精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔公司采購管理制度加強采購業(yè)務工作管理，做到有章可循，預防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業(yè)務的質量和經濟效益。一、實行統(tǒng)一的采購物資范圍本公司實行統(tǒng)一的采購管理制度，外購商品具體范圍如下：1、銷售日常商品及客戶訂購的商品；2、機器、設備、工具（含零配件、檢測儀器、模具等）；3、辦公用品及文具用品、表單印制等。二、采購部門職責1、向供貨廠商詢價，篩選供貨單位，供應部門應與其協(xié)商，草擬采購合同，其中涉稅事務，應先經財務部門審核確認，并報至總經理審批確認；2、根據倉庫和柜組報送的商品庫存表，核實倉庫庫存量，采購物資運輸至公司后，根據公司內部控制的流程規(guī)定，簽發(fā)驗收單，并核銷采購計劃；3、對現(xiàn)款采購的材料物資，付款時應審核供貨商的結算憑證、本公司的入庫憑證，經審核無誤后，方可簽字確認，并報送至總經理審批付款；4、對賒購物資在本公司規(guī)定的掛賬結算日，審核供貨商提交的入庫單及退貨憑證，根據采購合同規(guī)定的條款，編制掛賬結算單，并報送財務部門審核。三、相關部門的工作職責（一）銷售部門的工作職責1、根據銷售訂單編制銷售計劃并下發(fā)至相關部門；2、根據產品的銷售趨勢，擬定商品采購價格的要求。（二）財務部門的工作職責1、設置供應商資料檔案，做好采購合同備案的管理工作；2、認真審核物資采購單及銷售的貨款結算單、物資出入庫手續(xù)的執(zhí)行結果，發(fā)現(xiàn)問題及時向有關部門領導報告；3、對貨款結算憑證進行審核，發(fā)現(xiàn)問題應督促有關部門糾正，避免給本廠造成經濟損失；（三）倉儲部門的工作職責1、凡購進的各種商品，必須及時按照入庫單驗收入庫，并填寫實收數，及時登記保管入賬；2、對賒購采購的物資，在掛賬結算簽證時，認真審核退貨資料，避免給本廠造成經濟損失。（四）其他部門的工作職責因生產、經營、管理需要，需采購相關物資時，必須編制請購單，報至有關部門審核，并交由總經理審批，必要時董事會審批后，才能交由供應部門辦理采購事務。四、采購作業(yè)操作流程（一）基本規(guī)定1、本公司的采購業(yè)務統(tǒng)一由采購部門負責辦理，其他部門或人員不得自行采購；2、采購部門應根據倉庫存貨情況和銷售部門下達的銷售訂單計劃，結合庫存物資的數量，報至總經理批準后執(zhí)行；3、采購部門根據批準的采購計劃組織采購，除零星采購外，批量采購業(yè)務必須先與供貨方簽訂采購合同。在采購合同有效期內，若因市場行情發(fā)生較大變化時，經過總經理批準可以與供貨商簽訂調價協(xié)議，并報請財務部門備案；4、采購物資運送到本公司時，先由采購部門核對采購計劃，經確認無誤后交由倉庫或柜組開具驗收單；5、采購物資除總經理批準直接交付使用部門使用及管理處，其他物料、工具等必須先經過倉庫驗收后由領用部門辦理領用手續(xù)。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔深圳中科萊恩精機有限公司采購科管理辦法文件類別:作業(yè)規(guī)范文件編號:WI-PO-001撰寫單位:制造部版本:A/0發(fā)行日期：等級:□□一般核審制準核定合計頁數:共4頁1、總則1.1、為保障公司正常采購連續(xù)性和秩序，使采購作業(yè)合理化，努力提高采購質量，降低采購成本，特制定本辦法。1.2、本辦法適用于公司生產、售后需各種原輔材料等物料的采購管理規(guī)定。2、管理原則和體制2.1、采購活動與個人利益有聯(lián)系時，采購員不得參與任何采購決策或活動。采購員與供應商存在親屬關系，或由于采購員與供應商的關系而可能帶來個人利益時，采購員不得參與任何采購決策或活動。2.2、在采購詢價、合同技術談判及商務談判過程中，必須有兩人及以上人員參加。2.3、采購活動必須遵守國家有關法律、法規(guī)，采購人員要自律規(guī)范，各盡其職，嚴禁吃拿卡要，杜絕人情采購。