2/2一步步教你做體系審核，學(xué)會(huì)了少走彎路審核的有效性不等于體系運(yùn)行有效性的全部，勝利的審核是客觀公正地進(jìn)行審核發(fā)覺，并有效地利用審核發(fā)覺不斷地改進(jìn)體系和運(yùn)行的績(jī)效。

01、有效開展內(nèi)審的兩個(gè)條件

1.你對(duì)所審核領(lǐng)域的專業(yè)活動(dòng)是明白的。

2.你已是一個(gè)成熟的審核員（至少不是一個(gè)吹毛求疵的人）

說(shuō)明：第1條，假如對(duì)你所審核的活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品或服務(wù)一無(wú)所知，供應(yīng)再具體的檢查表也無(wú)法提高審核有效性，由于你除了照著檢查表念問(wèn)題不敢有任何延長(zhǎng)的提問(wèn)，因此合格的審核員應(yīng)對(duì)即將審核的領(lǐng)域應(yīng)熟識(shí)了解。

第2條，不吹毛求疵絕不是說(shuō)審核走過(guò)場(chǎng)、差不多就行了的觀點(diǎn)。而是要始終堅(jiān)持“有效性”的審核觀念。例如，對(duì)于ISO9001的內(nèi)審，某工位未制定作業(yè)指導(dǎo)書，就以此開不符合項(xiàng)就有些牽強(qiáng)。應(yīng)基于風(fēng)險(xiǎn)的思維連續(xù)審核以確認(rèn)以下問(wèn)題：①該工序是否簡(jiǎn)潔？②是否是非重要工序？③員工是否清晰如何操作？④該工序是否從未消失過(guò)質(zhì)量問(wèn)題（可查詢制程特別清單等）。

假如以上4個(gè)問(wèn)題的答案均為“是”，則不建議開不符合項(xiàng)。別擔(dān)憂不妥，對(duì)于只有1~2個(gè)步驟的簡(jiǎn)潔工序，就算編一個(gè)文件掛在那里，也不見得能提高什么，而且還會(huì)讓被審核方認(rèn)為你是一個(gè)過(guò)于較真的人。

注：以上“作業(yè)指導(dǎo)書”的問(wèn)題對(duì)于IATF16949:2022的內(nèi)審不適用，由于IATF16949:2022要求為每一個(gè)工序制定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書，見8.5.1.2。它要求員工不僅會(huì)操作，而且要保證每一個(gè)員工在該工序的作業(yè)都是標(biāo)準(zhǔn)化、全都性的。

但對(duì)于使用”已過(guò)校準(zhǔn)有效期“的量具檢驗(yàn)產(chǎn)品是肯定要開不符合項(xiàng)的，這就存在將潛在的不合格產(chǎn)品交付給客戶的風(fēng)險(xiǎn)。假如抽到的全部量具過(guò)期或未校準(zhǔn)，那就是嚴(yán)峻的不符合項(xiàng)了。

02、審核的第一步你應(yīng)當(dāng)先收集

標(biāo)準(zhǔn)的要求；

體系文件的要求；

上次審核中集中的問(wèn)題點(diǎn)；

管理中的重點(diǎn)和難點(diǎn)；

已知該部曾發(fā)生過(guò)的管理問(wèn)題。

03、而后開頭相應(yīng)的策劃

過(guò)程的挨次；

關(guān)鍵點(diǎn)的關(guān)注；

時(shí)間的有效安排；

合理的人員配置(獨(dú)立性和專業(yè)性的要求)；

審核時(shí)機(jī)的確定和把握。

04、應(yīng)當(dāng)留意的事

策劃的結(jié)果事先應(yīng)通知受審核方，不要造成突然攻擊；

允許別人做充分的預(yù)備；

不要嚴(yán)峻干擾別人的正常業(yè)務(wù)作業(yè)，審核時(shí)間應(yīng)可以協(xié)商并可調(diào)整

05、檢查表是重要的，但不肯定是具體的

可以關(guān)心你把握節(jié)奏，體現(xiàn)你的重點(diǎn)關(guān)注；

內(nèi)容表達(dá)可僅是提示性的，詳略取決于你的閱歷；

不能照本宣科，提問(wèn)應(yīng)講究技巧；

內(nèi)審應(yīng)可以提前給受審核方審核檢查表（受審核方需要時(shí)）；

檢查表應(yīng)是審核記錄的一種。

06、構(gòu)思檢查表的三個(gè)要點(diǎn)

日常工作是如何處理的；

當(dāng)某些特別規(guī)的事情消失時(shí)/體系是否還工作；

當(dāng)消失危機(jī)時(shí)/事物是否仍在掌握下。

07、進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)前內(nèi)部的充分協(xié)商是必要的

目的是溝通審核意圖和協(xié)調(diào)審核步驟；

同時(shí)進(jìn)一步明確審核中的重點(diǎn)關(guān)注；

相互提示審核中應(yīng)特殊留意的事項(xiàng)。

審核員最大的挑戰(zhàn)是與人相處；

因而與人打交道得非常當(dāng)心；

不能讓對(duì)方反感而導(dǎo)致你審核的失??；

記?。呵f(wàn)不能把審核做成是審查（找麻煩）。

08、記住樣本選擇的原則

為了達(dá)到目標(biāo)；

親密相關(guān)的；

有代表性；

樣本量：3＜n＜12

09、有效的工作方式

聽：傾聽、傾聽，聽你所關(guān)懷的；

看：敏銳、敏感，絲絲縷縷中看出問(wèn)題的真相；

查：學(xué)會(huì)抽樣查看，學(xué)會(huì)證明；

問(wèn)：不脫離你的主題，詢問(wèn)你所關(guān)懷的事。

記錄：是不行缺少的，尤其是對(duì)問(wèn)題點(diǎn)應(yīng)予具體地記錄

010、有效的審核挨次

交談——提問(wèn)

