山東聊城建物業(yè)管理服務(wù)有限公司企業(yè)檔案管制度一、檔案管理規(guī)根據(jù)國家有關(guān)法律規(guī)的規(guī)定，結(jié)企業(yè)實(shí)際制定的檔管理方面的總度，它應(yīng)對本企業(yè)檔案作原則、管理制、各項(xiàng)業(yè)務(wù)和作人員職責(zé)等容做出具體規(guī)定。二、企業(yè)各類文材料的歸檔制是保證企業(yè)各種文材料、準(zhǔn)確、及時檔的一項(xiàng)重要度。主要包括各類文件材料的歸檔范、歸檔時間和檔要求，必要時明確歸檔份數(shù)歸檔手續(xù)。三、企業(yè)檔案利制度是企業(yè)檔案利用工進(jìn)行規(guī)范的制。一般應(yīng)包括利用圍、利用手續(xù)、利用要求及注意事項(xiàng)內(nèi)容。四、企業(yè)檔案保制度是為保證企業(yè)檔案息安全而制定專門制度。內(nèi)容主包括檔案人員保密職責(zé)、利用涉檔案的審批手、涉密檔案管規(guī)定等。五、企業(yè)檔案保制度—1—是有關(guān)檔案保管條和檔案管理人保管檔案職責(zé)規(guī)定。具體內(nèi)容應(yīng)括檔案的接收、檔的排架、庫房管理以及特殊體保管等要求。六、企業(yè)檔案鑒銷毀制度是規(guī)定檔案保管期鑒定方法、組以及對保管期滿檔進(jìn)行鑒定銷毀程序、手續(xù)的制度。內(nèi)容包括檔案鑒定依據(jù)、鑒定工作的織、檔案銷毀的程序和手續(xù)等。七、企業(yè)檔案人崗位責(zé)任制這是專門針對企業(yè)案管理人員崗職責(zé)而制定的度，其內(nèi)容主要包主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、案部門負(fù)責(zé)人、案部門檔案員、各門（物業(yè)管理目）負(fù)責(zé)人和兼職檔案人、形成或承辦件的管理及專業(yè)技人員檔案工作任制。一、檔案管理規(guī)—2—為了加強(qiáng)本企業(yè)檔業(yè)務(wù)建設(shè)，進(jìn)步提高檔案管理水，根據(jù)國家有檔案管理的法律、規(guī)，制訂本規(guī)。本規(guī)定所指的檔案是指本企業(yè)物業(yè)管理活動形成的對國家社會和企業(yè)有保存價值的各形式的文件材。企業(yè)檔案工作是企各項(xiàng)管理的基工作，是維護(hù)本企經(jīng)濟(jì)利益、合權(quán)益和歷史面貌的一工作。企業(yè)檔案工作實(shí)行一領(lǐng)導(dǎo)、分級理的原則。企業(yè)成立綜合檔案，指定專責(zé)的案人員，負(fù)責(zé)統(tǒng)、協(xié)調(diào)、組織和管本企業(yè)檔案工作，展綜合檔案室的日管理工作和各具體的檔案工事務(wù)。檔案員必須忠于職，保守企業(yè)和主的秘密，接受案專業(yè)培訓(xùn)，備檔案專業(yè)知識。綜合檔案室由企業(yè)位領(lǐng)導(dǎo)分管，納入主管領(lǐng)導(dǎo)任期標(biāo)管理和崗位責(zé)。各部門（物業(yè)管項(xiàng)目）應(yīng)指定兼職案員，負(fù)責(zé)本部門物業(yè)管理項(xiàng)目）成的文件材料積累整理，并規(guī)定向綜合檔室移交檔案。企業(yè)文件材料的形和積累須納入部門（物業(yè)管理項(xiàng)）工作計(jì)劃和有關(guān)人員崗位職責(zé)。—3—（九）凡本企業(yè)在經(jīng)管理活動中形的對國家、社會和業(yè)有保存價值各種形式的文件材料都須歸檔。歸檔具體范圍、時間要求按相關(guān)文材料的歸檔制度執(zhí)行。（十）企業(yè)綜合檔案對接收的檔案按照一定要求，編必要的檔案檢工具。（十一）開展檔案的定。根據(jù)本企檔案保管期限的規(guī)，定期對保管限已滿的檔案進(jìn)行審查鑒，剔除確無保價值的檔案，經(jīng)業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批后進(jìn)行銷毀。開展檔案的統(tǒng)計(jì)工。建立檔案管臺帳，對檔案數(shù)、檔案借閱人，檔案的利用效果、研情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。認(rèn)真做好檔案庫房理。按照防火、防、防光、防塵、蟲、防高溫、防潮濕、防有害氣等防護(hù)要求，好檔案庫房的理工作。將檔案管理現(xiàn)代化入企業(yè)現(xiàn)代化理的整體計(jì)劃，努實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化。