1/12022怎樣當(dāng)好辦公室主任（完整）

怎樣當(dāng)好辦公室主任？

主任無大小，同是辦公室主任，不同部門的辦公室主任，是有著天壤之別的。以縣一級(jí)為例，縣直部門的辦公室主任，實(shí)際上就是辦事人員，一般都沒有級(jí)別。但是縣委辦、政府辦的辦公室主任，就是領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別，與縣直部門的辦公室主任完全是兩個(gè)概念。領(lǐng)導(dǎo)該怎么做才是最好，這不是我們能討論清楚的。我結(jié)合個(gè)人工作，以縣直部門的辦公室主任為例，談一談辦公室主任的應(yīng)具備哪些能力素質(zhì)。

一是文字處理能力

當(dāng)然，這需要有一個(gè)慢慢積累的過程。還記得在以前單位，每個(gè)月都要上臺(tái)分享發(fā)言，看著其他處室同事寫的材料真是高大上，而自己每次都要提前好幾天準(zhǔn)備，憋出來的自己都看不下去。后來轉(zhuǎn)業(yè)換單位，我就一個(gè)條件，不從事辦公室工作。但是天不遂人愿，三年前我還是被調(diào)到了辦公室工作。

面對(duì)現(xiàn)實(shí)，我只有光腳上陣，不會(huì)就學(xué)就抄。我對(duì)自己立下一個(gè)規(guī)矩，就是所有的材料，不管大小，不管重要不重要，我都堅(jiān)持一字一字的自己寫出來，哪怕是抄別人的，我也要換個(gè)自己的說法。當(dāng)時(shí)有領(lǐng)導(dǎo)和同事，說我這樣太笨了，要多借鑒，有些不重要的沒必要一字一字的寫，抄一抄，用一用之前的就行了。但我還是堅(jiān)持自己的規(guī)矩，這樣熬過了一年后，在材料上進(jìn)步還是很明顯的。后來慢慢揣摩，向行家請(qǐng)教，現(xiàn)在對(duì)基本的材料都能應(yīng)付過去，雖說談不上什么質(zhì)量，但是應(yīng)付工作已經(jīng)沒有問題，我自己也是很滿足了。

當(dāng)然，這其中少不了堅(jiān)持學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)政策法規(guī)、上級(jí)文件、上級(jí)精神，只有把這些掌握消化，變成自己的東西，在寫材料的時(shí)候才能切中要害，有的放矢，真正發(fā)揮以文輔政的作用。

二是業(yè)務(wù)工作能力

業(yè)務(wù)能力提升，最簡(jiǎn)單的辦法就是從事具體工作，只有這樣才能真正了解這項(xiàng)工作，具備承擔(dān)這項(xiàng)工作的能力。我到辦公室工作的這幾年，由于辦公室人員少，除了人事和財(cái)務(wù)，其余的工作都負(fù)責(zé)過。從年初謀劃到年終考核，都至少經(jīng)歷過一遍。也正是這些經(jīng)歷，讓我現(xiàn)在對(duì)辦公室的工作基本都能承擔(dān)得起來。

三是常用技能技巧

比如文檔的排版，一般單位都會(huì)有打印室，由打印室來排版，制作文件，但是不可能事事都由打印室來給你排版打印呀。記得有一次晚上，一個(gè)科室有個(gè)專業(yè)上的緊急情況，需要送給縣領(lǐng)導(dǎo)。但是他們平時(shí)不重視文件排版，結(jié)果就按照自己的習(xí)慣直接打印出來，送給了縣領(lǐng)導(dǎo)的秘書。領(lǐng)導(dǎo)秘書看后委婉地說，這樣的排版不是很美觀，如果這樣送去怕領(lǐng)導(dǎo)不高興。沒辦法，他們又給我打電話，我過來給他們按照正式文件要求排版后，他們才再次送過去。有很多未從事過辦公室工作的同志，是非常不注意這方面的細(xì)節(jié)的。文件排版看似是小事，卻可以影響一個(gè)單位的對(duì)外形象。作為辦公室主任，在這方面要有絕對(duì)的把關(guān)能力。

