秘書工作手冊：領(lǐng)導(dǎo)日程安排控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作?！叭粘贪才拧笔侵笗r間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘書的職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準(zhǔn)備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動和突發(fā)來訪六部分加以詳細(xì)說明并提供文字模版，希望能給大家的工作提供參考。日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃、安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書的一項基本工作。這項工作看似簡單，但卻十分重要，它是秘書輔助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理的日程，意味著秘書將和總經(jīng)理一起進(jìn)行有序的工作。作為秘書一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法，主動適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。在沒有達(dá)成默契的情況下，最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通，準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求，并對可能會遇到的一些情況的處理原則達(dá)成共識，為日后工作的順利開展做鋪墊。此外，勤于思考，多做總結(jié)對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補己之短，揚己所長這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn)，同時也對領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用。一、 總體日程安排領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作，即事先有計劃的相對固定的工作（如會議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時安排的事情）兩類。而秘書的通常做法是將有計劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。（一）總體原則：了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點、作息習(xí)慣、身體狀況，-優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動適應(yīng)其工作節(jié)拍；-了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的工作興奮點；對計劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突；明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達(dá)成共識，以利工作開展；注意日程安排的時間松緊，適當(dāng)安排；（二）經(jīng)驗與技巧周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務(wù)；在兩個約會間留出機(jī)動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時間；同時預(yù)留時間處理日常事務(wù)；根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時間閱讀報刊資料及其他信息；對于總經(jīng)理的各項安排熟記于心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對固定時間與總經(jīng)理核對日程，保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理的同意下針對其工作習(xí)慣和時間對各種預(yù)約酌情處理；控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；掌握近期要回避的人物；月周計劃安排模版可使用NOTES日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可；也可按照總經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表；二、出差日程安排做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項工作，同時也是需要更加細(xì)致的一項工作。通過秘書的計劃，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作的目標(biāo)，也是工作價值的一個體現(xiàn)。（一）國內(nèi)出差出差前： 確定出差目的和日期；確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息。）確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式）；完善細(xì)致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等） （見范例）。根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見物品攜帶表）。擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財務(wù)部等）。（見范例）■■■■二■二出差中 在第一時間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時通報公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。根據(jù)情況及時與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時調(diào)整日程安排；出差后 及時向總經(jīng)理匯報出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔;向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費用報銷；跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二）國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點：根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)備PRESETATION（中/英文），與對方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。機(jī)票購買時注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長途飛行選擇好的機(jī)型；注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；根據(jù)客人的級別和國家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物；準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國家風(fēng)情資料；確認(rèn)對方還是我方提供翻譯服務(wù)；回國后向邀請方致謝。（三）陪同出差陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹

的注意事項外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項：登機(jī)前，為總經(jīng)理辦理機(jī)場建設(shè)費購買、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確認(rèn)接車人；到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時告知總經(jīng)理；每日及時核對本日及第二天的日程安排；提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐；根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實車輛；及時提醒并事先落實各項安排；攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱）；注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報銷、資料整理。附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt（保存在桌面）、ppt備份軟盤2張往返機(jī)票（將保險費保留在秘書手中）書面講話稿及素材2份活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品附件二：授權(quán)書模版文件編號OURLCS-DTB-60023-99REF.:發(fā)文日期DATE：2000.6.14文件類別CATEGORY:通知擬文人from:審核VERIFIED://批準(zhǔn)approved：收文人to:二全體人員收文部門TO(DEPT.):臺式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送CC:總裁室、企劃部秘書處、財務(wù)附件ATTACHMENT://傳閱CIRCULAR閱后存檔保密保密期限FILING CONFIDENTIALTERM其他?//OTHERS頁數(shù)NO.OFPAGES1授權(quán)通知電腦公司副總裁在2000年6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理，臺式電腦事業(yè)部其他相關(guān)財務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理，除臺式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財務(wù)簽字及文件審批委托副總裁處理。特此通知2000.6.14附件三：國內(nèi)出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排(4月25-27日)4,時間日程地點備注月25日1725北京一深圳CA1305機(jī)場接機(jī)人：1360 入住新世紀(jì)酒店該車在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4

月

26

日11：30嘉利會面及午

餐新世紀(jì)酒店上海餐

廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、鄧秉覺聯(lián)想：、議題：嘉利最新情況通報對方聯(lián)系人：鄧秉覺1390299751413：20出發(fā)前往EMCoffice、陪同前往14：00 EMC會面~~深圳沙頭角保稅區(qū) 聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、、?1-23棟北座 、EMC參加人：總經(jīng)理余昭信副總經(jīng)理陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊技術(shù)處協(xié)理郭宗欽研發(fā)部經(jīng)理張濱會面安排：14:00~15:00 雙方公司介紹交流15:00~16:00參觀工廠16:00~17:00產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及未來業(yè)務(wù)合作磋商17：20返回新世紀(jì)，梁青陪同1817：20返回新世紀(jì)，梁青陪同18：00 晚餐 新世紀(jì)酒店餐廳月27

