文件級(jí)檔案的整理第八小組：文件級(jí)檔案(定義)程序共六點(diǎn):歸檔文件組件編寫(xiě)檔號(hào)檔案裝盒檔案排列填寫(xiě)《檔案分類(lèi)目錄》歸檔文件二、組件三、文件級(jí)檔案的整理目錄

文件級(jí)檔案：

是檔案的一種保管形式。即以文件為保管單位的檔案。它是目前國(guó)家正在推行的一種

較為簡(jiǎn)便的檔案管理形式。

文件級(jí)檔案的整理好好學(xué)習(xí)

一、文件歸檔

1、歸檔范圍：企事業(yè)單位在籌備、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)以及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的，直接記錄和反映本單位活動(dòng)的，具有依據(jù)和參考作用的文件材料。文件級(jí)檔案的整理

2、歸檔要求質(zhì)量上：（1）字跡清晰，材料耐久；（2）歸檔的文件應(yīng)為原件或具有憑證作用；（3）歸檔的文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。文件級(jí)檔案的整理齊全是指文件材料不同的版本、稿次要全；完整是指反映同一問(wèn)題或方面的文件材料收集要全面；準(zhǔn)確是指文件材料是實(shí)際的真實(shí)反映，圖物相符，文事一致。文件級(jí)檔案的整理

數(shù)量上：（1）歸檔文件材料一般為一份，重要的、利用頻繁的和有特殊需要的可適當(dāng)增加份數(shù)；（2）具有長(zhǎng)期保存價(jià)值或具有憑證作用的電子文件，應(yīng)制成一套相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。文件級(jí)檔案的整理

時(shí)間上：（1）管理類(lèi)文件一般應(yīng)在辦理完畢后,第二年上半年歸檔；（2）產(chǎn)品、科研、基建項(xiàng)目文件在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的項(xiàng)目可分階段、分單項(xiàng)歸檔；

文件級(jí)檔案的整理（3）外購(gòu)設(shè)備或引進(jìn)項(xiàng)目的文件在開(kāi)箱驗(yàn)收或項(xiàng)目接收后登記歸檔；（4）會(huì)計(jì)文件在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門(mén)整理保存一年，次年上半年歸檔案室保存；

文件級(jí)檔案的整理好好學(xué)習(xí)定義：將歸檔的文件組成檔案的基本保管單位文字文件：一般一份文件為一件必要時(shí)也可按問(wèn)題特征組件

文件級(jí)檔案的整理二、組件圖樣文件：一套為一件或數(shù)件數(shù)件：一套圖樣文件數(shù)量多時(shí)，可按結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)、工序、性質(zhì)、名稱(chēng)等特征分別組成數(shù)件文件級(jí)檔案的整理好好學(xué)習(xí)

檔號(hào)：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

主要包括：（全宗號(hào)）(1)類(lèi)目號(hào)(2)年度號(hào)(3)保管期限號(hào)(4)件號(hào)

三、編寫(xiě)檔號(hào)文件級(jí)檔案的整理

1、編寫(xiě)方法(1)類(lèi)目號(hào)--一級(jí)類(lèi)目：采用類(lèi)目中兩個(gè)有代表性文字的大寫(xiě)聲母作為代號(hào)

文件級(jí)檔案的整理

管理類(lèi)________________“GL”產(chǎn)品類(lèi)_________________“CP”科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)_________“KY”基本建設(shè)類(lèi)_____________“JJ”設(shè)備儀器類(lèi)_____________“SB”會(huì)計(jì)類(lèi)_________________“KJ”一級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)與代號(hào)文件級(jí)檔案的整理

二級(jí)及二級(jí)以下類(lèi)目：

采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1-9”或“01-99”表示

亦可采用型號(hào)或項(xiàng)目代號(hào)表示相應(yīng)級(jí)類(lèi)目文件級(jí)檔案的整理(2)年度號(hào)--

用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫(xiě)年度號(hào)

如：二00五年用“2005”表示文件級(jí)檔案的整理永久（50年以上）—“1”

長(zhǎng)期（15-50年）—“2”

短期（15年以下）—“3”

(3)保管期限號(hào)--文件級(jí)檔案的整理(4)件號(hào)--管理類(lèi)檔案--

同一年度內(nèi)按三個(gè)不同保管期限分別編寫(xiě)件號(hào)；檔案數(shù)量較少的單位，同一年度可編寫(xiě)一個(gè)起止件號(hào)?？萍碱?lèi)檔案--

分別按其最低一級(jí)類(lèi)目編寫(xiě)件號(hào)。

文件級(jí)檔案的整理

在每份歸檔文件材料的

首頁(yè)右上角空白處加蓋檔號(hào)章，并按已確定該文件材料的檔號(hào)填寫(xiě)有關(guān)內(nèi)容。

3、加蓋并填寫(xiě)檔號(hào)章：文件級(jí)檔案的整理

檔號(hào)章式樣GL2002·1-01616文件級(jí)檔案的整理

提示作為一件的圖樣材料，應(yīng)分別折疊成A4幅面，在每張圖紙首面的右上角加蓋檔號(hào)章并填寫(xiě)同一檔號(hào)章內(nèi)容，在其右下角逐一填寫(xiě)頁(yè)號(hào)。文件級(jí)檔案的整理

1、固定歸檔文件工具：（1）三角袋（2）不銹鋼裝釘（3）塑料拉桿（4）細(xì)線繩（5）其他四、檔案裝盒文件級(jí)檔案的整理三角袋式樣：底邊=210mm直角邊=260mm 文件級(jí)檔案的整理2、將已固定的歸檔文件材料按檔號(hào)順序（小號(hào)在前，大號(hào)在后）裝入檔案盒，裝滿(mǎn)為止。文件級(jí)檔案的整理3、填寫(xiě)《備考表》文件級(jí)檔案的整理（1）說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件材料的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況以及與盒內(nèi)某份文件反映同一內(nèi)容但載體形式不同，并另行保存的檔案保管單位的檔號(hào)（互見(jiàn)號(hào)）。（2）整理人：檔案整理人員簽名。（3）檢查人：歸檔文件質(zhì)量審核人（各部門(mén)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或檔案管理人員）簽名。

文件級(jí)檔案的整理4、填寫(xiě)檔案盒脊背：類(lèi)目號(hào)：盒內(nèi)歸檔文件分類(lèi)號(hào)年度號(hào)：盒內(nèi)文件形成年度代號(hào)保管期限號(hào)：盒內(nèi)文件保管期限代號(hào)部門(mén)（內(nèi)容）：盒內(nèi)文件的處理部門(mén)或主要內(nèi)容。起止件號(hào)：盒內(nèi)文件的起止順序號(hào)。文件級(jí)檔案的整理

5、在檔案盒正面加蓋立檔單位橫排印章位置：檔案盒正面上方中央印章離檔案盒上端約10厘米文件級(jí)檔案的整理好好學(xué)習(xí)

五、檔案排列：大類(lèi)排列順序：管理檔案--科技檔案--會(huì)計(jì)檔案

文件級(jí)檔案的整理

1、管理類(lèi)檔案：按年度—期限—（機(jī)構(gòu)）—時(shí)間順序排列。

2、科技檔案：各大類(lèi)內(nèi)按性質(zhì)—項(xiàng)目（一個(gè)產(chǎn)品、一臺(tái)設(shè)備、一項(xiàng)工程、一個(gè)課題）—階段或系統(tǒng)排列。

3、會(huì)計(jì)檔案：