2.4、參與采購活動的員工都要以對公司利益高度負責的精神，努力提高采購質量，降低采購成本，自覺接受監(jiān)督，要力求節(jié)約、反對浪費、廉潔、高效履行職責。2.5、各項采購活動都要遵循“公開、公平、公正”和“集體采購、貨比多家、擇優(yōu)選購”的原則，選定符合使用要求,性價比高的物資設備。2.6、機械加工件、五金件、標準件及外協(xié)加工采購，要從維護公司利益出發(fā)，本著“誠實、信用、平等互利、協(xié)商一致”的原則，引入2--3家供應商參與競爭并報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素基礎上，進行綜合評價，并與供應商進一步議價后制定最終價格。臨時性應急采購的物品除外。2.7、大宗物料采購要遵循采購會審、合同會簽原則，物品采購之前，必須經采購評審小組會議協(xié)商后批準采購；小型物料采購或緊急采購經制造部負責人和技術總監(jiān)簽字確認后采購。2.8、采購不得參與貨物和服務的驗收。采購的數量、質量、交貨問題的解決，應由采購部根據合同要求及有關標準與供應商協(xié)商完成。2.9、采購人員采購的加工件或標準件必須與采購單所列要求規(guī)格、型號、材質、數量一致。在市場條件不能滿足采購部門要求或者成本過高的情況下，及時反饋信息供采購申請部門更改采購單作參考。3、采購合同管理3.1、訂單合同按公司合同評審規(guī)定審核后，蓋章后發(fā)至供應商，原件交采購文員存檔，制造部協(xié)理留取復印件監(jiān)督審查。3.2、合同修改3.2.1采購合同簽訂發(fā)出后，如需進行修改內容的，要向采購評審小組報告，在獲得審批后實施。3.2.2雙方簽訂合同補充條款，清楚記錄有關改動或補充的內容，合同雙方簽名蓋章，補充條款作為原合同的附件一起執(zhí)行并存檔。3.3、合同執(zhí)行情況反饋3.3.1對于已執(zhí)行的采購活動，由協(xié)理對供應商進行評估及評價，評估、評價每月底進行一次，評估、評價內容主要以供應商履行合同情況、產品質量、履約時限、價格等進行全方位評估評價，協(xié)理要出具評估、評價書面材料。3.3.2采購物料出現(xiàn)延期后，采購科長要及時知會市場部、研發(fā)部、制造部、財務部等相關部門。3.3.3采購物料出現(xiàn)質量問題后，由研發(fā)部、制造部提出建議，報技術總監(jiān)。采購部接到意見后，需書面或發(fā)郵件的形式反饋回供應商，要求供應商換貨或退貨。3.3.4采購部與供應商協(xié)商不成，或造成損失的，由財務核算損失，采購部負責追索。4、采購權限4.1、合同評審由技術總監(jiān)、研發(fā)部負責人、制造部負責人、協(xié)理、采購科長5人組成評審小組，會議評定現(xiàn)場簽字確認后組織采購。4.2、采購員按月度采購計劃單、急用材料計劃單或專用材料計劃單（以下統(tǒng)稱采購計劃單）在合格供應方范圍內進行選擇，以低于或等于《物資價格目錄表》的價格與選定的供應商洽談，合同進入評審程序。4.3、物資價格由于市場原因上浮或下降時，采購科長有權對物資價格在3%范圍內上下浮動，但要說明原因。價格上下浮動超過3%的，提請技術總監(jiān)和制造部負責人批準。超過10%由合同評審小組共同批準。4.4、對一次性采購2000元以內的物資，且價格低于《價格目錄表》規(guī)定的，由采購科科長簽字確認后直接采購。4.5、對一次性采購2000元以上2萬元以內的，由技術總監(jiān)、制造部負責人、采購科長審批。4.6、對一次性采購2萬元以上的，經評審小組共同評審后采購。5、供應商管理5.1、采購員按采購計劃在各自分管的類別范圍內，要求2--3家或以上合格供應商以書面形式報價；由采購文員匯編《比質比價單》，經采購科長審核后，由采購員根據比質比價結果選擇供應商洽談合同，進入評審程序。5.2、供應商報價必須書面報價，報價單經評審小組評審后，確定最終供應商。供應商報價單由采購文員存檔備查，5.3、物資采購合同實行核銷制度。