1目的本程序?qū)举|(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置所需的控制作了規(guī)定，確保為證實(shí)管理體系有效運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)可追溯性要求，并為采取糾正和預(yù)防措施提供依據(jù)。2適用范圍適用于公司記錄的管理，包括來自相關(guān)方的記錄。3職責(zé)3.1質(zhì)量安全部負(fù)責(zé)公司各類記錄的歸口管理工作，制定管理辦法，指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況，并建立公司的《記錄清單》；3.2各部門負(fù)責(zé)各自使用的記錄表格的歸口管理，包括記錄表格的設(shè)計(jì)、報(bào)批、使用、保存等管理工作，建立本部門的《記錄清單》。4控制程序4.1記錄的標(biāo)識(shí)編號(hào)記錄必須有明顯的標(biāo)識(shí)，以區(qū)別于其它類別的記錄。所有記錄表格必須根據(jù)要求，有明確的標(biāo)題，并加以統(tǒng)一編號(hào)。記錄的編號(hào)由四部分組成：即公司名稱、部門名稱、順序號(hào)和修改碼。格式：XX/○○--☆☆☆△說明：XX——公司簡稱，以“豫新”大寫首字母“YX”表示；○○——部門代碼，見《文件標(biāo)識(shí)和可追溯性》部門代碼規(guī)定；☆☆☆——順序號(hào)，以三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，即001、002、……；△——修改碼:用A、B、C、D……表示。4.2記錄填寫和使用4.2.1填寫記錄字跡整潔、清晰，內(nèi)容正確、齊全；書寫規(guī)范，不得使用繁體字及不規(guī)范的簡化字。不得隨意涂改原始記錄，確因涉及量大，需要修正的，應(yīng)在錯(cuò)誤處以橫線劃去后重寫，并由當(dāng)班負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后，在修正處加蓋“修正章”或“修”。若同一份記錄修正處在三處以上（不包括三處），則該份記錄留作備份，新增加記錄需重新填寫。4.2.2記錄表格上不得有缺項(xiàng)，如未發(fā)生相關(guān)事實(shí)，則填寫“無”或“—”或“／”或“以下空白”或“空白”予以標(biāo)識(shí)。相同內(nèi)容，不得使用“〃”等縮略符號(hào)；不得跨行/列簽名或填寫記錄。4.2.3日期填寫使用全稱，如“2014/01/01”或“2014.01.01”或“2014年1月1日”或“2014.1.1”；人名填寫使用全稱。4.3記錄的格式4.3.1各部門的記錄格式，由各部門負(fù)責(zé)組織編制并進(jìn)行審批，交質(zhì)量安全部備案。4.3.2各部門記錄格式更改，執(zhí)行《文件和資料控制程序》有關(guān)文件更改的規(guī)定。4.4記錄的貯存、保護(hù)和檢索4.4.1記錄是提供管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。所有的記錄保持清潔，字跡清晰。各部門必須把所有記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥的地方，按規(guī)定的期限保存記錄。電子形式的記錄由相關(guān)部門負(fù)責(zé)做好備份保存。4.4.2各部門必須對(duì)記錄進(jìn)行妥善保護(hù)，定期歸檔，歸檔時(shí)必須整理齊整，裝訂成冊(cè)，加以封面，并在封面上注明記錄名稱和編號(hào)，防止損壞、霉變和丟失。4.4.2質(zhì)量安全部負(fù)責(zé)編制《記錄清單》，將公司所有與管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄匯總，包括名稱、編號(hào)、保存期限、使用的部門等內(nèi)容，經(jīng)管理者代表審批，并匯集備案記錄的原始樣本。各部門負(fù)責(zé)匯集使用的記錄清單及記錄表式原始樣本。4.5記錄的保存期限4.5.1使用部門根據(jù)實(shí)際需要確定記錄保存期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報(bào)質(zhì)量安全部。4.5.2確定保存期限的原則(1)有永久保存價(jià)值的記錄，應(yīng)整理成檔案，長期保管；(2)產(chǎn)品生產(chǎn)和檢驗(yàn)試驗(yàn)方面的記錄，一般不低于產(chǎn)品的壽命期或責(zé)任期，及相關(guān)的法律法規(guī)要求；(3)生產(chǎn)設(shè)備方面的記錄，一般不低于設(shè)備、設(shè)施的使用壽命；(4)體系方面的記錄（如內(nèi)審記錄、管理評(píng)審記錄、體系改進(jìn)記錄等)，一般不低于體系證書的有效期限和顧客(第二方審核)的要求；(5)人力資源管理方面的記錄，一般保存期限為人員離開公司后一年；(6)合同要求時(shí)，記錄的保存期根據(jù)供需雙方的約定和相關(guān)法律法規(guī)要求確定；(7)體系過程控制、監(jiān)視測量等方面的記錄，一般不低于責(zé)任期。4.6記錄的發(fā)放、復(fù)制各部門保管的記錄應(yīng)便于檢索，顧客需要查閱須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，并填寫《文件/記錄借閱（復(fù)制）記錄》，由文件收發(fā)員登記備案。4.7記錄的銷毀處理記錄超過保存期或需要銷毀時(shí)，由各部門填寫《文件/記錄銷毀記錄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。5引用文件