積極開發(fā)檔案信息源，為企業(yè)生和各項(xiàng)管理工作服。對積極開發(fā)提供利用檔案并取顯著效益的人，企業(yè)將給予表揚(yáng)獎勵。二、企業(yè)各類文材料的歸檔制為了完整、系統(tǒng)保存本企業(yè)工活動中形成的種門類、各種載體檔案，提高歸檔文件材料質(zhì)量，以滿足業(yè)各方面的需要，制定本制度。—4—（一）歸檔范圍根據(jù)附件所列內(nèi)容結(jié)合企業(yè)實(shí)工作，制定具歸檔內(nèi)容。（二）歸檔時間企業(yè)自身形成的管性文件材料一應(yīng)在辦理完畢的第二年上半歸檔?；窘ㄔO(shè)、設(shè)備目文件材料在項(xiàng)目鑒定、竣工后財(cái)務(wù)決算后三月內(nèi)整理歸檔，周期的可分階段、項(xiàng)歸檔。外購設(shè)備儀器或引項(xiàng)目的文件材在開箱驗(yàn)收或收后即時登記，安調(diào)試后歸檔。企業(yè)職工外出參加種公務(wù)活動形的文件材料應(yīng)活動結(jié)束后及歸檔。會計(jì)文件材料在會年度終了后由計(jì)部門整理歸，保管一年后向檔部門移交。電子文件的邏輯歸實(shí)時進(jìn)行，物歸檔要與紙質(zhì)文件檔時間一致。磁帶、照片及底、膠片、實(shí)物等形的文件材料應(yīng)工作結(jié)束后及歸檔。需要隨時歸檔的文有：物業(yè)管理項(xiàng)目接，基本建設(shè)設(shè)備設(shè)施類變更、改、補(bǔ)充的文件料；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)動和職工調(diào)動、離時留在部門或人手中的文件材料；業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過中形成的文件料；其它臨時活中形成的文件材料?！?—（三）歸檔要求1、歸檔的文件料應(yīng)為原件。因無原件的可歸有憑證作用的件材料。2、文件材料歸后不得更改。歸檔的文件材料要全完整，同一文件、一個問題內(nèi)容要完整。歸檔的文件材料字要符合長期保需要，嚴(yán)禁使用易色的書寫材料圓珠筆、鉛筆、復(fù)紙、純藍(lán)(紅)墨等書寫。對破損的文件材料予以修復(fù)或托，用易于褪變、散的材料（熱紙等）書寫的文件，要以復(fù)制并與原一起歸檔。對大于規(guī)格的文件，應(yīng)按A4規(guī)格加以折疊，對小開規(guī)格的文，應(yīng)按規(guī)格托裱。兩個以上單位合作成的項(xiàng)目，主單位保存全套文件料，協(xié)辦單位存與其承擔(dān)任務(wù)相關(guān)文件材料，有同、協(xié)議規(guī)定的，按其求執(zhí)行。非紙質(zhì)文件材料應(yīng)其文字說明一歸檔。外文（或數(shù)民族文字）材料有漢譯文的應(yīng)與漢譯一并歸檔，無文的要譯出標(biāo)題后檔。具有永久、長期存價值的電子件，必須形成份紙質(zhì)文件歸檔。（四）歸檔份數(shù)—6—?dú)w檔文件材料一般式一份。重要利用頻繁的和有專需要的可適當(dāng)加份數(shù)。（五）歸檔手續(xù)向檔案部門移交檔時，必須填寫《檔文件移交清》一式兩份，歸時交接雙方按清單交點(diǎn)清楚確認(rèn)無誤后雙方簽，各留一份，以查考。三、企業(yè)檔案利制度為維護(hù)檔案的完整安全，服務(wù)企各項(xiàng)工作，根據(jù)業(yè)檔案管理的體情況，制訂本制度。本企業(yè)員工因工作要，可以借閱其工作有關(guān)的檔案資料。借閱本企業(yè)檔案須理登記手續(xù)，密的檔案須履行相的手續(xù)經(jīng)主管導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱本企業(yè)檔案一般不借，借閱時應(yīng)檔案部門指定的地進(jìn)行閱覽。確外借的檔案，要經(jīng)管領(lǐng)導(dǎo)或辦公主任同意，按歸還，借閱期一不得超過七天，確因工作需不能如期歸還應(yīng)辦理續(xù)借手。所借檔案不得隨意疊和拆散，嚴(yán)對檔案進(jìn)行更改或?qū)憽栝啓n時造成的檔案丟失、壞或泄密的，要究當(dāng)事者責(zé)任。借出和歸還檔案時應(yīng)辦理清點(diǎn)續(xù)，由檔案員借閱者當(dāng)面核清楚。—7—摘抄或復(fù)印檔案材的有關(guān)內(nèi)容，按有關(guān)規(guī)定，經(jīng)管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可復(fù)制。