí)指示辦理。3．各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，必須與各部門商議后方能予以處置。第十條機(jī)密文書的解決原則如下：1．機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行解決。2．指名或親啟文書，原則上應(yīng)在封面上注明文書所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)和發(fā)文者姓名，并由發(fā)文者封緘。3．到達(dá)的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名的人啟動(dòng)，其別人不得擅自啟封。假如某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。第十一條文書的閱覽原則如下1．某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表達(dá)已經(jīng)閱覽完畢。如有必要，可在文書的空白處填寫閱覽后的意見，并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。2．有必要在各部門傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿”，按“傳閱登記簿“規(guī)定欄目填寫，并最終交還文書主管。第十二條與各部門有關(guān)的文書，在解決意見上假如存在分歧，則由文書的主管部門出面進(jìn)行協(xié)商，假如不能協(xié)商一致，上報(bào)或請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)裁決。（四）請(qǐng)示審批第十三條請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營重要事項(xiàng)，都必須經(jīng)請(qǐng)示，獲得董事會(huì)、總裁和常務(wù)董事審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能實(shí)行。第十四條須請(qǐng)示審批事項(xiàng)如下：1．職務(wù)及重要人事安排；2．各種制度性規(guī)定的變更；3．重要契約的締結(jié)、解除與變更；4．訴訟行為；5．與政府機(jī)構(gòu)有關(guān)的各種重要的請(qǐng)示回執(zhí)、申請(qǐng)等等；6．土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購買與轉(zhuǎn)讓；7．大額饋贈(zèng)、謝禮、以及宣傳廣告費(fèi)用的開支；8．分支機(jī)構(gòu)的增減與升降；9．預(yù)算與決算事宜；10．借款與貸款，以及借貸銀行的開設(shè)與變更；11．重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或便宜出售；12．定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除，以及費(fèi)用開支的修訂。13．有關(guān)公司經(jīng)營的重要計(jì)劃與企劃；14．其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。第十五條請(qǐng)示審批者為分公司經(jīng)理，以及以此為標(biāo)準(zhǔn)擬定的主管。第十六條對(duì)請(qǐng)示審批的提案文書必須進(jìn)行仔細(xì)斟酌，以便能順利實(shí)行。第十七條請(qǐng)示審批的事項(xiàng)，必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。假如事情緊急，允許直接以非文書形式請(qǐng)示，但事后必須盡快撰寫請(qǐng)示提案文書上報(bào)。第十八條請(qǐng)示提案文書的內(nèi)容涉及標(biāo)題、正文、理由、說明和附錄。提案文書應(yīng)一式多份，分送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門、出版部門、總務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門等等。第十九條請(qǐng)示提案文書必須編號(hào)，注明起草者或請(qǐng)示者，所屬分支機(jī)構(gòu)及部門，并署名蓋章。第二十條請(qǐng)示審批內(nèi)容一旦被上級(jí)認(rèn)可并做出決定，則以請(qǐng)示提案書（副本）替代批復(fù)返回，并請(qǐng)示部門予以執(zhí)行。第二十一條請(qǐng)示提案原本由總務(wù)部保管。（五）文書的制作第二十二條文書制度要領(lǐng)如下：1．文書必須簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。2．起草文書的理由涉及起因，以及中間交涉過程，加以證明必須做出交代，必要時(shí)附上相關(guān)資料與文獻(xiàn)。3．必須明確起草文書的責(zé)任者，并署上請(qǐng)示審批提案者姓名。4．對(duì)請(qǐng)示提案文書進(jìn)行修改時(shí)，修改者必須認(rèn)真審閱原件，修改后必須署名。第二十三條文書的起草必須征得主管批準(zhǔn)，并且在主管有了明確的決定之后進(jìn)行。文書起草只是一個(gè)“文書化”的過程與結(jié)果。文書的草案必須予以保存。第二十四條重要文書，必須通過公證，并且在正式文書形成前，掌握并附上具有價(jià)值的證據(jù)或證明文獻(xiàn)。第二十五條文書的署名按下列規(guī)定進(jìn)行：1．公司內(nèi)文書，假如是一般往來文書，只需主管署名；假如是單純的上報(bào)文書，或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；假如是重要文書，按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)2．對(duì)外文書，如協(xié)議書、責(zé)任狀、政府許可申請(qǐng)書、回執(zhí)公告等重要文書，一律署總裁職務(wù)與姓名。假如是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。第二十六條文書的蓋章按下列要點(diǎn)進(jìn)行：1．在正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。2．假如文書署名者不在，可加蓋職務(wù)或代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章替代。但在這種情況下，文書存檔前必須加蓋署名者印章。3．以部門或公司名義起草的文書，在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。第二十七條總裁與公司印章按下列原則使用：1．在有必要加蓋總裁公司印章時(shí)，必須填寫委托申請(qǐng)書，經(jīng)所屬部門主管認(rèn)可并且加蓋印章之后，向總務(wù)部門提出。2．總務(wù)部主管經(jīng)審核，署名蓋章，批準(zhǔn)申請(qǐng)。如有必要?jiǎng)t需請(qǐng)示總裁。3．在需要總裁簽字的情況下，手續(xù)同前。4．經(jīng)總務(wù)部批準(zhǔn)后，去印章保管員處加蓋公司印章。5．一些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的印章，須經(jīng)主管批準(zhǔn)，直接向印章保管員申請(qǐng)加蓋。（六）文書的發(fā)送第二十八條一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送，必要時(shí)還須給文秘室以回復(fù)或回執(zhí)。調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。1．文書封面必須明確寫清發(fā)送或接受單位、單位地址以及收件人姓名，并且注明“快遞”、“郵寄”、“面呈”或“轉(zhuǎn)交”等字樣。2．公司內(nèi)部文書原則上不作封緘。第二十九條各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與郵資明細(xì)賬”上做好登記并填寫。表23-8表格請(qǐng)印申請(qǐng)單請(qǐng)印單位表格名稱用途式聯(lián)，第1聯(lián)：第2聯(lián)第3聯(lián)請(qǐng)印日期需要日期表格編號(hào)表格格式依舊格式印刷品依附樣印刷現(xiàn)有存量請(qǐng)印數(shù)量每月耗量使用年度需校對(duì)否需否（七）文書的整理與保存第三十條文書按內(nèi)容進(jìn)行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結(jié)的文書，另一類是可以歸檔的文書。第三十一條所有完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文獻(xiàn)機(jī)密限度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。第三十二條制度規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書、協(xié)議書、往來公文與特許專利等特別重要的文書，由總務(wù)部填寫“重要文書目錄”后，予以保存。第三十三條分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類，一類是特別重要的文書，直接歸主管保存，另一類是一般的文書，留存各部門保管。第三十四條文書的保存年限如下：1．永久保存文書，涉及章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊(cè)文書；股票關(guān)系書類；重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。2．保存十年文書，涉及請(qǐng)求審批提案文書，人事任命文書，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要文書。3．保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。4．保存一年文書，指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。假如是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門主管負(fù)責(zé)擬定保存年限。第三十五條所有重要的機(jī)密文書，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文獻(xiàn)柜中。第三十六條保存期滿以及沒必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管決定，填寫廢除理