高效會(huì)議管理

精選ppt

每周生產(chǎn)例會(huì)討論：回憶中存在哪些問(wèn)題？討論時(shí)間：5分鐘精選ppt派誠(chéng)會(huì)議中存在問(wèn)題（一）很多會(huì)議未事先準(zhǔn)備材料；已準(zhǔn)備材料的會(huì)議，有多數(shù)人會(huì)前未閱讀；有多數(shù)參會(huì)者不知會(huì)議議題、目標(biāo)、不知應(yīng)否參加會(huì)議；多數(shù)會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)召開(kāi)，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束；有不少人開(kāi)會(huì)不做記錄；有不少人在開(kāi)大會(huì)時(shí)開(kāi)小會(huì)，對(duì)他人的發(fā)言置之不理或無(wú)理打斷；有不少人人到心不到，或忙于接/打電話(huà)，或忙于自己的其他工作，或閉目養(yǎng)神，或做局外人，一言不發(fā)。精選ppt派誠(chéng)會(huì)議中存在問(wèn)題（二）會(huì)議氣氛極差，雖然是干部，爭(zhēng)吵、推卸、指責(zé)頻頻發(fā)生，反而對(duì)會(huì)議議題不感興趣。對(duì)會(huì)議中涉及的問(wèn)題、責(zé)任等，不能正確對(duì)待。會(huì)議涉及的問(wèn)題、責(zé)任等，不能正確對(duì)待。會(huì)議中涉及的問(wèn)題、責(zé)任等，不能正確對(duì)待。會(huì)議中涉及的工作往往分配給未參加會(huì)議的人。有多數(shù)會(huì)議的決議時(shí)在會(huì)議結(jié)束前的很短一段時(shí)間內(nèi)做出的。（因急于結(jié)束、休息，故草草了結(jié)）多數(shù)會(huì)議毫無(wú)效果，議而不決，決而不行，行而不通。不少與會(huì)者，離場(chǎng)時(shí)不能保持會(huì)議室整潔。精選ppt會(huì)議管理的重要性★

對(duì)于公司來(lái)說(shuō)，高效的會(huì)議可以提高決策效率降低運(yùn)作成本改善組織氣氛

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對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，高效的會(huì)議可以增加團(tuán)隊(duì)凝聚力增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力提高決策效率精選ppt會(huì)議成功的要素高效會(huì)議一個(gè)中心兩個(gè)基本點(diǎn)三個(gè)會(huì)議法則四種干擾行為管理五個(gè)會(huì)議步驟Successfulfactors會(huì)議目標(biāo)會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)后跟蹤明確與會(huì)人員集中與會(huì)人員注意力鼓勵(lì)與會(huì)人員滔滔不絕沉默者交頭接耳跑題有效開(kāi)場(chǎng)澄清信息頭腦風(fēng)暴做出決策總結(jié)跟進(jìn)精選ppt目錄一個(gè)中心：和意義目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)議準(zhǔn)備和會(huì)議跟蹤五個(gè)會(huì)議步驟三個(gè)會(huì)議法則四種干擾行為管理精選ppt會(huì)議目的會(huì)議目的是召開(kāi)會(huì)議的理由！任何會(huì)議都應(yīng)該有會(huì)議目的，如果沒(méi)有目的就不應(yīng)該召開(kāi)會(huì)議！練習(xí)：列舉最近開(kāi)過(guò)或者即將要開(kāi)的會(huì)議要求：每組5-6個(gè)，時(shí)間：4分鐘名稱(chēng)目的精選ppt會(huì)議目的會(huì)議目的解決問(wèn)題制定計(jì)劃做出決策精選ppt會(huì)議目的“從三家供應(yīng)商中挑選一家供應(yīng)商”“評(píng)審《會(huì)議管理》課程”“提高公司市場(chǎng)份額的方法有哪些？”“××公司存在的問(wèn)題有哪些？”“解決公司上年度業(yè)績(jī)下降的問(wèn)題”“如何在本季度將×產(chǎn)品缺陷率降低5%”“宣講新的供公司內(nèi)部職工持股方案?！薄皩W(xué)習(xí)重要文章《天道酬勞》”“制定三季度部門(mén)員工培訓(xùn)項(xiàng)目計(jì)劃”“制定××產(chǎn)品V2版本計(jì)劃”做出決策頭腦風(fēng)暴解決問(wèn)題信息分子制定計(jì)劃精選ppt會(huì)議目的名稱(chēng)目的如何開(kāi)好例會(huì)？促銷(xiāo)方案研討會(huì)產(chǎn)品質(zhì)量分析會(huì)年夜飯討論會(huì)提高例會(huì)成效提高銷(xiāo)量提高產(chǎn)品質(zhì)量形成吃年夜飯的具體方案精選ppt會(huì)議目的