采購員要對供應商的合同兌現(xiàn)率，供貨及時性進行跟蹤，由采購文員按類歸檔建冊，相關附件及資料一并存檔備查，采購跟單6.1、采購跟單員負責采購計劃執(zhí)行的全過程跟蹤，即物資到貨期的催辦（及時率）、物資的質量（合格率）、計劃的兌現(xiàn)率、售后服務等。7、采購計劃編制管理7.1、按照研發(fā)部門下達的采購任務，協(xié)理要按月編制《月度物料管控計劃》，并上報制造部、技術總監(jiān)審批。7.2、根據研發(fā)部采購任務及物料管控計劃，按主要材料和輔助材料編制材料申請計劃，由制造部負責人簽字確認后，每月28日前報送下月度采購申請計劃及月度生產維修計劃。7.3、材料申請計劃報采購部主管，采購部主管接到申請計劃按產品材料定額審訂后，及時按采購內容及采購貨期分解任務到職能采購員。采購員在接受供應指示單內平衡利庫后，由采購文員編制出月度采購計劃，經采購科長、制造部負責人簽字確認后采購。7.4、急用材料是生產計劃變更或突發(fā)性生產任務需要上報的物資需用計劃。由技術總監(jiān)、制造部負責人簽字確認，采購科長安排采購任務。金額超過2萬元以上的緊急采購，報總經理審批。對急用材料，采購部門要急事特辦，加快落實，不得延誤。7.5、審批：列入工程項目編號的主要材料和輔助材料由技術總監(jiān)、制造部負責人簽字確認后進行采購，一般性材料經制造部負責人簽字后采購。8、采購方式8.1、采購方式分限價采購、比質比價采購、招（議）標采購三種方式；8.2、限價采購：公司制定二、三類、常規(guī)采購等《物資價格目錄表》，并定期根據市場行情進行修訂和調整。二、三類、常規(guī)采購或一次性采購5萬元以內的，采取限價采購；8.3、比質比價采購：采購金額在5萬元～50萬元之間，采取比質比價采購。8.4、采購采購金額在50萬元以上的，采取招（議）標采購；9、交貨和驗收管理9.1、交貨：貨物/服務應按采購合同規(guī)定的期限交貨到指定的地點，供應商延期交貨，采購員有權根據合同的相關條款向供應商索賠。9.2、貨物的驗收由品管部人員負責，采購員應安排時間一起參與驗收工作，確認收到采購貨物。9.3、驗收要以已訂購并符合采購合同（訂單）條件的產品為準。9.4、驗收前，采購員負有保管采購物料的職能。9.5、采購員要及時、完整、準確地將所有收到的貨物進行造冊記錄，與品管部人員交接并共同簽字確認。9.6、采購員核對采購合同交貨通知單上的內容，核對單據上列明貨物的品種、規(guī)格等是否與采購合同上的要求一致。9.7、通過點數、測量等方法核對實收貨物/服務的數量是否與采購合同上的數量一致；檢驗貨物/服務的質量。檢查實際交貨日期與采購合同上要求的交貨日期是否一致；9.8、對驗收的貨物填寫入庫單，并安排入庫和專人保管；9.9、對于驗收中發(fā)現(xiàn)的問題，采購員應及時報告主管，并按批準意見及時處理；9.10、驗收問題處理9.10、1對于驗收中發(fā)現(xiàn)的問題，采購員應及時報告主管，并按批準意見及時處理；9.10、2當數量不足時，應立即要求供應商補足數量并根據合同有關條款采取相應措施。如有需要，安排重新下達采購訂單，履行采購程序；9.10、3如驗收時發(fā)現(xiàn)貨物存在質量問題，無法達到合同規(guī)定的要求，應根據實際情況向供應商要求折扣或退貨，并根據合同的條款對由此給公司造成的損失提出索賠9.10、3任何關于退貨和索賠事項需盡快報告采購科長、制造部負責人及技術總監(jiān)，提出相應對策，使采購損失降到最低。10、采購審查監(jiān)督及處罰規(guī)定10.1、采購管控監(jiān)督：采購管控主管要從采購流程的開始，一直到采購結束的全過程進行監(jiān)督管控，發(fā)現(xiàn)問題要及時出具書面材料，知會研發(fā)部、制造部、采購部門，并直報總經理。10.2、財務監(jiān)督：在采購詢價、議價、合同簽訂、合同執(zhí)行和采購結算過程中，除評審小組審批外，財務部門要全程參與，主要負責價格的核查及審計，發(fā)現(xiàn)問題要出具審計書面材料知會制造部和采購部。采購部門要自覺接受審查以及對采購活動的監(jiān)督和質詢。10.3、處罰條例。10.3.1出現(xiàn)人情采購問題，處以采購員500元經濟處罰，采購科長同時