送貨單回簽管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司送貨單回簽管理，規(guī)范送貨流程，明確各方責(zé)任，確保貨物交付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及貨物配送及回簽的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于向客戶、供應(yīng)商等交付貨物的場(chǎng)景。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：送貨單信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，涵蓋貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨日期、交貨地點(diǎn)等關(guān)鍵要素，嚴(yán)格按照規(guī)定格式填寫。2.及時(shí)回簽原則：收貨方應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)送貨單進(jìn)行回簽確認(rèn)，以明確貨物已妥善接收。3.責(zé)任清晰原則：明確送貨方、收貨方及相關(guān)人員在送貨單回簽過(guò)程中的責(zé)任，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。二、送貨單的開具（一）開具要求1.送貨單必須由送貨部門或相關(guān)業(yè)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際發(fā)貨情況如實(shí)開具，確保內(nèi)容真實(shí)、完整、清晰。2.送貨單應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的格式，不得擅自更改或使用自制單據(jù)。3.填寫送貨單時(shí)，應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆，字跡工整，不得涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋開具人員印章或簽字確認(rèn)。（二）內(nèi)容填寫規(guī)范1.送貨單號(hào)：由系統(tǒng)自動(dòng)生成或按照公司編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制，確保唯一性，便于查詢和追溯。2.發(fā)貨日期：填寫實(shí)際發(fā)貨的年月日。3.收貨單位：填寫準(zhǔn)確的收貨方名稱、地址、聯(lián)系電話等信息。4.貨物信息：詳細(xì)填寫貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等內(nèi)容。對(duì)于不同規(guī)格或批次的貨物，應(yīng)分別列出。5.交貨方式：明確是送貨上門、自提還是其他交貨方式。6.備注：如有特殊要求、注意事項(xiàng)等，可在備注欄注明。（三）審核與蓋章1.送貨單開具后，應(yīng)由送貨部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。審核通過(guò)后，在送貨單上加蓋部門印章。2.涉及財(cái)務(wù)結(jié)算的送貨單，還需財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后加蓋財(cái)務(wù)專用章。三、送貨流程（一）貨物準(zhǔn)備1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)訂單要求，提前通知倉(cāng)庫(kù)做好貨物準(zhǔn)備工作，確保貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量等符合訂單要求。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)貨物進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，并做好包裝、標(biāo)識(shí)等工作，確保貨物在運(yùn)輸過(guò)程中不受損壞。（二）送貨安排1.送貨部門根據(jù)送貨單信息，合理安排運(yùn)輸車輛和送貨人員，確保貨物按時(shí)、安全送達(dá)指定地點(diǎn)。2.對(duì)于需要長(zhǎng)途運(yùn)輸或特殊運(yùn)輸要求的貨物，應(yīng)提前做好運(yùn)輸計(jì)劃，選擇具備相應(yīng)資質(zhì)的運(yùn)輸公司，并簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方責(zé)任。（三）貨物交付1.送貨人員將貨物送達(dá)收貨地點(diǎn)后，應(yīng)及時(shí)與收貨方取得聯(lián)系，通知收貨方驗(yàn)收貨物。2.收貨方應(yīng)在送貨人員在場(chǎng)的情況下，對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與送貨單一致。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與送貨人員溝通，并在送貨單上注明問(wèn)題情況。四、送貨單回簽（一）回簽要求1.收貨方在驗(yàn)收貨物無(wú)誤后，應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并注明簽收日期。簽字人員應(yīng)為收貨方授權(quán)的代表，如法定代表人、授權(quán)代理人等。