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會(huì)議的最終目的

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會(huì)議的當(dāng)期目的不是最終要實(shí)現(xiàn)的結(jié)果而是會(huì)議結(jié)束時(shí)達(dá)成的結(jié)果

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會(huì)議的當(dāng)期目的應(yīng)該符合以下標(biāo)準(zhǔn)具體明確SMART結(jié)果導(dǎo)向精選ppt目錄一個(gè)中心：和意義目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)議準(zhǔn)備和會(huì)議跟蹤五個(gè)會(huì)議步驟三個(gè)會(huì)議法則四種干擾行為管理精選ppt

觀(guān)看錄像:討論克里斯在會(huì)議準(zhǔn)備方面中存在哪些問(wèn)題？精選ppt會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議目的會(huì)議計(jì)劃表選擇適合的與會(huì)者選擇會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)準(zhǔn)備會(huì)議資料制定會(huì)議議程會(huì)前溝通會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備123456精選ppt選擇合適的與會(huì)者

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分配會(huì)議的角色

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確定參會(huì)人員有權(quán)做決策的人了解信息的人其他利益干系者：執(zhí)行人，關(guān)心會(huì)議結(jié)果的人精選ppt“我們有很多天才選手，但是其他團(tuán)隊(duì)也一樣，不同的是，我們每個(gè)選手知道自己在球場(chǎng)上的角色并盡職盡責(zé)，這是我們團(tuán)隊(duì)取得成功的關(guān)鍵?！?/p>

----帕特·萊利，前洛杉磯湖人隊(duì)教練現(xiàn)邁阿密熱火隊(duì)教練NBA2006年總冠軍教練精選ppt會(huì)議角色

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行為描述：在會(huì)議中作簡(jiǎn)短的記錄，突出標(biāo)示在下次會(huì)議前應(yīng)完成的行動(dòng)；修改紀(jì)要（必要時(shí)）以總結(jié)已采取的行動(dòng)、負(fù)責(zé)跟進(jìn)的人、推遲至下次會(huì)議的事項(xiàng)等等；在會(huì)后及時(shí)發(fā)布會(huì)議紀(jì)要。

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記錄人：確保如實(shí)、完整的記錄會(huì)議討論的問(wèn)題、結(jié)論；發(fā)布審核后的會(huì)議紀(jì)要給相關(guān)與會(huì)者；跟蹤會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)。精選ppt會(huì)議角色

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行為描述：按照議程要求為會(huì)議計(jì)時(shí)；如果討論有正當(dāng)理由超過(guò)安排時(shí)間，請(qǐng)與團(tuán)隊(duì)協(xié)商以獲得更多時(shí)間；引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)縮減或延期項(xiàng)目以獲得更多討論時(shí)間；在會(huì)議結(jié)束前確定下次會(huì)議的時(shí)間；及時(shí)提醒分階段參與的人員及時(shí)到會(huì)。

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計(jì)時(shí)人：負(fù)責(zé)會(huì)議的時(shí)間記錄；控制參與成員的發(fā)言時(shí)間，確保會(huì)議正常按時(shí)進(jìn)行。精選ppt會(huì)議角色

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行為描述：確保每個(gè)人有機(jī)會(huì)參與會(huì)議使會(huì)議的主題與議程一致尋找解決問(wèn)題的方法提出較好的問(wèn)題以澄清不明確或誤解的信息傾聽(tīng)并關(guān)注發(fā)言者努力緩和緊張或壓抑的局面

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與會(huì)人：帶來(lái)信息、專(zhuān)業(yè)知識(shí)和創(chuàng)意幫助解決問(wèn)題完成分配給他們的所有任務(wù)精選ppt