描述——聽取

文件——依據(jù)

證明——有效證據(jù)

011、現(xiàn)場(chǎng)審核中導(dǎo)致失敗的狀況

同仁面前舉止過(guò)于刻板，讓人不拘束；

沒(méi)有以平常心進(jìn)行有效溝通，以為高人一等；

提問(wèn)缺乏技巧，讓人可用簡(jiǎn)潔的YES或NO回答之；

缺乏自信念，不能涉及別人工作的核心問(wèn)題；

不能有效用全“聽、看、查、問(wèn)”的審核方法，一味只查資料做記錄；

不能用足夠的才智去化解審核中的障礙；

做和事佬去介入別人的事務(wù)紛爭(zhēng)；

滔滔不絕說(shuō)教，讓人家以為你是一名牧師；

審核組內(nèi)不能按分工有效協(xié)調(diào)，各行其是。

012、高層審核是個(gè)難題

職位上本身就高過(guò)你，你有一種敬畏的感覺；

學(xué)問(wèn)水平上可能比你高；

看問(wèn)題的層次和深度可能和你不一樣；

但也不排解有低水平、低熟悉的人。

013、但它卻是關(guān)鍵的一步，需要你

事先做充分的預(yù)備；

標(biāo)準(zhǔn)和文件是你的依據(jù)；

應(yīng)當(dāng)溝通一些管理者感愛好又不脫離主題的話題；

學(xué)會(huì)用經(jīng)濟(jì)語(yǔ)言，而避開用生硬的名詞、術(shù)語(yǔ)；

必需讓管理者體會(huì)到這樣的審核對(duì)推動(dòng)體系的確有益；

你需要是會(huì)溝通又有肯定學(xué)問(wèn)面的人

014、同級(jí)溝通也不輕松

坦誠(chéng)意打動(dòng)人，千萬(wàn)別讓人感覺來(lái)攪渾；

是完善體系，而不是給別人難看，所以應(yīng)換位思索，體諒別人的難處；

對(duì)發(fā)覺問(wèn)題應(yīng)關(guān)心分析緣由，根本目的在于挖掉冰山；

以事論事，別扯入人際關(guān)系；

失誤人人都有，千萬(wàn)不要落井下石，更不行打小報(bào)告穿小鞋；

當(dāng)你犯錯(cuò)時(shí)，賠禮是必需的；

總之，友好的氣氛是勝利審核的基礎(chǔ)。

015、與作業(yè)層人員溝通應(yīng)留意

禮貌待人更顯需要；

現(xiàn)場(chǎng)中作業(yè)人員是勞碌的，因而不宜花很長(zhǎng)的時(shí)間；

要用聽得懂的語(yǔ)言；

不能要求工人背出文件要求；

對(duì)操作過(guò)程的觀看可代替詢問(wèn)工人對(duì)文件的理解；

交談時(shí)避開打斷說(shuō)話或反對(duì)，對(duì)誤會(huì)要有急躁；

不能當(dāng)著工人面前做記錄。

016、現(xiàn)場(chǎng)審核中要有深度

前后左右審核思路應(yīng)能貫穿；

抽查可以某個(gè)產(chǎn)品形成的個(gè)案層層綻開（從訂單-設(shè)計(jì)-選購(gòu)-生產(chǎn)-包裝-交付-服務(wù)）；

必需關(guān)注產(chǎn)品形成過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并以足夠的專業(yè)力量作支持；

法律、法規(guī)有規(guī)定的應(yīng)予重點(diǎn)關(guān)注；

體系的信念支撐來(lái)自于自我完善，這一點(diǎn)各部門均予以強(qiáng)化關(guān)注；

對(duì)組織內(nèi)已知的問(wèn)題點(diǎn)應(yīng)予以重點(diǎn)審核；

管理中的難點(diǎn)、重點(diǎn)，應(yīng)有足夠的閱歷去識(shí)別和推斷；

對(duì)發(fā)覺的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的力量。

017、證明是重要的一環(huán)

不能道聽途說(shuō)；

無(wú)錯(cuò)聲明應(yīng)進(jìn)一步確認(rèn)；

責(zé)任范圍內(nèi)的有錯(cuò)聲明是證據(jù)。

018、審核發(fā)覺的形成應(yīng)抓大放小

不要吹毛求疵，應(yīng)當(dāng)懂得持續(xù)改進(jìn)，小事以提示的方式告之；

要抓住體系中的大缺失，以關(guān)心別人能改進(jìn)后有所提高；

對(duì)重復(fù)性發(fā)生的小問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)當(dāng)作系統(tǒng)問(wèn)題提出，這不能因小而放。

019、審核發(fā)覺記錄和報(bào)告

記錄應(yīng)當(dāng)是可追溯即可重查；

報(bào)告不能有數(shù)量限制，否則不能對(duì)體系做完整推斷；

不要可怕讓審核機(jī)構(gòu)發(fā)覺內(nèi)審的全部，訂正措施才是至關(guān)重要的；

形成的報(bào)告應(yīng)得到受審核部門的確認(rèn)。

020、不合格報(bào)告撰寫要求

正確性；

完整性；

清晰；

簡(jiǎn)潔。

021、訂正措施內(nèi)審的根本落腳點(diǎn)

緣由分析很重要，根本緣由須找到；

分清訂正