日414：00 東莞金和涂料有限公司會面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南

區(qū)（地圖附后）美國國家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員聯(lián)想：、金和參加人：總經(jīng)理董合枝生產(chǎn)經(jīng)理董博霖嘉利廠參加人：采購部主管 黃寶球工程總監(jiān)鄧秉覺聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、、議程安排：14：00-14：05雙方介紹14：05-14：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢等）14：25-14：55雙方討論14：55-15：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金

電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南

區(qū)15：35-15：40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹15：40-16：10參觀瑞和工廠16：10-16：25機(jī)動16：25前往機(jī)場，車程約30分鐘17：40CA1303深圳一北京安排接機(jī)隨行及重要聯(lián)系電話：附件四：國外出差日程安排表一執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問時間主要活動地點備注7月14日7月15日17：50——20：4021：00——21：308：00——9：009：00——12：3012：30——13：2013：20——14：4014：40——16：4016：40——18：00北京一一漢城到達(dá)酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐悖琇G商事提供部手機(jī)Holi在漢城期間使用，號碼為：0192335098與LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K.M.Ahn/Sr.MGR 、J.S.Park共進(jìn)早餐及會談前往LG位于龜尾的LCD廠與LGLCD負(fù)責(zé)人午餐參觀及會談（陪同及參加者：LGLCD廠總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG商事K.M.Ann/Sr.MGR 、J.S.Park）前往LG電子位于平澤的CDROM廠參觀及會談（陪同及參加者： LG電子Mr.M.H.Park/Sr.DirectorMr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事：K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park）KIMPOAirportday .innSeoulHolidayinnSeoulorLGTwinTowers龜尾LG商事Mr.J.S.PARK等在機(jī)場左邊出口舉牌接(Tel:0193367896)下榻處：HolidayinSeou佳(樂)Tel:8-02—7179441Fax:82—02—7159441路程：3小時中餐主持人:Mr.K.S.Park路程：3小時主持人：Mr.M.H.Park訪問時間主要活動地點備注7月15日18：00——19：30與LG電子人員共進(jìn)晚餐回酒店平澤7月19：30 21： 008：00——9：209：30——10：0010：30——10：5010：50——11：2011：20——11：5011：50——13：0013：00——14：00自酒店前往三星電子 LCD工廠所在地高層領(lǐng)導(dǎo)見面（LCD MarketingW.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹針對相關(guān)問題進(jìn)行會談參觀與會者共進(jìn)午餐乘車前往LG總部七星（Kiheung）聯(lián)絡(luò)人： Mr.J.Y.ParkTel:82—02—7507313

16日14：30——17：0017：00——17：3019：00——21：00會談(參加者：LG商事D.H.Kang/V.PresidentLG電子M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息與LG商事人員共進(jìn)晚餐(D.H.Kang/V.President、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG總部HolidayinnSeoul聯(lián)絡(luò)人：LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr.D.H.Kang訪問時間主要活動地點備注7月17日10：00——18：0018：00——19：0021：40——22：40參觀韓國電子市場漢城市區(qū)及近郊觀光游覽酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機(jī)場漢城一一北京漢城市區(qū)及近郊陪同人：導(dǎo)游、LG商事Mr.J.S.Park（17日為韓國國慶日）自酒店到機(jī)場約40分鐘路程三、會議安排召開和參加會議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。組織會議和處理與會議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為秘書的經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。會務(wù)工作是秘書組織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務(wù)匯集一身。保證會議順利的舉行，需要多方面的準(zhǔn)備工作。這就需要秘書是八面玲瓏的天才，同時善用平時培養(yǎng)出的細(xì)心與責(zé)任心，沉著應(yīng)對，以不變應(yīng)萬變！以下分內(nèi)部會議與外部會議分別介紹。（一）內(nèi)部會議安排總經(jīng)理主持的會議