當(dāng)然其他的常用技能，只有自己掌握了，在遇到具體問題時(shí)，才不至于舉手無措。要知道事事求人，真不如事事求己。

都說辦公室是一個(gè)單位的中樞，所有的人員和科室都要圍著辦公室轉(zhuǎn)。那辦公室主任就是這個(gè)中樞的中心，只有具備了較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，才能保證單位運(yùn)轉(zhuǎn)的順暢。

一是上傳下達(dá)

再比如，收到一份文件要求兩個(gè)月后上報(bào)單位落實(shí)情況，文件送給具體辦理人員后，有可能時(shí)間一長(zhǎng)辦理人員就忘記了。細(xì)心的人就會(huì)在收到文件后，將什么時(shí)間需要報(bào)送情況登記起來，到上報(bào)情況的前幾天，就會(huì)提醒一下辦理人員，需要什么時(shí)間上報(bào)情況，這樣就不會(huì)誤事。

二是左右溝通

再比如，某科室有一項(xiàng)工作，需要另外一個(gè)科室協(xié)助配合。一般來講辦公室在簽約文件的時(shí)候，就會(huì)明確下來。但有時(shí)候事先沒有預(yù)料到，在工作進(jìn)行中發(fā)現(xiàn)需要另外一個(gè)科室配合一下。那么辦公室就要及時(shí)出面，向另外一個(gè)科室講明原由，安排工作，明確責(zé)任，確保工作能順利進(jìn)行。

三是化解矛盾

記得有一次主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)，為誰簽署一份協(xié)議的問題，兩個(gè)都說需要對(duì)方簽。我作為辦事人員在中間被推來推去，不知道怎么辦才好。最后我就咨詢了律師，分別向兩位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了匯報(bào)。如果是法人，就需要主要領(lǐng)導(dǎo)簽；如果未明確為法人，在班子會(huì)議定后，可以由分管領(lǐng)導(dǎo)簽。為此領(lǐng)導(dǎo)在班子會(huì)上，就簽署合同協(xié)議的事項(xiàng)進(jìn)行了明確，避免了領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾。

辦公室一直都是單位的是非之地，因?yàn)檗k公室要服務(wù)單位的一切工作，因此不可能做到盡善盡美，讓每個(gè)人都滿意。當(dāng)有的事情不如大家的意，有的做法沒有達(dá)到大家的預(yù)期的時(shí)候，就會(huì)出現(xiàn)各種意見和矛盾。面對(duì)這些矛盾和意見，作為辦公室主任，首先要受著，還不能反駁。這也是為什么現(xiàn)在大家都不愿意從事辦公室工作的一個(gè)重要原因。作為辦公室主任，就要有強(qiáng)大的心里承受能力，否則就會(huì)工作的非常痛苦。

主要是要能承受各方面真實(shí)或不真實(shí)的批評(píng)意見。

這幾年我是深有體會(huì)。我們辦公室一直只有三個(gè)人，一個(gè)老同志，我到辦公室的時(shí)候她只有不到3年就要退休了，一個(gè)聘請(qǐng)的同志，但是聘請(qǐng)的人員一直在換，三年換了三個(gè)。面對(duì)這種情況，這幾年來，平時(shí)在安排工作的時(shí)候，老同志主要是完成本職工作，基本沒有安排額外的工作。聘請(qǐng)的人員，由于一直在換，都是新手，一般都是安排一些簡(jiǎn)單直接的工作。因此，我自己也要承擔(dān)很多業(yè)務(wù)工作，說實(shí)話也經(jīng)常是忙得灰頭土臉的。

但是在有的同志看來，這樣子就是非常大的問題。主要是我統(tǒng)籌能力差，辦公室工作沒有安排好，認(rèn)為一個(gè)辦公室主任應(yīng)該是只管大局，不應(yīng)做具體的事；對(duì)辦公室人員沒有用好，對(duì)年輕同志培養(yǎng)也不夠，使他們進(jìn)步很慢；同時(shí)，基于上述原因，導(dǎo)致辦公室工作職能沒有發(fā)揮好。這幾名同志很執(zhí)著，每年都在組織生活會(huì)、年終總結(jié)會(huì)上給我提相同的意見。