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行為描述：通過(guò)閱讀上次會(huì)議紀(jì)要和跟進(jìn)會(huì)后行動(dòng)進(jìn)展來(lái)計(jì)劃會(huì)議議程，特別是要按期完成的行動(dòng)項(xiàng)目在開(kāi)會(huì)前征求其他團(tuán)隊(duì)成員對(duì)議程項(xiàng)目的想法組織會(huì)議，讓所有成員參與確定議程，集體討論意見(jiàn)或針對(duì)活動(dòng)的要點(diǎn)進(jìn)行頭腦風(fēng)暴安排特別嘉賓參與和安排新成員加入會(huì)議團(tuán)體確定何時(shí)要在掛圖上記錄意見(jiàn)或信息會(huì)議角色

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召集人：負(fù)責(zé)確定會(huì)議目的并向與會(huì)者闡明按照議程進(jìn)行引導(dǎo)控制與會(huì)者行為會(huì)議總結(jié)精選ppt選擇會(huì)議時(shí)間

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會(huì)議時(shí)間考慮因素：領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先：優(yōu)先考慮上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間：確保主持人自己的時(shí)間兼顧其他：選擇方便與會(huì)者出席的時(shí)間，以及與會(huì)者所喜愛(ài)的時(shí)間，尤其是關(guān)鍵人物方便的時(shí)間

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會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)度：一個(gè)議案不超過(guò)為限議案多，則會(huì)議時(shí)間將相應(yīng)延長(zhǎng)時(shí)間超過(guò)一個(gè)半小時(shí)，則中途應(yīng)騰出若干時(shí)間做休息之用精選ppt選擇會(huì)議時(shí)間–業(yè)界參考時(shí)間會(huì)議特點(diǎn)8AM-9AM發(fā)言的欲望沒(méi)有被喚醒，不宜讓與會(huì)者對(duì)提議有太多回應(yīng)或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析9AM-10AM適合一對(duì)一會(huì)談，也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)10AM-12AM1PM-3PM適合集思廣益3PM-5PM最好不安排會(huì)議精選ppt選擇會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)選擇，應(yīng)符合下列七個(gè)條件：場(chǎng)地必須要有空擋且可供使用場(chǎng)地必須夠大以便容納與會(huì)者及視聽(tīng)器材必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當(dāng)家具必須擁有充足的照明及通風(fēng)設(shè)備必須能免于聲音、電話(huà)、訪(fǎng)客等干擾，以防與會(huì)者分心必須令主席及與會(huì)者大致方便成本問(wèn)題精選ppt制定會(huì)議議程

有效議程必須要滿(mǎn)足下列條件◆按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序◆按議題的邏輯編排

◆每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并明白地標(biāo)示出來(lái)

◆每一議程項(xiàng)責(zé)任到人精選ppt準(zhǔn)備會(huì)議資料會(huì)前資料準(zhǔn)備和發(fā)放會(huì)中資料的準(zhǔn)備精選ppt會(huì)前溝通

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內(nèi)容：確認(rèn)與會(huì)人員是否能夠到會(huì)（尤其是確認(rèn)關(guān)鍵人物的到場(chǎng)）讓與會(huì)者事先了解會(huì)議資料了解關(guān)鍵人物對(duì)問(wèn)題的看法明確與會(huì)者的期望值提醒與會(huì)者應(yīng)做的準(zhǔn)備

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方式：書(shū)面溝通（會(huì)議通知）電話(huà)溝通當(dāng)面溝通精選ppt會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備

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會(huì)場(chǎng)布置：根據(jù)會(huì)議目的，選擇營(yíng)造輕松愉快、或莊重、嚴(yán)肅的氣氛

★座位布置：半圓形或者環(huán)形與人員背門(mén)而坐光線(xiàn)較好

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會(huì)場(chǎng)布置：提前準(zhǔn)備和調(diào)適