借出檔案只限在本門有關(guān)人中查，不得轉(zhuǎn)借其部門個人，如需轉(zhuǎn)時，應(yīng)到檔案室辦理轉(zhuǎn)手續(xù)。調(diào)離本單位的工作員，必須清理交檔案文件后方可理調(diào)離手續(xù)。外單位人員借閱本檔案須持有所單位介紹信和人工作證，并辦理關(guān)手續(xù)。四、企業(yè)檔案保制度為確保企業(yè)檔案信的安全，制定制度。檔案管理人員必須格遵守職業(yè)道、遵紀(jì)守法、保本企業(yè)和業(yè)主機(jī)密。檔案管理人員應(yīng)適區(qū)分文件的密并劃分范圍，采取密措施，對不密級范圍的檔案采取應(yīng)的保管措施借閱制度。檔案管理人員不得自將秘密文件、檔資料帶出檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，不將秘密檔案、資給無關(guān)人員閱。在調(diào)換工作，對所管的檔案辦理交接手續(xù)，離職后對所解的機(jī)密情況，不泄露。（四）有關(guān)部門需查機(jī)密以上檔案經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)批準(zhǔn)?！?—不得與無關(guān)人員談涉密檔案內(nèi)容。下班時，應(yīng)將涉檔案文件收起好，并關(guān)好門。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案料和不需要?dú)w的文件，應(yīng)指定專進(jìn)行銷毀，銷機(jī)密文件應(yīng)登記造冊并有人負(fù)責(zé)銷。檔案人員一旦發(fā)現(xiàn)案材料有丟失、損情況，應(yīng)及時有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，取必要的挽救措施五、企業(yè)檔案保制度為保護(hù)好本企業(yè)的案材料，維護(hù)案的完整與安全，定本制度。接收檔案必須認(rèn)真收，并辦理交手續(xù)。案卷入庫要做到卷目、卡相，排放整齊，便于找，以保證提利用快速準(zhǔn)確。管理人員要掌握各類檔案的特點(diǎn)規(guī)律，熟知案卷擺地點(diǎn)、上架順，做到調(diào)檔、還檔時準(zhǔn)確。研究和改進(jìn)檔案保技術(shù)，定期對案進(jìn)行檢查，發(fā)問題及時采取施進(jìn)行處理。檔案的接收、移、鑒定、銷毀、用要有登記，統(tǒng)準(zhǔn)確。借閱完畢的檔案經(jīng)對無誤后，要時入庫，以防丟。—9—存放膠片、照片、錄像、磁帶要用專用盒。每年要對庫藏檔案行一次全面的查，認(rèn)真核對，到賬物相符。破損或載體變質(zhì)檔案，及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)，發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)或蟲害，必須及采取消毒殺蟲措施加以理。六、企業(yè)檔案鑒銷毀制度企業(yè)成立檔案鑒定作小組，由主領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主、檔案人員及務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成。企業(yè)各部門在文件料歸檔時，應(yīng)據(jù)本企業(yè)制定的檔案保管期限》，準(zhǔn)確區(qū)分檔案的保管限。對保存在企業(yè)檔案門的保管期限滿的檔案，先由企檔案部門進(jìn)行步鑒定，提出鑒意見，交企業(yè)案鑒定小組審。對經(jīng)過鑒定小組審應(yīng)該銷毀的檔，由企業(yè)檔案部門出鑒定報告，同檔案銷毀清冊一起企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)定二人以上進(jìn)監(jiān)銷。檔案銷前，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)核對要銷毀的檔案與銷毀冊，檔案銷毀，監(jiān)銷人應(yīng)在銷清冊上簽字，注明銷毀的方式和日期。（六）銷毀檔案時要格執(zhí)行保密規(guī)，對在銷毀檔案過中出現(xiàn)失密或單位造成損失的，將據(jù)國家和單位關(guān)規(guī)定進(jìn)行處?！?0—（七）檔案銷毀后，將銷毀清冊，鑒形成的材料及導(dǎo)批示等，一整理存入全宗卷，永久保。