聽到這些意見，我是心里有苦但口中難言，感覺是人吃了苦但是戲唱得不好看。因?yàn)檗k公室情況擺在這，老同志要退休了，能完成本職工作已經(jīng)很不錯(cuò)了。一個(gè)年輕的同志還總是換來換去，剛教會(huì)一點(diǎn)又走了。而且有些工作一開始就交給年輕的同志，也確實(shí)是為難了他，還完成不好。但是辦公室的工作還是需要繼續(xù)呀，我就只有自己多做一點(diǎn)。

而且這些同志這樣一說，感覺就是辦公室的工作多是我做了，而其他的同志就像在玩一樣，這讓辦公室其余的同志心里也很不好受。事實(shí)上，他們也很辛苦，只不過平時(shí)做的事大家都沒有看到。所以聽到這樣的意見，我反駁也不是，不反駁也不是，讓我開始一段時(shí)間真的很痛苦。我也多次找到領(lǐng)導(dǎo)，說自己確實(shí)能力有限，不想再從事辦公室工作。但是領(lǐng)導(dǎo)都沒有答應(yīng)，就這樣一直到現(xiàn)在。

后來，我慢慢也就習(xí)慣了，我想只要我無愧于內(nèi)心，無論他們?cè)趺丛u(píng)價(jià)我都不要緊。這只是其中的一件事，實(shí)際工作中要面臨的還有很多。比如說有時(shí)候做會(huì)議記錄，現(xiàn)場(chǎng)發(fā)言比較亂，我們會(huì)記到個(gè)人筆記本上，會(huì)后再整理。這時(shí)候就有人會(huì)提建議，說會(huì)議記錄完全可以當(dāng)場(chǎng)記錄，沒必要會(huì)后整理，這樣不是無形浪費(fèi)時(shí)間嗎？同時(shí)還上升到一個(gè)高度，說辦公室的工作方式方法不好。諸如此類，因此作為辦公室主任，有一個(gè)強(qiáng)大的心里素質(zhì)真的很重要，關(guān)鍵是要能承受的住負(fù)面的評(píng)價(jià)和說辭。

一是要經(jīng)常加班

縣直部門還稍微好一點(diǎn)，但也要經(jīng)常加班。比如年底考核的時(shí)候，主要任務(wù)都在辦公室，其他科室的人員是不愿幫忙的。這時(shí)候要寫材料，要整理考核資料，要準(zhǔn)備考核現(xiàn)場(chǎng)，基本上那一段時(shí)間也沒有周末沒有下班的概念。因?yàn)榭己松婕懊總€(gè)人的年終獎(jiǎng)金，辦公室不敢怠慢。

再比如，有時(shí)候上面安排工作很急，要結(jié)果也很急。有時(shí)候甚至下午或者晚上安排第二天就要結(jié)果，周末安排下周一就要結(jié)果。面對(duì)這樣的工作，作為辦公室主任，只有自覺地到辦公室加班，不然就算是在家休息，心里也不踏實(shí)。

二是要經(jīng)常費(fèi)腦

我一個(gè)人有工作群50多個(gè)，長(zhǎng)期活躍的有20多個(gè)?，F(xiàn)在大家都形成了習(xí)慣，有什么工作都在工作群里布置。無論是上班還是下班，我就一直把手機(jī)拿在手里，一有消息就要及時(shí)看一下，就生怕錯(cuò)過了什么重要通知。還有些工作，需要每天匯報(bào)情況，節(jié)假日也不例外。這樣的看起來是小事，但是非常牽扯一個(gè)人的精力，真正能放松安心過一個(gè)周末的時(shí)候很少很少。

都說寫材料的人頭發(fā)白得快，掉得快。我們這縣委辦研究室的幾位筆桿子，真的頭發(fā)全都白了，但年齡都在40左右，和他們同齡的人相比真的是看起來老很多。到辦公室后的有一段時(shí)間，辦公室只有我和另外一名同志，那時(shí)候真的很忙，加上家里事情也多。那段時(shí)間，我經(jīng)常下樓都不記得車停在什么地方，有時(shí)候想好久才能想起來。不過這也可能是我自己能力欠缺導(dǎo)致的，但我想與辦公室事多費(fèi)腦應(yīng)該也還是有一定的關(guān)系^-^

三是要以