★座位布置：是否得到保證精選ppt演練：填寫(xiě)會(huì)議計(jì)劃表請(qǐng)根據(jù)“魚(yú)與熊掌”案例材料，填寫(xiě)會(huì)議計(jì)劃表時(shí)間：5分鐘?or精選ppt二、會(huì)后跟蹤會(huì)議紀(jì)要領(lǐng)導(dǎo)溝通執(zhí)行跟蹤有效反饋精選ppt二、會(huì)后跟蹤會(huì)議紀(jì)要：及時(shí)輸出有效傳達(dá)確認(rèn)理解領(lǐng)導(dǎo)溝通紀(jì)要審核人物溝通精選ppt執(zhí)行跟蹤責(zé)任到人：人物責(zé)任到人，監(jiān)控責(zé)任到人時(shí)間限制：在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行跟蹤人物的完成情況確認(rèn)跟蹤的方式：電話(huà)、郵件、書(shū)面…一下任務(wù)監(jiān)控人：×××任務(wù)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間交付件責(zé)任人請(qǐng)各任務(wù)責(zé)任人及時(shí)反饋表中事務(wù)進(jìn)展情況至監(jiān)控人！精選ppt二、會(huì)后跟蹤有效反饋根據(jù)任務(wù)要求，對(duì)工作進(jìn)展進(jìn)行雙日?qǐng)?bào)、周報(bào)或月報(bào)參考項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告模板精選ppt目錄一個(gè)中心：和意義目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)議準(zhǔn)備和會(huì)議跟蹤五個(gè)會(huì)議步驟三個(gè)會(huì)議法則四種干擾行為管理精選ppt五個(gè)會(huì)議步驟有效開(kāi)場(chǎng)澄清信息頭腦風(fēng)暴做出決策總結(jié)跟進(jìn)會(huì)前簽到/準(zhǔn)備營(yíng)造會(huì)議氣氛設(shè)立會(huì)議紀(jì)律陳述會(huì)議目的回顧會(huì)議議程復(fù)述背景總結(jié)征詢(xún)其他資料及議題征詢(xún)意見(jiàn)及發(fā)掘可行方案分配會(huì)議角色發(fā)揮他人意見(jiàn)總結(jié)征詢(xún)及選擇最可取的方案決定行動(dòng)由誰(shuí)執(zhí)行及何時(shí)完成歸納共識(shí)遺留問(wèn)題分工計(jì)劃感謝參與精選ppt目錄一個(gè)中心：和意義目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)議準(zhǔn)備和會(huì)議跟蹤五個(gè)會(huì)議步驟三個(gè)會(huì)議法則四種干擾行為管理精選ppt三個(gè)會(huì)議法則團(tuán)結(jié)與會(huì)人員集中與會(huì)人員的注意力鼓勵(lì)與會(huì)人員精選ppt討論：約翰克里斯在那些方面做得不對(duì)？他應(yīng)該如何有效地處理馬庫(kù)斯咄咄逼人的態(tài)度？精選ppt會(huì)議法則一：團(tuán)結(jié)與會(huì)人員讓有關(guān)人員發(fā)泄情緒中立的態(tài)度參與討論而不是做觀(guān)眾用事實(shí)說(shuō)話(huà)精選ppt討論：約翰克里斯在哪些方面做的不對(duì)？如果你是克里斯，你會(huì)怎么做？精選ppt會(huì)議法則二：集中與會(huì)人員的注意力時(shí)刻保持警惕控制會(huì)議方向主持人自己不清楚（確認(rèn)自己）解釋并核實(shí)精選ppt討論這段錄像中有哪些糟糕的會(huì)議行為？如果你是克里斯，你會(huì)怎么做？精選ppt會(huì)議法則三：鼓勵(lì)與會(huì)人員保護(hù)弱者征詢(xún)每個(gè)人的意見(jiàn)把建議記錄下來(lái)提倡決議

精選ppt目錄一個(gè)中心：和意義目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)議準(zhǔn)備和會(huì)議跟蹤五個(gè)會(huì)議步驟三個(gè)會(huì)議法則四種干擾行為管理精選ppt干擾行為管理有效會(huì)議沉默者交頭接耳者滔滔不絕者跑題者精選ppt干擾行為管理干擾者行為表現(xiàn)應(yīng)對(duì)方式滔滔不絕者一直說(shuō)個(gè)不停，搶話(huà)題，占用大家的時(shí)間1.2.3.沉默者安靜地坐著，非常被動(dòng)，不愿意在討論中發(fā)表意見(jiàn)或看法，也不對(duì)提出來(lái)的建議表示同意或不同意1.2.3.精選ppt干擾行為管理干擾者行為表現(xiàn)應(yīng)對(duì)方式交頭接耳一直在和他人交頭接耳談一些無(wú)關(guān)的話(huà)題，開(kāi)小會(huì)，影響了其他的與會(huì)者1.2.3.跑題者討論的話(huà)題偏離會(huì)議主題，時(shí)不時(shí)地將探討帶離議程，使得其他與會(huì)人員也偏離主題，從而討論其他不相關(guān)的內(nèi)容1.2