注意事項：會前與GM及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會議內(nèi)容、議程和參加人；綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會議地點及時間；下發(fā)會議通知后，確認(rèn)參會人是否已收到通知，對特別重要的參會人，可通過電話確認(rèn)；會中協(xié)助放映PPT，并時刻關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；對會中達(dá)成的決議及時跟蹤，并反饋給GM；總經(jīng)理參加的會議開始確認(rèn)時間結(jié)束接回總經(jīng)理參會判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)是， N會Y請示總經(jīng)理是否參加NY時間沖突+回復(fù)邀請部門并準(zhǔn)備材料會后材料整理工作跟進(jìn)反饋與對方確認(rèn)后會前協(xié)助準(zhǔn)備注意：把握前往會議地點出發(fā)時間的安排。開始確認(rèn)時間結(jié)束接回總經(jīng)理參會判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)是， N會Y請示總經(jīng)理是否參加NY時間沖突+回復(fù)邀請部門并準(zhǔn)備材料會后材料整理工作跟進(jìn)反饋與對方確認(rèn)后會前協(xié)助準(zhǔn)備注意：把握前往會議地點出發(fā)時間的安排。（二）外部會面安排總經(jīng)理主持的外部會面綜合考慮各種因素，選擇合適的會面地點、預(yù)定會議室;注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；會前與對方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；根據(jù)來訪公司的習(xí)慣及來訪者的級別準(zhǔn)備禮物；在與來訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時間，并通知對方確切的會面時間及地點；考慮是否需要在會面時錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請，安排參觀陪同人；會前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜；在會前擬制meetingagenda （見模版）在制作PPT時根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容的及時更新，并根據(jù)來訪者需求制作中/英文；--初次會面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；--再次會面應(yīng)注意：有針對性的業(yè)務(wù)回顧（可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料）。幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提醒會面時攜帶；提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮的態(tài)度；提醒總經(jīng)理參會，在GM同意后陪同參會，參會中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理各種情況；會面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備；N結(jié)束征詢GM是否參會總經(jīng)理參加的外部會面總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點：開始提醒GM參會總經(jīng)理參會N結(jié)束征詢GM是否參會總經(jīng)理參加的外部會面總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點：開始提醒GM參會總經(jīng)理參會接到參會邀請婉拒并請對方改請Y回復(fù)對方參會，并寫入日程表關(guān)注對方會議組織情況，并適時提出建議?坤批——在會面前給GM提供背景材料注意事項：會前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料；會前了解會議的具體地點，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會時間;對會中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時跟進(jìn)并反饋；外部會面會議備忘模版GuestMeetingTableGuest'Company:sAMDGuest’NamesandPositionLegend’ParticipantsandPositionMr.HectordeJ.RuizCOOMr.RaymondLeeV.PofAsiaSales&MarketingMr.KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr.ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManagerMr. VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr. VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr. GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss. ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr. InterpreterAppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,2000Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:15:00-15:05Introduction15:05-15:10AMDIntroductionMr.PerryChan)15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)15:30-15:45Legendupdate(Mr. )15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend

媒體采訪流程說明:1、接受采訪聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理；對直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定，請對方理解；應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，必要時可幫助對方聯(lián)系品推接口人；從品推得到采訪提綱；將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見；

對總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起；對總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要時可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。2、采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）落實品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時可進(jìn)行聯(lián)系；配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時修改；對于常見問題的回答應(yīng)該有所備份并及時更新；了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預(yù)定采訪場地時應(yīng)該注意；有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者提供；對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；3、采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問題答案；對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設(shè)備；如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車；如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源；4、采訪當(dāng)天采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實采訪時間；如果是電話采訪需要檢查會議設(shè)備；到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；如果采訪在公司外應(yīng)該及時提醒總經(jīng)理出發(fā)；如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地；如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場地是否合適，對方是否需要其它背景資料；安排停當(dāng)后請總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報時間；5、采訪結(jié)束與記者溝通，及時了解播出或見報的確切時間；通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報紙呈送總經(jīng)理；必要時可通知公司全體或部門員工收看。注意事項：? 對記者的界面要非常友好。五、大型活動陪同總經(jīng)理參加的大型活動:總經(jīng)理秘書總經(jīng)理門總經(jīng)理時序

1、接受活動邀請得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理意見；對于總經(jīng)理同意參加的活動事先安排日程；2、活動前一天的準(zhǔn)備工作做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車輛等；提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動的那幾項；3、活動當(dāng)天著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡；帶好活動議程、名片等資料；活動中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi)，在必要時為總經(jīng)理擋駕；4、活動后整理業(yè)務(wù)資料和名片。（二）參與支持的大型活動:

結(jié)束結(jié)束參與支持的大型活動流程說明：1、接受活動邀請得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；如果總經(jīng)理同意參加活動，安排好日程；2、活動前三星期參加分工會，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實；如果講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時間；幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主