2.回簽后的送貨單應(yīng)保持整潔、完整，不得隨意折疊、涂改或丟失。（二）回簽方式1.現(xiàn)場(chǎng)回簽：送貨人員在收貨現(xiàn)場(chǎng)等待收貨方簽字確認(rèn)，確保回簽過(guò)程真實(shí)、有效。2.郵寄回簽：對(duì)于無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)回簽的情況，收貨方應(yīng)在收到貨物后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將回簽后的送貨單通過(guò)郵寄方式返回給送貨方。送貨方應(yīng)在收到郵寄的回簽單后，及時(shí)進(jìn)行核對(duì)和存檔。（三）回簽時(shí)間規(guī)定1.收貨方應(yīng)在收到貨物后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成送貨單的回簽。如遇特殊情況需要延長(zhǎng)回簽時(shí)間的，應(yīng)提前與送貨方溝通并取得同意。2.對(duì)于緊急訂單或有特殊時(shí)間要求的貨物，收貨方應(yīng)按照送貨方的要求及時(shí)回簽，確保不影響后續(xù)業(yè)務(wù)流程。五、回簽單的收集與整理（一）收集1.送貨人員負(fù)責(zé)回簽單的收集工作，確保每一份送貨單都能及時(shí)、準(zhǔn)確地收回。2.對(duì)于郵寄回簽的情況，送貨人員應(yīng)及時(shí)跟蹤?quán)]件狀態(tài)，確?；睾瀱文馨磿r(shí)收到。如發(fā)現(xiàn)郵件丟失或延誤，應(yīng)及時(shí)與收貨方聯(lián)系，重新獲取回簽單。（二）整理1.送貨人員將收集到的回簽單按照送貨單號(hào)、日期等順序進(jìn)行整理，確?；睾瀱蔚耐暾院瓦B貫性。2.對(duì)于存在問(wèn)題的回簽單，如簽字不清晰、備注信息不完整等，送貨人員應(yīng)及時(shí)與收貨方溝通，要求收貨方重新回簽或補(bǔ)充相關(guān)信息。（三）存檔1.整理好的回簽單應(yīng)定期移交至公司檔案管理部門進(jìn)行存檔，存檔期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)回簽單進(jìn)行妥善保管，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查詢和追溯。六、異常情況處理（一）貨物差異1.收貨方在驗(yàn)收貨物時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與送貨單不一致的情況，應(yīng)及時(shí)與送貨方溝通。送貨方應(yīng)在接到通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行核實(shí)，并根據(jù)實(shí)際情況采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。2.如因貨物差異導(dǎo)致的糾紛，雙方應(yīng)協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可按照合同約定或相關(guān)法律法規(guī)通過(guò)仲裁或訴訟等方式解決。（二）回簽延遲1.如收貨方未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回簽送貨單，送貨方應(yīng)及時(shí)與收貨方聯(lián)系，了解原因，并催促收貨方盡快回簽。2.對(duì)于因收貨方回簽延遲導(dǎo)致的業(yè)務(wù)影響，如貨款結(jié)算延遲、后續(xù)訂單處理延誤等，送貨方應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定追究收貨方的責(zé)任。（三）回簽單丟失或損壞1.如回簽單在傳遞或存檔過(guò)程中丟失或損壞，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，如向收貨方說(shuō)明情況并請(qǐng)求重新回簽等。2.對(duì)于因回簽單丟失或損壞導(dǎo)致的無(wú)法證明貨物交付情況的問(wèn)題，應(yīng)通過(guò)其他相關(guān)證據(jù)進(jìn)行佐證，如運(yùn)輸記錄、雙方溝通記錄等。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對(duì)送貨單回簽管理情況進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)規(guī)定得到有效執(zhí)行。2.監(jiān)督小組可通過(guò)查閱送貨單檔案、與送貨人員和收貨方溝通等方式，對(duì)送貨單的開具、回簽、收集、整理等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面監(jiān)督。（二）考核辦法1.建立送貨單回簽管理考核指標(biāo)體系，對(duì)送貨部門、送貨人員及收貨方等相關(guān)責(zé)任主體進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括回簽及時(shí)率、回簽準(zhǔn)確率、檔案完整性等。2.對(duì)于在送貨單回簽管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致公司利益受損或業(yè)務(wù)流程受阻的，給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款