▲案例導(dǎo)入：天地公司（中外合資公司）收到集團(tuán)總公司的一份《關(guān)于各子公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人向集團(tuán)總公司述職的通知》。作為天地公司的秘書將按照收文處理程序進(jìn)行收文。秘書高山要完成收文的任務(wù)，首先要了解關(guān)于文書處理的一些規(guī)范，并對(duì)文書收文程序的各個(gè)環(huán)節(jié)的要求有所掌握。到底如何處理文件？請(qǐng)學(xué)生踴躍發(fā)言，如果你是秘書，你的處理程序是怎樣的？（配合課件講授）本節(jié)內(nèi)容將讓我們成為一名合格文秘人員?！v授：§2-4文書處理的程序文書在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成倒運(yùn)轉(zhuǎn)所經(jīng)過的環(huán)節(jié)，及環(huán)節(jié)中包含的相互銜接的工作程序。一、收文處理收文處理是指對(duì)外單位發(fā)給本單位的所有文書進(jìn)行收進(jìn)處理的一系列程序性的工作。收文處理主要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等環(huán)節(jié)。（一）簽收：文書部門收到文件材料后，在對(duì)方的傳遞文書單或送文登記簿簽字，以表示文書收到。目的是明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。（保留證據(jù)，如圖示，向?qū)W生展示學(xué)校的《文件簽收登記表》）。如何簽收：一清二查三簽字。（詳細(xì)講授，具體內(nèi)容見課件）（二）登記：（必不可少的重要環(huán)節(jié)和程序）對(duì)收進(jìn)的文件在《收文登記表》上編號(hào)和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。目的是便于對(duì)收文數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)以及今后的查考利用。如何登記？總登記或分類登記（詳見課件）登記注意事項(xiàng)和具體要求：字跡清晰、不漏填，關(guān)鍵在于細(xì)心?！锵录?jí)單位上報(bào)公文注意審核，把好上行文的質(zhì)量關(guān)。審核的重點(diǎn)：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。（三）分送分發(fā)或分辦，文秘人員在文件登記后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將收文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。過程：1、填寫《收文處理表》，粘貼在文件封面，送本部門負(fù)責(zé)人審核；2、根據(jù)部門負(fù)責(zé)人意見，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批或有關(guān)部門閱辦；（具體見學(xué)?！妒瘴奶幚肀怼芳笆腥肆Y源局表格。）（四）傳閱：有關(guān)人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。需要傳閱的文件：（提醒學(xué)生注意哪些文件需要傳閱）a、文件經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批辦后需要其他副職領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員傳閱，以掌握文件精神和主要領(lǐng)導(dǎo)的批示意見；b、來文屬于抄送件，不需要特別辦理，只要求有關(guān)單位、部門和人員了解的，收文后，文秘人員將文件直接送有關(guān)部門和人員傳閱。（取幾份學(xué)校的收文，提問學(xué)生哪些需要傳閱？課堂講述區(qū)別）（五）擬辦對(duì)收文應(yīng)如何辦理所提出的初步意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。擬辦的意見是一種參謀性意見或建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、有效地處理文件，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間和精力，提高辦文效率。提出的擬辦意見要抓住中心，有針對(duì)性、考慮全面、切實(shí)可行，文字表述要簡明精練。（講授此條時(shí)，提醒學(xué)生注意，擔(dān)任文秘工作，盡快進(jìn)入工作狀態(tài)，熟悉單位各部門職責(zé)構(gòu)成，以便提出更好的擬辦意見。）并不是所有文件都要擬辦意見（引導(dǎo)學(xué)生靈活處理事項(xiàng)，舉例子說明禮儀的恰當(dāng)和適度）需要擬辦的文件范圍：ａ上級(jí)機(jī)關(guān)主送給本機(jī)關(guān)需要貫徹落實(shí)的文件；機(jī)關(guān)直屬各部門祝頌本機(jī)關(guān)的情趣性或建議性文件、重要計(jì)劃、方案、財(cái)務(wù)預(yù)決算等；ｂ下級(jí)機(jī)關(guān)主送給本機(jī)關(guān)的請(qǐng)求性文件；ｃ平級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的商洽性，涉及重要答復(fù)和共同研究協(xié)作等問題的文件；ｄ其他需要貫徹和承辦的文件。取幾份未辦理的文件，提問讓學(xué)生區(qū)分那些需要寫擬辦意見。擬辦要求：科學(xué)合理、簡明扼要。（六）批辦：（收文中最重要的程序）領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件如何辦理提出最終的批示意見和要求。單位負(fù)責(zé)人批辦，注意批示要表態(tài)明朗、詞義明確，并將批辦內(nèi)容寫在《收文處理表》“批示意見”一欄內(nèi)。（七）承辦：貫徹落實(shí)文件精神和要求，按領(lǐng)導(dǎo)人批示執(zhí)行具體的工作任務(wù)，辦理有關(guān)事宜的過程。（1）確認(rèn)承辦范圍（2）按批辦意見辦理（3）及時(shí)快捷辦理公文（4）依據(jù)規(guī)章辦理公文（5）簽注公文的承辦結(jié)果（八）催辦（文件跟進(jìn)，尤為注意）(1)電話催辦。（電話記錄）(2)信函催辦。（信函底單）(3)催辦卡催辦。(4)登門催辦。（到訪記錄）(5)會(huì)議催辦。（會(huì)議紀(jì)要）(6)簡報(bào)催辦。注意，催辦一定要留下記錄。發(fā)催辦單催辦的，應(yīng)留存工作底單；通過電話催辦的，應(yīng)備有電話記錄。（九）注辦即文件處理結(jié)果