七、企業(yè)檔案人崗位責(zé)任制為加強(qiáng)本企業(yè)檔案理工作，充分揮檔案應(yīng)有的作用不斷提檔案管理水平，特制定主管檔案工領(lǐng)導(dǎo)、檔案部負(fù)責(zé)人、檔案部檔案員、各部（物業(yè)管理項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人兼職檔案人員、形或承辦文件的理及專業(yè)技術(shù)員檔案工作責(zé)任制。（一）主管檔案工作導(dǎo)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)本公司檔工作，認(rèn)真貫國家《檔案法》和上關(guān)于檔案工作針、政策、規(guī)定在本司的實(shí)施。及時協(xié)調(diào)解決檔案作中存在的問。負(fù)責(zé)本公司的檔案鑒定銷毀審批作。監(jiān)督執(zhí)行檔案工作位責(zé)任制的考及獎懲。（二）檔案部門負(fù)責(zé)1、認(rèn)真貫徹執(zhí)上級關(guān)于檔案工作指示、規(guī)定及關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)動和組本公司檔案工作人員全完成檔案工作務(wù)?！?1—審批或擬定本公司案工作各項(xiàng)制和年度檔案工計(jì)劃、總結(jié)，并真聽取檔案部門工作匯、檢查檔案工落實(shí)情況。適時地召開全公司案工作會議，結(jié)布置檔案工作，流檔案工作經(jīng);研討工作中存在的問和解決辦法。負(fù)責(zé)組織企業(yè)專兼)職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)及學(xué)，負(fù)責(zé)企業(yè)檔案工責(zé)任制的考評工作。負(fù)責(zé)對借閱機(jī)密檔和外單位借閱案的審批及對毀檔案鑒定的織和鑒定工作。參加本企業(yè)有關(guān)物管理項(xiàng)目驗(yàn)收有關(guān)活動。（三）檔案室專職專責(zé)）檔案人員認(rèn)真執(zhí)行上級有關(guān)案工作的指示求，維護(hù)檔案的完、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。負(fù)責(zé)本公司檔案的集、整理、保管、提供用、鑒定工作，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作負(fù)責(zé)各有關(guān)部門物業(yè)管理項(xiàng)目）檔工作的監(jiān)督檢和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工，做好文件材料形成、累、立卷歸檔作，把好質(zhì)量關(guān)。認(rèn)真執(zhí)行檔案入庫清點(diǎn)、登記、驗(yàn)、移交目錄、保期限的確定工，做到帳物相符?！?2—做好室藏檔案的管，建立健全檔基礎(chǔ)性工作，確檔案文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系和安全。做好檔案的保密和護(hù)工作，維護(hù)案的完整與安全。對檔案庫房、設(shè)、專用工具等設(shè)施添置和檔案管中的問題，及時向?qū)岢鼋ㄗh，對保檔案的安全、整、保密負(fù)責(zé)。（四）各部門（物管理項(xiàng)目）主管檔工作的負(fù)責(zé)人掌握本公司檔案工有關(guān)制度規(guī)定，熟涉及到本部門具體要求。將檔案工作列入本門（物業(yè)管理項(xiàng)目的工作內(nèi)容之一，到檔案工作與本部門（物業(yè)管理目）其他工作布置檢查、總?cè)瑫r，配備適應(yīng)本部門（物業(yè)管理項(xiàng)目）工需要的兼職檔人員，并保持相對定。督促兼職檔案人員時完成文件材的積累、整理、檔工作，并對部門檔案的完整、準(zhǔn)確行審查。督促搞好本部門物業(yè)管理項(xiàng)目）文材料平時立卷整理、移交工作，門成員應(yīng)將開會帶回承辦完畢的件材料及時交文檔人員，以證文件材料的齊全、完整。5、負(fù)責(zé)對本部（物業(yè)管理項(xiàng)目）檔人員和有關(guān)專人員的檔案考工作。（五）各部門（物管理項(xiàng)目）兼職檔人員—13—實(shí)施本公司檔案管規(guī)定和制度，時將本部門形成的案文件材料進(jìn)收集、整理，按規(guī)立卷后向檔案移交。熟悉本部門